Phân tích thiết kế Hệ thống
LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển càng có nhiều đối tượng thông tin đa dạng. Việc nắm
bắt và quản trị các thông tin ấy ngày càng trở nên khó khăn, phức tạp hơn đòi hỏi
người quản lý phải luôn năng động và sáng tạo. Công nghệ thông tin đang dần trở
thành một lĩnh vực phát triển mũi nhọn bởi ứng dụng và những lợi ích của nó đem
lại.Có nhiều công việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là công tác quản lý.
Các chương trình quản lý đã giúp cải tiến về số lượng và chất lượng với độ chính xác
cao của việc quản lý. Trong những năm gần đây, các chương trình quản lý không còn
xa lạ với các cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp …Quản lý đã xâm nhập
vào lĩnh vực đời sống xã hội như: Quản lý nhân sự , quản lý chương trình đào tạo,
quản lý điểm học sinh sinh viên , quản lý thư viện trong các trường đại học cao đẳng
và trung học phổ thông…
Trong quân đội nói chung và trong Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự nói riêng đã và
đang từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình để trợ giúp
cho công tác quản lý con người cũng như các công việc quản lý cán bộ, quản lý quá
trình lên lương và thăng quân hàm của cán bộ, quản lý sổ sách, tài liệu, đề tài nghiên
cứu, đồ án tốt nghiệp… Trong đó, công tác quản lý Hồ sơ cán bộ là một trong những
mảng hết sức quan trọng và phức tạp. Xây dựng một H thng phn mm qun l hồ
sơ cán bộ là cơ sở đảm bảo cho công tác xét thăng quân hàm, thăng chức, nâng
lương,chuyển công tác …dễ dàng, nhanh chóng và tiện ích, làm giảm công sức của
cán bộ công tác trong mảng này.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là một kỹ thuật rất quan trọng trong xây
dựng các hệ thống thông tin ứng dụng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó là
điều kiện đầu tiên, quan trọng nhất để xây dựng một hệ thống, nó quyết định đến mô
hình của hệ thống là lớn hay nhỏ, nhiều chức năng hay ít chức năng và quyết định đến
hoạt động của hệ thống ( tính tối ưu của hệ thống ),…
Vì những lý do trên, nên em đã nhận đề tài “Phân tích, thiết kế, xây dựng hệ
thống hỗ trợ quản hồ sơ cán bộ” . Do bước đầu làm quen với việc phân tích thiết kế
một hệ thống nên kinh nghiệm còn hạn chế và do thời gian có hạn nên bài của em còn
nhiều thiếu xót, mong cô và các sữa chữa giúp em để em có thể hoàn thiện đề tài của

+ Lập danh sách cán bộ cũ và mới.
+ Phản hồi lại thông tin cho cán bộ, đơn vị các cấp.
+ Chuyển hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định cho bộ phận quản lý hồ
sơ.
Lê Duy Sơn Page 2
Phân tích thiết kế Hệ thống
 Bộ phận quản lý hồ sơ: thực hiện các công việc sau:
+ Tiếp nhận yêu cầu, đề nghị hợp lý; hồ sơ hợp lệ và các quyết định từ bộ phận
tiếp nhận hồ sơ để xứ lý các công việc tiếp theo.
+ Cập nhật mới hồ sơ đối với những cán bộ mới đến công tác tại Học viện.
+ Kiểm tra lại thông tin hồ sơ đã có đối với những cán bộ cũ để xác định các
thông tin có sự thay đổi cần bổ sung, chỉnh sửa.
+ Chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ.
+ Lưu hồ sơ.
+ Tìm kiếm, tra cứu thông tin về cán bộ.
+ Lập thống kê, báo cáo theo yêu cầu.
3. Quy trình xử lý.
 Tiếp nhận hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định.
Khi một cán bộ mới bắt đầu đến làm việc tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự thì
sẽ có giấy giới thiệu và bộ hồ sơ (bao gồm thông tin về hồ sơ cá nhân, thông tin về
quan hệ gia đình, thông tin hồ sơ về quá trình đào tạo, cấp bậc, chức vụ; khen thưởng,
kỷ luật,…) được gửi tới Ban cán bộ. Toàn bộ hồ sơ và các giấy tờ liên quan sẽ được
đưa đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện Kỹ Thuật Quân Sự thỉnh
thoảng có đợt cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ
Khi đó, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ từ phía cán bộ,
hoặc từ phía cơ quan, đơn vị của cán bộ gửi đến sau đó thực hiện kiểm tra hồ sơ và
thẩm định lại thông tin hồ sơ
+/ Nếu mọi thông tin đều rõ ràng, hợp lệ thì sẽ thực hiện chuyển hồ sơ
sang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý tiếp.

thì sẽ chuyển hẳn các bộ hồ sơ này vào lưu trữ.
Khi tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị từ cấp cơ sở (đề nghị xét thăng quân hàm,
khen thưởng, kỷ luật,…) thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ sẽ
tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các tiêu chuẩn, nếu đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi đề
nghị lên Đảng uỷ học viện xem xét; còn nếu không đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi trả
lại các đề nghị.
Khi nhận các quyết định (quyết định thăng quân hàm; quyết định khen thưởng,
kỷ luật; quyết định chuyển công tác, quyết định về hưu,…) thông qua bộ phận tiếp
nhận hồ sơ, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật những thông tin mới này. Sau khi thực
hiện xong sẽ gửi các quyết định này xuống đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực
thi quyết định.
Lê Duy Sơn Page 4
Phân tích thiết kế Hệ thống
Trong quá trình quản lý hồ sơ, khi có yêu cầu xem, tìm thông tin về cán bộ
hoặc nhóm cán bộ nào đó bộ phận này sẽ thực hiện việc tra cứu, tìm kiếm thông tin về
cán bộ và đưa ra danh sách những kết quả tìm kiếm đáp ứng yêu cầu.
Thống kê báo cáo khi có yêu cầu của trên.
4. Quy tắc quản lý.
Quy tắc quản lý của hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ tuân theo điều lệnh của
QĐNDVN và quy định của HVKTQS…Tóm tắt ở một số điểm chính sau :
1. Mọi hồ sơ khi được tiếp nhận đều phải hợp lệ với đầy đủ các thông tin yêu
cầu.
2. Việc cập nhật thông tin phải kịp thời và chính xác mỗi khi có sự thay đổi
3. Các yêu cầu , đề nghị cần đươc chuyên đến đúng bộ phận phụ trách và đều
phải được giải quyết một cách hợp lý
4. Công việc kiểm tra , thông kê báo cáo cần phải đươc tiến hành thương
xuyên để đảm bảo độ linh hoạt của hệ thống ….
5. Mẫu biểu
HỒ SƠ CÁ NHÂN
Họ tên thường dùng:………………………………… (Nam, Nữ)

- Ngoại ngữ (trình độ, tháng năm)…………………………………………………
Các danh hiệu được phong (tháng, năm)………………………………………
Đã đi học tập, công tác ở nước ngoài nào? thời gian? Lý do?………………………
Chiến trường đã qua (thời gian) chiến đấu, phục vụ chiến đấu (đối tượng, cương vị,
đơn vị)……………………………………………………………………………
Sức khoẻ loại:………………………Bệnh chính (mức độ)………………………
Thương tật, lý do (thời gian bị thương, vết thương, nơi bị thương, thời gian giám
định, loại, tỷ lệ)……………………………………………………………………
Họ tên, địa chỉ của những người khi cần báo tin:…………………………………
1……………………………………………………………………………
2……………………………………………………………………………
Lê Duy Sơn Page 6
Phân tích thiết kế Hệ thống
 Quyết định chuyển công tác
BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỌC VIỆN KTQS Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐĐ - EĐ Hà Nội, ngày tháng năm
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm cán bộ
HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
- Căn cứ vào luật sĩ quan Quân đội nhân dân Việt Nam ngày 21 tháng 12 năm 1999;
- Căn cứ nhu cầu biên chế, phẩm chất đạo đức cách mạng và năng lực của cán bộ;
- Căn cứ uỷ quyền của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Bổ nhiệm đồng chí:………………………………………….Cấp bậc:……
Chức vụ, đơn vị:……………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Nay giữ chức:………………………………………………………………
Điều 2: Ngày tháng năm phải có mặt tại đơn vị mới.
Điều 3: Chỉ huy các đơn vị, cơ quan có liên quan và đồng chí có tên trên chịu trách

 Quyết định kỷ luật
Lê Duy Sơn Page 8
Phân tích thiết kế Hệ thống
BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỌC VIỆN KTQS Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ - KL Hà Nội, ngày tháng năm
QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
Về việc thi hành kỷ luật cán bộ
GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
- Căn cứ……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
- Nhận thấy: ………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Thi hành kỷ luật bằng hình thức: ……………………… …đối với cán bộ
……………………………………………………………………………
Cấp bậc:……………………………………… Chức vụ:…………………
Đơn vị:……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Điều 2:
Điều 3:
Ngày tháng năm Giám đốc học viện
• Quá trình công tác
Lê Duy Sơn Page 9
QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
Mã cán bộ …………………………………………

thưởng
Kỷ luật
Phân tích thiết kế Hệ thống
5.Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống
II. Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.
1. Mô tả chi tiết công việc.
Lê Duy Sơn Page 11
Phân tích thiết kế Hệ thống
Dự án: Quản lý cán bộ Tiểu dự án: Quản lý hồ sơ cán bộ STT :1
Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ngày 08/03/08
 Công việc Kiểm tra hồ sơ :
 Điều kiện ban đầu : Khi đã tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ
 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, tài liệu liên quan
 Thông tin đầu ra : Danh sách những bộ hồ sơ hợp lệ và những bộ hồ sơ chưa
hợp lệ
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ
 Tần suất : Hơn 1500 bộ hồ sơ / 1 năm
 Thời lượng : 10 phút/bộ hồ sơ
 Công việc Lập danh sách những cán bộ mới và cũ :
 Điều kiện ban đầu : Khi đã kiểm tra xong hồ sơ
 Thông tin đầu vào : Các hồ sơ hợp lệ
 Thông tin đầu ra : Danh sách những cán bộ mới và cũ
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ
 Tần suất : Hơn 2000 người / 1 năm
 Thời lượng : 30 phút/1bản danh sách
 Công việc Tiếp nhận, xem xét các yêu cầu, đề nghị của các cấp :
 Điều kiện ban đầu : Khi có yêu cầu, đề nghị được gửi tới Ban cán bộ
 Thông tin đầu vào : Các yêu cầu, đề nghị của các cấp
 Thông tin đầu ra : Danh sách những yêu cầu, đề nghị thuộc phạm vi giải
quyết và có thể giải quyết được của Ban cán bộ.

 Công việc Tổng hợp, thống kê và lập báo cáo về cán bộ :
 Điều kiện ban đầu : Khi đã có dữ liệu đầy đủ về từng cán bộ, có yêu cầu báo
cáo
 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, các yêu cầu cần thống kê, lập báo cáo
 Thông tin đầu ra : Văn bản in kết quả thống kê cần báo cáo
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ
 Tần suất : Hơn 1 lần / 1 tháng
 Thời lượng : Khoảng hơn 10 phút
2. Mô tả chi tiết dữ liệu.
Dự án: Quản lý cán bộ Tiểu dự án: Quản lý hồ sơ cán bộ STT : 1
Loại : Phân tích hiện
trạng
Mô tả dữ liệu Ngày 09/03/08
Tên dữ liệu: Mã cán bộ
Định nghĩa: Dùng để xác định một cán bộ cụ thể, mỗi cán bộ có một mã riêng để
phân biệt với cán bộ khác (mã này là duy nhất, không trùng lặp)
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 6 ký tự, hai kí tự đầu viết hoa
Loại hình:Sơ cấp
Số lượng: 1500
Lê Duy Sơn Page 13
Phân tích thiết kế Hệ thống
Ví dụ:CB0001, CB0002,…
Tên dữ liệu: Họ tên cán bộ
Định nghĩa: Chỉ tên của cán bộ đã và đang công tác tại Học viện (trong phạm vi Học
viện quản lý).
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm từ 30 đến 40 kí tự.
Loại hình: Sơ cấp
Số lượng: 1500
Ví dụ: Lê Duy Sơn, Hoàng Duy,…
Tên dữ liệu: Ngày sinh

Ví dụ: Trưởng phòng, Chủ nhiêm bộ môn ,
Tên dữ liệu: Mã cấp bậc
Định nghĩa: Dùng để xác định cấp bậc quân hàm mà sỹ quan đang đeo.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm khoảng 5 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: 4/, 3//,…
Tên dữ liệu: Tên cấp bậc
Định nghĩa: Dùng để xác định tên cấp bậc quân hàm mà sỹ quan đang đeo.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 10 đến 20 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: Đại úy, Thượng tá,…
Lê Duy Sơn Page 15
Phân tích thiết kế Hệ thống
Tên dữ liệu: Mã đơn vị
Định nghĩa: Dùng để xác định đơn vị mà cán bộ đó công tác.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 6 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: P4, K6, d3…
Tên dữ liệu: Tên đơn vị
Định nghĩa: Dùng để xác định tên đơn vị mà cán bộ đó công tác.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 20 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: Tiểu đoàn 3, Trung tâm mô phỏng…
Tên dữ liệu: Chuyên môn
Định nghĩa: Dùng để chỉ công việc chuyên môn mà cán bộ đang đảm nhiệm.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu kí tự, bao gồm 15 kí tự, kí tự đầu viết hoa
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: Giảng viên
Tên dữ liệu: Loại khen thưởng
Định nghĩa:Dùng để xác định hình thức mà người cán bộ đó được khen thưởng.

nhận hồ sơ
1danh
sách/ 1
tháng
D3 D4
T3 Tiếp nhận, xem xét
các đề nghị của các
cấp
Bộ phận tiếp
nhận hố sơ
10 yêu cầu,
đề nghị/ 1
tuần
D1 D5
T4 Cập nhật mới hồ sơ Bộ phận quản
lý hồ sơ
150 bộ / 1
năm
D1 D6
T5 Chỉnh sửa, bổ sung
thông tin vào hồ sơ
Bộ phận quản
lý hồ sơ
2000 bộ / 1
năm
D1, D7 D8
T6 Tìm kiếm, tra cứu Bộ phận quản 10 lần/ 1 D1, D9 D10
Lê Duy Sơn Page 17
Phân tích thiết kế Hệ thống
thông tin cán bộ lý hồ sơ tuần

D9 Danh sách các tiêu chí tìm kiếm T6
D10 Danh sách kết quả tìm kiếm được theo yêu cầu T6
D11 Danh sách các yêu cầu cần thống kê, lập báo cáo T7
Lê Duy Sơn Page 18
Phân tích thiết kế Hệ thống
D12 Các văn bản in kết quả thống kê cần báo cáo T7
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
I) Sơ đồ phân rã chức năng.
 Xác định các chức năng chi tiết.
Lê Duy Sơn Page 19
Phân tích thiết kế Hệ thống
Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hệ thống ta đánh dấu các động từ + bổ
ngữ liên quan đến công việc của hệ thống như sau:
 Tiếp nhận hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định.
Khi một cán bộ mới bắt đầu đến làm việc tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự thì
sẽ có giấy giới thiệu và bộ hồ sơ (bao gồm thông tin về hồ sơ cá nhân, thông tin về
quan hệ gia đình, thông tin hồ sơ về quá trình đào tạo, cấp bậc, chức vụ; khen thưởng,
kỷ luật,…) được gửi tới Ban cán bộ. Toàn bộ hồ sơ và các giấy tờ liên quan sẽ được
đưa đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện Kỹ Thuật Quân Sự thỉnh
thoảng có đợt cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ
Khi đó, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ từ phía cán bộ,
hoặc từ phía cơ quan, đơn vị của cán bộ gửi đến sau đó thực hiện kiểm tra hồ sơ và
thẩm định lại thông tin hồ sơ
+/ Nếu mọi thông tin đều rõ ràng, hợp lệ thì sẽ thực hiện chuyển hồ sơ
sang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý tiếp.
+/ Nếu quá trình kiểm tra có những thông tin còn chưa rõ ràng, chưa
chính xác thì bộ phận này sẽ phản hồi thông tin trở lại cho cán bộ hoặc đơn vị,
tổ chức liên quan để xác thực lại những thông tin của họ.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận này sẽ lập danh sách những cán bộ mới

nghị lên Đảng uỷ học viện xem xét; còn nếu không đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi trả
lại các đề nghị.
Khi nhận các quyết định (quyết định thăng quân hàm; quyết định khen thưởng,
kỷ luật; quyết định chuyển công tác, quyết định về hưu,…) thông qua bộ phận tiếp
nhận hồ sơ, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật những thông tin mới này. Sau khi thực
hiện xong sẽ gửi các quyết định này xuống đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực
thi quyết định.
Trong quá trình quản lý hồ sơ, khi có yêu cầu xem, tìm thông tin về cán bộ
hoặc nhóm cán bộ nào đó bộ phận này sẽ thực hiện việc tra cứu, tìm kiếm thông tin về
cán bộ và đưa ra danh sách những kết quả tìm kiếm đáp ứng yêu cầu.
Thống kê báo cáo khi có yêu cầu của trên.
Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã gạch chân ở mức 1, ta loại bỏ
những chức năng trùng lặp . Kết qua ta được các chức năng còn lại sau :
+ Tiếp nhận hồ sơ
+ Kiểm tra hồ sơ
+ Lập danh sách những cán bộ là mới và cũ
+ Chuyển hồ sơ sang bộ phận quản lý hồ sơ
Lê Duy Sơn Page 21
Phân tích thiết kế Hệ thống
+ Phản hồi thông tin trở lại cho cán bộ
+ Tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị của các cấp
+ Kiểm tra, xem xét các yêu cầu, đề nghị
+ Chuyển các yêu cầu, đề nghị hợp lý sang bộ phận quản lý hồ sơ
+ Nhận các quyết định.
+ Chuyển quyết định cho bộ phận quản lý hồ sơ
+ Nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ
+ Cập nhật mới hoàn toàn hồ sơ
+ Kiểm tra lại thông tin hồ sơ cũ
+ Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin mới hoặc thông tin có sự thay
đổi

4. Cập nhật mới hồ sơ
5. Chỉnh sửa, bổ sung thông tin
6. Tra cứu thông tin về cán bộ
7. Thống kê, lập báo cáo lên trên
 Gom nhóm chức năng
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của hệ thống, ta gom nhóm các chức năng
như sau
+ Kiểm tra hồ sơ
+ Lập danh sách cán bộ mới , cũ
+ Kiểm tra , xem xét các yêu cầu, đề nghị
Tiếp nhận hồ sơ
Hệthống
quản lý hồ
sơ cán bộ
+ Cập nhật mới hồ sơ
+ Chỉnh sửa, bổ sung thông tin hồ sơ
+ Tra cứu thông tin cán bộ
+ Thống kê, lập báo cáo lên trên
Quản lý hồ sơ
Lê Duy Sơn Page 23
Phân tích thiết kế Hệ thống
 Sơ đồ phân rã chức năng
II.Sơ đồ luồng dữ liệu
 Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ
 Tiến trình

 Luồng dữ liệu
Luồng thông tin
 Tác nhân ngoài
Lê Duy Sơn Page 24