ĐỀ TÀI:
Xây dựng hệ thống chương
trình quản lý cán bộ
LỜI

NÓI ĐẦU
Ngày nay với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin đã đem lại hiệu
quả to lớn trong nhiều lĩnh vực, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của cuộc sống
con người. Một trong những lĩnh vực đó chính là quản lý giáo viên. Với việc quản
lý giáo viên trên máy tính, chúng ta sẽ giảm bớt được một khối lượng công việc
rất lớn cho những người quản lý, giảm bớt lượng người không cần thiết trong
khâu quản lý này. Trước kia, khi tất cả nguồn lực con người còn được quản lý thủ
công không chỉ là khó khăn mà còn đẫn đến việc sai xót dữ liệu và viêc cập nhật
thêm thông tin là rất chậm.
Với đề tài thực tập chuyên môn: “Xây dựng hệ thống chương trình quản lý
cán bộ” . Qua việc đã đi khảo sát trên thực tế tại trường : THCS HẢI ĐÔNG,
cũng như những tài liệu thu thập được về hệ thống quản lý giáo viên, đã xây dựng


hay nhiều bảng khác (thường được gọi là truy vấn - Query) thì kết quả cũng giống
như một bảng. Thư tế có thể một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác.
Các khả năng của một CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn
bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. Một
CSDL có 3 khả năng chính : Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu, kiểm soát dữ liệu.
1.1. Tạo mới tệp Access :
Một dự án Access là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công
việc lớn nào đó.
Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài những tệp có phần mở rộng
*.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu
trúc). Có 5 tệp thành phần chính trong một tệp :
- Tables : Nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu.
- Queries : Nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế.
- Form : Nơi chứa mẫu giao diện phần mềm.
- Reports : Nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế.
- Macro : Nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án
- Modules : Nơi chứa các khai báo các thư viện chương trình con phục vụ
dự án.
Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên.
- Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở cửa sổ
mục 1.1.1 tiếp theo để nhận OK, hộp thoại xuất hiện yêu cầu chọn nơi lưu trữ và
đặt tên tệp Access


Dạng Query thường được sử dụng nhiều nhất là Select Query. Bằng loại
Query này ta có thể lọc ra những thông tin cần quan tâm từ nhiều bằng dữ liệu
khác nhau cua cơ sở dữ liệu, có thể phân tích và hiệu chỉnh dữ liệu ngay trên bản
thân Query hay sử dụng làm cơ sở cho công việc khác.
Ngoài ra còn có các loại Query khác như Update Query để cập nhật, chỉnh
sửa dữ liệu cho Table, crosstab Query tổng hợp dữ liệu, Make Table Query,
Crosstab Query tổng hợp dữ liệu, Make Table Query nhằm phục hồi dữ liệu có sơ
sót xảy ra cho Table. Ráp nối dữ liệu vào table có Append Query xóa dữ liệu
Delete Query. Query như một nền tảng để tạo ra các báo biểu có đặc tính định
dạng cao hơn Table.
* Khái niệm :

+ Query là công cụ khai thác và sử lý dữ liệu của Microsoft Access, nó có
thể đáp ứng các nhu cầu tra cứu về dữ liệu và của các bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ
liệu.
+ Query còn dùng tạo ra nguồn số liệu cơ sở cho các công cụ khác như :
Form, Report, kể cả cho một Query khác, thậm trí tạo ra một table khác. Với
những thông tin lựa chọn được của Query cũng có thể trực tiếp in ra giấy đáp ứng
yêu cầu cao hơn table một mức.
4. Form - biểu mẫu :
- Không thể thiếu được trong Access là phần hiển thị ra bên ngoài dành cho
người sử dụng. Điểm nổi bật là có thể thiết kế Form thật đẹp và tiện dụng để
người sử dụng điều khiển một cách dễ dàng và không bị nhàm chán vì giao diện
quá xấu như một số phần mềm khác.
Trong một form có thể chứa các Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng
một lúc nhập dữ liệu vào nhiều Table khác nhau. Form có thể dùng để nhập mới
hay sửa đổi các dữ liệu trên Table, Query, có thể chứa nút lệnh để thực hiện các
chỉ thị như chạy Query, xem hay in Report.
Trong Form Access hỗ trợ tất cả những công cụ cần thiết trong Toolbox
nhằm trợ giúp ta tại một Form thân thiện nhất cho người sử dụng.

Quy trình chung của việc phân tích thiết kế thường gồm 5 công đoạn như
sau:
- Khảo sát hiện trạng, xác định mục tiêu, kế hoạch, biện pháp.

- Phân tích hệ thống, sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng
dữ liệu với các mức khác nhau.
- Thiết kế tổng thể.
- Thiết kế chi tiết.
- Thiết kế chương trình.

CHƯƠNG II
KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÁN BỘ
TRƯỜNG THCS HẢI ĐÔNG
1. Nhiệm vụ và mục tiêu :
a. Nhiệm vụ:
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của trường THCS Hải Đông.
- Khảo sát tình hình thực tế của trường THCS Hải Đông.
- Áp dụng các kiến thức về Cơ sở dữ liệu, phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý, phần mềm lập trình, để xây dựng chương trình quản lý nhân sự
trường THCS Hải Đông.
b. Mục tiêu :
- Tìm hiểu và nghiên cứu bài toán Phân tích - Thiết kế hệ thống thông tin
quản lý nhân sự. Từ đó phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho trường
THCS Hải Đông như cập nhật, bổ sung, tra cứu thông tin, một cách nhanh chóng,
chính xác hiệu quả.

2. Sơ lược về trường THCS Hải Đông:
a. Địa chỉ :
Địa chỉ: Xã Đông Hải - huyện Tiên Yên - tỉnh Quảng Ninh
Điện thoại : (0333)745 261.

ởng

PHT ph
ụ trách H
Đ

PHT ph
ụ trách CM

Công Đoàn

Tổ
hành
chính
Tổ
bảo
vệ
Tổ
Sinh
Tổ
Văn-
Sử-
Địa
T
ổ
Ngoại
Ngữ
Tổ
Hoá
Tổ


Nhân viên

Giáo viên

Nhân viên v
ụ việc

- Tổ tạp vụ : đảm nhiệm việc nấu ăn cho nhân viên, bán thực phẩm cho học
sinh trong trường, bên cạnh đó là việc giữ gìn vệ sinh trong toàn trường.
- Các tổ chuyên môn: chịu trách nhiệm nghiên cứu chuyên ngành của
mình, đồng thời phân công và giảng dạy cho các lớp trong toàn trường.
* Quản lý nhân sự của trường THCS Hải Đông chia ra làm 2 mảng :
Biên chế và hợp đồng Biên chế Hợp đồng + Cán bộ quản lý
- Hiệu trưởng
- Phó hiệu trưởng
- Chủ tịch công đoàn
- Bí thư chi đoàn

hiện có của nhà trường.
Trong trường hợp nếu phòng giáo dục không thể điều động kịp thời cho
1 số bộ môn bị thiếu giáo viên, thì nhà trường sẽ hợp đồng với 1 số giáo viên
bên ngoài để có thể đáp ứng đủ nhu cầu của các bộ môn đó (Sẽ không có
trường hợp 1 giáo viên phụ trách 2 chuyên môn như trước đây, vì theo yêu
cầu mới của Bộ GD&ĐT, 1 giáo viên chỉ đảm trách chuyên môn của mình,
nhằm đảm bảo chất lượng dạy và học của giáo viên và học sinh). Tất cả hồ sơ
của các giáo viên này cũng được quản lý như trường hợp của giáo viên thuộc
dạng biên chế của nhà trường. Tức là, hồ sơ được đánh mã số riêng và sẽ
được đưa thêm vào danh sách cán bộ hiện có của nhà trường.
Ngoài việc hợp đồng với 1 số giáo viên, nhà trường phải hợp đồng với
1 số nhân viên như: giám thị, vệ sinh để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần có
của nhà trường.
Vào cuồi năm học, nhà trường sẽ đưa ra việc thống kê theo 1 số tiêu
chí cụ thể để có thể đưa ra được những đánh giá cơ bản và chính xác nhất về
tình hình nhân sự của nhà trường. Tiêu chí này được đưa ra dựa vào nhu cầu

QUẢN LÝ CÁN BỘ TRƯỜNG
THCS HẢI ĐÔNG
4.T
h
ống kê,

in
ấn

3.
Tì
m ki
ếm

(3.4)

Thống kê theo
tổ
(4.1)

Thống kê theo
chức vụ
(4.2)

Thống kê theo
thâm niên
(4.3)

Thống kê theo
quê quán
(4.4)

Thống kê theo
y
ê
u c
ầu

Cập nhật
chuyên môn
(2.
3
)
Công việc quản lý nhân viên của trường THCS Hải Đông bao gồm các
chức năng chính là:
- Cập nhật.
- Tra cứu.
- Thống kê.
Chức năng: Cập nhật hồ sơ
Cập nhật hồ sơ cán bộ: Chức năng dùng để thêm mới hoặc thay đổi thông
tin trong hồ sơ cán bộ. Thông tin được của nhân viên khi nhà trường tiếp nhận thì
sẽ được đưa vào trong hồ sơ hệ thống thông qua chức năng này.
Cập nhật phòng ban : Chức năng dùng để thêm mới hoặc thay đổi
thông tin phòng ban.
Cập nhật chuyên môn : Dùng để tìm kiếm, cập nhật chuyên môn cán
bộ.
Cập nhật lương : Dùng để tìm kiếm và cập nhật mức lương
Cập nhật khen thưởng kỉ luật :
Cập nhật quá trình công tác :
Chức năng: Tìm kiếm

Tìm kiếm theo mã số cán bộ: Tìm kiếm thông tin của nhân viên theo mã
số hồ sơ.
Tìm kiếm theo họ tên: Tìm kiếm thông tin của nhân viên theo họ tên.
Tìm kiếm theo tổ: Tìm kiếm thông tin của nhân viên theo tổ.
Tìm kiếm theo chức vụ: Tìm kiếm thông tin của nhân viên theo chức vụ.
Chức năng: Thống kê
Thống kê theo tổ: Thống kê tất cả những nhân viên thuộc cùng một tổ.
Thống kê theo chức vụ: Thống kê tất cả những nhân viên có cùng chức

cáo
c

2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : Ngư
ời sử dụng

3.Tra cứu
4.Thống
kê, in ấn
2.Cập nhật
Ban giám hi
ệu

Ngư
ời sử dụng

Hồ sơ cán bộ
Cập nhật
TT
Yêu c
ầuBáo cáo

Yêu c
ầu

khen thưởng kỷ
lu
ật

2.6 Cập nhật
Quá trình công
tác

2.4 c
ập nhật
lương
Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự
Người sử dụng
Người tuyển dụng
Ban giám hiệu

báo cáo
thông tin

báo cáo
thông tin
Cập
nhật
Cập
nhật
Cập
nhật
nộp

chức vụ

3.2 Tìm theo
họ tên

H
ồ s
ơ cb
ộ

H
ồ s
ơ

cb
ộ

Ban giám hiệu
3.3 Tìm theo
tổ

Ban giám hiệu
Người sử dụng
Yêu cầu
Kết quả Yêu cầu
Kết quả
Yêu cầu
Kết quả
mã cán
bộ

Kết quả
4.4 Thống kê
theo quê quán

4.5 Thống kê
theo yêu cầu

Ban giám hiệu
Hồ sơ cán bộ

K
ết quảYêu c
ầu
2. Mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu:

3. Các bảng CSDL:

3.1. Bảng Hồ sơ cán bộ :

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải
MaCB Text 5 Mã cán bộ-Khoá chính
HoTen Text 30 Họ tên
Gioitinh Text 5 Giới tính
Ngaysinh Date/Time Ngày sinh