Lời mở đầu
Ngày nay, cùng với sự phát triển lớn mạnh của nền kinh tế thế giới , kinh
tế Việt Nam đang từng bớc hội nhập và đạt đợc những thành quả tốt đẹp. Chúng
ta đang bớc những bớc đầu trên con đờng đến một nền văn minh công nghiệp
hiện đại. Và sự phát triển ồ ạt của công nghệ thông tin đánh dấu cho những bớc
tiến đó.
Xây dựng những hệ thống thông tin nhằm mục đích phục vụ cho hoạt
động kinh tế đang ngày một phổ biến và đóng vai trò vô cùng quan trọng.Các
hoạt động kinh tế diễn ra với nhiều hình thái đa dạng và tơng đối phức tạp, nếu
chúng chỉ đợc xử lí một cách thủ công thì hiệu quả giảm đi rất nhiều và ngời
quản lí sẽ gặp nhiều khó khăn.
Việc tìm thông tin quản lí các mặt hàng mã hàng, nhóm hàng,quản lí
hàng bán , hàng trong kho dới dạng các sổ sách chứng từ khiến ngời quản lí rất
vất vả, mất nhiều thời gian mà không hiệu quả.Chính vì vậy, các nhà tin học đã
thiết kế những hệ thống kết nối các hoạt động quản lí, xử lí thông tin đợc thực
hiện nhờ hệ thống máy tính chạy theo các chơng trình phần mềm đợc làm sẵn.
Có thể nói, đây là những ứng dụng thiết thực và hiệu quả rất phù hợp trong thời
đại bùng nổ thông tin hiện nay, khi mà việc cập nhật thông tin nhanh chóng
đồng nghĩa với lợi ích thu đợc .
Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng tin .học trong
quản lí, nhóm sản xuất phần mềm chúng em quyết định lựa chọn đề tài: Xây
dựng HTTT quản lí kho và bán hàng của Công ty VINA_Công ty chuyên cung
cấp và phân phối thức ăn gia súc trên thị trờng VN. Chúng em xin chân thành
cảm ơn sự nhiệt tình hớng dẫn của PGS_TS Hàn Viết Thuận , các thày cô trong
khoa đã giúp đỡ chúng em hoàn thành đề án này. Vì đây là lần đầu tiên tham
gia sản xuất một phần mềm có tính ứng dụng cao và cũng đã đợc đa vào thực tế
cho nên chúng em không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong các thày cô
và các bạn đóng góp ý kiến để đề tài đợc hoàn thiện thêm. Xin chân thành cảm
ơn.
1
CHƯƠNG I

1.Nhợc điểm của hệ thống quản lí thủ công
_Thời gian dành cho việc lu trữ , tìm kiếm quá lớn, số các
thao tác trùng lặp nhiều.
_Chi phí thời gian cho việc truy xuất CSDL nhiều nên rất khó đáp ứng
nhanh nhạy của thông tin.
_Kết xuất không đảm bảo độ tin cậy theo yêu cầu.
_Cha tự động hoá đợc các phép tính số học dẫn đến độ chính xác không
cao.
_Trong trờng hợp nhiều ngời cùng làm một công việc , thông tin không
nhất quán thờng xảy ra nhiều sai sót.
_Thông tin có nhiều khoản mục và ghi chép không thống nhất do có sự
điều chỉnh lợng hàng nhập, hàng bán, sổ sách bị tẩy xoá nhiều dễ bị sai lệch
thông tin.
2.Mục đích của đề tài
Xây dựng một HTTT quản lí kho và nguyên liệu với yêu cầu thờng xuyên
cập nhật và theo dõi những thay đổi hàng hoá trong kho.Cập nhật chứng từ nhập
mua hàng hoá vào kho, cập nhật các hoá đơn bán hàng trong từng ngày.Cuối
tháng hoặc cuối kì đa tổng hợp đa ra báo cáo hoặc tổng hợp số liệu bán ra nhập
về tính đến thời điểm đó.
3
3.Phạm vi của đề tài
_HTTT quản lí về kho và hoạt động bán hàng của công ty.
_Cập nhật thông tin nhanh chóng về hàng hoá, sửa chữa hoặc có thể loại
bỏ thông tin d thừa.
_Báo cáo nhanh chóng các yêu cầu cơ bản đặt ra trong ngày trong công
tác quản lí bán hàng.
_Đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh mất mát dữ liệu, chơng trình dễ sử dụng.
III.Các bớc xây dựng hệ quán lí kho và bán hàng .
1. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án
- Xác định đợc mục tiêu và cơ cấu đặt ra.

Chơng II
quá trình thực hiện đề tài
I.Phân tích yêu cầu ngời sử dụng
Hiệu quả hệ thống mang lại phụ thuộc vào độ nông sâu của việc phân
tích ban đầu .Chính vì vậy, phân tích là công việc không thể thiếu trong quá
trình xây dựng mộ hệ thống thông tin, đặc biệt hơn trong trờng hợp nó đợc xây
dựng cho một hệ thống kinh tế đã đợc đa vào hoạt động.
Nh chúng ta thấy, việc quản lí kho và bán hàng khi cha sử dụng máy
tính , các công việc nh quản lí đơn hàng, quản lí chứng từ, quản lí hàng hoá
trong kho , lu trữ thông tin về hàng hoá và khách hàng đều do con ngời dựa trên
sổ sách ghi chép lu trữ cồng kềnh và phức tạp, nên việc nhập thêm, lu trữ và tìm
kiếm rất
khó và chậm chạp vì số lợng hàng hoá và các giao dịch ngày càng nhiều và
phức tạp.
Để tăng tính hiệu quả , giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì việc
tin học hoá hệ thống quản lí kinh doanh là cần thiết.
Phân tích hệ thống ở giai đoạn này, chúng ta tiến hành tìm hiểu, khảo sát
hệ thống hiện thời, phát hiện những thiếu sót và tìm biện pháp khắc phục những
thiếu sót đó.Có nh vậy , mới đảm bảo hiệu quả việc tin học hoá hệ thống. Đây
cũng chính là một bớc quan trọng trong quy trình đầu tiên : Phân tích yêu cầu
của quá trình sản xuất phần mềm. Việc phân tích đợc tiến hành một cách cụ thể
qua các giai đoạn nhỏ hơn.
1. Lập kế hoạch :
- Nguồn lực, phạm vi khảo sát: Công Ty ViNa tại Xuân Mai, Hà Tây
- Soạn thảo kế hoạch:
STT Công việc Thời Ngời thực hiện
6
gian
(ngày)
1 Nghiên cứu tài liệu 2 Nguyễn út Ny

đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng.
2.2 Bán hàng
Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lợt duyệt các yêu
cầu của khách hàng, kiểm tra số lợng nmặt hàng mà công ty có thể bán.Có thể
xảy ra các trờng hợp sau:
-Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không
có trong công ty. Trờng hợp này phải từ chối khách hàng.
- Công ty có đủ số lợng , quy cách nh yêu cầu: trờng hợp này phải tiếp tục
thoả thuận về giá cả.
- Công ty không có mặt hàng này nhng hệ thống thông tin chào hàng có
các thông tin liên quan đến mặt hàng này, bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với
khách hàng.Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng đề nghị với bộ
phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc nhập hàng.
- Công ty có đầy đủ số lợng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách
hàng nhng số lợng trong kho không còn đủ số lợng và quy cách do bán
hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp
nốt các mặt hàng còn lại.
2.3 Báo cáo tồn kho
- Tổng hợp số lợng hàng hoá trong kho đầu kì( cuối kì trớc) để tính lợng
tồn đầu kì.
- Lấy thông tin từ sổ xuất, nhập để tính tồn cuối kì.
2.4 Báo cáo nhập
- Tổng hợp hàng hoá nhập.Lập danh sách thống kê từng loại hàng hoá đã
nhập với số lợng là bao nhiêu.
- Báo cáo lợng hàng còn trong kho trớc khi nhập bổ sung vào để tính số l-
ợng tồn kho vào thời điểm hiện tại.
a. Báo cáo xuất hàng
- Lập danh sách thống kê với số lợng từng mặt hàng đã bán ra với số lợng
là bao nhiêu.
8

- Có khả năng bổ xung các mặt hàng , xoá bỏ các mặt hàng khi cần thiết.
- Có khả năng lu trữ thông tin về các mặt hàng trong suốt thời gian tồn tại
công ty.
II. thiết kế phần mềm
1.Thiết kế tổng thể
1.1 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra mô hình về hệ thống thông tin vận chuyển qua
các quá trình và chức năng khác nhau.
1.2 Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu
- Các chức năng xử lí :Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu
là biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó.
Kí hiệu:
- Tác nhân bên trong : Là một ngời , một nhóm ngời ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống, nhng có trao đổi thông tin với hệ thống.
Kí hiệu:
- Luồng dữ liệu: Luồng thông tin phản ảnh một quá trình hoặc một chức
năng xử lí, mũi tên chỉ hớng của luồng thông tin.
Kí hiệu:
10
- Kho dữ liệu: Là thông tin lu trữ trong một khoảng thời gian để một hay
nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu đợc lu trữ
trong máy tính
Kí hiệu:
11
1.3 Sơ đồ chức năng của hệ thống
12
Hệ thống thông tin quản
lý kho và bán hàng
Quản lý kho Quản lý bán hàng
Xử lý nhập

2.4
lập báo
cáo tài
chính
Giám đốc
Giám đốc
1.3
lập báo
cáo tồn
kho
1.2
xuất
kho
hàng
hoá
1.1
nhập
kho
hàng
hoá
nhà
cung
cấp
2.2
kiểm tra
đơn đặt
hàng
1.3
lập thủ
tục thanh

+ Quan hệ one to one
15
A B
+ Quan hệ One to Many
+ Quan hệ Many to Many
-Chuẩn hoá là một thủ tục hình thức hoá qua các thuộc tính dữ liệu đợc gom
góp thành các bảng và các bảng đợc gom thành các CSDL nhằm mục đích:
+ Loại bỏ thông tin trùng lặp tránh d thừa thông tin trong các bảng.
+ Điều chỉnh các thay đổi tơng lai trong cấu trúc các bảng.
+Giảm thiểu mức ảnh hởng của sự thay đổi về cấu trúc trong CSDL đối
với các ứng dụng ngời truy xuất dữ liệu.
_Quá trình chuẩn hoá đợc thực hiện dựa trên khái niệm phụ thuộc hàm mô hình
đợc chuẩn hoá đầy đủ, lí tởng là mô hình mà ở đó mỗi thuộc tính trong mỗi
bảng thực thể đều có một phụ thuộc hàm trực tiếp vào các thuộc tính khoá của
bảng.
2.2 Phân cấp chức năng của hệ thống
2.2.1 Giới thiệu chung về quản lí kho và bán hàng
16
A
A B
B
P. Giám Đốc
P. Kinh
doanh
P.Marketing P.Giao
hàng
Kho hàng
* Danh mục cần nhập.
- Mã hàng
- Nhóm mã hàng

Số phiếu nhập
Mã kho
Ngày nhập
Ngời nhập
Ngời giao
Mã nhà cung
cấp
Địa chỉ
Stt
Mã hàng
Đơn vị tính
Số lợng nhập
Đơn giá
Thành tiền
Phiếu nhập
kho
Số phiếu nhập
Ngày nhập
Ngời nhập
Mã nhà cung
cấp
Địa chỉ
Diễn giải
Số phiếu
nhập
Mã hàng
Số lợng nhập
Đơn giá
Phiếu nhập
kho

Tên nhà cung
cấp
Địa chỉ
Điện thoại
Fax
Số tài khoản
18
Mã hàng
Tên hàng
Đơn vị tính
*Từ đầu ra Phiếu xuất kho ta lập đợc danh sách các thuộc tính và
chuẩn hóa dữ liệu xác định thực thể:
Đầu ra Chuẩn dạng 1 Chuẩn dạng 2 Chuẩn dạng 3
Phiếu xuất kho
Số phiếu xuất
Ngày xuất
Ngời xuất
Mã khách hàng
Địa chỉ
Diễn giải
Stt
Mã hàng
Đơn vị tính
Số lợng xuất
Đơn giá
Thành tiền
Phiếu xuất kho
Số phiếu xuất
Ngày xuất
Ngời xuất

Số lợng xuất
Đơn giá
Mã khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ
Điên thoại
Fax
19
Fax
Só tài khoản
Só tài khoản
Mã hàng
Tên hàng
Đơn vị tính
* Từ đầu ra Hóa đơn bán hàng ta lập đợc danh sách các thuộc tính và
chuẩn hóa dữ liệu xác định thực thể:

Đầu ra Chuẩn dạng 1 Chuẩn dạng 2 Chuẩn dạng 3
Hoá đơn bán hàng
Số hóa đơn
Liên số
Mã khách hàng
Tên khách hàng
Điện thoại
Địa chỉ
Số tài khoản
Phơng thức tt
Stt
Mã hàng
Tên hàng

Phơng thức tt
Ngày bán
Ngời bán
Hàng mua
Số hoá đơn
Mã hiệu hàng
Số lợng
Hàng hoá
Mã hiệu hàng
Hoá đơn bán
hàng
Số hoá đơn
Mã khách hàng
Phơng thức tt
Ngày bán
Ngời bán
Khách hàng
Mã khách hàng
Tên khách hàng
Điện thoại
Địa chỉ
Số tàI khoản
Hàng mua
Số hoá đơn
Mã hiệu hàng
20
chữ
Ngày bán
Ngời bán
Tên hàng

2 Macc Text 5 Mã nhà cung câp
3 Nguoinhap Text 20 Ngời nhập
4 Ngaynhap Date/Time 8 Ngày nhập
5 Makho Text 5 Mã kho
6 Nguoigiao Text 20 Ngời giao
* Chi tiết phiếu nhập kho
Stt Tên trờng Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 Sophieun Text 5 Số phiếu nhâp
2 Makho Text 5 Mã kho
3 Mahang Text 5 Mã hàng
4 Soluong Text 10 Số lợng
5 Dongia Text 5 Đơn giá
* Phiếu xuất kho
Stt Tên trờng Kiểu Độ rộng Ghi chú
22
1 Sophieux Text 5 Số phiếu xuất
2 Sohd Number 5 Số hoá đơn
3 Ngayxuat Date/Time 8 Ngày xuất
4 Nguoixuat Text 20 Ngời xuất
* Chi tiết phiếu xuất
Stt Tên trờng Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 Sophieux Text 5 Số phiếu xuất
2 stt Text 5 Số thứ tự
3 Mahang Text 5 Mã hàng
4 Soluongxuat Number 5 Số lợng xuất
5 Giaxuat Number 5 Giá xuất
* Hàng hoá
Stt Tên trờng Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 Mahang Text 5 Mã hàng
2 Tenhang Text 20 Tên hàng

* Tồn đầu kỳ
Stt Tên trờng Kiểu Độ rộng Ghi chú
1 Makho Text 5 Mã kho
2 Mahang Text 5 Mã hàng
3 Soluong Number 5 Số lợng
4 Giatriton Number 5 Giá trị tồn
24