BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÀI TIỂU LUẬN MÔN :
THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
ĐỀ TÀI
Hệ thống thông tin,các tài nguyên cơ bản của hệ thống thông tin,các yêu
cầu của hệ thống thông tin và quá trình xử lý thông tin trong hệ thống
thông tin. Các bước xây dựng hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng BFD.
Dropbox là gì?
LỜI NÓI ĐẦU
Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã đem lại
những thành tựu to lớn trong việc phát triển kinh tế.
Những chương trình tin học ứng dụng ngày càng nhiều, rất nhiều công việc thủ công
trước đây đã được xử lý bằng các phần mềm chuyên dụng đã giảm đáng kể công sức,
nhanh chóng và chính xác. Để có một phần mềm ứng dụng đáp ứng được yêu cầu
công việc đặt ra thì những người làm tin học phải nghiên cứu ,phát triển hệ thống làm
việc của chương trình để từ đó xây dựng lên một phần mềm ứng dụng quản lý chương
trình đó. Khác với việc quản lý theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lý
bằng máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếu kém của quản lý theo
phương pháp truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lý , sự
vòng vèo trong các quy trình xử lý, tốc độ việc cập nhật và lấy thông tin tăng lên rất
nhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc quản lý bằng máy cũng
giảm tối thiểu những sai sót.
Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, việc xây dựng một hệ thống
thông tin nhằm hỗ trợ cho các tổ chức là một nhu cầu tất yếu. Hệ thống thông tin tác động
đến mọi người làm việc trong các tổ chức, đặc biệt là các nhân viên làm việc trong lĩnh
vực Công nghệ thông tin.Vì vậy ,việc nghiên cứu tìm hiểu về hệ thống thông tin có ý
nghĩa vô cùng to lớn,giúp chúng ta có những kiến thức và kỹ năng nhất định trong việc
xây dựng cũng như vận hành hệ thống thông tin.
Trong bài tiểu luận này ,nhóm sẽ tập trung nghiên cứu hệ thống thông tin với các nội

- Phần cứng ,gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi và các phương tiện truyền thông.
- Phần mềm máy tính,gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
- Các quy trình hoạt động và thủ tục giao tiếp người – máy .
- Dữ liệu.
3.Các yêu cầu của hệ thống thông tin.
Mỗi tập thể hoặc cá nhân tham gia vào viêc phát triển hệ thống thường có những quan
điểm khác nhau tùy theo vị trí của họ trong hệ thống .
Yêu cầu từ phía chủ đầu tư (người lãnh đạo):với tư cách là người đại diện cho quyền lợi
của tổ chức ,người lãnh đạo quan niệm hệ thống theo khía cạnh lợi ích có tính chiến
lược.các yêu cầu mà chủ đầu tư thường đặt ra đối với người phát triển hệ thống là:
- Hệ thống thông tin phải phù hợp với chiến lược hoạt động của tổ chức.yêu cầu này là
hiển nhiên,vì mục đích của của việc xây dựng và phát triển hệ thống là làm thế nào để
có những thông tin chính xác và nhanh nhất để phục vụ cho quá trình ra quyết định
phù hợp với hoạt động của tổ chức.
- Hệ thống thông tin phải có chức năng hỗ trợ việc ra quyết định và giảm thời gian ra
quyết định.Trong thực tế nhiều người nhầm lẫn rằng ,một công việc nào đó được thực
hiện trên máy tính là một hệ thống thông tin,ví dụ việc nhập điểm và in điểm cho sinh
viên ở một trường đại học, nhập số kw điện tiêu thụ hàng tháng để in hóa đơn tiền
điện chỉ là một công đoạn nào đó trong hệ thống thông tin bởi vì kết quả của công
đoạn này không có chức năng hỗ trợ việc ra quyết định.
- khả năng hoàn vốn đầu tư.không nên hiểu hoàn vốn là chuyển nhượng hệ thống thông
tin này cho những tổ chức khác để thu lợi nhuận.Một hệ thống thông tin có khả năng
hoàn vốn đầu tư nếu hệ thống đó có thể đem lại cho tổ chức nhiều dịch vụ,tạo ra ưu
thế cạnh tranh,đưa ra thông tin có giá trị giúp cho tổ chức có nhiều chiến lược đúng
đắn.
Yêu cầu từ phía người sử dụng: người sử dụng thường có quan niệm hệ thống như là
một sự mô phỏng công việc thường ngày chỉ có khác là có sự tham gia của máy
tính.Các yêu cầu mà người sử dụng đặt ra đối với người phát triển hệ thống là:
- Hệ thống thông tin phải có nhiều khả năng:nghĩa là hệ thống phải làm được các công
việc của người sử dụng đầu cuối.Ví dụ ,trong hệ thống quản lý nhân sự có thể in ấn

- Bước 5: Cài đặt ,vận hành và khai thác hệ thống.
- Bước 6: Bảo trì và phát triển.
Nội dung các bước xây dựng hệ thống thông tin:
* Bước 1: Khảo sát hệ thống.
Bước khảo sát hệ thống bao gồm hai giai đoạn là khảo sát ban đầu và khảo sát chi
Khảo sát ban đầu chủ yếu tiến hành các công việc:
- xác định các nội dung cần thực hiện để giải quyết những vấn đề phù hợp với cơ quan tổ
chức, với người sử dụng và với cả hệ thống thông tin;
- xác định phạm vi các vấn đề cụ thể ;
- xác định những người sử dụng trực tiếp chịu sự chi phối của phát triển hệ thống;
- có được cái nhìn bao quát và để làm gợi ý cho các giai đoạn tiếp theo;
Đối với người sử dụng hệ thống ,việc khảo sát cần được phân định theo bốn mức:
- mức điều hành;
- mức giám sát;
- mức thực hiện ;
- mức chuyên nghiệp hóa;
Khảo sát chi tiết nhằm tạo ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật,tài chính,thời gian ràng
buộc để lập nên báo cáo về các yêu cầu của người sử dụng hệ thống thông thông tin,xác
định dòng thông tin,đánh giá và lựa chọn các giải pháp ,đề xuất kiến nghị với người sử
dụng về hệ thống hiện tại và những công việc tương lai.
Lĩnh vực khảo sát chi tiết bao gồm:
- chi tiết hóa các mục tiêu;
- xác định các nguồn thông tin,các yêu cầu về thông tin
Như vậy khi khảo sát chi tiết hệ thống đang tồn tại ,cần nắm vững:
- các nguồn thông tin hiện có ;
- các phần cứng và phần mềm đang được sử dụng;
- các quy định,quy trình,thủ tục và các mẫu biểu đang dùng;
- đội ngũ cán bộ nhân viên đang tham gia;
- chi phí vận hành hệ thống;
- chu kỳ và tần số hoạt động

trong hệ thống,bao gồm cả phần cứng và phần mềm,cụ thể cần làm các công việc sau :
- thiết kế chi tiết các môđun và lập trình(mã háo chương trình và thiết kế);
- phát triển các tệp và các cơ sở dữ liệu.
* Bước 4: Xây dựng và thử nghiệm hệ thống.
Sau khi đã hoàn thành thiết kế hệ thống ,cần xây dựng và kiểm tra từng phần các
môđun, các phân hệ Sau đó cần vâ soạn tài liệu,tichs hợp tất cả các phần cùng hoạt động
thử và kiểm tra cặn kẽ tất cả các phần,các môđun theo các chức năng đã ghi trong bản
thiết kế,bao gồm cả phần cứng và phần mềm.Để hoàn tất bước này, nhiều khi còn phải
quay lại bước 3(thiết kế hệ thống) nếu thấy cần thiết.
* Bước 5:Cài đặt,vận hành và khai thác hệ thống: hệ thống đã qua thử nghiệm và
Đã được chấp nhận cần được cài đặt trong môi trường thực tế .Sau khi cài đặt ,cần được
trình diễn để người sử dụng có thể kiểm tra thêm một lần nữa và qua đó có thể chấp nhận
hệ thống.
Như vậy,sau khi cài đặt và trình diễn, rất cần có thời gian để người sử dụng xem xét và
đánh giá hệ thống trước khi chính thức bắt tay vào vận hành và khai thác thực sự. Trong
quá trình vận hành và khai thác cần có sự phối hợp chặt chẽ và thường xuyên của tất cả
các phía, đặc biệt là ở giai đoạn đầu.
*Bước 6: Bảo trì và phát triển.
Sau khi đã cài đặt và đưa hệ thống vào vận hành khai thác sử dụng,cần có kế hoạch
thường xuyên theo dõi ,bảo dưỡng và không ngừng hoàn thiện ,kể cả nâng cấp hệ thống
nếu thấy cần thiết và nếu điều kiện cho phép.
Bên cạnh việc khai thác và bảo hành hệ thống thông tin được xây dựng – là bước tất
nhiên phải có – việc tiếp tục hoàn chỉnh ,hoàn thiện và nâng cấp hệ thống thông tin được
đưa vào sử dụng cũng là bước quan trọng cần được hết sức lưu ý.
II.SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG BFD.
1.Khái niệm:
Sơ đồ chức năng BFD là một sơ đồ hình học dùng để mô tả sự phân rã có thứ bậc các
chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết.Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng
,các chức năng này có quan hệ bao hàm với nhau và chúng được nới với nhau bằng các
cung để tạo nên một cấu trúc cây.

Quy trình xây dựng sơ đồ BDF gồm có ba bước:
Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với những thành phần
sau:
- Tên chức năng
- Mô tả chức năng
- Đầu vào của chức năng (dữ liệu)
- Đầu ra của chức năng (dữ liệu)
Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản
Bước 3: Dựa vào văn bản text mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD
Mỗi bước của quy trình đều xuất phát từ mô hình nghiệp vụ (mô tả các chức năng một
cách tổng quát), sau đó là sơ đồ phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng
thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu trúc hình cây).
Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:
- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng
- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng

Ví dụ : Phòng tín dụng của Ngân hàng Công thương có nhiệm vụ chính là Cho vay và
Thu nợ.
Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng, sau
đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn. Bộ
phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho
vay và ghi vào Sổ nợ.
Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả
cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu
ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ
nợ.
Sơ đồ quản lý tín dụng tại ngân hàng công thương:
III.DROPBOX LÀ GÌ ?
1.Khái niệm.
Dropbox là dịch vụ sao lưu ,lưu trữ dữ liệu trực tuyến với khả năng đồng bộ theo thời

- Việc đính kèm tập tin vào e-mail.
- Sử dụng ổ USB để di chuyển dữ liệu sang máy tính có kết nối mạng khác .
- và nhiều hơn nữa.
3.Các tính năng của Dropbox.
* Đồng bộ hóa dữ liệu: Dropbox cho phép bạn đồng bộ hóa các dữ liệu với máy tính của
bạn.
- 2GB dung lượng, 100GB dung lượng lưu trữ trực tuyến cho khách hàng trả phí.
- Đồng bộ hóa tất cả các thể loại và kích thước của tập tin.
- Đồng bộ hóa cho các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows,Max,Linux.
- Tự động đồng bộ hóa khi có sự thay đổi được phát hiện.
- Làm việc với các tập tin của bạn ngay cả khi bạn đang offline.các dữ liệu của bạn sẽ
được đồng bộ hóa ngay khi kết nối internet được thiết lập lại.
- Đồng bộ hóa hiệu quả - khi có sự thay đổi nào đó,Dropbox sẽ chỉ đồng bộ hóa phần bị
thay đổi ,không đồng bộ hóa tất cả dữ liệu – giúp tiết kiệm thời gian của bạn.
- Không lán chiếm quá nhiều băng thông kết nối internet của bạn,bạn có thể điều chỉnh
giới hạn của băng thông bằng tay.
* Chia sẻ tập tin: chia sẻ các tập tin của bạn một cách đơn giản nhất và có thể hoàn thành
chỉ với vài click chuột.
- Chia sẻ tập tin cho phép một vài người có thể hợp tác sử dụng các tập tin có trong thư
mục đó.
- Kiểm soát những người có thể truy cập vào việc chia sẻ tập tin (bao gồm cả khả năng để
trục xuất người đó ra và loại bỏ các tập tin chia sẻ từ máy tính của họ)
- Tự động tạo phòng trưng bày ảnh trực tuyến từ các thư mục hình ảnh trong Dropbox của
bạn.
* Sao lưu trực tuyến :Dropbox sao lưu các tập tin trực tuyến của bạn mà không cần bạn
phải suy nghĩ về nó.
- Tự động sao lưu các tập tin của bạn.
- Khôi phục lại các tập tin và thư mục bị xóa.
- Khôi phục lại các phiên bản trước đó của tập tin của bạn.
- 30 ngày để quay trở về lịch sử, không giới hạn cho các tài khoản trả phí.

việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất
hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh.
Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn
hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển.
Việc tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống thông tin giúp chúng ta có những kiến thức cơ
bản tạo nền tảng cho việc tiếp tục học tập và nghiên cứu ở các bậc cao hơn. Có kĩ năng
phân tích, thiết kế và xây dựng các hệ thông thông tin cho việc quản lý kinh tế, hành
chính và dịch vụ và có thể triển khai hệ thống thông tin trong thực tế.
Khi tìm hiểu về sơ đồ BFD, chúng ta có thể xác định các chức năng của một tổ chức ,
biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống và là cơ sở để nghiên cứu cấu
trúc các chương trình quản lý của hệ thống.
Khi tìm hiểu về Dropbox,chúng ta biết đến đó là một dịch vụ sao lưu,lưu trữ dữ liệu
trực tuyến miễn phí đa chức năng, với rất nhiều các tính năng ưu việt .giúp chúng ta sao
lưu ,lưu trữ dữ liệu nhanh chóng ,dễ dàng và hiệu quả.

*Bố cục:
- Lời nói đầu.
I.HỆ THỐNG THÔNG TIN .
1.Hệ thống thông tin là gì?
2.Các tài nguyên cơ bản của hệ thống thông tin.
3.Các yêu cầu của hệ thống thông tin.
4.Quá trình xử lý thông tin.
5.Các bước xây dựng hệ thống thông tin.
II.SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG BFD.
1.Khái niệm.
2.Các dạng biểu diễn sơ đồ chức năng.
3.Quy trình xây dựng BFD.
III.DROPBOX LÀ GÌ ?
1.Khái niệm.
2.Dropbox-sao lưu,lưu trữ dữ liệu trực tuyến đac chức năng.