Mở đầu
Mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào cũng là sử dụng một cách có hiệu suất
nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu của tổ chức đó. Quản lý nhân lực là để
củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết cho tổ
chức để đạt được mục tiêu đặt ra. Quản trị nhân lực giúp tìm kiếm và phát
triển những hình thức, những phương pháp tốt nhất để người lao động có thể
đóng góp nhiều sức lực cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, đồng thời
cũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người lao động.
Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản
trị nhân lực. Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể thiếu trong
quản lý kinh doanh. Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân của thành công
hay thất bại trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Thực chất của quản trị nhân lực là công tác quản lý con người trong
phạm vị nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động.
Nói cách khác, quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào
tổ chức giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và
giải quyết các vấn đề phát sinh.
Quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức
và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường. Tầm quan trọng
của quản trị nhân lực trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con
người. Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết
định sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực
không thể thiếu được của tổ chức nên quản trị nhân lực là một lĩnh vực quan
trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác
cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồn nhân lực vì
mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người.
1
Với công việc của một đơn vị kinh doanh như Công ty cổ phần xuất
nhập khẩu Tổng hợp I thì việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo những nhân viên
phù hợp với vị trí, công việc được giao ngày càng đòi hỏi các cán bộ biết cách
đánh giá nhân viên chính xác, biết cách tuyển chọn, sử dụng lao động có hiệu

15/12/1981 theo quyết định của Bộ Thương Mại và chính thức đi vào hoạt
động vào tháng 3/1982.
Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I có tên giao dịch đối ngoại là Việt
Nam National General Export – Import Coporation viết tắt là
GENERALEXIM.
Trụ sở chính và chi nhánh của Công ty:
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 46 Ngô Quyền Hà Nội
Điện thoại: 04 – 8 264009
Fax: 04 – 8 259894
3
Email: [email protected]
Website: www.generalexim.com.vn
Tháng 7/1993 theo quyết định số 858/TCCB của Bộ trưởng Bộ Thương
Mại, quyết định hợp nhất công ty Promexim ( công ty phát triển và xuất nhập
khẩu ) vào Generalexim và vẫn giữ tên cũ là Generalexim.
Chi nhánh:
Tại TP. Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 26B Lê Quốc Hưng
Điện thoại: 08 – 9224402
Fax: 08 – 8222214
Tại Đà Nẵng:
Địa chỉ: 113 Hoàng Diệu
Điện thoại: 051 – 822709
Fax: 051 – 824077
Tại Hải Phòng
Địa chỉ: 57 Điện Biên Phủ
Điện Thoại: 031 – 842077
Fax: 031 – 745927
Theo quyết định thành lập doanh ngiệp Nhà nước số 340/BTM ngày

giữa công ty với các cơ sở, đặc biệt là mối quan hệ với thị trường nước ngoài.
Xây dựng quỹ hàng hóa, cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh.
Cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Từ năm 1990 – 1995, giai đoạn này tình hình trong nước và quốc tế có
những biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tế trong đó lĩnh
vực phân phối và lưu thông hàng hóa bị tác động mạnh mẽ nhất. Thị trường
5
lớn Đông Âu và Liên Xô do biến động về chính trị không còn nữa trong khi
khu vực ở thị trường tư bản đang bị các đơn vị khác cạnh tranh. Các mặt hàng
xuất khẩu ủy thác có chiều hướng gia tăng, tình trạng thiếu vốn và chiếm
dụng vốn lẫn nhau trong tổ chức còn khá phổ biến. Trong bối cảnh đó, việc
giữ vững và phát triển thoát khỏi vòng bế tắc là một nỗ lực lớn của công ty.
Tháng 7/1993, công ty có bước ngoặt lớn về tổ chức cán bộ với sự kiện
lớn, đó là việc sát nhập công ty Promexim vào công ty XNK Tổng hợp I. Về
mặt hàng, công ty chủ trương phát triển mặt hàng chủ lực là gia công may
mặc xuất khẩu. Đồng thời công ty còn kinh doanh XNK tất cả các mặt hàng
bất kể giá trị lớn hay nhỏ như lạc nhân, gạo, thiếc, gỗ, quế, hồi…
1.1.2.2. Giai đoạn III: (từ 1996 đến nay): Xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa
Tiếp theo đà tăng trưởng của giai đoạn trước, năm 1997 Công ty đã đạt
kim ngạch XNK lên đến 78,4 triệu USD, cao nhất từ trước đến nay và là một
kết quả đáng nể. Tuy nhiên, năm 1998 tổng kim ngạch XNK của Công ty chỉ
đạt gần 44,5 triệu USD bằng 82,17 % kim ngạch XNK năm 1997. Sự giảm
xuống này là do môi trường kinh doanh XNK của Công ty nói riêng và cả
nước nói chung có nhiều biến động xấu.
Từ sau giai đoạn khó khăn đến nay, Công ty đã có hướng đi mới như mở
rộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, các quận huyện, kể cả các
thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, chuyển dần từ ủy thác sang tư doanh.
Triển khai kinh doanh gia công các mặt hàng, khai thác việc nhập hàng phi
mậu dịch cho đối tượng người Việt Nam công tác học tập lao động ở nước
ngoài được hưởng chế độ miễn thuế. Bên cạnh đó, Công ty còn tham gia đầu

Công ty được phép đề xuất với Bộ Thương mại về việc xây dựng các chỉ
tiêu kế hoạch có liên quan đến hoạt động của công ty.
Công ty được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoại tệ, trực tiếp ký các
hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước.
Được phép mở rộng buôn bán các sản phẩm hàng hóa theo quy định của
Nhà nước.
Công ty cũng được phép tham dự các hội chợ triển lãm để giới thiệu các
sản phẩm của công ty ở trong và ngoài nước và đặt các đại diện và chi nhánh
ở nước ngoài.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, kỷ luật cán bộ,
công nhân viên…
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty:
Công ty XNK Tổng hợp I có cơ cấu bộ máy tổ chức theo mô hình trực
tuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng chuyên ngành
riêng biệt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và có mối liên hệ chức năng với
nhau.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
_Ban giám đốc: là cấp cao nhất ra các quyết định của công ty, chỉ đạo
hướng dẫn hoạt động cảu tất cả các phòng ban và xí nghiệp sản xuất, chi
nhánh trực thuộc, kí kết, ra quyết định thực hiện các hoạt động thương mại và
đầu tư tài chính. Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc hoặc
được giám đốc ủy quyền quản lý một lĩnh vực kinh doanh nào đó.
_Phòng tổ chức cán bộ: nắm toàn bộ nhân lực của công ty, tham mưu
cho giám đốc sắp xếp, giúp giám đốc khâu tuyển dụng, đào tạo đội ngũ các
cán bộ công nhân viên, sắp xếp bố trí lao động cho phù hợp mục tiêu kinh
doanh, đồng thời tổ chức giám sát theo dõi về lao động, tiền lương…
8
_Phòng tổng hợp: có chức năng tổng hợp tình hình thị trường giá cả
trong nước và trên thế giới, theo dõi pháp chế, luật và dưới luật, quy định xuất
nhập khẩu, thuế, hải quan, thống kê các số liệu theo yếu cầu của ban giám đốc

Liên doanh:
_53 Quang Trung: giao dịch kinh doanh
_7 Triệu Việt Vương: kinh doanh khách sạn, văn phòng cho thuê.
Các đơn vị sản xuất:
_Xí nghiệp may Đoạn Xá, Hải Phòng.
_Xưởng sản xuất chế biến sản phẩm gỗ tại Cầu Diễn, Hà Nội.
_Xưởng lắp ráp xe máy Tương Mai.
_Xí nghiệp quế, chế biến quế tại Gia Lâm – Hà Nội ( nay liên doanh với
công ty cổ phần Châu Á để sản xuất, XNK quạt gió )
10
Mô hình cơ cấu tổ chức công ty XNK Tổng hợp I

1.2. Hoạt động kinh doanh của công ty XNK Tổng hợp I:
1.2.1. Lĩnh vực hoạt động của công ty:
Hoạt động chính của công ty XNK Tổng hợp I là kinh doanh xuất nhập
khẩu trong và ngoài nước. Hoạt động này là chủ yếu, có tới 9 phòng Nghiệp
vụ làm về XNK. Bên cạnh đó kinh doanh bất động sản cũng là một thế mạnh
của công ty. Công ty đã có các kho là Đình Xuyên, Tương Mai, Thịnh Liệt
với diện tích hơn 10.000 m² cho các khách hàng thuê kho bãi. Gia công sản
11
Giám đốc
P.GĐ Tài
chính
P.GĐ Kinh
doanh
P.GĐ Hành
chính
Các P.
nghiệp vụ
Các cửa

Hải Phòng
Đà Nẵng
TP. HCM
P.TCCB
P.Tổng hợp
P.Kế toán tài
vụ
P.Hành
chính
Kho vận
xuất các mặt hàng phục vụ người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu cũng
không công ty triển khai thực hiện tốt.
1.2.2. Phương thức kinh doanh của công ty:
Trong những năm gần day công ty thường áp dụng những phương thức
kinh doanh linh hoạt để gia tăng hiệu quả xuất nhập khẩu bao gồm xuất khẩu
trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác, tái xuất khẩu, nhận gia công hàng xuất khẩu
và làm tốt mảng kinh doanh dịch vụ… Trong đó công ty thực hiện 3 phương
thức chính là:
Nhận ủy thác xuất nhập khẩu
Gia công hàng xuất khẩu
Xuất khẩu tự doanh
1.2.3. Các đặc điểm của công ty XNK Tổng hợp I:
1.2.3.1. Đặc điểm về mặt hàng:
Mặt hàng xuất khẩu của công ty rất đa dạng, gồm nhiều nhóm mặt hàng
khác nhau:
Hàng nông sản gồm có các mặt hàng: gạo, cà phê, hạt tiêu, lạc nhân, chè,
…
Nhóm hàng thủ công mỹ nghệ: mây tre, gốm sứ, thêu, lẵng hoa,…
Nhóm hàng các sản phẩm may mặc như: áo sơ mi, váy áo nữ, quần áo
thể thao, quần áo trẻ em,… Đây là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu theo hạn

nước EU.
1.2.3.3. Đặc điểm về nguồn vốn:
Trong giai đoạn đầu mới thành lập, với số vốn ít ỏi là 139.000 đồng gây
ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh, công ty đã nỗ lực tìm ra
13
được hướng đi đúng nhằm phát triển thêm vốn của mình. Công ty XNK Tổng
hợp I đã sử dụng các biện pháp như tiết kiệm, huy động vốn nhàn rỗi từ cán
bộ công nhân viên, vay thêm vốn ở ngân hàng và các tổ chức tín dụng, liên
doanh với nước ngoài để có thêm nguồn vốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh
doanh. Đồng thời công ty cũng luôn ý thức đến việc bảo toàn vốn và hết sức
chú ý để tránh bị lạm dụng, thất thoát vốn trong kinh doanh.
Sau hơn 20 năm hoạt động, hiện nay công ty đã tăng được số vốn pháp
định của mình lên hơn 50 tỷ đồng.
1.2.3.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty XNK Tổng hợp I có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối
hoàn chỉnh đáp ứng khá tốt về yêu cầu sản xuất kinh doanh của mình.
Cơ sở kinh doanh chính và trụ sở đặt tại 46 Ngô Quyền, Hà Nội, ngay
trung tâm thành phố thuận lợi cho việc giao dịch và đi lại. Công ty trang bị
gần như đầy đủ các phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh và trang
thiết bị văn phòng, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt
nhiệm vụ. Hệ thống thông tin bao gồm các máy điện thoại, máy fax, máy vi
tính đến tất cả các phòng ban trong công ty.
Trong cả quá trình phát triển của mình, công ty đã xây dựng và đưa vào
sử dụng 20.000 m² kho và 1.500m² nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng may
mặc xuất khẩu tại Đoạn Xá – Hải Phòng. Cải tạo kho Tương Mai thành kho
mới khang trang an toàn, đủ điều kiện bảo quản các mặt hàng có giá trị cao.
Mua khu vực 53 Quang Trung, số 7 Triệu Việt Vương với mục đích tạo cơ sở
vật chất liên doanh khai thác bất động sản, xây dựng khu tập thể và khu đất có
hạ tầng cơ sở tại Lạc Trung – Hà Nội và Đoạn Xá – Hải Phòng với phương
châm Nhà nước và nhân dân cùng làm để giải quyết nhu cầu nhà ở cho hầu

Đầu kỳ Tổng lao động
Đại học
THCN
Lao động khác
502
161
67
264
185
83
39
69
317
78
28
195
Tăng trong kỳ
6 6 0
Giảm trong kỳ Tổng
Nghỉ hưu
Giảm lao động
thời vụ
Giảm khác
141
5
135
1
122
2
115

nhập khẩu, hạch toán kinh tế, thanh toán quốc tế, lập hợp đồng, lập chứng từ
thanh toán sau khi giao hàng…. Công ty tiến hành xây dựng chương trình quy
16
hoạch, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, dành chi phí cho công tác đào tạo
khoảng 150 triệu đồng/năm. Kết quả trong 4 năm, đã có 80 lượt người được
đào tạo tập trung về chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, phổ cập tin học sơ cấp
cho hầu hết cán bộ công nhân viên văn phòng.
Đề bạt: đề bạt tại chỗ là chính. Các cán bộ làm tốt công việc, đủ tiêu
chuẩn để được đề bạt. Việc để bạt tại chỗ để cán bộ đã quen với tổ chức,
không gặp nhiều vấp váp trong công việc.
Thực hiện chính sách đối với cán bộ:
Ký thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, áp dụng quy định của Nhà
nước về tăng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Giải quyết việc làm cho
đông đảo cán bộ công nhân viên, phân phối thu nhập theo quan niệm mới, gắn
thu nhập với kết quả sản xuất nhưng vẫn có chế độ giải quyết chính sách cán
bộ do lịch sử và xã hội để lại.
Trong năm 2006, công ty đã có những các hoạt động:
Tiếp tục củng cố sắp xếp bộ máy phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả
Quy hoạch, bổ xung, hoàn thiện bộ khung cán bộ quản lý cấp phòng,
ban, chi nhánh, xí nghiệp.
Thu hút, đào tạo lại cán bộ nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ.
Tuyển dụng có chọn lọc và đào tạo lại những cán bộ hiện có.
1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Tổng doanh thu
370.830 438.335 503.209
Chi phí
365.880 432.720 495.897
Lợi nhuận
4.950 5.615 6.373

thành và phát triển ngày càng nhiều các thỏa thuận tự do hóa thương mại khu
vực và tay đôi giữa các quốc gia không phụ thuộc vào vị trí địa lý.
Trong khi đó tình hình chính trị, xã hội trong nước lại tương đối ổn định,
An ninh trật tự được giữ vững. Các nhà phân tích trên thế giới coi Việt Nam
là điểm đến an toàn của các nhà đầu tư. Kinh tế Việt Nam không ngừng tăng
trưởng cao, đầu tư nước ngoài tăng, tạo ra nhiều công ăn việc làm, tăng thu
nhập, cuộc sống nhân dân được cải thiện. Tuy vậy, nước ta những năm trở lại
đây cũng gặp phải những khó khăn như nạn khô hạn và dịch cúm gà diễn ra
trên diện rộng đồng thời phải chịu sự tác động từ sự gia tăng giá cả các loại
nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập khẩu đã làm tăng chi phí đầu vào của các
sản phẩm hàng hóa và dịch vụ và là nguyên nhân đẩy chỉ số giá hàng hóa tiêu
dùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong nhiều năm gần đây.
Nhưng các chỉ tiêu cơ bản về phát triển kinh tế - xã hội vẫn đạt và vượt các
mục tiêu đề ra. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, hoạt động xuất
khẩu đã đạt kết quả cao vượt trội hơn tất cả các ngành và lĩnh vực, và cũng
lần đầu tiên tăng trưởng xuất khẩu đã vượt tăng trưởng nhập khẩu và cao hơn
gấp 3 lần tăng trưởng GDP.
Đó là những thuận lợi chính hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công
ty. Tuy vậy, năm 2006 công ty cũng phải vượt qua nhiều khó khăn do cơ chế
quản lý đã và đang khuyến khích các doanh nghiệp tham gia ngày càng nhiều
vào thị trường, các ưu đãi về vốn trước đây dành cho doanh nghiệp Nhà nước
không còn được áp dụng. Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế và
thị trường, nhất là việc tham gia chương trình tự do hóa thương mại trong khu
vực (ASEAN và Trung Quốc) của chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanh
nghiệp có vốn nước ngoài tham gia kinh doanh trên thị trường trong nước. Do
vậy, cạnh tranh trên thị trường diễn ra rất quyết liệt và gay gắt, thuận lợi có xu
19
thế giảm. Nhiều mặt hàng của công ty có kinh nghiệm kinh doanh nhưng
cũng phải thu hẹp do môi trường có nhiều khó khăn, rủi ro.
Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đó hàng

Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động.
Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực.
Cung cấp thông tin cho mức quản lý cao nhất nhằm hỗ trợ cho quá trình
ra các quyết định sách lược.
Để có thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém như
vậy, phòng quản trị nhân lực phải dựa vào các hệ thống thông tin tự động hóa.
Các hệ thống này sẽ trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thông
tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phòng quản trị
nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp
cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực
hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác.
Để triển khai các hoạt động quản trị nhân lực, các nhà quản lý dựa trên
hàng loạt các hệ thống thông tin kế hoạch hóa tác nghiệp, sách lược và chiến
lược. Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống
tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của
từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất
lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai. Hệ thống
này sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của doanh nghiệp như
hệ thống tài chính kế toán, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin
Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh
nghiệp.
21
1.3.2. Lý do chọn đề tài:
Sau một thời gian tiến hành tìm hiểu về công ty XNK Tổng hợp I, em
thấy rằng tình hình quản lý nhân sự vẫn còn nhiều bất cập. Phần lớn việc quản
lý còn trên giấy tờ, các báo cáo trong công ty phải in ra giấy để nộp cho người
quản lý cao hơn, làm chi phí tốn kém, lại mất công tìm kiếm. Các vấn đề
trong tìm kiếm thông tin về người lao động và việc thay đổi thường xuyên của
những người lao động hợp đồng và lao động thời vụ làm cho việc quản lý
nhân sự là rất khó khăn trong công ty. Với chuyên ngành về ứng dụng tin học

khác với mô tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế,
số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội
dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được
khi tài liệu quá nhiều.
•Quan sát:
Được dùng khi không muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài
liệu hoặc qua phỏng vấn .
•Sử dụng phiếu điều tra:
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một
phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra.
1.3.4.2. Công cụ sử dụng:
•Ngôn ngữ lập trình VB
•CSDL Access
23
Chương II: Phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý
2.1. Tổng quan về phát triển HTTT quản lý:
2.1.1. Khái niệm HTTT quản lý:
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin
học hoặc hoặc không tin học.
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources)
và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ
trước.
Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc
cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Một hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận:
• Bộ phận đưa dữ liệu vào
24