WWW.WEBKETOAN.ORG
HỘI KẾ TOÁN TP.HCM
CHI HỘI WEBKETOAN
TÀI LIỆU SINH HOẠT CHI HỘI
LẦN THỨ 6 (KỲ 4/2010)
WWW.WEBKETOAN.ORG
Corporate Advisory Services
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HOÀN
THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Triển khai
Mô hình và
Biểu mẫu
WWW.WEBKETOAN.ORG
Mục lục
Page 2
Nội dung
Sự cần thiết và mục tiêu của cẩm nang kế toán………………………….…………
Phương pháp tiếp cận và phạm vi công việc ………… ……………………….…
Giai đoạn 1 – Những công việc chuẩn bò và nghiên cứu ban đầu ……………….
Giai đoạn 2 – Đánh giá công việc và hoạt động của công ty ……………………
Giai đoạn 3 – Đánh giá hệ thống kế toán …………………………………………
Giai đoạn 4 – Dự thảo cẩm nang kế toán ………… ……………………………….
Giai đoạn 5 – Cải tiến bộ máy kế toán ………………………………… …….
Giai đoạn 6 – Huấn luyện nhân viên kế toán …… ………………………………
Phác thảo của cẩm nang kế toán …………………………………………………
Trang
3
4
6
12
18

Đ
ào t
ạ
o nhân viên k
ế
tốn
• Hồn thiện hệ thống
kiểm sốt nội bộ:
– So
ạ
n th
ả
o c
ẩ
m nang k
ế
tốn
–
Đ
ào t
ạ
o nhân viên
WWW.WEBKETOAN.ORG
Cẩm nang phương pháp và quy trình kế toán – Phân tích lợi ích và rủi ro
Những rủi ro do thiếu cẩm nang phương
pháp và quy trình kế toán
Ích lợi của việc triển khai cẩm nang kế toán
tổng hợp
Những rủi ro chủ yếu:
 Thiếu sự hướng dẫn rõ ràng, chính xác cho các nhân

chức hoặc điều chuyển các nhân viên.
Các ích lợi khác:
• Có cơ hội để đánh giá các quá trình hoạt động, kinh doanh để xác
đònh các rủi ro có thể nảy sinh và tạo ra sự cải tiến.
• Có cơ hội để đánh giá và tăng cường chức năng kế toán.
• Có cơ hội để đào tạo và nâng cao kỹ năng và khả năng của nhân
viên.
WWW.WEBKETOAN.ORG
MỤC TIÊU CỦA CẨM NANG KẾ TOÁN
Page 3
Mục tiêu chính của cẩm nang phương pháp và quy trình hạch toán kế toán nhằm hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ, bao gồm các phần như sau:
 Cung cấp sự hướng dẫn thích hợp và rõ ràng về cách xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
 Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhất quán và theo trình tự thời gian.
 Đảm bảo tất cả các tài liệu kế toán được mở và ghi chép dầy đủ và đáp ứng yêu cầu pháp lý cũng như mục đích quản trò.
 Đảm bảo hệ thống kế toán được chấp nhận phù hợp với tình hình/ điều kiện kinh doanh đặc thù của công ty và cung cấp công cụ
đáng tin cậy cho hệ thống kiểm soát nội bộ.
 Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán tuân theo chuẩn mực và hệ thống kế toán Việt Nam cũng như các yêu cầu về báo cáo
 Tạo điều kiện cho việc huấn luyện và phát triển nhân viên.
 Tăng cường hiệu quả luân chuyển thông tin giữa các bộ phận và dần dần dẫn đến việc luân chuyển nhân sự kế toán.
 Đảm bảo những nghiệp vụ diễn ra đã thông qua quy trình hỗ trợ về điện tử và giấy tờ.
Cẩm nang sẽ là bằng chứng sinh động luôn được cập nhật để theo kòp sự thay đổi cả về môi trường bên ngoài (ví dụ sự thay đổi về môi
trường pháp lý) cũng như là sự thay đổi về các hình thức và quy trình kinh doanh của Công ty.
WWW.WEBKETOAN.ORG
PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN VÀ PHẠM VI CÔNG VIỆC
Page 4
Để đạt được những mục tiêu trên, chúng ta sẽ tuân thủ theo phương pháo tiếp cận tổng hợp đối với việc triển khai các
chính sách và quy trình kế toán của Công ty, qua đó xem xét tất cả các chính sách và các nhân tố kế toán / kinh doanh
chính của Công ty.
Các thủ tục và

thông lệ chung hoặc
tốt nhất ở bên ngoài
Các yêu cầu và chính
sách báo cáo của cổ
đông
Các yêu cầu, thủ tục
về khách hàng, nhà
cung cấp
Hệ thống thông
tin kế toán
Hệ thống quản lý
thông tin
WWW.WEBKETOAN.ORG
Phương pháp tiếp cận và phạm vi công việc
Page 5
Trên cơ sở phương pháp tiếp cận, công việc sẽ bao gồm sáu bước chính như sau…
Đánh giá, tìm hiểu và thu thập chứng từ về cơ cấu,
hoạt động tổ chức nội bộ, nghiệp vụ, quy trình kinh
doanh chủ yếu
 Xác đònh và đánh giá các nghiệp vụ, tài liệu, thông tin quan trọng sẽ được
ghi chép, kiểm soát, và được xử lý bởi phòng kế toán
• Xác đònh được nguồn dữ liệu thông tin và ảnh hưởng của chúng đối với hoạt
động kế toán
2
Các bước LÝ DO CĂN BẢN CỦA CÁC BƯỚC NÀY
Xem xét, tìm hiểu và soạn thảo nghiệp vụ, quy trình
và chuẩn mực kế toán theo yêu cầu
Phác thảo và triển khai cẩm nang kế toán bao gồm
các nguyên tắc, chính sách và thủ tục của tất cả các
loại nghiệp vụ chủ yếu

Mục tiêu của Giai đoạn 1 là xem trước những thông tin được đệ trình và thu thập kiến thức tổng quát
về hoạt động của công ty.
 Có được những hiểu biết tổng
quát về cơ cấu, tổ chức và hoạt
động của công ty
 Phải xác đònh được các nhân tố
liên quan chủ yếu của công ty
đối với hoạt động kế toán
 Xác đònh những vấn đề xem xét
chủ yếu mà cần được tập trung
trong khi làm việc tại văn
phòng khách hàng và do đó cải
tiến kế hoạch công việc
Thủ tục
 Yêu cầu Công ty cung cấp những tài liệu quan trọng: kế hoạch kinh doanh, giấy
phép đầu tư, quy đònh hoạt động nội bộ và cơ cấu tổ chức
 Xem xét kế hoạch kinh doanh và thảo luận với các kiểm toán viên để hiểu tỏ:
 Sản phẩm chủ yếu
 Khách hàng và thò trường mục tiêu
 Các nhân tố thành công chính
 Chiến lược/chính sách phân phối, marketing và kinh doanh
 Chính sách/chiến lược mua hàng và sản xuất
 Phạm vi kinh doanh
 Đánh giá các quy đònh hoạt động nội bộ và cơ cấu tổ chức:
 Phác thảo cơ cấu tổ chức và sơ đồ các mối quan hệ giữa các phòng ban
 Hiểu rõ phạm vi, vai trò, mục tiêu và trách nhiệm của từng bộ phận và các
vò trí chủ chốt
 Xem xét tổng quát tổ chức kế toán và các hoạt động của công ty
 Phát thảo các nguyên tắc sơ khởi về hoạt động của công ty trong các hoạt
động kế toán của công ty

Giai đoạn 2 – Kiểm tra hoạt động và kinh doanh
Page 12
 Xác đònh và đánh giá các
nghiệp vụ, tài liệu, thông tin
kinh doanh quan trọng sẽ được
ghi chép, kiểm soát và xử lý bởi
bộ phận kế toán .
 Xác đònh việc luân chuyển của
tài liệu, thông tin và các ảnh
hưởng đối với hoạt động kế
toán.
Thủ tục
 Phỏng vấn các giám đốc và các nhân viên của các bộ phận/quá trình kinh doanh
quan trọng và đi kiểm tra một vài đòa điểm (bao gồm cả kho của công ty)
 Với mỗi quy trình/chức năng kinh doanh hãy đề nghò giám đốc bộ phận mô tả vai
trò và phạm vi của họ và sự luân chuyển các dữ liệu thông tin và các đối tượng
hữu hình khác trong quy trình
 Hiểu rõ và ghi nhận sự luân chuyển của thông tin kế toán và các chứng từ/hoá
đơn trong trong các quy trình chủ yếu.
 Thống nhất với các giám đốc bộ phận về các chính sách và quy đònh hoạt động
chủ yếu mà nó chi phối/bao gồm các hoạt động cho quy trình này (chẳng hạn:
các chính sách bán hàng đối với quá trình thực hiện lệnh bán hàng).
 Thu thập tất cả các tài liệu, chứng từ, hoá đơn quan trọng liên quan hoặc phát
sinh trong các quá trình này.
 Phân tích các nguyên tắc của sự luân chuyển này và xác đònh các nghiệp vụ, tài
liệu, thông tin quan trọng sẽ được ghi nhận và xử lý.
 Xác đònh các vấn đề/rủi ro của quy trình kinh doanh và đề xuất cách giải quyết.
Mục tiêu
Thông tin đầu ra
Cho mỗi quy trình kinh doanh:

liệu về sản xuất và
sản phẩm
Thu thập hoá
đơn và phiếu
thanh toán
Thực hiện sản
xuất
Kiểm soát và báo cáo
hoạt động sản xuất
Lòch giao hàng
Theo dõi công nợ
Khách hàng
Kiểm nhận hàng
nhập kho
Lập kế hoạch
hàng tồn kho
Theo dõi và
đánh giá hàng
tồn kho
Phát hành báo cáo
hàng tồn kho
Theo dõi/quản lý
Đơn đặt hàng
Luân chuyển
hàng nội bộ
Provide
Customer
Support
Báo cáo
Manage

các yêu cầu mua
hàng
Kế hoạch nguồn
nhân lực
Tuyển dụng
nhân viên
Quản lý công
việc của nhân
viên
Các vấn đề
lương, thưởng
Thôi việc của
nhân viên
Lập ngân sách
Báo cáo nội bộ
công ty
Kiểm soát và
báo cáo
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 18
 Tìm hiểu, thu thập và đánh giá
việc ghi chép, xử lý, kiểm soát
và báo cáo các thông tin,
chứng từ, nghiệp vụ hoạt động
kinh doanh chính .
 Tìm hiểu các nguyên tắc và
chính sách kế toán có thể áp
dụng
 Cung cấp đầu vào, cơ sở, các ý

 Các nguyên tắc và chính sách kế toán
 Đònh nghóa các thuật ngữ kế toán
 Các nguyên tắc và chính sách kế toán
 Thủ tục kế toán (cho mỗi loại nghiệp vụ)
 Vẽ lưu đồ và tường thuật các nghiệp vụ kế
toán
 Các nghiệp vụ liên quan đến xử lý số liệu
và mô tả các chứng từ .
 Tập họp các tài liệu/ chứng từ/ mẫu báo
cáo
 Biểu mẫu phân tích các vấn đề về kế toán.
 Phỏng vấn Kế toán trưởng và
nhân viên kế toán của Công ty.
 Thu thập chứng từ/ mẫu biểu/
hoá đơn
 Các phần hành và thủ tục kế
toán hiện có.
Chứng từ/ Đầu vào chính
Mục tiêu của giai đoạn 3 là xem xét lại, thu thập các quy trình, bộ phận kế toán chính của Công ty và
xác đònh các vấn đề và nguyên tắc kế toán có liên quan.
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 19
Mô tả hệ thống kế toán bao gồm việc thu thập các yếu tố sau:
Các quy đònh và chuẩn mực kế
toán có thể áp dụng
Cơ cấu hệ thống kế toán
Phần hành kế toán
Phòng kế toán và sơ đồ tổ chức
 Khái quát hệ thống kế toán có thể áp

 Các quy đònh bảo mật và uỷ quyền.
 Những vấn đề khác …
 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán.
 Mục tiêu và phạm vi của phòng kế
toán
 Vai trò và trách nhiệm của nhân viên
kế toán (kế toán tổng hợp, kế toán
doanh thu , thủ quỷ….).
 Đánh giá kết quả công việc và mục
tiêu đánh giá cho mỗi vò trí kế toán.
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 20
Mô tả các nguyên tắc và chính sách kế toán bao gồm tối thiểu những phần sau:
 Đònh nghóa các giả thuyết và các thuật ngữ kế toán cơ bản (khấu hao,doanh thu, dồn tích…)
 Sổ sách kế toán và ghi sổ kế toán.
 Nguyên tắc và chính sách bán hàng (ghi nhận doanh thu, thời hạn cho nợ, thủ tục thanh toán…).
 Nguyên tắc và chính sách mua hàng (ghi nhận hàng mua và tài sản cố đònh …).
 Nguyên tắc và chính sách hàng tồn kho (quy đònh kiểm kê và tính toán hàng tồn kho…).
 Nguyên tắc và chính sách tài sản cố đònh (phương pháp khấu hao, phân loại tài sản, đònh giá…).
 Nguyên tắc và chính sach giá thành.
 Dồn tích và Dự phòng.
 Nguyên tắc lưu trữ tài liệu.
 Nguyên tắc kiểm soát và phân chia trách nhiệm
 Chính sách báo cáo.
 Những vấn đề khác…
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 3 – Xem xét lại hệ thống kế toán
Page 21
Hoạt động kế toán của Công ty bao gồm tối thiểu những nghiệp vụ kế toán sau (mỗi nghiệp vụ sẽ được

thảo chính sách và thủ tục kế
toán bao gồm tất cả các mặt
của hoạt động kế toán và dễ sử
dụng, cung cấp những hướng
dẫn chung và chặt chẽ đóng
vai trò là sổ tay nhằm xử lý tất
cả các nghiệp vụ kế toán .
Thủ tục
 Thảo luận và thống nhất với khách hàng về tất cả các văn
bản và các kiến nghò đã được xác đònh và phát triển trong
giai đoạn 1,2 và 3.
 Duyệt lại và thiết kế lại tất cả các chu trình và phương pháp
kế toán sao cho phù hợp với các vấn đề và các kiến nghò đã
thống nhất
 Thiết kế và dự thảo Cẩm nang kế toán dựa trên các giai đoạn
phân tích và phát hiện trong giai đoạn 1,2 và 3 và các chu
trình , phương pháp kế toán đã được thiết kế lại, bao gồm:
 Đònh nghóa rõ ràng về các thuật ngữ kế toán quan trọng
 Giải thích về các chính sách và phương pháp kế toán
hướng dẫn các hoạt động kế toán.
 Lập lưu đồ và thuyết minh từng bước các nghiệp vụ kế
toán (ai thực hiện, thực hiện cái gì, như thế nào, khi
nào, ở đâu)
 Đònh nghóa và mô tả các biểu mẫu, đònh dạng các
chứng từ báo cáo có liên quan đến hoạt động kế toán.
Mục tiêu Kết quả
 Những quy trình kế toán đã được cải tiến với
những lưu đồ, bản tường thuật, mẫu chứng từ
được thiết kế lại, mới.
 Bản dự thảo cẩm nang phương pháp và quy

 Bảng qui đònh về vai trò và trách nhiệm của
phòng kế toán.
 Biểu mẫu phân tích quy trình
 Các kiến nghò cải tiến hoạt
động kế toán đã được thống
nhất
 Quy trình kế toán mới, đã cải
tiến theo kết quả của bước 4.
Tài liệu/ đầu vào
Mục tiêu của giai đoạn 5 là xác đònh cơ cấu kế toán để tạo điều kiện thuận lợi thực hiện cẩm nang kế
toán và cải tiến hoạt động kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
WWW.WEBKETOAN.ORG
Giai đoạn 6 – Đào tạo nhân viên kế toán
Page 32
 Huấn luyện nhân viên kế toán
về tất cả các vấn đề trong cẩm
nang kế toán
 Quản trò sự thay đổi _ chuyển
nhân viên từ hệ thống củ sang
hệ thống mới và đảm bảo rằng
qui trinh và chính sách kế toán
là dễ sử dụng.
Thủ tục
Các thủ tục bao gồm:
• Giới thiệu về thủ tục và chính sách kế toán với nhân viên kế
toán của Công ty.
• Huấn luyện nhân viên kế toán thực hiện các thủ tục và chính
sách kế toán mới.
• Nhận các thắc mắc và phản hồi của nhân viên liên quan đến
nội dung và sự thực hiện và tổng hợp các phản hồi vào các

Đònh nghóa Nghiệp vụ /quy trình
Lưu đồ nghiệp vụ/ quy trình
*
Phần hành kế toán có thể áp dụng
*
Phác thảo về hệ thống kế toán
*
Hệ thống tài khoản
Chuẩn mực kế toán có thể áp dụng
Thủ tục kế toán
Tổ chức và cấu trúc
bộ máy kế toán
Khái quát
hệ thống kế
toán
Các nguyên
tắc và thủ tục
kế toán
1 2
34
Mô tả các thủ tục và nghiệp vụ
kế toán
Chính sách về tổng hợp báo cáo
*
Những khoản mục này được mô tả đơn giản dựa vào thực tế tại Công ty. Các phân tích chi tiết và những đề nghò cải tiến đối với các khoản mục
này không thuộc phạm vi của hợp đồng này. Chúng tôi có thể đưa ra các phân tích và đề nghò cải tiến trong một hợp đồng khác.