1

Tiểu luận Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng
đường biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông 2


Chương 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu
phục vụ sản xuất - gia công xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần may
Phương Đông.
Chương 3: Một số giải pháp đề xuất đối với nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu tại
Công ty Cổ phần may Phương Đông.
Báo cáo được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các văn bản, chứng từ liên
quan cũng như những thông tin do tác giả trực tiếp quan sát được và từ kinh nghiệm
thực tiễn của cán bộ nhân viên tại nơi tác giả thực tập.
Do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế và thời gian hạn hẹp, nên báo cáo có thể
chưa thật sự sâu sắc, phản ánh hết mọi khía cạnh của các vấn đề và còn tồn tại
những hạn chế, sai sót nhất định. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý tích cực từ
các thầy cô, các bạn và những người quan tâm để tác giả có thể hoàn thiện thêm bài
viết.
Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Trường Đại học Ngoại
Thương cơ sở 2 tại TP. HCM đã truyền đạt kiến thức cho tác giả trong thời gian
qua, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Phương Chi - giảng viên trường Đại học Ngoại
thương cơ sở 2 tại TP. HCM đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong suốt
thời gian thực tập để hoàn thành đề tài này. Tác giả cũng xin chân thành cám ơn
Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần may Phương Đông, các anh chị phòng kế hoạch thị
trường đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành
quá trình thực tập.
Xin chân thành cảm ơn!
4

5

Tháng 03/2005, công ty may Phương Đông chuyển đổi thành Công ty Cổ phần
may Phương Đông theo quyết định số 135/2004QD-BCN ngày 16/11/2004 của Bộ
trưởng Bộ Công Nghiệp (nay là Bộ Công Thương) – không ngừng đầu tư mới về cả
chiều rộng lẫn chiều sâu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực sản xuất.
Bên cạnh đó, Công ty còn chú trọng đến các tiêu chuẩn và chính sách nghiêm ngặt
như ISO 9001 – 2000, SA 8000, WRAP, ECO…
Hiện nay, Công ty đạt được quy mô sản xuất khá lớn với hai khu nhà xưởng tại
TP. Hồ Chí Minh, năng lực sản xuất đạt trên 10 triệu sản phẩm mỗi năm. Công ty
Cổ phần may Phương Đông là doanh nghiệp tiêu biểu, được đánh giá là doanh
nghiệp có năng lực cạnh tranh cao của nghành dệt may Việt Nam, đây là một trong
5 doanh nghiệp có doanh thu nội địa cao nhất của Tổng công ty Dệt may Việt Nam.
2. Chức năng – Nhiệm vụ
2.1. Chức năng
- Sản xuất kinh doanh nguyên phụ liệu, vật tư, phụ tùng, thiết bị và các sản phẩm
khác của ngành dệt may.
- Thiết kế sản phẩm và kinh doanh hàng thời trang may mặc với chiến lược đa
thương hiệu nhằm đáp ứng nhu cầu ở các phân khúc thị trường khác nhau, từ phân
khúc phổ thông đến phân khúc cao cấp nội địa.
- May gia công hàng xuất khẩu chất lượng cao cho các thương hiệu thời trang nổi
tiếng của quốc tế.
- Sản xuất hàng may mặc mang thương hiệu riêng theo đơn đặt hàng của khách
hàng sỉ (hệ thống bán lẻ, siêu thị), với yêu cầu chất lượng tốt và giá cả vừa phải.
- Kinh doanh nhập khẩu nguyên phụ liệu ngành may mặc phục vụ sản xuất của
chính Công ty và các công ty khác trong nghành.
2.2. Nhiệm vụ
Là công ty cổ phần trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam, bên cạnh việc
thực hiện các mục tiêu chung của ngành, Công ty Cổ phần may Phương Đông còn
đề ra những nhiệm vụ đối với khách hàng và nhân viên của mình:

1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Công ty
Công ty Cổ phần may Phương Đông có 9 phòng ban chức năng được tổ chức
theo mô hình trực tuyến chức năng:

7 Sơ đồ 1.1: Mô hình phân cấp trực tuyến chức năng các phòng ban của Công ty
Cổ phần may Phương Đông
CHỦ TỊCH HỘI
Đ
Ồ


Phòng
K
ế

ho
ạ
ch th
ị

trư
ờ
ng

Phòng
Qu
ả
n tr
ị

ch
ấ
t lư
ợ
ng

Phòng
Kinh doanh n
ộ
i đ


Xí nghiệp 2

Xí nghiệp 3

Xí nghiệp F-House

BAN GIÁM SÁT
8

(Nguồn: Phòng kế hoạch thị trường)
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của Công ty
(xem phụ lục 1, đính kèm)
2. Vị trí đảm nhận trong quá trình thực tập giữa khóa và nhiệm vụ được giao
2.1. Giới thiệu cơ cấu phòng ban được thực tập
Trong quá trình tiến hành thực tập giữa khóa tại Công ty Cổ phần may Phương
Đông, tác giả chủ yếu thực tập tại phòng kế hoạch thị trường của Công ty.
Cơ cấu tổ chức của phòng (Phụ lục 1, mục 5, đính kèm)
2.2. Vị trí và nhiệm vụ đảm nhận
Ngay từ khi bắt đầu quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần may Phương Đông,
tác giả đã được trưởng phòng kế hoạch thị trường, chị Liêu Phương Thảo phân công
đảm nhận công tác với các nhân viên giao nhận của Công ty.
Tuy phân công như vậy, nhưng để nắm bắt kỹ được thực tế quy trình giao nhận
như thế nào thì trong thời gian đầu thực tập, tác giả chủ yếu ở Công ty, nghiên cứu
các cách thức làm chứng từ, các bước, các chứng từ cần thiết và thanh lý một bộ hồ
sơ nhập khẩu ở các bộ phận khác nhau của phòng. Tác giả đã có cơ hội khai một số
bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu dưới sự hướng dẫn của nhân viên khai hải quan, và lưu
ý một số điểm mấu chốt.
Thời gian sau, tác giả được phòng bố trí cơ hội đi theo các nhân viên giao nhận
tiến hành nhận các lô hàng thực tế tại cảng (Cát Lái) và ICD (Tranximex). Trong

cho Công ty luôn mang lại lợi nhuận cho các cổ đông. Với tỷ số ROE, ROA năm
2010 bắt đầu giảm nhẹ, đã cho thấy việc hiệu quả từ việc sử dụng vốn vay đang
giảm dần, Công ty nên huy động vốn bằng vốn chủ sở hữu trong thời gian tới.

10

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NGUYÊN
PHỤ LIỆU NHẬP KHẨU PHỤC VỤ SẢN XUẤT – GIA CÔNG XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG
I. Các phương thức nhập khẩu nguyên phụ liệu của Công ty
1. Nhập khẩu theo phương thức DDP
Phương thức nhập khẩu DDP chiếm một phần khá lớn trong hoạt động xuất nhập
khẩu tại chỗ của Công ty Cổ phần may Phương Đông. Thông thường khi nhận các
hợp đồng xuất khẩu ở nước ngoài, các đối tác thường chỉ định Công ty phải lấy
nguyên phụ liệu ở một đối tác trong nước do đối tác nước ngoài chỉ định. Khi nhập
nguyên phụ liệu từ các doanh nghiệp này, Công ty thường không cần phải hoàn tất
thủ tục gì nhiều vì chủ yếu nhập khẩu loại này là theo phương thức DDP, người bán
sẽ lo toàn bộ chi phí khi hàng về đến kho của Công ty.
2. Nhập khẩu bằng đường bưu điện và đường hàng không
Hình thức nhập khẩu này chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu xuất nhập
khẩu của Công ty. Thông thường, khi các đối tác yêu cầu giao hàng gấp, nguyên
phụ liệu cần có cho nhà máy sản xuất cấp bách, Công ty mới dùng đến các hình
thức nhập khẩu này. Bên cạnh đó, khi nhập các mẫu vải để sản xuất, chúng cũng sẽ
được nhập khẩu qua đường bưu điện để đảm bảo tính cấp thiết, kịp thời và tiện lợi.
3. Nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu CIF
Nhập khẩu theo phương thức CIF là loại hình nhập khẩu phổ biến của công ty
với hơn 80% nguyên phụ liệu được nhập theo hình thức này. Khi nhập khẩu bằng

1 – TP. Hồ Chí Minh). Nhân viên giao nhận dán tem lệ phí khai hải quan mệnh giá
20.000
đ
mà Công ty đã mua từ trước từ chi cục hải quan thành phố lên tờ khai, đồng
thời đi ra cảng nhận hàng.
TKHQĐT thông quan, được chi cục hải quan thông quan sẽ đóng dấu xác nhận ở
trên cùng, góc phải của tờ khai và ô 36 của TKHQĐT. (Phụ lục về chứng từ, đính
kèm)
Trong quá trình này, nhân viên khai báo hải quan cũng đã tự tính thuế cho lô
hàng nhập khẩu của Công ty (Phụ lục 3, đính kèm)
1.2. Chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp
Nhân viên khai hải quan
kiểm tra hợp đồng, hóa
đơn thương mai, paking
list đ
ể

ghi nh
ậ
n thông tin.

Nhập thông tin khai báo
hải quan điện tử bằng
phần phềm ECUS.
In tờ khai hải quan điện tử
và đến chi cục hải quan
để xác nhận thông quan.
Gửi tờ khai cho hải
quan và chờ phản
h

2.1. Lấy D/O
Trên đường cảng nhận hàng, nhân viên giao nhận sẽ đến đại lý hãng tàu, tiến
hành xin cấp lệnh giao hàng – D/O. Khi đến đại lý hãng tàu, nhân viên giao nhận
phải xuất trình các chứng từ sau:
+ Giấy ủy quyền của Công ty Cổ phần may Phương Đông (1 bản).
+ Giấy tờ tùy thân, xác nhận của nhân viên giao nhận.
+ B/L (1 bản gốc) hoặc B/L Surrender (1 bản)
Sau khi xuất trình các chứng từ trên, đại lý hãng tàu sẽ giữ lại B/L bản gốc (hoặc
B/L Surrender) để đối chiếu và đồng thời cung cấp cho nhân viên giao nhận 1 hóa
đơn GTGT của hãng tàu. Trong hóa đơn này, hãng tàu đã tính chi phi trọn gói cho
quá trình xếp dỡ, phí chứng từ, phí đại lý…và nhân viên giao nhận sẽ thay mặt
Công ty Cổ phần may Phương Đông đóng các chi phí đó. Chi phí trong hóa đơn
GTGT có nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào quy định của hãng tàu chuyên chở
(Phụ lục về chứng từ, đính kèm).
Khi xuất trình các chứng từ hợp lệ, đại lý hãng tàu sẽ cung cấp 3 bản D/O cho
nhân viên giao nhận để tiếp tục làm thủ tục nhận hàng với kho cảng và hải quan.
Nhân viên giao nhận nhận D/O và ra cảng.
2.2. Lấy phiếu xuất kho
Khi đến cảng, để tiếp tục quy trình nhận hàng nhập khẩu, nhân viên giao nhận
phải tới phòng Thương vụ cảng để nhận phiếu xuất kho. Tại đây, nhân viên giao
nhận phải xuất trình các chứng từ sau:
13

+ D/O đã nhận từ đại lý hãng tàu (1 bản)
+ Packing list (1 bản copy) – tùy vào từng cảng, từng ICD mà packing list có thể có
hoặc không. Các cảng và ICD cần packing list là: ICD Sóng Thần, Khe Nam Liên,
cảng Sagawa. Số còn lại như cảng Cát Lái, cảng Vict, Tân Cảng thì không cần
packing list khi làm thủ tục nhận hàng.
+ Tờ khai hải quan điện tử (đã hoàn thành thủ tục hải quan) (1 bản copy + 1 bản
gốc)

từ giấy và yêu cầu thực hiện việc kiểm hóa đối với lô hàng nhập khẩu đó. Tùy từng
trường hợp mà việc kiểm hóa sẽ là 5%, 10%, hay toàn bộ lô hàng nhập khẩu của
Công ty. Thông thường khi khai hải quan điện tử được áp dụng, mức độ kiểm tra
chủ yếu của các lô hàng nhập của Công ty là 3% - 5%.
Việc đóng dấu xác nhận của hải quan giam sát cảng sẽ đóng vào các ô 12, 34 trên
tờ khai hải quan điện tử. Các trường hợp kiểm tra chứng từ giấy, hải quan giám sát
đóng dấu và xác nhận thêm vào phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy.
2.3.1. Đối với hàng được miễn kiểm hóa thực tế
Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai và tiến hành thủ tục thanh lý kho ở văn
phòng kho.
2.3.2. Đối với hàng phải kiểm hóa
Đối với hàng được xác nhận là phải kiểm hóa, nhân viên giao nhận phải làm các
bước sau:
+ Nhận lai tờ khai hải quan, được xác nhận bởi hải quan giám sát.
+ Liên hệ cán bộ hải quan được phân công kiếm hóa lô hàng nhập của Công ty.
+ Liên hệ thương vụ cảng, điều động nhân viên xếp dỡ, hạ container, xuống bãi
kiểm hóa. Nhân viên điều độ cảng cắt seal và mời cán bộ hải quan kiểm hóa dưới sự
giám sát của nhân viên giao nhận (nhân viên giao nhận chi trả toàn bộ chi phí phát
sinh từ việc kiểm hóa bằng tiền của Công ty – chi phí theo quy định mỗi cảng sẽ
khác nhau)
+ Cán bộ kiểm hóa lên tờ khai, điền vào phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa và
giao lại cho nhân viên giao nhận đến thanh lý kho.
2.4. Thanh lý kho
15

Sau khi được hải quan giám sát cảng xác nhận. Nhân viên giao nhận đến văn
phòng kho tại cảng để làm thủ tục thanh lý kho. Tại đây, các chứng từ cần xuất là:
+ Phiếu xuất kho. (1 liên)
+ Tờ khai hải quan điện tử (1 bản copy – 1 bản gốc để đối chứng)
+ D/O (1 bản gốc)

thiết cho người chuyên chở, để tiến hành thanh lý cổng, gồm:
+ Tờ khai hải quan điện tử (1 bản gốc để đối chứng).
+ Phiếu EIR.
+ D/O (1 bản)
+ Phiếu xuất kho (1 liên)
Nhân viên hải quan cảng đối chiếu và đóng dấu hợp lệ lên phiếu EIR, đồng thời
giữ lại 1 liên EIR.
Loại hình nhập khẩu nguyên container này hiện nay ít được Công ty sử dụng vì
các đơn hàng nhập khẩu nguyên phụ liệu lớn ít dần, không linh hoạt và một phần
lớn nguyên phụ liệu hiện nay có thể nhập khẩu tại chỗ ở các đối tác trong nước.
Đến đây, thủ tục giao nhận ở cảng coi như đã hoàn tất. Nhân viên giao nhận chỉ
giữ lại 1 tờ khai hải quan điện tử (bản gốc), 1 liên EIR để làm thủ tục thanh lý hải
quan hàng nhập khẩu sau này. Hàng nhận được vận chuyển ra khỏi cảng, chở về
kho của Công ty.
+ Khu B: 22/14 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh
để sản xuất, tiêu thụ nội địa.
+ Khu A: 1B, Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh, đối với
hàng gia công, sản xuất xuất khẩu.
III. Những khác biệt trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu thực tế
bằng đường biển so với lý thuyết
Tuy quy trình giao nhận tại cảng thực tế là như vậy nhưng trên lý thuyết, nó vẫn
có đôi chút khác biệt.
- D/O có thể cầm 2 bản 1 bản nộp cho thương vụ cảng khi lấy phiếu xuất kho, 1
bản giữ lại để thanh lý cổng.
- Tờ khai hải quan điện tử đã thông quan không nhất thiết phải chuẩn bị từ trước.
Nhân viên giao nhận có thể trực tiếp rút về từ hải quan khi ra cảng nhận hàng.
17

- Nhân viên giao nhận có thể làm thủ tục giao nhận gộp 2, 3 hợp đồng trong tuần
cùng 1 ngày cụ thể, mặc dù giấy báo hàng đến ghi khác nhau, miễn là thấy tiện lợi.

đọng:
- Cơ sở vật chất và trợ cấp cho các nhân viên giao nhận đang còn khá khiêm tốn.
Đặc thù của nhân viên giao nhận ở Công ty là chủ yếu nhận chứng từ và ra cảng làm
thủ tục giao nhận, vì thế cơ sở vật chất của họ đã bị giảm lược. Tuy nhiên, nhiều khi
xuất nhập hàng hóa nhiều, theo mùa vụ, việc sử dụng các cơ sở vật chất đó như bàn
làm việc, máy vi tính đang còn chồng chéo, và hơi bất tiện.
- Đội ngũ khai báo thủ tục còn trẻ, đang còn trong quá trình tích lũy kinh nghiệm
về nghiệp vụ nên còn có khá nhiều sai sót trong quy trình khai báo hải quan, đặc
biệt là từ khi áp dụng hải quan điện tử vào thực tiễn. Từ các sự cố về khai báo, việc
nhận hàng của nhân viên giao nhận có thể bị trì hoãn do không rút được tờ khai, gây
sự chậm trễ cho cả quy trình chung.
- Các nhân viên giao nhận mới được tách từ phòng kho vận sang phòng kế hoạch
thị trường nên cũng gây một số bất lợi khi nhận hàng. Nhiều khi nhân viên giao
nhận nhận chỉ thị từ phòng kế hoạch ra cảng nhận hàng nhưng không có phương
tiện vận tải đưa hàng về (phương tiện vận tải do phòng kho vận chịu trách nhiệm
điều phối, thuê mướn) 19

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ NHẬN
HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG
I. Định hướng chiến lược phát triển trong thời gian tới của Công ty
1. Phương hướng phát triển chung

Đông, tác giả nhận thấy ban lãnh đạo Công ty đã hỗ trợ, và sự hợp tác chặt chẽ giữa
các phòng ban đã tạo được cho các nhân viên giao nhận có được một điều kiện
thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, nếu muốn được hoàn
thiện hơn nữa, chúng ta cần phải có một số giải pháp cụ thể:
1. Các yếu tố về phía Công ty:
- Tăng thêm trợ cấp cho các nhân viên giao nhận để bù lại các chi phí phát sinh
trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, đồng thời đó cũng là một nhân tố kích thích
tinh thần hăng hái hơn trong công việc của nhân viên. Hiện nay, chi phí trợ cấp của
Công ty áp dụng cho hầu hết các nhân viên giao nhận là 500 000đ chí phi đi lại (từ
năm 2003), 170 000đ tiền nước uống (từ năm 2003). Tuy nhiên, vật gíá hiện thời đã
có nhiều thay đổi đáng kể, chi phí đi lại cũng đã tăng nhiều. Điều đó chính là một
khó khăn không nhỏ, gây trở ngại tới tâm lý của các nhân viên khi được giao thực
hiện nghiệp vụ. Ngoài ra, Công ty nên trợ cấp thêm phí điện thoại cho nhân viên
giao nhận bằng các thẻ cào mệnh giá từ 100.000
đ
– 200.000
đ
vào hàng tháng để tạo
điều kiện cho họ có thể có điều kiện liên lạc được tốt hơn.
- Đầu tư thêm một số trang thiết bị cho các nhân viên giao nhận như bàn làm việc,
máy vi tính… để họ linh động hơn trong việc hoàn tất thủ tục. Nhất là vào các dịp
gần năm mới, các đơn hàng của Công ty thường tăng đột biến, do đó các công tác
chứng từ, giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu cũng trở nên tấp nập hơn. Vào
những dịp như vậy, một số nhân viên giao nhận đang còn phải “mượn” cơ sở vật
chất của nhân viên văn phòng để làm việc, điều đó thật sự rất bất tiện.
- Tăng tính phối hợp giữa các phòng ban, nhất là giữa phòng kho vận và phòng kế
hoạch trong việc điều phối các phương tiện vận tải phù hợp, kịp thời khi nhận hàng
nhập khẩu tại cảng. Phòng kế hoạch nên thông báo trước cho phòng kho vận ngày
nhận hàng, và phòng kho vận phải xác nhận kế hoạch điều động phương tiện vận tải
đúng giờ, đúng ngày, và phải chịu trách nhiệm cao về việc đó.


KẾT LUẬN
Hòa cùng xu thế phát triển chung của nền kinh tế thế giới, cộng với việc Việt
Nam đã gia nhập vào tổ chức kinh tế thế giới WTO đã mở ra những cơ hội cũng
như những thách thức to lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam. Điều này đòi hỏi các
doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến, đổi mới nâng cao khả năng cạnh tranh để
có thể đứng vững trong một sân chơi có tính cạnh tranh rất gay gắt như bây giờ.
Ngành dệt may Việt Nam trong những năm gần đây có những thành tích vượt
bậc. Kim ngạch xuất khẩu ngành dệt may chiếm tỉ trọng rất lớn, đứng thứ hai sau
xuất khẩu dầu thô. Thành công chung của ngành dệt may Việt Nam có sự đóng góp
không nhỏ của Công ty Cổ phần may Phương Đông. Với nỗ lực và phấn đấu không
ngừng, Công ty hiện là một trong năm doanh nghiệp có doanh thu nội địa cao nhất
của Tổng công ty Dệt may Việt Nam, là chàng đầu Việt Nam về thời trang may mặc
xuất khẩu và nội địa.
Trong những năm tới, Công ty đã có kế hoạch mở rộng thị trường tìm kiếm nhiều
bạn hàng mới với giá trị hợp đồng cao. Điều này đồng nghĩa với việc xuất nhập
khẩu của Công ty ngày càng được mở rộng. Đồng thời vai trò của công tác giao
nhận trong xuất nhập khẩu của Công ty ngày cảng phải được chú trọng. Với những
kiến thức đã được trang bị ở trường đại học cùng thời gian thực tế tại Công ty. qua
bài viết này, tác giả đã cố gắng đưa ra những nét nổi bật và hạn chế trong nghiệp vụ
giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty. Từ đó đưa ra
một số kiến nghị với hy vọng phần nào lấp đầy được những thiếu sót chưa được
hoàn chỉnh trong quá trình thực hiện công tác giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu
phục vụ sản xuất – gia công xuất khẩu tại Công ty.