Lời mở đầu
Đất nớc chúng ta đang bớc vào thời kỳ đổi mới toàn diện và sâu sắc.
Nền kinh tế thị trờng tạo ra nhịp sống mới, trong xu hớng quốc tế hoá mọi
mặt đời sống xã hội, Hội chợ - Triển lãm Thơng mại ra đời cùng với nền
kinh tế thị trờng đã thúc đẩy giao lu Thơng mại quốc tế. Ngày nay, Hội
chợ triển lãm thơng mại không chỉ diễn ra trong phạm vi của một nớc mà
còn trên toàn thế giới. Nó cho phép các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm,
tự khẳng định mình với bạn hàng và ngời tiêu dùng, tăng cờng giao lu kinh
tế, khoa học công nghệ, văn hoá xã hội... Tốc độ tăng trởng của nền kinh
tế đã kéo theo sự gia tăng của các hoạt động Hội chợ triển lãm thơng mại,
nó nh là một đòi hỏi khách quan của đời sống kinh tế. Hiện nay không một
nớc nào trên thế giới không tìm cách phát huy thế mạnh của loại hình này.
Trong thời kỳ tập trung bao cấp, hoạt động Hội chợ triển lãm thơng
mại rất mờ nhạt. Nhng từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng, Hội chợ triển
lãm thơng mại ở Việt Nam đã có những bớc phát triển rõ rệt. Số lợng các
Hội chợ triển lãm thơng mại diễn ra ngày càng nhiều trên phạm vi cả nớc
và quốc tế. Những Hội chợ triển lãm thơng mại này đã đạt đợc những
thành công nhất định nhng để tổ chức Hội chợ triển lãm thơng mại một
cách có hiệu quả vẫn còn là một vấn đề còn tồn tại ở Việt Nam.
Bằng lý luận và thực tiễn tiếp thu đợc trong nhà trờng và thời gian
thực tập trong thời gian qua, tôi đã chọn đề tài : Tổ chức - Hội chợ -
Triển lãm Thơng mại tại Công ty VITEX - Thực trạng và giải pháp làm
luận văn tốt nghiệp. Luận văn đề cập đến : hoạt động tổ chức Hội chợ triển
lãm thơng mại, các biện pháp mà Công ty VINEXAD đã thực hiện, những
tồn tại và các giải pháp khắc phục đối với mô hình tổ chức Hội chợ triển
lãm thơng mại hiện nay.
1
Trong quá trình làm luận văn tốt nghiệp tôi có sử dụng các biện pháp
phân tích và so sánh, kết hợp giữa lý luận với quan sát thực tế. Nội dung cơ
bản của luận văn mà tôi trình bày gồm các vấn đề sau :
Chơng I : Lý luận chung về Hội chợ triển lãm thơng mại
Việt Nam rất có lợi thế thơng mại.
VITEX đồng thời còn cung cấp các dịch vụ khác nh:thơng mại , du lịch,
đại lý vé máy bay đi các nớc, in ấn quảng cáo, xuất nhập khẩu...
II. Công ty cổ phần thơng mại du lịch và hội chợ triển lãm Quốc tế kinh
doạnh các ngành nghề sau:
-Tổ chức hội chợm triển lãm chuyên đề về kinh tế, khoa học kỹ thuật ở
trong và nớc quảng cáo thơng mại (panô tấm lớnm các ấn phẩm , băng
hình đĩa hìmh quảng cáo trên các trên các phơng tiện thông tin đại
chúng ), in ấn phát hành các loại ấn phẩm.
3
- Làm các dịch vụ phục vụ cho giao lu kinh tế, xúc tiến thơng mại trong và
ngoài nớc trực tiếp thị trờng, đại lý vé máy bay, đại lý hàng hoá, môi giới
dịch vụ thơng mại và đầu t xuất nhập khẩu
- Kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành trong nớc và quốc tế, dịch
vụ hợp tác lao động quốc tế,.
- Thu mua kinh doanh dợc liệu, dợc phẩm
- Mua bán cổ phiếu, trái phiếu trên thị trờng trong và ngoài nớc
- T vấn thơng mại, đầu t và chuyển giao công nghệ
- Kinh doanh hàng tiêu dùng và t liệu sản xuất nh công nghệ phẩm,
kim khí điện máy, hàng nông, lâm sản, vật liệu xây dựng, trang trí nội
thất...
II- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
1- Tổ chức bộ máy
4
Ban Giám đốc : Đứng đầu Công ty là Giám đốc, là ngời chịu trách
nhiệm toàn diện trớc Nhà nớc, Bộ chủ quản và Công ty về mọi hoạt động
của Công ty mình. Giám đốc do Bộ Trởng Bộ Thơng mại bầu hoặc miễn
nhiệm. Giúp cho Giám đốc có các Phó Giám đốc và một Kế toán trởng.
Mỗi Phó Giám đốc Công ty đợc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh
5
Trung
tâm Hội
chợ thư
ơng mại
Trung
tâm thiết
kế dàn
dự
HCTM
VP Đại
diện
Nam
Định
Trung tâm Du lịch và Xúc
tiến thương mại
Trung tâm Tổng Đại lý Thư
ơng mại
Xí nghiệp Kinh doanh thiết bị
Quảng cáo và dịch TM
Xí nghiệp Thiết bị kỹ thuật và
máy văn phòng
vực công tác và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về lĩnh vực công tác đợc
giao.
Dới Ban Giám đốc có các phòng nghiệp vụ nh Phòng Tổ chức Hành
chính, Phòng Quản lý kinh tế, Phòng Đối ngoại, Toà soạn tờ Thông tin
Quảng cáo. Các phòng này phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty
và pháp luật Việt Nam về các văn bản hớng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
do phòng soạn thảo; Các trung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh hoạt động theo
phơng thức khoán quản, do Giám đốc đơn vị lãnh đạo nhng vẫn có Phó
Giám đốc Công ty phụ trách. Riêng chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh do
Giúp Giám đốc bảo toàn và phát triển nguồn vốn, quản lý và sử dụng
đồng vốn có hiệu quả.
Kiểm tra giám sát các trung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh bảo toàn và
phát triển tốt nguồn vốn (vốn cố định, vốn lu động, kể cả vốn do Công ty
giao...).
Giúp Giám đốc điều hoà vốn giữa các trung tâm, Xí nghiệp, chi
nhánh để đảm bảo có hiệu quả cao.
Xây dựng cơ chế khoán và quản lý các chỉ tiêu kinh tế đối với các
trung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh điều hành toàn bộ khâu kế hoạch, tổng
hợp hoạt động kinh doanh hàng tháng, phân tích hiệu quả kinh tế hàng
quý, năm. Báo cáo Bộ chủ quản về tình hình thực hiện kế hoạch kinh
doanh và kế hoạch tài chính theo định kỳ. Giúp Giám đốc theo dõi việc
thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính toàn Công ty.
Xây dựng quy chế về hợp đồng kinh tế trng Công ty bao gồm các
trung tâm, Xí nghiệp giải quyết các mâu thuẫn tranh chấp về ký kết, thực
hiện các hợp đồng kinh tế của các đơn vị cơ sở.
Lu giữ các hợp đồng kinh tế của các trungtâm, Xí nghiệp để làm cơ
sở theo dõi tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị cơ sở thực hiện tốt hợp đồng.
7
Kịp thời phát hiện các hợp đồng có sơ hở, khó thực hiện hoặc không có
khả năng thực hiện, báo cáo Giám đốc Công ty tìm hớng giải quyết nhằm
tránh những tổn thất do việc ký kết hợp đồng gây ra.
c. Phòng Đối ngoại.
Là phòng có nhiệm vụ nghiên cứu và đa ra các chính sách trong quan
hệ với các Công ty trong và ngoài nớc. Phòng cũng kết hợp với bộ phận
nghiên cứu thị trờng và tiếp thị của các trung tâm nhằm tìm kiếm và ký kết
các hợp đồng với các bạn hàng trong và ngoài nớc, kết hợp với bộ phận kế
toán ở các trung tâm thanh toán với bạn hàng.
Ngoài ra, Công ty còn đợc tổ chức theo các trung tâm có các chức
năng và nhiệm vụ riêng liên quan đến các nghiệp vụ cụ thể trong việc cung
Hội chợ thơng mại : Là một loại hình xúc tiến thơng mại dới hình
thức một thị trờng hoạt động tập trung trong một tời gian và điạ điểm nhất
định, trong đó các nhà sản xuất, kinh doanh trng bày hàng hoá của mình
nhằm mục đích tiếp cận thị trờng, ký kết hợp đồng thơng mại và bán hàng
tại Hội chợ.
Triễn lãm thơng mại : Cũng là một loại hình xúc tiến thơng mại của
một hoặc nhiều nhà sản xuất kinh doanh, thông qua việc trng bày hàng
hoá, tài liệu về hàng hoá nhằm mục đích giới thiệu, quảng cáo hàng để mở
rộng và thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá thông qua việc ký kết hợp đồng thơng
mại.
Từ hai khái niệm trên có thể thấy rằng : Triển lãm Thơng mại thờng
trng bày hoặc giới thiệu những tiến bộ của khoa học kỹ thuật, các thành
tựu kinh tế. Hơn nữa, Triển lãm Thơng mại không quy định về thời gian và
địa điểm nhất định, nó chỉ đợc tổ chức khi có sự thoả thuận giữa các nhà
trng bày và nhà tổ chức, thông thờng trong triển lãm các nhà trng bày
không đợc bán hàng.
10
Cho tới nay, hai khái niệm về Hội chợ và Triển lãm Thơng mại trên
vẫn đang đợc thừa nhận, nhng khi Luật Thơng mại Việt Nam ra đời và có
hiệu lực từ ngày 01/01/1998 thì hai khái niệm trên đợc quy định trong mục
15 về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, điều 208 nh sau :
Hội chợ Thơng mại là một hoạt động xúc tiến thơng mại tập trung
trong một thời gian và địa điểm nhất định trong đó tổ chức, cá nhân sản
xuất kinh doanh đợc trng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị,
ký kết hợp đồng mua bán.
2. Vai trò (lợi ích) của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại
Hội chợ và Triển lãm Thơng mại không chỉ là công cụ Marketing
quan trọng để xúc tiến buôn bán mà còn là một trong những phơng pháp
quảng cáo quần chúng nhất để thúc đẩy việc buôn bán sản phẩm ra nớc
ngoài cũng nh nhập khẩu công nghệ mới và những hàng hoá thiết yếu. Kết
cho khách hàng, không chỉ giới thiệu cho khách hàng về nhãn hiệu hay tên
hàng (doanh nghiệp) mà còn thuyết phục khách hàng tin vào chất lợng, giá
cả, dịch vụ, đặc tính riêng của sản phẩm của hãng. Đây là điều cốt lõi để
kết luận việc mua bán.
Bên cạnh những lợi ích kể trên, Hội chợ - Triển lãm Thơng mại còn
có những lợi ích đối với nhà sản xuất và nhà xuất khẩu, đó là sự ủng hộ
và tài trợ của các tổ chức quốc tế, Chính Phủ của nớc chủ nhà và của các
nguồn khác cho những bên tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại,
đặc biệt là Hội chợ - Triển lãm Thơng mại ở nớc ngoài. Chẳng hạn theo
thoả thuận giữa Phòng Thơng mại Công nghiệp Việt Nam với tập đoàn
Trade Wind của Đài Loan, từ ngày 27/7 đến ngày 1/8/1993, Phòng Th-
ơng mại Công nghiệp Việt Nam đã tổ chức một cuộc hội thảo và triển
lãm lớn tại thành phố Đại Trung (Đài Loan) mang tên Viet Expo 93.
12
Cuộc triển lãm và hội thảo đầu t vào Việt Nam này đợc sự tài trợ của tập
đoàn Trade Wind của Chính Phủ Đài Loan. Do đó tham gia triển lãm
này, các doanh nghiệp Việt Nam đợc giảm đáng kể về chi phí cũng nh
tranh thủ đợc sự ủng hộ của Chính Phủ và các tập đoàn thơng mại của
Đài Loan.
2.3. Đối với khách tham quan.
- Tìm kiếm đợc thông tin : Khách hàng tham quan các Hội chợ -
Triển lãm Thơng mại vì họ mong muốn biết đợc ngời ta chào bán những
gì, chất lợng, số lợng và giá cả sản phẩm nh thế nào.
- Tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp : Hoàn cảnh thôi thúc họ mua
hàng vì họ cảm thấy tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp, họ yên tâm về giá
cả và chất lợng hàng hoá, hơn nữa, họ có điều kiện xem xét, so sánh các
sản phẩm của các doanh nghiệp để có thể tự do lựa chọn sản phẩm mà
mình mong muốn.
3. Phân loại Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
Đối với tất cả những khách đến tham quan và những ngời tham gia
đứng ra theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong vùng, qua đó để thu hút
đầu t hay tìm bạn hàng để liên doanh liên kết.
+ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tầm trung : Thờng là những Hội
chợ - Triển lãm Thơng mại chuyên đề và tham dự bao gồm các doanh
nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh những mặt hàng thuộc lĩnh vực của Hội
chợ - Triển lãm Thơng mại nh : Hội chợ - Triển lãm Thơng mại chuyên đề
Y dợc thiết bị y tế (tháng 6 hàng năm).
+ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại cỡ nhỏ : Thờng đợc tổ chức trong
một phạm vi hẹp. Các doanh nghiệp tham gia là các doanh nghiệp địa ph-
ơng hoặc doanh nghiệp chỉ có sức cạnh tranh trong nớc. Sản phẩm chủ yếu
là các sản phẩm truyền thống.
14
II. các chủ thể tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại
Các chủ thể của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại là các thành viên
tham gia tạo nên một cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, bao gồm ba
chủ thể chính :
1. Cơ quan tổ chức.
Là ngời đứng ra tổ chức các cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại. Họ
đứng ra thiết kế các chủ đề, tập trung các doanh nghiệp, ổn định địa điểm,
quy định thời gian. Họ là ngời trung gian tạo điều kiện tiếp xúc giữa doanh
nghiệp và khách tham quan. Ban tổ chức có thể là cơ quan chuyên hoặc
không chuyên, nhng nói chung để tổ chức cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại thì thờng phải có sự tham gia của nhiều tổ chức, ban, ngành trong đó ít
nhất là một cơ quan chuyên môn.
- Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có t cách pháp nhân đều đợc
phép tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại trong và ngoài nớc để giới
thiệu sản phẩm và xúc tiến thơng mại đối với sản phẩm do mình sản xuất
kinh doanh...
- Bộ Thơng mại cho phép một số doanh nghiệp đợc phép kinh doanh
Là những ngời có quan tâm tới các sản phẩm hàng hoá đợc trng bày
trong Hội chợ - Triển lãm Thơng mại và đến đó để tìm kiếm các thông tin
và thoả mãn các nhu cầu riêng của mình. Thành phần của khách tham
quan rất phong phú nhất là trong những cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại tổng hợp. Họ đến để tìm kiếm một nhà cung cấp, ngời phân phối hoặc
một liên doanh hay đơn giản chỉ là đặt mua một mặt hàng cụ thể nào đó.
Đây chính là những khách hàng tơng lai, những đối tợng quan trọng tiếp
nhận quảng cáo mà các doanh nghiệp phải tìm cách hữu hiệu để tác động.
16
Ba thành viên trên có mối quan hệ mật thiết với nhau đợc biểu hiện
qua sơ đồ sau :
III. Cách thức tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại
1. Quy định về tổ chức và tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng
mại của Việt Nam.
Theo quy chế về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại từ điều 7 đến điều 9
nh sau :
- Các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại phải có chủ đề, quy mô, thời
gian và địa điểm tiến hành, danh mục hàng hoá và tên, địa chỉ các nhà sản
xuất kinh doanh tham gia.
- Các nhà sản xuất kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế muốn
tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam phải đăng ký, ký
hợp đồng với ban tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại về việc đa hàng
hoá vào tham gia Hội chợ - Triển lãm và đăng ký hợp đồng thuê gian hàng
và mặt bằng trng bày hàng hoá hoặc kho chứa hàng.
- Hàng hoá, t liệu về hàng hoá đa vào trng bày tại Hội chợ - Triển lãm
Thơng mại phải phù hợp với số lợng và danh mục hàng hoá đã đăng ký với
ban tổ chức, không đợc đa hàng cấm, hàng giả, hàng kém phẩm chất vào
tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại (trừ Triển lãm chuyên đề về hàng
thật hàng giả).
17
- Doanh nhiệp phối hợp (nếu có).
18
Kế hoạch này phải đợc trình vào quý II các năm trớc sau đó sẽ đợc
Bộ thơng mại duyệt và trả lời vào quý IV.
3. Các bớc tiến hành tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
3.1. Tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam.
Tiến trình tổ chức các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam:
Thiếu
Nghiên cứu thị trờng:
Việc nghiên cứu thị trờng trớc khi tiến hành tổ chức các cuộc hội trợ
triển lãm thơng mại có vai trò rất quan trọng. Ngời tổ chức phải nghiên
cứu kỹ lỡng môi trờng kinh tế xã hội, các ngành kinh tế, các xu hớng phát
19
Nghiên cứu thị trường
Xin phép tổ chức
Hoạt động trước
Hội chợ Triển lãm Thương mại
xây dựng thư mời
và lựa chọn mời
Hoạt động trong
Hội chợ Triển lãm Thương mại
Hoạt động sau
Hội chợ Triển lãm Thương mại
Quảng cáo và in
Catalogue chính thức
Thuê đất và dàn dựng
gian hàng
Tiến hành
Phỏng vấn
Kết thúc và đánh giá
chợ triển lãm và quảng cáo trên các thông tin đại chúng những thong tin về
Hội chợ triển lãm Thơng mại đẻ htu hút khách tới tham quan. Đồng thời,
in Catalogue chính thức cho Hội chợ triển lãm thơng mại. Nội dung
Catalogue bao gồm: th chúcmừng các bộ có liên quan, tên hội trợ triển
lãm, thời gian, địa điểm, tên ngời tổ chức, ngời chủ trìm ngời phối hợp và
ủng hộ, tên các doanh nghiệp, sản phẩm, địa chỉ, cơ đồ hội chợ triển lãm.
Thuê đất và dàn dựng gian hàng:
- Đăng ký thuê đất: Đối với Công ty không có đất thì đây là việc phải
thực hiện sớm trớc 1 năm. Trong bản đăng ký thuê đất hai bên thoả thuận
một số điều khoản về thời gian, giá tiền tren 1m
2
đất,... chứ không thoả
thuận về diện tích sử dụng vì ngay cả nhà trng bầy cũng không xác định đ-
ợc chắc chắn số lợng khách hàng tham dự là bao nhiêu.
- Tổ chức xây dụng gian hàng: cần phải coi gian hàng trực bầy nh
một công trình vật chất giúp những ngời tham gia đạt đợc mục tiêu của
mình. Do vậy xây dựng gian hàng phải đạt yêu cầu cần sau:
+ Thu hút sự chú ý của khách tham quan
+ Cho phép trng bầy sản phẩm một cách hấp dẫn nhất
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc tiếp xúc
+ Có những phơng tiện lắp đặt cần thiết, điện, bàn ghế,tủ bàn trng
bầy...
Tiến hành Hội chợ triển lãm thơng mại.
Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan (đối với hàng hoá từ nớc ngoài
vào tham gia Hội chợ triển lãm thơng mại) nh: vận đơn, danh mục hàng
hoá chi tiết và hàng hoá thơng mại... Dựa trên các chứng từ này, doanh
nghiệp hoặc đơn vị tổ chức hoặc Công ty chuyên vận tải hàng hoá sẽ vận
21
chuyển và nhận hàng khi hàng hoá chuyển về khu triển lãm và mọi công
việc chuẩn bị đã hoàn thành nhà tổ chức tiến hành Hội chợ triển lãm thơng
- Thanh khoản với Hải quan về các hàng hoá bán trong Hội chợ triển
lãm và các hàng quà tặng. Chú ý: Theo pháp luật Việt Nam, hàng quà tặng
là nhữn hàng có tổng trị giá tối đa là $300 và mỗi một món quà tặng không
quá $5 cho một nhà trng bầy.
- Gửi th cám ơn tới tất cả những ngời đã giúp đỡ đơn vị tổ chức
- Thanh quyết toán mọi chi phí bỏ ra trong Hội chợ triển lãm thơng mại
3.2. Tổ chức các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại nớc ngoài.
Sau khi nhận đợc các thông tin về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại từ
Ban tổ chức nớc ngoài, đơn vị tổ chức Việt Nam sẽ xem xét những doanh
nghiệp trong nớc có lĩnh vực kinh doanh liên quan đến Hội chợ triển lãm
đó, tuyển lựa những doanh nghiệp thích hợp và có đủ khả năng nhất để
mời tham dự. Tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại ở nớc ngoài là rất
tốn kém hơn nữa lạo không đợc trợ cấp một phần nào từ phía Chính Phủ,
do vậy không phải doanh nghiệp nào cũng đủ khả năng để tham gia.
23
Việc tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại nớc ngoài đơn vị tổ
chức cần phải tiến hành :
3.2.1. Xây dựng th mời và lựa chọn mời.
Cũng giống nh việc tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt
Nam. Th mời gửi cho các doanh nghiệp có khả năng có thể tham dự. Đơn
vị tổ chức sẽ gửi thêm những tài liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết
cho doanh nghiệp tham gia : Bản đăng ký tham dự, yêu cầu về sản phẩm,
các chơng trình chi tiết thờng kết hợp cả tham quan, khảo sát thị trờng và
bao giá trọn gói cho toàn bộ chuyến đi.
3.2.2. Đệ trình Bộ thơng mại xét duyệt.
24
Xây dựng thư mời
lựa chọn thư mời
Trình lên Bộ Thương mại
xét duyệt
Ban tổ chức nớc ngoài, doanh nghiệp Việt Nam phải tuân thủ những yêu
cầu sau :
+ Hàng phải có nhãn : Madein Việt Nam
+ Hàng không thuộc diện cấm xuất khẩu.
25
Copyright: Tài liệu đại học ©