Kỹ năng mềm: Lập thời gian
biểu hiệu quả Lập kế hoạch là quá trình nhìn vào khối lượng thời gian hiện tại và tìm ra cách sử dụng
hợp lý để đạt tới mục tiêu. Nếu có một thời gian biểu hợp lý, bạn sẽ có khả năng:
- Hiểu được mình có thể làm được gì trong khoảng thời gian đó.
- Lên kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất.
- Siết thời gian đủ để làm việc
- Dành ra một ít thời gian dự phòng đề phòng những sự việc “bất ngờ”.
- Giảm thiểu căng thẳng bằng cánh không hứa hẹn hoặc cam kết quá nhiều.
Với một thời gian biểu chu toàn và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ được giao
mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Đó cũng là một vũ khí quan trọng giúp bạn tránh khỏi
bị quá tải trong công việc.
Vậy làm sao sử dụng công cụ này?
Bạn nên lập thời gian biểu thường xuyên, có thể là mỗi tuần theo các bước sau đây:
1. Ước lượng thời gian dành để làm việc.
Khoảng thời gian này không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công
việc và mục tiêu cá nhân của bạn.
2. Sau đó, xác định những hành động cần phải làm để hoàn thành công việc tốt nhất.
Ví dụ, nếu công việc của bạn là quản lý người khác, trong thời gian biểu của bạn phải có
thời gian dành cho việc huấn luyện, kiểm tra và giải quyết vấn đề. Tương tự, bạn cũng
phải dành thời gian để giao tiếp với sếp và đồng nghiệp xung quanh nữa (Bạn có thể hạn
chế tiếp xúc với đồng nghiệp trong thời gian ngắn, nhưng cần phải chủ động thu xếp thời
gian trong thời gian biểu để gặp gỡ và giao tiếp với những người quan trọng).
3. Xem lại “Danh sách việc cần làm”, lập thời gian biểu cho những hoạt động cần được
ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.
4. Tiếp theo, “để dành ra” một ít thời gian rảnh trong bảng biểu thời gian của bạn.
Thông thường, càng có nhiều việc không tên và không rõ ràng, bạn càng cần nhiều thời
gian “để dành” kiểu này. Thực tế trong công việc người ta gọi đó là thời gian bị gián
đoạn: Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi

5. Trong khoảng thời gian còn lại, lập kế hoạch cho những hành động gắn liền với việc
đạt được mục tiêu cá nhân và ưu tiên.
Nếu sau khi lập thời gian biểu mà không thấy còn dư chút thời gian nào, hãy xem lại các
bước ở trên để phân chia lại thời gian cho chính xác.