Lời nói đầu
Trong nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển sang nền kinh tế thế giới có sự
quản lý và điều tiết của nhà nớc, cơ chế quản lý kinh tế tài chính có sự đổi mới sâu
sắc. Đã tác động lớn đến các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản
xuất kinh doanh luôn phải đứng trớc sự canh tranh hết sức gay gắt, chịu sự điều
tiết của các quy luật kinh tế khách quan, kinh tế chủ quan, quy luật giá trị quy luật
cạnh tranh, quy luật cung cầu. Do đó để có thể đứng vững tồn tại và phát triển thì
hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả thiết
thực đó là đem lại lợi nhuận.
Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp đợc quyền tự chủ trong kinh
doanh, hạch toán kinh tế độc lập lấy thu bù chi và có lợi để tăng tích luỹ. Để thực
hiện đợc điều đó doanh nghiệp phải thực hiện quản lý đối với mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh của đơn vị. Đặc biệt là quản lý vốn sản xuất kinh doanh nhằm
giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm.
Vật liệu cũng là khoản chi phí sản xuất cấu thành lên giá thành sản phẩm
và nó thờng chiếm tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm. Vì vậy trong các
nguyên vật liệu đặt ra một vấn đề cần quan tâm.
Việc quản lý tốt tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cũng chính là quản lý tốt
sản phẩm nhờ đó tăng hiệu quả sản phẩm sản xuất kinh doanh công tác kế toán
nguyên vật liệu cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan đặc biệt là
bộ phận kế toán và tính giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là một vấn đề hết
sức thiết thực, sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm đợc coi là tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu đợc quy định đúng đắn hợp lý, kế toán
nguyên vật liệu chính xác hài hoà đầy dủ là một yếu tố kích thích để tạo ra sản
phẩm nhanh hơn. Muốn vậy doanh nghiệp phải xác định mức tiêu hao nguyên vật
liệu hợp lý mang tính tiên tiến hiện thực thay thế nguyên vật liệu đắt tiền bằng
những loại rẻ tiền hơn mà không làm ảnh hởng đến quá trình sản xuất, tận dụng
các phế liệu, phế phẩm đảm bảo chất lợng đa vào sản xuất, giảm chi phí thu mua,
1
cung cấp nguyên vật liệu đúng kế hoạch vấn đề cốt lõi trong các doanh nghiệp là
trong quá trình sản xuất phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Số

370/QĐ - UB ngày 22/12/1992 do Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tây và giấy phép kinh
doanh số 104348/GP do trọng tài kinh tế cấp ngày 18 - 1 - 1993 với tổng số vốn
243.000.000 đồng. Trong đó:
- Vốn CĐ: 177.000.000 đồng
- Vốn LĐ: 66.000.000 đồng
- Do điều kiện địa hình Xí nghiệp đóng tại thị xã Hà Đông nên có nhiều
thuận lợi về giao thông và các hoạt động khác cho Xí nghiệp trong việc nắm bắt
thông tin trao đổi ký kết các hợp đồng với khách hàng. Mặc dù vậy Xí nghiệp
cũng gặp rất nhiều khó khăn khi bớc sang nền kinh tế thế giới với cơ sở sản xuất
cũ nát, dây truyền công nghệ sản xuất lạc hậu dẫn tới chất lợng sản phẩm không
đáp ứng và thoả mãn đợc nhu cầu ngaỳ càng cao của Thế giới. Điều này đã làm
ảnh hởng đến công ăn việc làm và đời sống của ngời lao động trong Xí nghiệp.
3
Đứng trớc tình hình đó tập thể ban giám đốc và cán bộ công nhân viên Xí
nghiệp đã đoàn kết tháo gỡ khó khăn Xí nghiệp tiến hành xắp xếp củng cố lại bộ
máy tổ sản xuất và quản lý cho phù hợp với cơ chế mới. Nâng cao trình độ cho
công nhân trong Xí nghiệp ứng dụng khoa học kỹ thuật và sản xuất kinh doanh
bằng hai nguồn vốn, vốn vay Ngân hàng và vốn Ngân sách nhà nớc cấp Xí nghiệp
In Hà Tây đã chuyển đổi công nghệ In TYPO sang In OFFSET. Cho đến năm
1995 đã OPSET hoá hoàn toàn. Nhờ có sự đầu t trang thiết bị máy móc mới hiện
đại nên chất lợng sản phẩm hàng hoá đợc nâng cao đáp ứng nhu cầu của khách về
chất lợng, mẫu mã, kỹ thuật In cũng nh giá thành sản phẩm .... Từ sự chuyển đổi
công nghệ hiện đại hoá máy móc Xí nghiệp In đã đạt đợc những thành tích đáng
kể nh giấy khen về chất lợng sản phẩm tốt, nhiều năm đợc công nhận đơn vị tiên
tiến xuất sắc của ngành và tỉnh....
2. Các chỉ tiêu kinh tế quan trọng mà Xí nghiệp đã đạt đợc trong 5 năm
gần đây ( 1997 - 2001)
Các chỉ tiêu thực hiện ĐVT
Năm
1997 1998 1999 2000 2001

nhà nh: Nhà xuất bản giáo dục, nhà xuất bản ngoại văn, nhà xuất bản thống kê...
và các ấn phẩm quản lý kinh tế xã hội trong và ngoài tỉnh.
Nh vậy đặc điểm hoạt động của Xí nghiệp là một quá trình từ khi nhận mẫu,
nội dung ấn phẩm của các đơn vị đặt hàng để đa vào sản xuất đến xắp chữ, đánh
máy phơi bản.... nên đòi hỏi Xí nghiệp phải tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh
thành hai phân xởng.
Phân xởng máy: Có nhiệm vụ thực hiện khâu chế bản cụ thể là đánh trên
máy tính các loại ấn phẩm theo yêu cầu cụ thể của khách hàng sau đó là ra tờ can,
phơi bản và sau in trên máy vi tính.
Để phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất, phân xởng lập các tổ sản xuất
theo từng bớc công nghệ nh tổ chế bản tổ máy In OPSET và các bộ phận làm
nhiệm vụ hỗ trợ cho quá trình sản xuất tại phân xởng cũng nh tổ điện...
Phân xởng sách: Thực hiện công việc hoàn thiện các ấn phẩm đã đợc sản
xuất, gấp sách, đếm sách và khâu sách vào bìa. Cơ cấu phân xởng sách cũng đợc
chia làm các tổ khác nhau, mỗi tổ thực hiện công đoạn nhất định của quá trình
hoàn thiện nh tổ gấp sách, tổ đếm sách, tổ khâu sách vào bìa sau đó kiểm tra chất
lợng sản phẩm trớc khi nhập kho.
Sơ đồ quy trình sản xuất của Xí nghiệp
5
Cụ thể ta có quy trình 1 quyển sách nh sau.
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy của Xí nghiệp In Hà Tây
Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt trong công tác sản xuất
đảm bảo sự tồn tại và đứng vững trên thị trờng, bộ máy tổ chức quản lý của Xí
nghiệp đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến với tổ chức bộ máy gọn nhẹ, gồm các
phòng ban chức năng và các bộ phận sản xuất. Các phòng ban chức năng, các bộ
phận có mỗi quan hệ mật thiết với nhau thông qua việc lập và thực hiện kế hoạch
sản xuất sản phẩm, cung ứng vật t - tài chính phục vụ cho quá trình sản xuất. Mội
hoạt động của các phòng ban, các bộ phận đều chịu sự giám sát và chỉ đạo trực
tiếp của giám đốc.
Hiện nay tổ chức quản lý của Xí nghiệp gồm 2 phân xởng và 3 phòng ban

sách
Gấp
sách
Các phòng ban (gồm 3 phòng)
- Phòng hành chính: Làm nhiệm vụ tổ chức điều hành bố chí nhân sự của Xí
nghiệp, xử lý các văn bản đi, đến của cơ quan, phòng còn có tổ phòng cháy, chữa
cháy cho vật t tài sản của Xí nghiệp.
- Phòng kế hoạch sản xuất: Có chức năng tiếp nhận đơn đặt hàng, tính giá,
lập kế hoạch sản xuất, lập phiếu sản xuất và điều hành sản xuất theo kế hoạch
cung ứng vật t phục vụ cho sản xuất, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật In theo hợp đồng
đăng ký.
- Phòng tài vụ kế toán: Tổ chức hạch toán một cách chính xác kịp thời đầy
đủ toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn bộ tài sản, vật t, tiền vốn của Xí
nghiệp. Thống kê lu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ
về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp cho ban giám đốc và bộ phận liên
quan khi cần.
7
Sơ đồ tổ chức của Xí nghiệp In nh sau
5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Xí nghiệp In
Hà Tây
5.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây
Xí nghiệp In Hà Tây là một Xí nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ nên bộ máy
kế toán đợc sắp xếp gọn nhẹ, mặt khác căn cứ vào quy mô sản xuất đặc điểm tổ
chức và yêu cầu quản lý kinh tế căn cứ vào khối lợng công việc, kế toán, bộ máy
kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức theo hình thức tập trung, mọi công tác kế toán
đợc thực hiện ở bộ phận kế toán của Xí nghiệp từ việc hạch toán ban đầu, thu nhập
kiểm tra chứng từ vào sổ chi tiết đến việc lập báo cáo kế toán. Do đó mà lãnh đạo
Xí nghiệp luôn nắm bắt đợc toàn bộ thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản
lý đạt hiệu quả cao.
8

toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản phẩm cho từng đối tợng sử dụng, tính giá thành
từng loại sản phẩm và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ để lên sổ nhật ký
chung và vào sổ cái. Từ đó kế toán trởng lên bảng cân đối phát sinh và lập các báo
cáo tài chính.
- Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán: chuyên theo dõi về doanh thu bán
hàng, theo dõi về các khoản thu chi trong và ngoài Xí nghiệp (thanh toán với ngời
mua, ngời bán, thanh toán với ngân hàng )....
Kế toán tiền lơng: Bảo hiểm xã hội kiêm một phần kế toán chi tiết vật liệu,
công cụ dụng cụ, thống kê đồng thời là thủ quỹ - kế toán tiền lơng có nhiệm vụ
tính lơng ( dựa trên đơn giá tiền lơng ) để trả cho công nhân viên và phân bổ chi
phí tiền lơng, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn vào các đối tợng tính giá thành.
Đồng thời theo dõi tình hình vật liệu công cụ dụng cụ và từ đó lập chứng từ
ghi sổ và chuyển cho kế toán tổng hợp kế toán tiền lơng đồng thời là thủ quỹ quản
lý lợng tiền mặt tại Xí nghiệp.
9
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây
5.3. Hình thức kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây
Hiện nay Xí nghiệp thanh toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và áp
dụng hình thức nhật ký chung nên nó rất thuận tiện cho việc ghi chếp các nghiệp
vụ không bị trùng lắp. Hệ thống sổ gồm có:
Sổ chi tiết vật t
Sổ chi tiết tài sản cố định
Sổ nhật ký ngân hàng
Sổ nhật ký thu tiền mặt
Sổ nhật ký chi tiền mặt
Sổ doanh thu
Sổ nhật ký bán hàng và sổ kế toán tổng hợp
10
Kế toán trởng
Kế toán tiêu thụ và

trong công tác tổ chức cũng nh trong công tác hạch toán, các chế độ nhà nớc ban
hành Xí nghiệp cũng đã áp dụng một cách khoa học, vì vậy khi chế độ khoán mới
đợc ban hành Xí nghiệp đã đa vào áp dụng ngày 1/6/1996.
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp với các phần hành kế toán mà
Xí nghiệp đang thực hiện, căn cứ vào các chỉ tiêu quản lý đã đợc tổng hợp trên các
báo cáo kế toán trong quá trình hạch toán ở Xí nghiệp đã sử dụng các loại tài
khoản.
II. Tổ chức hạch toán chứng từ tại đơn vị
- Phơng pháp hạch toán của Xí nghiệp In Hà Tây đang sử dụng là phơng
pháp kê khai thờng xuyên. Vì các hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu luôn xảy ra
trong quá trình sản xuất kinh doanh để theo dõi tình hình quản lý, biến động và có
hiệu quả của nguyên vật liệu kế toán phải nộp những chứng từ cần thiết kịp thời,
chính xác theo mẫu biểu quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban
hành theo quyết định số 114/ TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính và quyết
định số 885/1998 ngày 14/7/1998 của bộ Tài chính thì các chứng từ mà kế toán
nguyên vật liệu trong Xí nghiệp In sử dụng bao gồm:
- Phiếu nhập kho MS 01 - VT
- Phiếu xuất kho MS 02 - VT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03 - VT
- Thẻ kho MS 06 - VT
- Biên bản kiểm kê vật t hàng hoá MS 08 - VT
12
- Thuế GTGT
III. Hệ thống tổ chức sổ kế toán và các báo cáo của Xí nghiệp In Hà
Tây
1. Hệthống sổ kế toán
Trên cơ sở hệ thống tài khoản và chứng từ, hình thức ghi sổ kế toán mà Xí
nghiệp đang sử dụng là
* Nhật lý chung thì sổ sách Xí nghiệp đang sử dụng trong quá trình hạch
toán gồm các loại sổ sau:

- Phế liệu thu hồi: giấy lề, kẽm hỏng.
Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán nguyên vật liệu sử dụng tài khoản 152
chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu.
- Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính
- Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ
- Tài khoản 1523: Nhiên liệu
- Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế
- Tài khoản 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
- Tài khoản 1526: Vật liệu khác
3. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây
- Xuất phát từ vai trò đặc biệt quan trọng của nguyên vật liệu trong quá
trình sản xuất của Xí nghiệp chúng chiếm tỷ trọng rất lớn tới 60 - 70% trong tổng
sản phẩm nên việc tổ chức công tác quản lý của nguyên vật liệu là yêu cầu không
thể thiếu đợc. Vì vậy để thực hiện tốt đợc yêu cầu này thì vật liệu phải quản lý
chặt chẽ từ khâu mua về, nhập kho cho tới khâu xuất dùng cho sản xuất. Do đặc
thù sản xuất ở Xí nghiệp là thờng xuyên liên tục khách hàng thờng có mối quan hệ
gắn bó lâu dài bởi vậy việc nhập nguyên vật liệu đợc thực hiện theo kế hoạch đề
ra. Việc lập kế hoạch và thu mua nguyên vật liệu cho phòng kế hoạch sản xuất
đảm nhận. nguyên vật liệu sau khi mua về nhập kho đợc phòng kế hoạch sản xuất
kế toán, thủ kho quản lý chặt chẽ về số lợng, chủng loại, mẫu mã, quy cách giá cả
và các chi phí liên quan.
Là một đơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô vừa, khối lợng sử dụng
không quá lớn nên đợc bảo quản trong cùng một kho chứ không có sự phân chia
14
khác nhau. Tuy đợc bảo quản cùng một kho nhng nguyên vật liệu đợc phân loại,
sắp xếp một cách khoa học cùng với đầy đủ các trang thiết bị bảo quản, phòng
cháy, chữa cháy.... đảm bảo thuận lợi cho sản xuất và quản lý trên cở nghiên cứu
tiêu hao các loại nguyên vật liệu phòng kế hoạch sản xuất sẽ xây dựng định mức
tiêu hao cho từng loại ấn phẩm từng bộ phận sản xuất. Từ đó đảm bảo quản lý sát
xao nhất, sử dụng tiết kiệm nhất hiệu quả nhất của các loại nguyên vật liệu. Do