1
Lời mở đầu
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hiện nay, để góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế sản phẩm túi nhựa
xuất khẩu các thị trường có thu nhập cao và ổn định như Mỹ và EU…Nhưng các thị
trường này chứa đựng nhiều rủi ro, đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao. Những con
người Việt Nam, đặc biệt là thế hệ trẻ phải làm một điều gì đó để đưa đất nước ta sánh
vai với các cường quốc năm châu. Sau gần 4 năm học tập tại trường đại học kinh tế quốc
dân em đã có những cơ sở lý thuyết và hiểu biết thực tế về các nghiệp vụ xuất khẩu
hàng hoá ra nước ngoài. Ngoài việc tìm kiếm được các thị trường, khách hàng và kí kết
được hợp đồng thì việc tổ chức thực hiện hợp đồng cũng không kém phần quan trọng.
Nó quyết định thành công cuối cùng của hợp đồng ngoại thương.
Do ý thức được sự phức tạp và tầm quan trọng quy trình tổ chức thực thiện hợp
đồng đối với hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Cũng như trước đòi hỏi thực tế của
việc nâng cao hiệu quả công tác thực hiện hợp đồng đối với hàng túi nhựa. Vì vậy trong
quá trình thực tập ở công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát, em rất tâm
huyết và lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát”. Vì vậy, đề tài có ý
nghĩa cả về lý luận và thực tiễn.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công
ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất khẩu trong khuôn khổ:
- Tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát.
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
1
2
- Nghiên cứu trong khoảng thời gian từ 2007 đến nay và kế hoạch đến
2015.
3. Kết cấu của đề tài:

Việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước đã góp phần
quan trọng uy tín và thương hiệu của công ty. Đặc biệt việc có được tài khoản
vàng trên alibaba đã nâng cao được sản lượng xuất của công ty trong những
năm 2008, 2009.
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
3
4
3. Trang thiết bị, máy móc, nhà xưởng
Các nhà máy được trang bị các máy thổi, máy cắt, máy in, máy tạo hiện đại
và với số lượng lớn. Tại văn phòng đại diện trung bình mỗi nhân viên được trang
bị một máy tính laptop, điện thoại bàn và các vật dụng khác. Công ty được trang
bị đầy đủ máy fax, máy scan để phục vụ công việc. Quy mô sản xuất của công ty
ngày càng được mở rộng, 3 nhà máy đã được đưa vào sản xuất với diện tích:
Diện tích nhà xưởng
Nhà máy
Mục đích sử dụng m2
1
Diện tích để máy móc
10000
Diện tích kho hàng
Văn phòng làm việc
2
Diện tích để máy móc 7500
Diện tích kho hàng 1950
Văn phòng làm việc 90.675
3
Diện tích để máy móc 3708
Diện tích kho hàng 2775
Văn phòng làm việc 140
( Nguồn phòng xnk cung cấp)

time.
2. Negotiation with Business
Centre:
- Price, Delivery time approval
LÀM HỢP ĐỒNG
CONTRACT PREPARATION
LÀM CHỨNG TỪ
DOCUMENT PREPARATION
- Preparing Custom Contract
- Preparing Packing List for Bill of
lading
- Preparing Maritime Insurance
request (if any)
- Preparing DOC required for
Certificate of Origin (if any)
GỬI CHỨNG TỪ
SEDING OUT DOCs
- Noticing customer to wire out
balance
(Sales)
- Sending DOCs (Hỗ trợ)
5
Tại văn phòng hà nội: vào ngày 31/12/2009 có 34 công nhân viên trong
đó ở trình độ đại học, cao đẳng là những nhân viên làm trong các phòng ban
như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh tổng hợp, phòng
xuất nhập khẩu và lãnh đạo; ở trình độ trung cấp là phòng bảo vệ và ban lễ
tân.
Tại nhà điều hành: 45 nhân viên trong đó các nhân viên làm việc tại các
phòng ban đều được tuyển với trình độ đại học và cao đẳng còn nhân viên bảo
vệ, tiếp tân, nhà ăn là trình độ trung cấp và phổ thông.

BUYER ACESSING
- Acessing buyers through: media
communication, relationships
ĐÀM PHÁN
NEGOTIATION
1. Negotition with customers:
- Specification of products, Price,
Payment terms, Quantity, Delivery
time.
2. Negotiation with Business
Centre:
- Price, Delivery time approval
LÀM HỢP ĐỒNG
CONTRACT PREPARATION
LÀM CHỨNG TỪ
DOCUMENT PREPARATION
- Preparing Custom Contract
- Preparing Packing List for Bill of
lading
- Preparing Maritime Insurance
request (if any)
- Preparing DOC required for
Certificate of Origin (if any)
ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHO CÁC
CHỨNG TỪ LIÊN QUAN
PREPARATION PAYMENT
REQUEST FOR REALED BILLS
For ex: Bill of lading, order of lable,
cylinder, etc.


• Hình thức T/T và D/P: 30% đặt cọc, 70% thanh toán bằng D/P, hoặc
L/C at sight.
Sơ đồ 2: Quy trình xuất khẩu của công ty
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
6
THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
CONTRACT EXECUTION
- Checking and ordering: Lable,
cylinder, and carton.
- Preparing and asking for
approving Production Anoucement
THEO DÕI ĐƠN HÀNG
ORDER FOLLOW-UP
- Dealing with quality and quantity of
products, lable, carton, cylinder.
- Following up the capacity
(delivery time) each day/month
THÔNG BÁO ĐÓNG HÀNG
GOODS PACKING
ANOUNCEMENT
- Checking available quantity of
products before 1 week of shipment
- Finding the shipping line, selecting
the best price and booking
- Anoucing goods packing to Fatory
and Custom Dept
TÌM KIẾM NHU CẦU
BUYER ACESSING
- Acessing buyers through: media
communication, relationships

balance
(Sales)
- Sending DOCs (Hỗ trợ)
7
(Nguồn: phòng XNK cung cấp)
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
7
8
Để đẩy nhanh tiến độ thanh toán, nhân viên sales của công ty thường
viết email gửi cho khách hàng giục thanh toán và khi thanh toán sớm việc làm
mẫu nhanh thì tiến hành giao hàng sớm. Đưa lại cho khách hàng mã swift của
công ty để họ kiểm tra lại chính xác.
Khi thanh toán bằng T/T thì công ty thực hiện cả 2 nghiệp vụ là yêu
cầu nhà nhập khẩu fax “ bản sao lệnh chuyển tiền” và kiểm tra số dư có tại
ngân hàng BIDV.
Khi thanh toán bằng L/C nhân viên phòng kế toán và sales xem xét các
thông tin chung của L/C, gửi L/C nháp cho nhà nhập khẩu để họ check.
2. Chuẩn bị hàng xuất – hay thực hiện hợp đồng
Bước này được giao cho phòng hỗ trợ chứng từ làm gồm: Mr. Nghĩa,
Miss.Tâm, Thuỳ, Tuyến. Và nên chuấn bị làm TBSX trước khi nhận được
tiền đặt cọc của khách
2.1 Thu thập các thông tin cần thiết từ nhà máy:
Tỉ lệ pha trộn: Lấy theo phương án kinh doanh (PAKD)
Tiêu chí chất lượng, từ đơn hàng đã có, và từ yêu cầu của khách hàng
2.2 Làm Thông Báo Sản Xuất (TBSX)
2.2.1 Điền đấy đủ các thông tin theo form TBSX
Về cước tàu: Cần thể hiện giá đang có tại thời điểm làm TBSX
Về thời gian giao hàng: Dựa trên thông tin mà Ban Kế Hoạch sản xuất
xác nhận. Lúc làm hợp đồng ban kế hoạch sản xuất đã xác nhận.
Thông báo sản xuất hàng, là nội dung đàm phán trong quá trình làm

làm lô in.
Mẫu đặt hộp carton đơn hàng EVENPLAST 3368 - xem phụ lục 3.4
2.5 Trình duyệt bộ TBSX lên trưởng phòng và Giám đốc TTKD
Bộ TBSX gồm:
- Chi tiết các mã hàng trong TBSX
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
9
10
- PAKD cho từng mã hàng
- PI đã được khách hàng xác nhận (hoặc bản L/C gốc (tùy trường hợp
có thể lấy L/C nháp).
- Các thông tin của tem dán, lô in và carton --> để xác nhận được các
thông tin ghi trên TBSX là đúng.
- Các thông tin khác đã xác nhận với khách hàng.
Chú ý: Với các đơn L/C cần phải kiểm tra hãng tàu để xác nhận ngày
giao hàng phù hợp với sản xuất và điều kiện thời gian giao hàng trên L/C
2.6 Thông báo sản xuất:
Chuyển TBSX (TBSX, Chi tiết đơn hàng, market tem, carton,...) qua
fax và email tới các bộ phận liên quan dưới nhà máy gồm: Giám đốc và phó
giám đốc sản xuất, KCS; và CC tới ban thư kí hội đồng quản trị và lãnh đạo
trung tâm kinh doanh.
3. Giải quyết các vấn đề phát sinh - Kiểm tra hàng xuất
Sau khi fax thông báo sản xuất xuống cho 2 nhà máy sản xuất, cán bộ
XNK, có nhiệm vụ phối hợp với 2 trưởng phòngKCS của 2 nhà máy để kiểm
soát, kiểm tra chất lượng. Việc kiểm tra chất lượng, các cán bộ XNK có
nhiệm vụ cung cấp các thông tin, và bố trí thời gian xuống nhà máy trực tiếp
kiểm tra hoặc hướng dẫn các cán bộ KCS kiểm tra sản phẩm.
Giải quyết vấn đề về vật tư: Đôn đốc tiến độ tem dán và lô in. Kiểm tra
chất lượng và số lượng: kiểm tra trên một vài tem, xác nhận số lượng tem dán
thông qua bảo vệ. Đối với lô in, sẽ giải quyết vấn đề sau khi nhận phản hồi từ

Mẫu đề nghị thanh toán – xem phụ lục 3.5
4. Thông báo đóng hàng
4.1 Xác nhận điều kiện đóng hàng:
Cách ngày đóng hàng khoảng 10 ngày, phải tổng hợp các số liệu và
kiểm tra khối lượng đơn hàng trong vòng 10 ngày tới có giao được hàng
không để có kế hoạch đóng hàng. ( hỏi ban kế hoạch sản xuất, đề nghị xác
nhận lại bằng SKYPE - Room của đơn hàng hoặc văn bản ).
Số lượng thiếu, cần phải ép tiến độ nhà máy để sản xuất cho kịp tiến độ
và số lượng.
Hàng đã đủ: tìm kiếm hãng tàu cho việc đóng hàng hoặc thông báo cho
khách hàng về thời gian đóng hàng.(Lưu ý, thời gian đóng hàng, cách ngày
tàu chạy khoảng 2 ngày, không kể ngày lễ thứ 7 và chủ nhật.)
4.2 Việc tìm kiếm hãng tàu tùy thuộc vào từng hợp đồng:
Hợp đồng mua giá CIF thì cần phải tìm giá cước tàu trước 10 ngày và
hỏi lịch tàu. Phải tìm kiếm và tính toán giá chính xác nhất theo đúng như
phương án kinh doanh đã đi đến ký kết hợp đồng.
Những hợp đồng mua Giá FOB, cần đề nghị khách hàng cho thông tin
về hãng tàu để liên lạc xin Booking note. Thời gian trước 10 ngày dự kiến sản
xuất xong hàng, Hoặc 10 ngày trước khi hết hạn đóng hàng của L/C.
4.3 Thông báo đóng hàng ( TBĐH)
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
12
13
Làm thông báo đóng hàng và hợp đồng hải quan (HĐHQ) (tính theo số
kg) theo mẫu và giao anh Thành kiểm tra.
Fax Booking (ghi rõ: Tên hàng, ngày đóng, nhà máy sx; có kí tên người
gửi) và TBĐH cho bộ phận xuất hàng dưới Hải Phòng ( liên lạc với anh
Long, anh Chương ).
Fax TB đóng hàng và gửi HĐHQ cho nhà máy.
Mẫu thông báo đóng hàng đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục

Mẫu Invoice – Pcs đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.11
Đối với các hợp đồng thành toán bằng L/C phải tuyệt đối tuân thủ theo
L/C yêu cầu và quy định để làm các chứng từ cho chính xác và chuẩn tắc.
Có Packing List, cán bộ XNK, có nhiệm vụ gửi Packing list sang cho
hãng tàu thuê đề nghị họ làm Bill. (Packing list đầy đủ Tên Hàng theo hợp
đồng, Số lượng hàng bao gồm cả Net Weight và Gross weight)
Sau khi có Bill, Cần phải kiểm tra Bill xem có đúng không ( gồm có,
Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số lượng hàng, Net weight và Gross Weigh)
• Làm Bill of Lading
Gửi Packing List cho hãng tàu đề nghị làm Bill. Sau đã làm thanh toán
và nhận B/L cần kiểm tra đủ các thông tin: Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số
lượng hàng, Net weight, Gross Weight, và Ngày giao hàng ( Gửi trước khi tàu
chạy).
Mẫu Bill đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.12
• Làm bảo hiểm (Nếu Có):
Cán bộ XNK tiến hành làm bảo hiểm (Nếu có) bằng cách gửi Form yêu
cầu bảo hiểm cho đơn vị làm bảo hiểm.
Làm form yêu cầu bảo hiểm và gửi cho đơn vị làm bảo hiểm (làm bảo
hiểm trước ngày tàu chạy).
Mẫu bảo hiểm đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.13
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
14
15
• Làm C/O
Với các khách hàng ở Eu, Nhật, Canada, thì cần phải là C.O form A
cho khách hàng, chứng từ để làm C.O gồm có: Bill, Invoice theo đơn giá tấn,
packing list, và tờ khai. Chuyển cho Anh Thành ( Phòng XNK).
Tờ khai lấy từ phía Hải Phòng ( anh Long fax lên ) tờ khai sẽ có được
ngay sau khi phía Hải Phòng làm xong thủ tục Hải Quan, Bill lấy bản fax từ
phía hãng tàu ngay sau khi hàng đã lên tàu.

khai thác triệt để thông tin về thông tin đó, về số lượng hàng lỗi ( rất quan
trọng). Tỏ thái độ lấy làm tiếc về sự việc trên, và rất cám ơn khách hàng về ý
kiến đóng góp quý báo đó. Ý kiến của khách hàng là một trong những thông
tin để chúng ta rà soát lại quy trình kiểm tra chất lg của chúng ta. Và cám kết
với khách hàng sẽ kiểm tra lại sự việc trên và sẽ trả lời vào ngày hôm sau.
Lưu ý, cũng cần khẳng định với khách hàng là sự việc trên chưa bao giờ xảy
ra với công ty. Cách giải quyết tiếp theo: Dựa trên số liệu thông tin khách
hàng phản ánh, tập hợp lại, phản ánh lại với Hỗ Trọ, và Trưởng phòng để tìm
dõ nguyên nhân do đâu, nếu như lỗi đó là do SX, thì cần phải có mẫu đối
chứng. Cán bộ Kinh doanh cần phải thông báo lại cho khách hàng để gửi mẫu
xác nhận. Và lưu ý, khi chúng ta giải quyết mâu thuẫn, cần đứng trên lập
trường của SX. Khi nhận được mẫu sẽ có cách giải quyết cụ thể.
7.2 Giải quyết khiếu nại với nhà cung cấp trong nc
vấn đề này, cũng dựa trên nguyên tắc ở trên.
8. Lưu giữ và gửi hồ sơ thanh khoản
8.1 Lưu giữ hồ sơ
Mọi đơn hàng bên cạnh việc lưu trữ bằng chứng từ gốc, Hỗ trợ Kinh
doanh phải lưu vào 1 hồ sơ về bản gốc để thuận tiện cho việc xem xét
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
16
17
Hồ sơ tối thiểu gồm có:
- PAKD sơ bộ
- Hợp đồng với KH
- Yêu Cầu làm mẫu
- Tiêu chí chất lượng
- Giấy báo có cho tiền đặt cọc ( L/C ), Điện chuyển tiền của khách
- TBSX+ Chi tiết đơn hàng+ PAKD, các chi tiết khác liên quan đến
việc SX
- BOOKING + Thông báo đóng hàng

Công ty cổ phần Nhựa và Môi trường xanh An Phát đã công bố kết quả
kinh doanh năm 2009. Theo đó, doanh thu thuần công ty thực hiện được trong
năm 2009 đạt 384,5 tỷ đồng tăng 54,9% so với năm trước. Lợi nhuận trước
thuế đạt 38,4 tỷ đồng tăng 67,8%. Lợi nhuận ròng mà An Phát thực hiện trong
cả năm 2009 là 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với con số 22,8 tỷ đồng
của năm trước.
• Trung bình số hợp đồng XK/ tháng trong các năm:
Năm 2007 2008 2009
Số hợp đồng XK TB/tháng 5 - 10 10 – 12 15 - 20
(Nguồn phòng XNK)
• Số hợp đồng đã thực hiện trong các năm:
Năm 2007 2008 2009
Số hợp đồng XK thực hiện 86 126 189
(Nguồn phòng XNK)
• Số hợp đồng vướng mắc ở các năm:
STT Năm 2007 2008 2009 2 tháng
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
18
19
Số hợp đồng
vướng mắc
đầu
2010
1 Về thanh toán 3 4 3 0
2 Về giao hàng 4 6 4 1
3 Về chất lượng 5 3 2 1
( Nguồn phòng XNK cung cấp)
Đồ thị 1: Biểu thị số hợp đồng gặp phải vướng mắc
qua các năm của công ty
0

Fawaz tiền về chậm. Về vấn đề giao hàng có gặp phải vướng mắc với khách
Evenplast S.A.S về giao hàng muộn, khách Xeny và đơn của Hisham. Việc
phân tích các vướng mắc sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần tiếp sau.
Các vướng mắc gặp phải khi thực hiện hợp đồng
1.2.1 Thông tin giữa trung tâm kinh doanh ( TTKD) và sản xuất
Thông tin giữa hai bộ phận này không thống nhất và đầy đủ, dẫn đến
mâu thuẫn giữa bộ phận sản xuẩt với TTKD. Do nhân viên kinh doanh có suy
nghĩ là như vậy thì là đúng và sản xuất đã biết, họ chưa lường được hết các
hậu quả. Còn phía nhà máy họ cho rằng đương nhiên nhân viên kinh doanh
phải biết. Khi kiểm tra TBSX, một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được
khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tra
lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian.
Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu sản
xuất mới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàng
EURO, nhà máy đã không kiểm tra lô in trước khi sản xuất, tuy nhiên 1 tháng
sau khi bắt đầu sản xuất nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm
tiến độ giao hàng.
Việc làm thông báo kinh doanh và chi tiết đơn hàng bị lỗi, nhà máy tiếp
nhận thông số sai, do đó dẫn đến sản xuất sai. Như trong đơn hàng của
Achaika khách yêu cầu chất liệu là hàng HDPE nhưng khi làm thông báo sản
xuất cho nhà máy thì thông tin trên thông báo sản xuất là hàng LDPE dẫn đến
tình trạng hàng không đạt đúng yêu cầu của khách hàng.
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
20
21
Giữa KCS và KD không có điểm chung, chủ yếu là diễn ra với giữa
KCS nhà máy 1 và XNK. KCS luôn đưa ra tiêu chí thấp hơn hàng, hoặc “
Chất lượng tốt nhất rồi”. Trong đơn hàng xuất sang Nhật đơn của Eko, chất
lượng yêu cầu cao, hình in market trên túi có vệt mực nhưng mà máy không
chú ý đến điểm này . Và dẫn đến hình in sai, hàng không đủ tiêu chuẩn.

nhưng một khi L/C được phát hành thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng
thương mại quốc tế ngay cả khi L/C đó dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh ra
nó. Như vậy, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thì
ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho họ ngay cả khi
doanh nghiệp nhập khẩu khiếu nại hàng hóa thực tế không đúng như hợp
đồng, thậm chí hàng hóa không được giao. Đây chính là nguyên tắc cơ bản
trong giao dịch bằng L/C mà cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp
nhập khẩu cần phải hiểu rõ. Bởi giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ,
do đó doanh nghiệp xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp là yêu cầu
tiên quyết để phương thức L/C trở thành công cụ thanh toán hữu hiệu cho họ.
Người làm hồ sơ xuất chưa hiểu hết về L/C, do vậy mất rất nhiều thời
gian giải quyết các vướng mắc về L/C, lịch tàu, ngày hết hạn L/C. Kết quả
thống kê của phòng XNK có đến 90% sai về L/C. Và bộ chứng từ là tập hợp
tất cả các chứng từ chứng minh đối với hàng hoá mua bán về chủng loại hàng
hoá, xuất xứ, chất lượng, tiêud chí, chứng thực khai quan để tạo điều kiện
thuận lợi cho những nghiệp vụ giao nhận hàng hoá và thanh toán. Có những
đơn hàng hồ sơ sai với L/C, có những lỗi ngân hàng họ có thể bỏ qua được
cho mình, nhưng có trường hợp lỗi ngân hàng không thể bỏ qua, và công ty
đã phải chịu phạt.
Ví dụ như trong đơn hàng của Publi embal 2256 trên L/C nó mô tả
hàng hóa là 407 cartons of hdpe plastic bags, nhưng mình suất đi 500 hộp,
phải làm giống L/C. Nên trên Bill ghi 407 cartons.
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
22
23
Ví dụ điển hình nhất là sai về dung sai. Trường hợp đơn hàng của
Hisham trên L/C mô tả dung sai 10% cho cả dung sai số lượng cho cả tổng và
từng mã hàng nhưng mình lại làm 10% chỉ cho tổng. Và trong khi từng mã thì
lại lệch. Trường hợp sai về thời hạn xuất hàng cũng có thể bị sai.
Trong đơn hàng của Eko điều kiện CIF thì gặp lỗi chứng từ là ngày bảo

có đủ bộ chứng từ, Sales sẽ thông báo với khách hàng về việc thanh toán cho
Công ty.
Khi kiểm tra TBSX, thấy một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được
khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tra
lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian. Để khắc phục việc này công ty cổ
phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã có một số đề nghị bộ phận Sales
khi làm TBSX lưu ý như sau:
- Hộp carton: với tất cả túi thường (không cuộn), đề nghị tính kích
thước hộp carton theo công thức đã có trên PAKD.
+ Với hàng đã được làm trước đây, đề nghị liên hệ với nhà máy để lấy
kích thước chuẩn.
- Tem: Như đã thống nhất từ trước, nếu đơn hàng cần làm tem, đề nghị
xuất nhập khẩu lấy báo giá tem. Nếu thiếu, đồng chí Yến sẽ không kiểm tra
PAKD.
Với cách làm như thế này các bạn Sales cũng ko lo mình bị tính thiệt về
giá vật tư, và có giá sát thực tế nhất.
Hỗ trợ làm toán bộ công việc tiếp theo trong quy trình và có trách
nhiệm liên hệ với sales trong việc lấy thông tin và kiểm tra thông tin. Trong
một số trường hợp sẽ hỗ trợ Sales trực tiếp giao dịch với khách hàng lấy các
thông tin bổ sung cho TBSX. Và lưu trữ thông tin và các chứng từ liên quan
tới đơn hàng.
Hà Thị Học Lớp: Kinh doanh quốc tế 48B
24
25
2.2 Xác nhận thời gian giao hàng
Biện pháp mà công ty sử dụng là trước khi kí hợp đồng, xác nhận thông
tin với nhà máy. Vì năng lực công ty lớn nhiều đơn hàng khác và nhiều mặt
hàng cần một thời gian nhất định. Hiện tượng nhà máy 1 đang phản ánh, là
gửi yêu cầu đóng cont rất muộn, thậm chí không gửi, và biện pháp mà công
ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát áp dụng để xử lý vướng mắc