TIỂU LUẬN:

Một số giải pháp cải tiến hệ thống
thông tin phục vụ quản lý ở Tổng
Công ty Thép Việt Nam Lời mở đầu

Đổi mới và phát triển kinh tế nhà nước để thực hiện vai trò chủ đạo trong nền
kinh tế là vấn đề được Nghị quyết Đại hội Đảng chỉ ra đối với các Tổng công ty,
doanh nghiệp nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá của nước ta
hiện nay. Ngành thép Việt nam mà đứng đầu là Tổng công ty thép Việt Nam có một
vị trí vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế

1. Quá trình hình thành và phát triển :
Thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng :" Sắp
xếp lại các xí nghiệp , Tổng Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong
cơ chế thị trường ", ngày 07 tháng 03 năm 1994, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành
Quyết định số 91/TTg về thí điểm thành lập Tập đoàn kinh doanh.
Theo Quyết định 91/TTg, Tập đoàn kinh doanh phải có ít nhất 7 doanh nghiệp
thành viên trở lên và vốn pháp định phải có ít nhất là 1.000 tỷ đồng ; đảm bảo vừa
hạn chế độc quyền, vừa hạn chế cạnh tranh bừa bãi: có thể hoạt động đa ngành nhưng
nhất thiết phải có ngành chủ đạo, mỗi Tập đoàn được tổ chức công ty tài chính để huy
động vốn, điều hoà phục vụ cho yêu cầu phát triển nội bộ Tập đoàn hoặc liên doanh
với đơn vị khác.
Tổng Công ty Thép Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 344/TTg,
ngày 04 tháng 07 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng Công
ty Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ công
nghiệp . Thực hiện chủ chương của Đảng và Nhà nước về tiếp tục đổi mới , sắp xếp
lại các doanh nghiệp Nhà Nước , đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành
then chốt của nền kinh tế , ngày 29 tháng 04 năm 1995 , Thủ tướng Chính phủ kí
quyết định số 255/TTg thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt theo
mô hình Tổng Công ty Nhà nước - Tổng công ty 91.
Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : viet nam steel
corporation . Tên viết tắt là: VSC. Đại chỉ : Số 91, phố láng hạ , Quận Đống Đa,
Thành Phố Hà Nội.

Tổng Công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh , hoạt động theo
luật doanh nghiệp nhà nước, Điều lệ và tổ chức hoạt động được Chính phủ phê chuẩn
tại Nghị định số 03/CP, ngày 25 tháng 01 năm 1996 và giấy phép đăng kí kinh doanh
số 10926 ngày 05 tháng 02 năm 1996 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp . Tổng Công ty Chỉ tiêu Đ.vị
tính
1999 2000 Kế hoạch
năm 2001
Ước thực hiện
6 tháng
1.Giá trị
SXCN (VSC) 2.T.Doanh
thu

3.Sản lượng
Thép cán
- VSC
- Lãnh đạo

4.Tổnglượng
thép tiêu thụ
- Khối xuất
sắc
- Khối Luật
Giao thông
- Khối lãnh
đạo


1.884.270460.000
662.970
761.300 49.133
176.917

503.315

2.136.032

1 010.3721
33

337680
523.580
814.100

11.697.6805 28.980
3.538.961

762.810
325.150
437.660

1.056.100

311.900
255.000
524.200

8.037
167.279

129.302
6.Nộp ngân
sách


- Sản xuất gang thép và các loại kim loại , sản phẩm thép.
- Kinh doanh xuất , nhập khẩu thép , vật tư thiết bị và các dịch vụ liên quan
đến công nghệ luyện kim như nguyên liệu , vật liệu đầu vào , các sản phẩm thép ,
trang thiết bị luyện kim , chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kĩ thuật.
- Thiết kế , chế tạo thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây
dựng dân dụng.
- Kinh doanh khách sạn , nhà hàng ăn uống , xăng , dầu , mỡ , gas , dịch vụ và
vật tư tổng hợp khác .
- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện
kim và lĩnh vực sản xuất kim loại , vật liệu xây dựng.
- Đầu tư, liên doanh , liên kết kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước.
- Xuất khẩu lao động.
Bên cạnh phạm vi chức năng nhiệm vụ hoạt động kinh doanh được Nhà nước
giao , Tổng Công ty Thép Việt Nam còn được Nhà nước giao cho nhiệm vụ quan
trọng là cân đối sản xuất thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế,
xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng thép trong nước chưa sản xuất để bình ổn giá
cả thị trường thép trong nước, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao, tăng nguồn
thu cho ngân sách Nhà nước , tạo việclàm và đảm bảo đời sống công nhân viên trong
Tổng Công ty.
III. Cơ cấu tổ chức :
Cơ cấu quản lý và điều hành được Tổng Công ty được tổ chức theo quy định
của Luật doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng Công ty do chính phủ phê chuẩn .
Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điều hành
Tổng Công ty và các đơn vị thành viên Tổng Công ty được phân bố trên các tỉnh,
thành phố trong cả nước.
Cơ cấu quản lý doanh nghiệp của Tổng Công ty Thép Việt Nam theo mô hình
chực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiện nay.
Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu , chuẩn bị quyết định cho lãnh
đạo Tổng Công ty quản lý , điều hành các đơn vị thành viên Tổng Công ty. Đồng thời


trị Tổng Công ty , trước Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về điều hành hoạt
động của Tổng Công ty .
Tổng Công ty có hai phó tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ công nghiệp bổ
nhiệm . Các phó tổng giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động
của Tổng Công ty được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền và chịu trách nhiệm
trước Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng Công ty , trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công thực hiện .
Kế toán trưởng Tổng Công ty do Bộ trưởng Bộ công nghiệp bổ nhiệm . Kế
toán trưởng phụ trách phòng Kế toán tài chính Tổng Công ty , giúp Tổng giám đốc
chỉ đạo tổ chức công tác , kế toán , tài chính , kiểm toán nội bộ và thống kê của Tổng
Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc , Hội đồng quản trị và trước pháp
luật về nhiệm vụ của mình.
Cty VTTBCN Tp

4. Bộ máy giúp việc Tổng Công ty :
Tổng Công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm : Phòng Tổ chức
lao động, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh doanh và xuất nhập khẩu, Phòng Kế
hoạch và đầu tư, Phòng Kỹ thuật, Văn phòng nghiệp vụ và 1 Trung tâm do Tổng
Gíam đốc Tổng Công ty thành lập là Trung tâm hợp tác lao đông với nước ngoài .
Các phòng , Trung tâm của Tổng Công ty có 112 người, thực hiện chức năng tham
mưu, giúp việc Tổng Giám đốc trong điều hành hoạt động của Tổng Công ty.
5. Các đơn vị thành viên của Tổng Công ty :
Tổng Công Ty Thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên được chia thành 4
khối , có tư cách pháp nhân , hạch toán kinh tế độc lập , bao gồm : 5 công ty sản xuất
thép và vật liệu xây dựng thuộc khối sản xuất, 8 công ty thương mại thuộc khối kinh
doanh , 1 Viện nghiên cứu công nghệ và 1 Trung tâm đào tạo công nhân kĩ thuật
thuộc khối nghiên cứu, đào tạo. Tát cả đều được thực hiện các chức năng nhiệm vụ

chương II
Thực trạng về hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở tổng công ty thép việt nam.
I. Hệ thống thông tin của Tổng Công ty Thép Việt Nam
Quá trình quản lý ở Tổng Công ty là quá trình thu thập xử lý và truyền đạt
thông tin.
1. Khâu thu thập thông tin ở Tổng Công ty
Khâu thu thập thông tin là khâu đầu tiên của hệ thống thông tin. Yêu cầu chính
của khâu này là :
- Đúng yêu cầu : vì có rất nhiều tài liệu nên không thể thu thập tất cả mọi tài
liệu, mà chỉ thu thập những thông tin nào có chứa những thông tin đáp ứng yêu cầu
của người dùng tin, vì thế cần phải xác định các nguồn thông tin. Nhưng ở Tổng Công
ty việc xác định các nguồn thông tin này còn nhiều yếu kém , biểu hiện của hệ thống
là chưa xác định chính xác các nguồn thông tin nên chưa đáp ứng được yêu cầu của
người dùng tin.
- Đầy đủ và có chất lượng thông tin cao : điều này có nghĩa là phải thường
xuyên thu thập tin tức, không trùng lặp không bỏ sót. Thu thập không chỉ những
thông tin chính thống mà cả những thông tin không chính thống những thông tin này
nhiều khi giúp ích rất nhiều cho Tổng Công ty. Yêu cầu này ở Tổng Công ty cũng
thực hiện rất hạn chế . Nhiều thông tin thu thập được không còn có giá trị, bỏ sót
nhiều thông tin quan trọng có chất lượng ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cả
hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty.
2. Chọn lọc thông tin - phân loại thông tin
Mục đích của khâu này là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao. Do
đó phải hiệu chỉnh những tài liệu , số liệu thu thập được để chọn lọc lấy những thông
tin cần thiết và loại trừ những thông tin không cần thiết. Tiếp sau đó là phân loại ; sắp
xếp các tài liệu thu được , phân loại chúng theo nhiều dấu hiệu, như nguồn tài liệu,
thời gian nhận, nôị dung , loại tài liệu Tuy nhiên ở Tổng Công ty việc phân loại này
được, không có đầu mối thu thập, xử lý, bảo quản, giao nộp. Công việc này phó mặc
cho các phòng ban trong Tổng Công ty tự mình làm lấy.
6. Truyền đạt thông tin
Khâu truyền đạt thông tin ở đây là truyền đạt từ cơ quan quản lý Tổng Công
ty, xuống người chấp hành trong nội bộ Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc Tổng
Công ty. Hiện Tổng Công ty đang sử dụng các phương pháp truyền đạt là:
- Truyền đạt bằng lời ( lãnh đạo Tổng Công ty truyền đạt quyết định cho nhân
viên, các cấp trực thuộc tức là dùng lời nói để đưa tin trực tiếp xuống cấp
dưới)Phương pháp này có ưu điểm là :
+ Truyền đạt nhanh.
+ Nắm được thông tin phản hồi nhanh.
+Người truyền đạt có thể điều chỉnh kịp thời.
+ Đỡ tốn kém.
Tuy nhiên cách truyền đạt thông tin trược tiếp bằng lời cũng có một số nhược
điểm là :
+ Thường phụ thuộc vào quan điểm của người truyền tin.
+ Truyền thông tin dài thường bị quên hoặc bỏ sót.
+ Đôi khi do ý chủ quan của người truyền tin mà bóp méo thông tin.
+ Khó quản lý thông tin.
- Truyền đạt thông tin bằng văn bản: tức là các thông tin cần truyền đạt trong
quản lý của Tổng Công ty được in thành văn bản chuyển đi. Loại hình này được sử
dụng chủ yếu ở Tổng Công ty chiếm khoảng 85%-90%.
Cách truyền đạt thông tin này có một số ưu điểm là:
+ Truyền đạt được những thông tin dài.
+ Người truyền tin và người nhận tin đến có văn bản lưu trữ.
+ Thông tin chuẩn xác.
+ Thuận tiện cho việc quản lý thông tin. đạo khác nhau không theo đúng tài liệu xuất không bảo đảm nguyên tắc về chất
lượng thông tin.
Chưa có quy chế thật chặt chẽ hoặc không thường xuyên chấp hành nghiêm
chỉnh quy chế thông tin báo cáo.
Đội ngũ cán bộ trình độ còn thấp, trang thiết bị vật chất kỹ thuật còn thiếu thốn
và lạc hậu
2. Nguyên nhân của những tồn tại trên
a. Tổ chức bộ máy thông tin phục vụ quản lý còn nhiều hạn chế
Các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty với một hệ thống hàng chục đơn vị trực
thuộc, hàng trăm cơ sở sản xuất và phân phối khác trong Tổng Công ty nhưng rõ
ràng rằng, hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành còn quá nhiều hạn
chế từ khâu : thu thập, xử lý, truyền tải, cung cấp, lưu trữ hiệu quả thấp.
Trước hết ở khâu thu thập thông tin : không có một đơn vị nào làm đầu mối
thu thập thông tin trong Tổng Công ty để từ đó có thể nắm bắt thông tin của thị
trường, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của từng loại sản phẩm, từng khu vực từng thời
điểm để có thể truyền tải cho các bộ phận có liên quan, cấp có thẩm quyền, xem
xét, xử lý ra quyết định quản lý kịp thời.
Khâu xử lý và truyền tải thông tin : do lượng thông tin đầu vào vừa thiếu,
chậm, chất lượng không cao thêm vào đó là phương tiện chuyên tải còn chậm chạp
như đưa các văn bản, quyết định theo đường văn thư, thường rất lâu, thậm chí có
khi cơ hội sản xuất kinh doanh đã qua thì công văn quyết định của Tổng Công ty hoặc
cấp có thẩm quyền mới đến.
Do việc thu thập, truyền tải, xử lý thông tin, còn nhiều tồn tại dẫn đến hậu
quả tất yếu là công tác lưu trữ cũng ảnh hưởng nghiêm trọng. Có loại thông tin dữ liệu
quan trọng thì không lưu trữ, có loại thông tin không quan trọng thì lưu trữ
Nhìn tổng thể hệ thống thông tin của Tổng Công ty quá trì trệ, lạc hậu không
thể đáp ứng được với tình hình nhiệm vụ trong giai đoạn tới.
Chương III
Kiến nghị một số biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở
Tổng Công Ty Thép Việt Nam
I. Tổ chức lại hệ thống thông tin ở Tổng Công ty và các đơn vị thành viên.

1. Tổ chức hệ thống thông tin hợp lý ở các đợn vị.
Tổng Công ty và từng thành viên trong phải có kế hoạch bố trí, cơ cấu lại hệ thống
thông tin phục vụ quản lý.
Kế hoạch này phải rất cụ thể chi tiết đối với Tổng Công ty, đối với từng đơn vị
phải bố trí bộ phận thu thập , xử lý sơ bộ, chuyển tải kịp thời thông tin đến những bộ
phận có liên quan trong đơn vị cũng như phải báo cáo kịp thời những thông tin phát
sinh của đơn vị đối với Tổng Công ty.
Tổng Công ty cũng phải có một hệ thông thông tin đủ mạnh, gọn nhẹ, hoạt động
đáng tin cậy, hiệu quả cao phục vụ cho công tác điều hành, quản lý của Tổng Công ty
đối với toàn bộ các thành viên trực thuộc Tổng Công ty.
2. Tổ chức hệ thống thông tin ở Tổng Công ty
Thiết lập bộ phận ( phòng hoặc trung tâm) thu thập và xử lý thông tin trực thuộc
Văn phòng Tổng Công ty.
Đơn vị đầu mối thu thập và truyền tải thông tin đến các bộ phận chức năng xem xét
giải quyết trả lời và văn phòng lại phản hồi trở lại những nơi cần trả lời
Việc làm này là khả thi vì nó phù hợp với tình hình hiện nay và khả năng của Tổng
Công ty.
II. Đào tạo đội ngũ khai thác sử dụng hệ thống thông tin, đẩy mạnh việc đào tạo,
bồi dưõng nghiệp vụ cho cán bộ
Đào tạo lại
Bổ sung Kết luận

Qua quá trình học tập ở trường và qua thời gian thực tập ở Tổng Công ty Thép Việt
Nam , em đã nhận thấy được việc học tập,nghiên cứu tìm hiểu thực tế là vô cùng
quan trọng, Công tác thực tế còn tạo điều kiện để em hiểu đúng hơn những kiến thức
mà mình đã được học ở trường, nó bổ sung thêm những kiến thức mà chỉ qua công tác
thực tế mới có được.
Công tác quản lý và điều hành tốt sẽ giúp cho bất cứ một doanh nghiệp hay một công
ty nào hoạt động tốt, Tổng Công ty Thép Việt Nam cũng đã đạt được nhiều kết quả
đáng mừng nhưng nếu Tổng Công ty quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức hệ thống
thông tin trong quản lý thì Công ty sẽ đạt được nhiều thành công hơn nữa.
Em cũng mạnh dạn đề xuất một số ý kiến về việc hoàn thiện hệ thống thông tin phục
vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam trên cơ sở những kiến thức đã học và thực
tiễn , với nguyện vọng Tổng Công ty sẽ tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa. Em hy
vọng trong thời gian tới Tổng Công ty sẽ còn đạt được nhiều thành công hơn .