Lời nói đầu
Trong cơ chế quản lý kinh tế hiện nay, nhà nớc ta đã xoá bỏ cơ chế quan
liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trờng. Mà hạch toán kinh tế là một bộ
phận cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý tài chính. Với t cách là một
công cụ quản lý tài chính nh vậy thì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần một
lợng lao động nhất định tuỳ theo qui mô và yêu cầu sản xuất cụ thể.
Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh
và là yếu tố mang tính quyết định nhất: Chi phí lao động là một trong những
yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất
ra, sử dụng hợp lý lao động cũng là tiết kiệm chi phí về lao động sống do đó hạ
thấp giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và là điều kiện cải
thiện nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên.
Tiền lơng là phần cung cấp của xã hội trả cho ngời lao động bằng tiền đề
bù đắp cho sức lao động đã hao phí để cho ngời lao động có các điều kiện cần
thiết để sinh hoạt, tái sản xuất và phát triển mọi mặt đời sống xã hội.
Nh vậy tổ chức tốt công tác tiền lơng và BHXH là căn cứ tất yếu cho việc
phân bổ tiền lơng và chi phí - BHXH vào sản phẩm chính xác, giúp cho doanh
nghiệp có biện pháp xử lý thông tin kiểm tra chính xác, kịp thời, phục vụ vấn đề
kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Với nhận thức sau khi đã đợc trang bị ở trờng và qua thời gian tìm hiểu
công tác kế toán tại "Công ty XNK Intimex" đã giúp em thực sự thấy rõ tầm
quan trọng về nội dung và phơng pháp hạch toán lao động tiền lơng nói chung
và những ý kiến đóng góp để cùng thảo luận với công ty có những phơng pháp
mới về công tác tổ chức hạch toán "Tiền lơng và các khoản phải trích theo l-
ơng của Công ty XNK Intimex Hà Nội " để công ty làm tốt hơn công tác quản
lý hạch toán kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tiền lơng và BHXH tại Công ty XNK Intimex Hà
Nội là một đề tài rộng mà thời gian thực tập có hạn nên ngoài lời nói đầu và
phần kết luận chuyên đề chỉ đề cập đến 3 phần sau:
Phần 1: Giới thiệu những nét cơ bản về công tác tổ chức sản xuất kinh
doanh và công tác kế toán của Công ty XNK Intimex Hà Nội.

thơng và hợp tác xã Hà Nội, công ty Hữu Nghị thuộc Tổng công ty Bách hoá
tổng hợp, công ty Kiều hối Genevia) đều trực thuộc Bộ Thơng mại. Sự hợp nhất
này đợc hình thành theo Nghị định 338.
Năm 1995, theo quyết định số 540 TNM ngày 24/6/1995 của Bộ Thơng
mại quyết định lấy tên giao dịch đối ngoại là:
FOREIGN TRADE ENTERPRISE, INTIMEX
Viết tắt là: INTIMEX
Công ty là một doanh nghiệp Nhà nớc, có quy mô vừa, thực hiện chế độ
hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính đợc mở tài khoản tại ngân hàng
Ngoại thơng Việt nam và đợc sử dụng con dấu riêng theo mẫu của Nhà nớc quy
định.
Công ty Intimex có trụ sở chính đặt tại số 96 Trần Hng Đạo - Hoàn Kiếm -
Hà Nội. Công ty chịu sự quản lý của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh xuất
khẩu, kinh doanh thơng mại, dịch vụ phục vụ việt kiều, kinh doanh khách sạn
du lịch và tổ chức gia công hàng xuất khẩu đáp ứng nhu cầu tiêu dùng xã hội,
tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển kinh tế đất nớc.
2. Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị.
Nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trờng mà Đảng ta
xây dựng từ Đại hội VI đến nay đã bắt đầu khởi sắc. Cũng nh các ngành kinh tế
khác, thơng mại là một trong những ngành giữ vị trí quan trọng trong nền kinh
tế, là khâu trung gian giữa sản xuất và tiêu thụ, với chức năng là mua bán, trao
đổi hàng hoá cho phục vụ sản xuất và đời sống.
Từ các chức năng nói trên, công ty có các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản
xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, gia công lắp ráp, kinh doanh thơng mại, dịch
vụ khách sạn du lịch, liên doanh đầu t trong và ngoài nớc phục vụ ngời Việt
nam định c ở nớc ngoài theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nớc và hớng dẫn
Bộ Thơng mại.
- Xây dựng các phơng án kinh doanh sản xuất dịch vụ phát triển theo mục
tiêu chiến lợc của công ty.

đạt: 10.200.000 USD và kim ngạch nhập khẩu đạt: 20.600.000USD.
Có thể nói, để đạt đợc những thành tựu nh vậy chính là sự đồng tâm hợp
lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty và đờng đi đúng đắn của
Ban lãnh đạo, bộ máy quản lý của công ty.
Hiện nay, công ty hoạt động với số vốn điều lệ: 25.040.229.868 VNĐ
Vốn cố định: 4.713.927.284 VNĐ
Vốn lu động: 20.326.302.584 VNĐ
Và trên các lĩnh vực chủ yếu sau:
- Trực tiếp xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng nông lâm
hải sản, thực phẩm chế biến, tạp phẩm, thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng khác
do công ty sản xuất, gia công, chế biến hoặc liên doanh, liên kết tạo ra.
- Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật t
nguyên liệu tiêu dùng, phơng tiện vận tải và cả chuyển khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Tổ chức sản xuất, lắp ráp, gia công ty liên doanh liên kết, hợp tác đầu t
với các tổ chức trong và ngoài nớc để sản xuất hàng xuất khẩu tiêu dùng.
- Dịch vụ phục vụ ngời Việt nam định c ở nớc ngoài (chi trả kiều hối) kinh
doanh nhà hàng, khách sạn và du lịch, bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc
phạm vi công ty kinh doanh, gia công, lắp ráp.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty XNK
Intimex - Hà Nội.
Là một doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô vừa bao gồm 8 đơn vị trực thuộc
và 10 đơn vị phòng ban với tổng số lao động của công ty là 387 ngời.
Công ty Intimex thực hiện chế độ quản lý theo chế độ một thủ trởng trên
cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của ngời lao động. Cơ cấu tổ chức bộ
máy công ty gồm có:
Đứng đầu là Giám đốc do Bộ trởng Bộ thơng mại bổ nhiệm và miễn
nhiệm. Giám đốc là ngời đại diện duy nhất về t cách pháp nhân của doanh
nghiệp trớc pháp luật, có quyền quyết định nhiệm vụ kinh doanh của doanh
nghiệp. Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc cấp trên và toàn
bộ cán bộ công nhân viên của công ty. Giám đốc là ngời lãnh đạo toàn diện,

8. Chi nhánh Intimex Thành phố Đồng Nai.
Các đơn vị thành viên của công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế phụ
thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên đợc giám đốc
công ty quy định cụ thể phù hợp với phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của Bộ
Thơng mại. Thủ trởng các đơn vị thành viên dới sự chỉ đạo của giám đốc công
ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệ tổ chức, hoạt
động của công ty và pháp luật Nhà nớc.
Nhiệm vụ của các phòng ban do giám đốc quy định cụ thể:
Phòng kinh tế tổng hợp có chức năng tham mu, hớng dẫn và thực hiện các
nghiệp vụ công tác quản lý nh: Kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận
và một số việc chung của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là nghiên cứu, đề
xuất định hớng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo phát triển kinh doanh
hàng năm, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Tổ chức thực hiện
các phơng án, kế hoạch của công ty tham dự đấu thầu, hội chợ triển lãm và
quảng cáo, quản lý và tổ chức hớng dẫn thực hiện công tác đối ngoại.
Phòng kế toán tài chính thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các
công tác báo cáo chế độ kế toán theo quy định của Nhà nớc, theo định kỳ chế
độ kế toán tài chính. Thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế
toán thống kê, bảng biểu theo quy định của Nhà nớc, chứng từ thu chi rõ ràng
hợp lệ. Chủ trơng đề xuất với cấp trên về các chính sách u đãi, chế độ kế toán
vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ và đáp ứng cho công ty
kinh doanh có hiệu quả hơn.
Phòng Hành chính, Quản trị và Tổ chức lao động tiền l ơng : Quản lý các
loại công văn, giấy tờ hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên, quản lý thủ
tục hành chính văn phòng, công văn đi đến, con dấu của công ty, quản lý tài
sản, đồ dùng văn phòng của công ty, liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các cơ
quan tổ chức lao động để giải quyết các chính sách về lơng, về đào tạo cán bộ
và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng tổ chức hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thơng mại dịch vụ tổng hợp theo

Tài khoản 111 - tiền mặt
1111 - Tiền VNĐ (11111, 11112... - Chi tiết các ngân hàng)
1112 - Tiền mặt ngoại tệ (11121, 11122 - chi tiết các ngân hàng)
Tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng
1121 - Tiền gửi VNĐ (11211, 11212... - chi tiết các ngân hàng)
1122 - Tiền gửi ngoại tệ (11221, 11222 - chi tiết các ngân hàng)
Tài khoản 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Tài khoản 151, 156, 157
Tài khoản 311 - Vay ngắn hạn
Tài khoản 331 - Phải trả ngời bán (chi tiết theo đối tợng)
3312 - Hàng nhập khẩu
Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách
33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt
3333 - Thuế xuất, nhập khẩu
Tài khoản 3388 - Phải trả khác
Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Tài khoản 641, 642 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản ghi đơn 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi
Tài khoản ghi đơn 007 - Nguyên tệ các loại
3. Hình thức kế toán áp dụng
Công ty Intimex có nhiều đơn vị trực thuộc và có nhiều nghiệp vụ phát
sinh, dùng nhiều loại chứng từ nên công ty sử dụng hình thức kế toán là hình
thức chứng từ ghi sổ.
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày hay định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để
phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc cần ghi chi tiết đồng thời

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
=
Sơ đồ tổ chức công tác kế toán.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi vào 2 sổ kế toán
tổng hợp một cách riêng rẽ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ này dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ,
sổ đã lập theo thứ tự thời gian, tác dụng của nó là quản lý chặt chẽ các chứng từ
ghi sổ tránh bị thất lạc hoặc bỏ sót không ghi sổ, đồng thời số liệu của sổ đợc sử
dụng để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 2001.
Chứng từ ghi sổ
Số hiệu Ngày tháng
Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Cộng - Cộng tháng
- Luỹ kế từ đầu quý
Ngày .... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên đóng dấu)
Báo cáo kế toán chung
của toàn công ty
Báo cáo kế toán tại các chi

cáo quyết toán nộp cho phòng kế toán của công ty theo định kỳ dới sự hớng dẫn
của kế toán trởng.
Tại văn phòng công ty có phòng kế toán trung tâm thực hiện việc tổng
hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc gửi lên, đồng
thời trực tiếp hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng
công ty, từ đó lập báo cáo tổng hợp chung của toàn công ty. Phòng kế toán của
công ty có nhiệm vụ lập toàn bộ các kế hoạch tài chính của công ty nh kế hoạch
về vốn, về chi phí lu thông, lỗ lãi... nên các nhân viên trong phòng đợc sắp xếp
và phân công việc một cách rõ ràng theo khối lợng công việc và mức độ phức
tạp của các nghiệp vụ.
1. Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về quản lý tài chính trong
công ty theo điều lệ kế toán trởng Nhà nớc đã ban hành. Kế toán trởng giúp
giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê,
đồng thời kiểm tra kiểm soát tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phụ trách
chung điều hành công việc trong phòng đáp ứng yêu cầu kinh doanh, điều hành
vốn, cân đối trong toàn công ty.
2. Phó phòng kế toán giúp việc cho kế toán trởng, điều hành và giải quyết
công việc lúc kế toán trởng đi vắng. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp,
lập báo cáo kế toán định kỳ.
3. Kế toán mua hàng: theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động mua hàng
của công ty, bao gồm mua hàng nội địa, thành phẩm sản xuất gia công, tiếp
nhận hàng nhập khẩu.
4. Kế toán bán hàng: theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động bán hàng
của công ty, bao gồm xuất bán cho các đơn vị trong nớc, xuất khẩu, bán buôn,
bán lẻ, bán đại lý, bán trả góp.
5. Kế toán hàng tồn kho: theo dõi và hạch toán các hoạt động nhập khẩu
và tồn kho hàng hoá, thành phẩm ở tất cả các kho của công ty. Công ty áp dụng
phơng pháp kê khai thờng xuyên, tồn kho lấy theo số thực tế tại phòng kế toán.
6. Kế toán tài chính: theo dõi và hạch toán kế toán vốn bằng tiền, tài sản
cố định, tài sản lu động, nguồn vốn và các quỹ xí nghiệp, theo dõi chi phí và

Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn
kho, VAT theo phơng pháp khấu trừ.
Ngoài các báo cáo bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành: Bảng cân đối tài
sản, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả
kinh doanh, công ty còn lập một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị nội
bộ nh: báo cáo công nợ phải thu, phải trả, báo cáo kiểm kê quý, năm, báo cáo
quyết toán.
6. Hệ thống sổ kế toán.
Sổ kế toán là phơng tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán. Việc
lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp
với trình độ kế toán, ảnh hởng tới hiệu quả của công tác kế toán. Hình thức tổ
chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo
một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu
theo yêu cầu quản lý kinh doanh. Tại công ty Intimex, trớc đây trong những
năm đầu mới thành lập, công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Nhng
trong những năm gần đây, do yêu cầu quản lý, chứng từ ghi sổ đợc lựa chọn là
hình thức tổ chức sổ kế toán để hạch toán kế toán. Đặc trng cơ bản của hình
thức này là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ".
Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính để giảm nhẹ sức lao động
cho bộ máy kế toán.
Hình thức chứng từ - ghi sổ bao gồm các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
(Đối với hàng hoá nhập khẩu, công ty thờng dùng các sổ chi tiết và các sổ
cái sau: Sổ chi tiết tài khoản 1561, 1562, 144, 1312, 3312, 3388, 1112, 1122...;
Sổ cái tài khoản 1561, 1562, 3312, 1112, 1122, 333...)
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ - ghi sổ của phòng kế toán
công ty nh sau:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế

Bảng cân đối
số phát sinh
Bảng
tổng
hợp
chi tiết
Báo cáo tài
chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Phần II
Tổ chức công tác tiền lơng
và khoản trích theo lơng
I. Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán tiền lơng
& BHXH
1. Nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán, tiền lơng, BHXH
ở công ty XNK Intimex.
a) Lao động và các loại lao động ở công ty.
Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh
và là yếu tố mang tính quyết định mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có
dù ít hay nhiều tuỳ thuộc theo quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Các loại lao động:
Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 387 ngời, trong đó số
công nhân trực tiếp chiếm ít và các cán bộ CNV là chủ yếu.
Cụ thể ta có cơ cấu công nhân viên của công ty XNK Intimex
Tổng số Trình độ
Đại học Trung cấp Công nhân kỹ thuật
387 315 15 57
Trong đó: