- 1 - TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ 2 TẠI TP HỒ CHÍ MINH
CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

ĐỀ TÀI
TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN
HÀNG MỸ PHẨM NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY TNHH KIM GIA MINH SVTH: Đào Thị Huyền Trang
MSSV: 0851015638
Lớp : K47D – A14
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Phương Chi TpHCM, tháng 8 năm 2011.
- 2 -

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KIM GIA MINH 3
I. Quá trình hình thành và phát triển của Cty TNHH Kim Gia Minh 3

2. Đối thủ cạnh tranh 19
3. Nhu cầu thị trường 19
II. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty TNHH Kim Gia Minh đến
năm 2015 20
III. Giải pháp 20
KẾT LUẬN 23
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
- 4 -

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT


TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh
- 6 -

LỜI MỞ ĐẦU
Xuất nhập khẩu đã và đang giữ vị trí hàng đầu trong hoạt động ngoại thương.
Ngày nay, không chỉ ở các nước phát triển thì hoạt động này mới diễn ra rầm rộ, mà
ở các nước đang phát triển, xu thế này ngày một phát triển mạnh. Hòa nhập cùng
với xu hướng này, nhiều công ty ở Việt Nam chuyên về mảng forwarding và
logistics đã lần lượt ra đời, đánh dấu bước phát triển mới của ngoại thương Việt
Nam.
Nhận thấy được điều này nên sau một thời gian học các môn nghiệp vụ và

Sinh viên thực hiện
Đào Thị Huyền Trang

- 8 -

CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KIM GIA MINH
I. Quá trình hình thành và phát triển công ty
Căn cứ vào quyết định số 4102027734 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành

phát triển lớn mạnh, đáp ứng được hầu hết những yêu cầu khắt khe của thị trường.
Từ một công ty nhỏ, sau hơn 5 năm hoạt động, đến nay công ty đã có thị trường khá
ổn định trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
II. Bộ máy tổ chức hành chính của công ty TNHH Kim Gia Minh Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức hành chính của công ty TNHH Kim Gia Minh
(Nguồn: Luận chứng kinh tế Công ty TNHH Kim Gia Minh)
Công ty TNHH Kim Gia Minh tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng,
quyền quyết định tập trung chủ yếu ở Ban giám đốc, trách nhiệm quản lý do các
phòng ban chức năng, các trưởng phòng thực hiện.
Để thống nhất công tác quản lý, tạo sự xuyên suốt trong quá trình điều hành
hoạt động cũng như nâng cao tính hiệu quả từng chức năng và nhiệm vụ của các
phòng ban, Ban lãnh đạo được qui định như sau:
BAN GIÁM ĐỐC
P. K
Ỹ


BPHẬN
GIAO
NHẬN
BPHẬN
CHỨNG
TỪ
- 10 -

1. Ban giám đốc
Trực tiếp tổ chức và điều hành những hoạt động của công ty theo đúng luật,
đúng điều lệ của công ty. Đồng thời xác định mục tiêu, xây dựng phương hướng
phát triển của công ty ở mọi lĩnh vực công tác kế hoạch, tài chính, đầu tư phát
triển…
2. Bộ phận kế toán
Ghi chép đầy đủ chứng từ, cập nhật sổ sách chứng từ kế toán theo quy định
của pháp luật, phản ánh chân thực chính xác các số liệu về tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty.
Tổ chức thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách
nhà nước theo quy định của pháp luật, phát hiện và ngăn chặn kịp thời việc sử dụng
vốn, tài sản và vật tư sai mục đích.
Quản lý ngân sách các phòng ban, theo dõi tình hình hoạt động của công ty:
doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
3. Phòng kỹ thuật và điều độ
Phân công, điều độ nhân viên (lái xe và phụ xe) vận chuyển hàng hóa một
cách hợp lý, đúng tiến độ.
Thực hiện các công tác sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống máy
móc, các thiết bị, xe container vận chuyển, đảm bảo chất lượng cho xe được vận
hành một cách tốt nhất.
Cung cấp và kiểm soát mức độ tiêu thụ nhiên liệu.
4. Phòng xuất nhập khẩu

công ty gia tăng cả về số lượng đơn đặt hàng cũng như giá trị mỗi đơn hàng. Đồng
thời, đây cũng là khoảng thời gian đánh dấu sự thành công của công ty trong việc
mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh vào năm 2006, chuyển từ mô hình chỉ cung
cấp dịch vụ vận chuyển nội địa và vận tải tại cảng sang mô hình vừa cung cấp dịch
vụ vận tải vừa thực hiện hoạt động giao nhận, trong đó bao gồm cả dịch vụ khai
thuê hải quan.
Giai đoạn 2008- 2009, doanh thu tăng 21.6%, lợi nhuận tăng 30.9%. Doanh
thu và lợi nhuận tăng nhẹ do chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính thế
giới, nhưng nhờ vào sự nỗ lực hết mình của toàn thể công ty và sự tin cậy của khách
- 12 -

hàng thân thiết thường xuyên có hàng nhập, Công ty Kim Gia Minh đã vượt qua
khó khăn và biến động của cơ chế thị trường để duy trì được mức doanh thu và lợi
nhuận.
Giai đoạn 2009-2010, doanh thu, lợi nhuận của công ty tăng một cách đáng
kể, doanh thu tăng 22.4% và lợi nhuận tăng 37.1%. Đó là do công ty đã tận dụng
những cơ hội mà thị trường mang lại khi Việt Nam gia nhập WTO, đồng thời phát
huy thế mạnh trên lĩnh vực giao nhận với đội ngũ nhân viên có bề dày kinh nghiệm,
chất lượng luôn ổn định và đáp ứng nhu cầu tốt nhất cho khách hàng.

- 13 -

CHƯƠNG 2
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG
MỸ PHẨM NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
TY TNHH KIM GIA MINH
I. Công tác tổ chức, thực hiện giao nhận hàng mỹ phẩm nhập khẩu tại KGM
1. Giới thiệu chung về lô hàng
Công ty P&G Việt Nam nhập khẩu từ Công ty P&G Thái Lan lô hàng mỹ
phẩm Olay, Head&Shoulder, Rejoice. Công ty P&G Việt Nam thuê Công ty TNHH

NHẬN HÀNG TẠI CẢNG VÀ GIAO
CHO KHÁCH HÀNG

THANH TOÁN CHI PHÍ LÀM
HÀNG V
Ớ
I KHÁCH HÀNG

- 14 -

2.1. Nhận chứng từ nhập khẩu từ khách hàng
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival notice), P&G sẽ fax hoặc mail
bộ chứng từ cho KGM. Các nhân viên giao nhận KGM phải có trách nhiệm kiểm tra
sự phù hợp của các thông tin và số liệu trên bộ chứng từ.
Một bộ chứng từ thường bao gồm: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu
đóng gói, vận đơn đường biển, giấy báo hàng đến. Tùy theo đặc điểm của từng lô
hàng mà bộ chứng từ cần có thêm các giấy tờ khác.
Với lô hàng mỹ phẩm lần này, ngoài các giấy tờ kể trên, bộ chứng từ còn bao
gồm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O Form D) do lô hàng này có xuất xứ
từ Thái Lan nên được hưởng chế độ ưu đãi về thuế quan, Giấy ủy quyền nhập khẩu
(Hợp pháp hóa lãnh sự) theo Thông báo 197/TB-BCT của Bộ Công thương, Giấy
phép nhập khẩu tự động theo Thông tư 24/2010/TT-BCT của Bộ Công thương.
Ngoài ra, P&G còn cung cấp giấy giới thiệu cho Công ty Kim Gia Minh để
thuận tiện trong việc làm chứng từ ở Hải quan, các hãng tàu và cảng…
Lưu ý: Các chứng từ sao y cần có chữ ký và xác nhận của chủ hàng và chủ
hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật.
2.2. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Nhân viên giao nhận KGM chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
+ Hợp đồng (Purchase Contract)
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

hành khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm EcusK2.
 Bước 1: Nhân viên KGM nhập dữ liệu vào phần mềm EcusK2:
+ Nhập thông tin tờ khai: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại
hình nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, phương tiện vận tải, vận tải đơn,
nước xuất khẩu, cảng – địa điểm xếp hàng, cảng – địa điểm dỡ hàng, điều kiện giao
hàng, đồng tiền thanh toán – tỷ giá tính thuế, phương thức thanh toán ….
+ Nhập danh sách hàng tờ khai: Tên hàng – quy cách phẩm chất, mã
số hàng hóa (mã HS), xuất xứ hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ, trị
giá nguyên tệ, thuế suất thuế nhập khẩu (5%, do lô hàng có xuất xứ Thái Lan được
hưởng chế độ ưu đãi về thuế quan) , thuế suất thuế VAT (10%).
Sau khi tiến hành ghi lại, phần mềm EcusK2 sẽ tự động tính số tiền
thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lô hàng này.
- 16 -

+ Các chứng từ kèm theo: Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Tờ khai trị
giá PP1, các chứng từ đính kèm dạng ảnh (hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing
list, vận đơn, C/O Form D, giấy ủy quyền nhập khẩu).
Trong đó, tờ khai trị giá PP1 cho biết trị giá tính thuế bằng đồng Việt
Nam của từng mặt hàng, là cơ sở để công chức hải quan chấp nhận hoặc không chấp
nhận việc khai báo về giá của doanh nghiệp.
 Bước 2: Sau khi nhập xong thì tiến hành khai báo, dữ liệu sẽ chuyển qua
mạng vào hệ thống tiếp nhận Hải quan. Hệ thống tiếp nhận của Hải quan nhận được
các dữ liệu này tự động cấp cho doanh nghiệp số tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ hải quan
kiểm tra dữ liệu doanh nghiệp truyền đã chính xác và phản hồi số tờ khai.
Sau khi đã có số tờ khai, nhân viên giao nhận KGM chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
Tờ khai hải quan (in từ phần mềm khai báo), hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận
đơn, mail hoặc fax qua cho P&G để P&G tiến hành xin Chứng thư bảo lãnh của
Ngân hàng.
Mục đích của việc xin Chứng thư bảo lãnh Ngân hàng: Do lô hàng mỹ phẩm
này là mặt hàng tiêu dùng nên doanh nghiệp phải thực hiện việc nộp thuế ngay

D/O đó và giao cho nhân viên KGM Phiếu giao nhận container (EIR).
Nhân viên KGM mang phiếu EIR đến Phòng Điều động cảng nhờ họ chuyển
container ra bãi kiểm hoá.
2.5.2 Kiểm hoá hàng
Nhân viên giao nhận mời cán bộ Hải quan đến kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi cán bộ Hải quan xác định container còn nguyên seal gốc, đúng số container,
đúng số seal, người giao nhận liên hệ với công nhân cảng tiến hành cắt seal, mở
container và bắt đầu kiểm hoá.
Lô hàng này được phân kiểm theo tỷ lệ 10%, thực hiện bằng phương pháp
kiểm tra thủ công. Lô hàng này chỉ cần kiểm tra thủ công về tình trạng bao bì, số
lượng, chủng loại (để xác định chính xác mã HS) và xuất xứ của hàng hóa thể hiện
trên bao bì có thực từ Thái Lan hay không.
Sau khi cán bộ Hải Quan kiểm tra thực tế lô hàng, đồng ý là hàng hóa thực
nhập đúng với khai báo của chủ hàng trên tờ khai, cán bộ Hải quan ký xác nhận
thông quan lô hàng.

- 18 -

2.5.3 Thanh lý cổng:
Đây là khâu cuối cùng của quá trình nghiệp vụ giao nhận hàng, người giao
nhận sẽ mang tờ khai đã được ký xác nhận thông quan, lệnh giao hàng và phiếu
giao nhận container (EIR) trình cho Hải quan giám sát cổng. Tại đây, cán bộ Hải
quan sẽ ký xác nhận, đóng dấu lên phiếu EIR và giữ lại 01 D/O.
Nhân viên giao nhận Công ty Kim Gia Minh giao phiếu EIR có xác nhận của
Hải quan cổng cho tài xế xe container kéo container về kho của công ty P&G.
2.6. Tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách hàng
Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan cho hàng hoá và chuyển hàng về kho
cho Công ty P&G xong thì Công ty Kim Gia Minh tiến hàn việc thanh toán chi phí
làm hàng với P&G như sau:
+ Trả lại toàn bộ hồ sơ bản chính cho P&G, chỉ lưu lại bản sao.

+ Đăng ký tờ khai
+ Đăng ký kiểm hóa
+ Tiến hành kiểm hóa
+ Kiểm tra thuế
+ Nhận thông báo thuế, đóng thuế và lệ phí hải quan
- Bước 3: Nhận hàng từ cảng hoặc tàu:
+ Lấy lệnh giao hàng (D/O)
+ Xác nhận D/O và đối chiếu Manifest
+ Đóng lệ phí
+ Lấy phiếu vận chuyển và nhận hàng.
2. So sánh thực tế: Trong quá trình thực tập em đã thấy được những bước làm
hàng được áp dụng vào thực tế như đã trình bày trong Chương 2.
- Bước 1: Nhận chứng từ nhập khẩu từ khách hàng.
- Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan để khai báo.
- Bước 3: Liên lạc với hãng tàu để nhận lệnh giao hàng.
- Bước 4: Khai báo Hải quan.
- Bước 5: Nhận hàng tại cảng và giao cho khách hàng.
- Bước 6: Tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách hàng.
- 20 -

Nhìn vào các bước trong quy trình lý thuyết và quy trình thực tế, ta có thể
thấy những điểm khác biệt sau đây:
- Trong quy trình lý thuyết không có bước “Nhận chứng từ nhập khẩu từ
khách hàng” và bước “Tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách hàng”
như trong quy trình thực tế. Nguyên nhân của sự khác biệt này là do Công ty Kim
Gia Minh không phải là chủ lô hàng mà là người môi giới, thực hiện dịch vụ giao
nhận hàng hóa nhập khẩu trọn gói cho chủ hàng là Công ty P&G.
- Trong quy trình lý thuyết, đối với mặt hàng tiêu dùng như lô hàng mỹ phẩm
thì phải nộp thuế trước khi được nhận hàng. Tuy nhiên, trong quy trình thực tế,
Công ty P&G đã xin Thư bão lãnh của Ngân hàng để được ân hạn việc nộp thuế

- Công tác làm hồ sơ, chuẩn bị các giấy tờ giao nhận còn nhiều bất cập:
Đây là một công việc rất phức tạp vì nó bao gồm nhiều công đoạn và phải
chuẩn bị nhiều loại giấy tờ như : hợp đồng, hóa đơn thương mại, giấy phép nhập
khẩu… Trong quá trình lên hồ sơ, do các yếu tố khách quan cũng như chủ quan, đôi
khi nhân viên công ty có những sai sót trong việc đối chiếu thông tin giữa các loại
giấy tờ, hệ thống mạng hải quan gặp sự cố, doanh nghiệp phải xin nhiều loại giấy
phép…gây ra sự chậm trễ trong việc hoàn thiện bộ chứng từ.
- Cơ sở vật chất chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc:
Hiện nay, số lượng các phương tiện của công ty để phục vụ cho quá trình lưu
thông hàng hóa gồm có: 7 chiếc xe tải, 18 cái đầu kéo, 40 Rơ mooc và 20 container.
Với số liệu như trên, hiện nay công ty TNHH Kim Gia Minh chưa đáp ứng đủ các
đơn hàng của khách hàng. Để có đủ phương tiện phục vụ cho việc vận chuyển, công
ty phải thuê container ở ngoài với số lượng trung bình một tháng từ 20 – 30
container, làm cho việc giao hàng bị chậm trễ.
- Thiếu nguồn nhân lực, trình độ chuyên môn của các nhân viên chưa
đồng đều.
Số lượng nhân viên chưa đáp ứng được hết công việc, các nhân viên giao
nhận phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc, vừa làm giấy tờ khai báo Hải quan,
vừa lo vận chuyển, chạy các giấy tờ ở bên ngoài… nên hiệu quả làm việc chưa cao,
ảnh hưởng đến chất lượng cung cấp dịch vụ của công ty.
- 22 -

Trình độ của các nhân viên chưa đồng đều, khả năng tiếp thu những kinh
nghiệm cũng như việc giải quyết sự việc trong mỗi tình huống của một số nhân viên
còn hạn chế.
Để công tác giao nhận và vận chuyển hàng hóa được thực hiện tốt, công ty
cần phải khắc phục những mặt còn tồn tại và đưa ra những phương pháp giải quyết
phù hợp với điều kiện phát triển của công ty nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của
khách hàng và nâng cao uy tín, chất lượng dịch vụ của công ty.


Trong giai đoạn vừa qua, chính phủ Việt Nam đã đưa ra rất nhiều chính sách
khác nhau nhằm điều chỉnh nền kinh tế nói chung. Một số chính sách tạo điều kiện
thuận lợi cho hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu như: đổi mới thủ tục hải quan
giúp quá trình hoàn thành thủ tục khai thuê thực hiện nhanh chóng, nâng cấp và cải
thiện hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông giúp quá trình vận chuyển hiệu quả hơn…
Tuy nhiên, cũng có những chính sách đã ảnh hưởng trái chiều lên hoạt động
giao nhận hàng nhập khẩu:
+ Chính sách hạn chế nhập siêu của Bộ Công thương bằng cách sử dụng
nhiều biện pháp quyết liệt như tăng thuế, dán tem nhập khẩu bắt buộc, yêu cầu phải
có giấy phép mới được nhập khẩu để kiểm soát chặt tình hình nhập khẩu những mặt
hàng không thiết yếu như mỹ phẩm, điện thoại di động, ô tô…Chẳng hạn như lô
hàng mỹ phẩm nói trên, Bộ Công thương yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu tự
động mới được phép nhập khẩu, thời gian chờ cấp giấy phép là 15 ngày. Chính sách
này đã gây không ít khó khăn trong khâu hoàn thiện chứng từ gây chậm trễ trong
việc hoàn thành dịch vụ của Công ty KGM.
+ Chính sách ổn định vĩ mô, nổi bật là việc Bộ Tài chính cho phép điều
chỉnh giá xăng dầu, đợt 1 vào ngày 24/2/2011 làm giá xăng tăng từ 16.400 đồng lên
19.300 đồng và giá dầu Diesel từ 14.750 đồng lên 18.300 đồng; đợt hai ngày
- 24 -

29/3/2011 làm giá xăng tăng từ 19.300 đồng lên 21.300, giá dầu Diesel từ 18.300
đồng lên 21.100 đồng. Các đợt điều chỉnh tăng giá xăng dầu đã gây khó khăn lớn
cho doanh nghiệp vận tải nói chung và Công ty TNHH Kim Gia Minh nói riêng
trong vấn đề điều chỉnh giá cước vận chuyển cũng như tăng thêm chi phí vốn đã là
một trở ngại lớn của công ty.
+ Những qui định chưa thực sự cụ thể về khái niệm, quyền hạn, trách nhiệm
của hoạt động giao nhận vận tải và người giao nhận vận tải đã và đang tạo ra sức ép
lớn cho doanh nghiệp trong nước khi các doanh nghiệp qui mô lớn của nước ngoài
tham gia vào các hoạt động trên.
2. Đối thủ cạnh tranh

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, chú trọng đến những chính sách tuyển
chọn và đào tạo đội ngũ nhân viên, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Chú trọng đầu tư và phát triển dịch vụ xuất nhập khẩu – khai thuê hải quan.
Mở rộng thêm các dịch vụ khác như kinh doanh kho bãi, lưu trữ và bảo quản
hàng hóa.
Tập trung cải tạo, nâng cấp và mở rộng hệ thống vận chuyển ở tất cả các tỉnh
thành, tiếp cận thêm các thị trường tiềm năng đặc biệt là khu vực tỉnh thành lân cận
các thành phố lớn.
Đưa ra những chiến lược xúc tiến nhằm quảng bá thương hiệu, thu hút thêm
nhiều khách hàng mới.
III. Giải pháp
Trước tình hình thị trường logistics cạnh tranh gay gắt, Công ty KGM phải
không ngừng nâng cao nghiệp vụ, cải tiến những khâu, quy trình còn nhiều vướng
mắc nhằm tạo môi trường cạnh tranh tốt. Có như thế, công ty mới giữ được mối
quan hệ tốt với khách hàng quen và tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng
hơn.
Qua phân tích tình hình tổ chức thực hiện giao nhận hàng xuất bằng đường
biển tại Công ty KGM, ta thấy quy trình thực hiện gặp khá nhiều thuận lợi, và bên
cạnh những thuận lợi này là vô số khó khăn, trở ngại. Do đó, em xin đề xuất một số
giải pháp cho tình hình này.