CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN
LÃM
1. Chiến lược của Cty VINEXAD trong công tác tổ chức HCTL và đào
tạo cán bộ nghiệp vụ năm 2000 - 2005
a) HCTL tổ chức trong nước :
* Tập trung tổ chức các HCTL chuyên ngành tại Hà Nội và Tp Hồ Chí
Minh. Do Hà Nội và Tp Hồ Chí Minhlà đô thị lớn và HCTLQT chuyên ngành
sẽ có hiệu quả hơn trong việc hợp tác đầu tư, chuyển giao công nghệ ... Đây là
cơ hội cho các nhà sản xuất , các chuyên gia Việt Nam tiếp cận với khoa học
công nghệ tiên tiến. Là dịp giới thiệu những dự án kêu gọi đầu tư, liên doanh
liên kết... Song song với việc tổ chức các HCTMQT thường mang lại nhiều kết
quả hơn cho các nhà kinh doanh, xuất nhập khẩu. Ví dụ : các HCTL chuyên
ngành như TLQT về bưu chính viễn thông và Phát thanh truyền hình, TLQT về
Xây dựng và Giao thông Vận tải, TLQT về Công nghiệp Hoá chất, Y Dược...
HCTMQT Việt Nam Expo hàng năm...
* Tổ chức HCTM tại các địa phương tiến tới chọn một số địa phương
trọng điểm nhằm góp phần vào mục tiêu lưu thông hàng hoá trong nước đạt
khoảng 200 000 tỷ đồng mối năm, VINEXAD tiếp tục tổ chức nhiều Hội chợ tại
các địa phương trong cả nước, tiến tới chọn một số địa phương hạt nhân tại các
vùng, miền có vị trí và cơ sở hạ tầng tương đối tốt đáp ứng được yêu cầu nhất
định để tổ chức đinh kỳ các hội chợ đồng thời chú trọng việc kêu gọi các tỉnh,
thành phố có quan hệ hoặc kết nghĩa với các địa phương trên tổ chức cho các
doanh nghiệp vào Việt Nam tham dự hội chợ địa phương, thí dụ : các HC tổ
chức tại Quảng ninh, Hải Phòng ... Hội chợ Hải Phòng Expo ‘99 đã thu hút
được 40 doanh nghiệp từ Thiên Tân Trung Quốc ...
b) HCTL tổ chức ở nước ngoài :
* Tổ chức mỗi năm một hội chợ triển lãm riêng về Việt Nam tại nước
ngoài. Để tổ chức những HCTL riêng này đòi hỏi rất nhiều về tài chính trong
khi nước ta chưa có nguồn tài trợ nào cho hoạt động này. Do vậy VIEXAD
thường phải tìm nguồn hỗ trợ từ phía đối tác nước ngoài như bạn ưu đãi về giá
thuê mặt bằng, tuyên truyền quảng cáo ... nhờ đó các doanh nghiệp Việt Nam

nước ở các góc độ
- Người tổ chức : Organizer
- Người tham dự: Exhibitior
- Người tham quan : Visitor
- Các cơ quan quản lý, các nhà lãnh đạo
- Các cơ quan Báo chí, Đài truyền hình, Đài tiếng nói
Cụ thể như sau:
- Sự quyết định tổ chức do các cơ quan lãnh đạo chuyên ngành quyết định
ở đây gồm : Văn phòng chính phủ , Bộ Thương mại, UBND các Tỉnh, Tổng cục
Hải quan, Bộ Công an .. .. Những đơn vị trực tiếp chỉ đạo và các văn bản qui
định hiện hành .
+ Vì uy tín của một Hội chợ Triển lãm Thương mại bất kỳ do đơn vị tổ
chức trực tiếp tạo ra. Có những trường hợp các đơn vị không có chuyên môn tổ
chức Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng được cấp phép để được tổ chức Hội
chợ Triển lãm Thương mại. Điều này cần được các nhà lãnh đạo vĩ mô khi xem
xét quyết định cho phép đơn vị nào được phép tổ chức. Theo tôi cũng có thể cho
phép nhiều đơn vị tổ chức song phải tính đến các yếu tố bắt buộc để được phép
tổ chức như :
- Chức năng hoạt động
- Trình độ cán bộ
- Thiết bị và cơ sở vật chất
- Các mối quan hệ trong lĩnh vực hoạt động
- Khu vực hoạt động
Có như vậy, khách tham dự đặc biệt là khách nước ngoài không bị mất hy
vọng khi vào thị trường Việt Nam làm ăn vì chỉ cần tham dự một Hội chợ Triển
lãm Thương mại (do đơn vị không đủ chuyên nghiệp tổ chức) do việc phục vụ
không đúng yêu cầu, họ có thể đánh giá ngay về các tổ chức khác ở Việt Nam
(đặc biệt đối với doanh nghiệp vào một lần và chưa có thời gian cọ sát với các
Hội chợ Triển lãm Thương mại khác).
Do vậy cần xem xét kỹ một đơn vị được phép tổ chức Hội chợ Triển lãm

ngoài rất nhạy bén, cũng làm ảnh hưởng một phần đến việc thu hút khách vào
tham gia.
- Xét về khía cạch nhà tổ chức :
Thực tế tại Việt Nam hiện nay có hơn 200 cuộc Hội chợ Triển lãm
Thương mại và tất cả đều được thực hiện, trôi chảy, đôi khi có những Hội chợ
Triển lãm Thương mại được giới báo chí nhắc đến không hay, không đẹp...
Nhưng chưa có những cuộc họp nội bộ trong ngành giữa các nhà tổ chức để
cùng bàn bạc trao đổi kinh nghiệm. Do vậy cũng không tốt vì chỉ cần một đơn
vị làm không tốt thì ảnh hưởng đến các đơn vị khác .
+ Thành lập một Hiệp hội các nhà tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại
Việt Nam: là một tổ chức chuyên ngành, hoạt động thu lợi nhuận, phi chính phủ
giúp các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực chuyên môn:
1* Mở rộng quan hệ giữa các nhà tổ chức trong và ngoài nước
2* Thu thập và nghiên cứu các tài liệu chuyên ngành
3* Tập hợp toàn bộ các đơn vị tổ chức HCTLThương mại trong nước
4* Phối hợp và nhân sức mạnh tổng thể khi cần
5* Trau dồi và nâng cao nghiệp vụ cho các đơn vị tổ chức
6* Họp thường kỳ để kiểm điểm và giúp đỡ lẫn nhau
- Đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại cần phải lưu ý những
vấn đề nghiệp vụ và kỹ thuật (ở đây không nhắc lại những hoạt động không
quan trọng và tạm thời đã ổn định).
+ Khi đưa ra những nội dung tên Hội chợ Triển lãm Thương mại cần
nghiên cứu các ngành nghề liên quan để đảm bảo khách tham dự trong và ngoài
nước đủ về qui mô và hình thức: ở đây cần lưu ý :
7* Thị trường trong nước đang cần thiết bị máy móc, đầu tư, nâng cao, chất lượng
sản phẩm, dịch vụ và đời sống người tiêu dùng
8* Thị trường nước, nào khu vực nào, doanh nghiệp nào có thể đáp ứng
9* Nhu cầu của địa phương, tỉnh, doanh nghiệp trong nước và người tiêu
dùng.
Ghi chú: Những thông tin này lấy qua các ngành, Bộ chủ quản, các tỉnh, địa

công, của, thời gian và là khâu mấu chốt của hoạt động Hội chợ Triển lãm
Thương mại. Ở đây cũng cần lưu ý các đối tượng tham dự gồm :
+ Các khách tham dự trong nước
+ Các khách tham dự nước ngoài
Trong các đối tượng tham dự này ta lại phân loại tiếp:
+ Khách tham dự lần đầu
+ Khách tham dự lần 2 trở đi
Cũng trong đối tượng trên ta cũng lưu ý đến
+ Khách tham dự tham gia giao dịch, tiếp thị
+ Khách tham dự nhằm nắm bắt các thông tin, tuyên truyền và phổ
biến
+ Khách tham dự nhằm bán lẻ, giới thiệu cách sử dụng hàng
Từ các góc độ khác nhau, người tổ chức phải hết sức linh hoạt và nhạy
bén để thu hút khách tham dự ở đây vấn đề nhà tổ chức cần quan tâm là :
- Việc xây dựng giá cả trong Form mời
- Giới thiệu các thủ tục, chính sách và thể lệ
- Giới thiệu các loại dịch vụ phục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại như:
đơn vị vận chuyển, đơn vị cho thuê các thiết bị phụ, cây cảnh, phục vụ vận
chuyển người, làm visa, thuê khách sạn ... tại Việt Nam. Việc phục vụ còn nhiều
ách tắc do ảnh hưởng chung của nền Kinh tế - Xã hội. Vấn đề này không dễ giải
quyết một sớm một chiều. Mặc dù vậy việc nghiên cứu để hạn chế những thiếu
xót, sơ xuất vẫn cần thiết. Ngay các thủ tục hải quan, thể lệ tham dự cũng cần
xem xét. Thí dụ việc khách tham dự đồng ý đăng ký tham dự xong việc xắp xếp
chỗ tham dự chưa được xác định dứt khoát hay có được xác định thì sau này
cũng có thể bị đổi đi chỗ khác (ở đây không nói đến việc dịch chuyển là do yêu
cầu chung) hay Ban tổ chức qui định phải nộp 50% số tiền đặt cọc trên tổng giá
trị thì mới được xếp vào chỗ, trên thực tế người nắm các sơ đồ, xắp xếp gian
hàng không thi hành. Tại đây vẫn còn một số lý do: người xếp chỗ không phải
là người trực tiếp mời khách, người xếp chỗ không công khai vị trí xắp xếp, sự
gắn bó giữa phòng tài vụ người mời khách và người xếp chỗ. Ngoài ra còn có

+ Nơi diễn ra Hội chợ Triển lãm Thương mại phải được cải tạo, sửa sang
và quy hoạch đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế : những năm gần đây đã được sửa
sang nhiều song để đảm bảo phục vụ tốt một Hội chợ Triển lãm Thương mại
bình thường còn nhiều vấn đề cần bàn . Ơ đây người tổ chức như VINEXAD
cũng chỉ tham gia ý kiến chứ không quyết định được vì khu vực triển lãm Hà
nội VEFAC,... quản lý . VEFAX gần đây cũng tổ chức nhiều Hội chợ Triển lãm
Thương mại song do ý thức về việc này chưa cao.Do vậy cần phải giải quyết
nhiều công việc , đòi hỏi chi phí và quyết tâm cao, cụ thể:
+ Sử lý điện, nước cho các gian hàng đặc biệt cho các gian hàng có yêu
cầu cao. Việc này do kết cấu khu nhà tồn tại từ trước ( không phải dùng cho
mục đích HCTL ) do vậy đường điện và nước cho các gian hàng có trưng bày
máy móc, thiết bị,.. vận hành còn gập khó khăn, không đảm bảo.
+ Bộ điều hoà Trung Tâm xử lý tổng thể khi mùa hè nóng bức không có,
do vậy không đảm bảo nhiệt độ chuẩn là 25-27
o
C làm cho khách tham dự và
tham quan mệt mỏi và khó chịu. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng.
+ Vệ sinh công cộng còn quá bẩn và không khép kín do cả ý thức và
phương tiện cũng làm cho khách hàng khó chịu.
+ Công tác bảo vệ khu vực HCTL chưa được quán triệt đúng tinh thần.
Còn để những người ăn mặc không gọn gàng, bẩn và những trẻ em lang thang
kiếm sống vào làm mất mỹ quan và gây ảnh hưởng về xã hội nói chung. Phải kể
đến cách tiếp xúc của nhân viên bảo vệ còn thiếu lịch sự.
+ Hoạt động thông tin, chỉ dẫn chưa chu đáo, đầy đủ và thường xuyên,
khách hàng còn bực bội và phàn nàn nhiều.
- Các nhà thầu đảm nhiệm các phần dịch vụ: đặc biệt là khâu cho thuê các
dụng cụ và thiết bị trong gian hàng. Chưa nói đến giá cả không công khai, hay
thay đổi vì do không có sẵn mà thường khi khách yêu cầu thì đi thuê. Chưa chịu
đầu tư vào các thiết bị như: tủ bày hàng các loại, các loại giá đỡ, bục bệ, tivi,
đầu video, tủ lạnh,... do vậy thường bị động về nhiều vấn đề. Có những vật dụng

các Bộ, ngành trong cả nước. Thực tế có nhiều doanh nghiệp Việt Nam trực tiếp
liên hệ với các tổ chức Hội chợ Triển lãm nước ngoài và tự đi tham dự. Về qui
trình tham dự Hội chợ Triển lãm tại nước ngoài cũng giống như Hội chợ Triển
lãm trong nước. Ơ đây chỉ khác là người tổ chức trong nước hay bất kỳ một đơn
vị nào đứng ra tổ chức hay tham dự là người mà bên tổ chức Hội chợ Triển lãm
nước ngoài coi là khách tham dự. Do vậy việc nghiên cứu thị trường, khách
hàng, mặt hàng, phong tục tập quán, lựa chọn Hội chợ Triển lãm , gian hàng...
đòi hỏi phải công phu và cẩn thận vì chi phí cho hoạt động này rất đáng quan
tâm. Thường thì bao gồm các bước sau:
1. Thành lập một tổ chức dự án đảm bảo thực hiện được nhiệm vụ
chung và nhiệm vụ từng phần:
+ Liên hệ giao dịch với các đơn vị tham gia ( participant)
+ Liên hệ giao dịch với người tổ chức(Organizer)
+ Liên hệ giao dịch với các cơ quan quản lý, liên quan
+ Các hãng đại lý du lịch, vân chuyển
+ Chuẩn bị tính toán tài chính
+ Kêu gọi ủng hộ của các đơn vị có tiềm lực
2. Lựa chọn tham dự Hội chợ Triển lãm nào:
+ Thị trường tiềm năng mà các doanh nghiệp ta đang quan tâm để đẩy
mạnh xuất khẩu, nhập khẩu và kêu gọi đầu tư, giao dịch...
+ Sản phẩm
+ Nước / khu vực
+ Loại hình Hội chợ Triển lãm
3. Xem xét về tài chính:
+ Sự ủng hộ của Chính phủ, Bộ, Ngành
+ Đàm phán với: - Người tổ chức
- Người dàn dựng gian hàng
- Người vận chuyển
+ Kêu gọi tài trợ
+ Các chi phí của việc tổ chức gồm:

- In ấn
- Chi phí bưu điện
- Chi phí tham dự
4. Liên lạc ban đầu với người tổ chức Hội chợ Triển lãm
- Lựa chọn: Sơ đồ mặt bằng
- Thông tin mới nhất về:
+ Khách tham dự khác
+ Những khu quốc gia khác
5. Chiến dịch điều tra:
+ Các nhóm mục tiêu
+ Các tổ chức phụ giúp
+ Thư từ thu được
+ Thư từ cá nhân
+ Tài liệu thông báo
+ khách tham dự các năm trước
+ Thông tin từ báo chí,...
6. Tiếp tục giao dịch, thu thập thông tin bằng Phone/fax:
+ Bắt đầu
+ Những triển vọng tốt
+ Những triển vọng theo thứ tự ưu tiên
+ Không tham dự - tại sao?
7. Tham gia hay huỷ?
+ Quyết định
+ Tiêu chí: - số khách tham dự
- số m
2
bán được
8. Huỷ bỏ:
+ Thông báo cho các doanh nghiệp trong nước
+ Thông báo cho người tổ chức