LUẬN VĂN:
Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý
đảm bảo vật tư tại Ban QLDACTĐ miền Bắc LỜI NÓI ĐẦU

Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụ trọng tâm, bức
xúc mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng quan tâm hàng đầu. Muốn làm đ-
ược điều đó yếu tố đầu tiên cho Ban QLDACTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm
vật tư trước, trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệu quả
nhất, đạt kết quả cao nhất.
Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại Ban QLDACTĐ miÒn B¾c (Qu¶n lý
dù ¸n c«ng tr×nh ®iÖn ), qua nghiên cứu tổng quát của bản thân. Được sự giúp đỡ tận
tình của lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng. Tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một
số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDACTĐ miền
Bắc”. Nội dung gồm 3 chương sau:
* Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật tư sản xuất của
doanh nghiệp
* Chương II: Thực trạng của công tác quản lý bảo đảm vật tư của ban
QLDACCTĐMB
* Chương III: Một số biện pháp quản lý bảo đảm vật tư của ban

2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất
Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật
tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản

xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không
đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm.
Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan
trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể
đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu
động.
- Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số
lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp
cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí
không cần thiết.
- Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư
giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức.
- Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan
trọng.
- Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép
nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi phí lưu thông)
dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm.
Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công
tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản phẩm công nghệ thì vật
tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí. Vì vậy tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản
xuất sẽ làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm.
II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ
CỦA DOANH NGHIỆP
Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất. Tổ chức và
quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bước sau:
1. Mua sắm vật tư

V
cm
: Lượng vật tư cần mua
V
cd
: Lượng vật tư cần dùng
Vd
1
: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ
Vd
2
: Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ
Vđ
1
= (Vk + Vnk )- Vx.
Vk: Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm tồn kho
Vnk: lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.

Vx: Lượng vật tư xuất dùng thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo.
c. Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán
Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán hàng hoá.
Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành
trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực
hiện và chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá.
2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư
Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp phải được
tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt.
Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận
chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt
mất mát trong vận chuyển.

thời điểm nào cũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ.
3. Cấp phát vật tư
Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm cho sản xuất hoạt động
của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao động của công nhân
tăng thêm vòng quay của vốn lưu thông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và hạ giá
thánh sản phẩm v.v.
Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức. Hạn mức là lượng vật tư quy
định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao. Hạn
mức cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư
lĩnh được một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tư trong
việc quản lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách,
phẩm chất góp phần chấn chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ
và đơn giản hoá công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư.
Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập phiếu
xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức xuất hàng.

4. Quyết toán sử dụng
Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc mua sắm,
tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các
doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán
lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có
tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi,
nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có
thể áp dụng ba phương pháp sau để quyết toán vật tư :
- Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra thực
tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng vật tư xuất trong
kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức.
+ Phương pháp đơn hàng:
Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh
thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng.

công việc của ban QLDA kể cả việc tham gia với tư cách hoạt động tư vấn, được quản
lý và sử dụng có hiệu quả các loại vốn đó.
Nhiệm vụ của Ban QLDACCTĐ là quản lý các dự án lưới điện có điện áp từ 110
KV trở lên và các công trình điện khác theo phân cấp của TCT giao được quy định

(1)
Tổng công ty Điện lực Việt Nam

trong Nghị định 117-CP ngày 20/10/1994 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng,
cụ thể là:
- Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trong nước và nước ngoài
đã nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu
quả.
- Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho các công trình
điện.
- Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác quản
lý dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng công
trình, công tác đền bù và giải phóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất
khác.
- Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản.
- Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây dựng từ chuẩn bị
đầu tư đến kết thúc đầu tư.
- Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch toán kế toán các
công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác quản lý dự án, tư vấn và sản xuất
khác
2 . Bộ máy quản lý của Ban QLDACTĐMB
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Do đặc điểm quản lý của ban,
mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận trong tổ chức và nội bộ
các bộ phận với nhau được tổ chức như sau:
+ Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và hai phó chủ nhiệm.


c. Phòng tài chính kế toán (P3 )
- Lập kế toán năm - quý
- Đảm bảo vốn cho nhu cầu theo kế hoạch.
- Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán.
- Cấp phát đủ vốn cho các đơn vị theo hợp đồng
- Thanh toán các nhu cầu chi phí cho bộ máy hoạt động của Ban. Lập các thống
kê tài chính kế toán theo qui định của tổng công ty.
- Tổ chức quyết toán các công trình
- Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu
d. Phòng vật tư (P4)
- Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây sứ, phụ kiện sản
xuất trong nước.
- Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình.
- Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp phát vật tư, lập
quy trình kho tàng.
- Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư.
- Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng vào công trình.
- Đối chiếu thanh quyết toán vật tư.
-Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ.
- Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu
e. Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5)
- Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi, đề cương khảo
sát
- Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật.

- Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình
- Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế
- Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu.
- Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn.

PHÒNG KỸ THUẬT
(P5)
PHÒNG TỔNG HỢP.
(P1)
PHÒNG KẾ HOẠCH
(P2)
PHÒNG VẬT TƯ
NGOẠI (P6)
PHÒNG KINH TẾ
DỰ TOÁN (P7)
PHÒNG TÀI CHÍNH
(P3)
PHÒNG VẬT TƯ
(P4)
KHO
PT
BAN
KỸ
THUẬT
PTB
KINH
TẾ
Các loại vật tư này thường là máy biến thế, máy ngắt điện, cầu dao điện, cầu dao
cách ly, các loại tủ, bảng điện, các loại thu lôi v.v

Tuy nhiên để giảm giá thành công trình và phát huy được việc sản xuất trong
nước Ban vẫn tổ chức mua một số mặt hàng mà yêu cầu kỹ thuật không mà trong nước
sản xuất như cấu kiện cột, các loại phụ kiện bắt dày, ắc quy v.v của các cơ sở như
Máy cơ khí Yên Viên, Nhà máy chế tạo thiết bị điện Đông Anh v.v
Tóm lại, vật tư thiết bị của Ban chủ yếu là nhập ngoại nên phòng vật tư của ban
chỉ làm nhiệm vụ nhận theo mã hàng cấp phát cho B nhận theo công trình. Ban chỉ cho
phép các bên mua những vật tư thiếu chưa nhập kịp.
Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm :
a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6)
Có nhiệm vụ:
- Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại cho công
trình.
- Tổ chức gọi thầu và xét thầu
- Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký
b) Phòng vật tư nội (P4)
- Tiếp nhận và cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại từ cảng cho các bên xây 1ắp.
- Quản lý và xử lý vật tư tồn đọng của các công trình trước đây.
- Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắm được nguồn vật tư
cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban ký hợp đồng xây lắp chủ yếu là nguồn vật
tư trong nước với hai nội dung tiến độ và chất lượng (nếu được phân công)
- Quyết toán vật tư công trình
c. Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị.
d. Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị không thể không
nhờ tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường có khối lượng lớn vì vậy, khối lượng vật
tư cần vận chuyển rất lớn nên các bạn hàng vận chuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí
nghiệp giao nhận vận chuyển xí nghiệp vận tải hạng nặng



t: Số ngày dự trữ.
- Chỉ tiêu hiện vật (D): D=P.t

D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện vật.
P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm.
P=

N(năm)
360
= N(quý)

90
= N(tháng)

30
- Chỉ tiêu giá trị (G)
G=


n
1i
ii
gD
D
i
: Mức dự trữ vật tư i
g
i
: Giá một đơn vị vật tư i

bị cấp phát cho các công ty xây lắp (các bên) tiến hành thi công xây dựng các công trình

điện. Ban quản lý dự án công trình điện Miền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền
thay mặt chủ đầu tư tiếp nhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đã
được duyệt để tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật, tiến độ và giá thành
công trình.
Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thi công, chủ nhiệm thiết
kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến công trình) và lập biên bản giao tuyến công
trình điện.
Để xác định chính xác lượng hàng đặt mua, phòng vật tư dựa trên bản dự toán
công trình, biên bản giao tuyến (gọi là bản tiền lương vật tư) để mua sắm.
3. Lựa chọn người cung ứng
Quá trình lựa chọn người cung ứng thực chất là quá trình tìm hiểu cặn kẽ, so
sánh đặc điểm những nguồn hàng mà doanh nghiệp sẽ mua sắm. Trong nền kinh tế thị
trường rất nhiều người bán nên đòi hỏi người làm công tác vật tư phải chọn lựa những
nơi có nguồn hàng có lợi như:
- Giá thành phải hợp lý, phù hợp với hàng hóa và giá cả trên thị trường (phải thấp
hơn hoặc bằng giá xây lắp theo dự toán).
Là đơn vị được ủy quyền thay mặt chủ đầu tư cung ứng thiết bị cho các công ty
xây lắp. Nên vật tư thường dùng là vật liệu có khối lượng chất lượng cao mang đặc
trưng của ngành điện và phần lớn phải nhập đặt mua ở nước ngoài như một số mặt hàng
đã nêu ở trên (Simen của Đức, Sicamex của Pháp.v.v
Tuy nhiên, đôi khi Ban QLDACTĐ vẫn chọn mua một số loại hàng ở các doanh
nghiệp trong nước để giảm giá thành. Nhưng Doanh nghiệp này có những lợi thế riêng
tất nhiên hàng hoá của họ cũng phải đảm bảo nguyên tắc trên và thường là các Doanh
nghiệp cùng ngành như: Cáp điện mua ở nhà máy cơ khí Yên viên, Xí nghiệp cung ứng
vật tư Hà Nội, sứ Hoàng Liên Sơn, Đông Anh. Cột ở bê tông Chèm, bê tông Thịnh Liệt.
Đó là những đơn vị cung ứng truyền thống, đã được ngành và Tổng cục chất lượng
kiểm tra.


phương tiện xuống an toàn và chuyển vào vị trí bảo quản. Thủ kho và cán bộ giao hàng
lập biên bản giao nhận căn cứ vào hàng thực tế (3 bản) nội dung ghi rõ lệnh, mã hàng,
đuôi số kiện, tên kiện, số xe vận chuyển, tên lái xe, trọng lượng thô, tinh.
Biên bản được gửi cho:
- Kho giữ 01 bản
- Người vận chuyển một bản
- Phòng vật tư một bản
+ Lập phiếu nhập kho:
Căn cứ vào lệnh giao hàng, biên bản giao hàng giữa thủ kho và cán bộ tiếp liệu P4
lập 3 phiếu nhập kho phải có đầy đủ các thành phần ký.
c2. Đối với hàng mua trong nước:
- Khi có lệnh, P4 căn cứ quyết định đến đơn vị bán liên hệ và lấy giấy báo giá
gửi P2, P3.
- Khi P2 ký xong hợp đồng mua và P3 trả xong tiền hàng thì thông báo cho P4 để
P4 tổ chức nhận hàng.
- Khi nhận hàng xong, P4 gửi P2 và P3 hóa đơn để thanh lý hợp đồng.
c3. Xuất hàng để thi công công trình:
Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của chủ nhiệm P4 kiểm tra hàng tồn
kho và lập phiếu xuất kho. Nội dung phiếu xuất kho ghi rõ: căn cứ theo lệnh và các đặc
điểm khác như đã nêu ở trên.
c4. Quyết toán nguồn hàng:

- Sau khi công trình đóng điện, các hợp đồng mua hàng ngoài nước, trong nước
đã thực hiện xong. P4 lập quyết toán nguồn hàng và hiện vật gồm số vật tư theo hợp
đồng, số thực nhận đã sử dụng cho công trình hoặc điều động hoặc sẽ tồn kho.
* Quyết toán vật tư công trình:
- Sau khi công trình đóng điện, P5 gửi cho P4 bản tiền lương hoàn công để cùng
P4 cùng Ban quyết toán công trình.
c5. Những kết quả đã đạt được của Ban QLDACTĐMB trong những năm qua:
* Là một doanh nghiệp được thành lập (7/95) trong điều kiện vô cùng khó khăn

bão lụt. Bảo quản VTTB trong kho không bị hư hỏng mất mát.
b. Công tác nghiệm thu thanh quyết toán
- Hoàn thành quyết toán công trình đường dây 500kv giai đoạn 1
- Đã quyết toán 8 công trình (do đơn vị cũ chuyển sang) và trình nhà nước duyệt.
- Hoàn thành quyết toán được 67 công trình mới cùng với việc quyết toán công
trình cũ là giải phóng kho vật tư ứ đọng nhiều năm chúng ta đã kiểm kê xác định vật tư
tồn kho tương đối chính xác, đã ký hợp đồng nhượng bán trên 100 tấn thép ứ đọng cho
đơn vị trong ngành được tổng công ty cho phép, chuẩn bị tốt các điều kiện để quý
3/2006 đấu giá tiếp số thép ứ đọng còn lại.
- Đã tập trung, giải quyết tốt các công trình trọng điểm như trạm Hà Tĩnh, trạm
Sơn La, mở rộng ngăn lộ Đông Anh đáp ứng nhu cầu lắp đặt và bảo đảm đúng quy chế
chọn thầu và chỉ định thầu của Tổng Công Ty nay chưa có trường hợp nào vi phạm
đáng kể. Ngoài ra Ban còn trực tiếp đảm nhận việc tiếp nhận phân phối thép do Tổng
Công Ty ký hợp đồng để phân phối cho các công ty xây lắp 1000 tấn (kể cả nhập ngoại
và trong nước) đã và đang quyết toán vật tư và tài chính số thép trên với cơ chế phức tạp
về cả chủng loại và giá trị được an toàn trong điều kiện khó khăn của Ban.

4. Quá trình tiếp nhận và bảo quản vật t-
Những vật t- thiết bị đ-ợc mua sắm cho Ban quản lý phải đ-ợc tổ chức tiếp
nhận bảo quản tốt.
Để đảm bảo đ-ợc yêu cầu đó Ban đã giao cho kho Th-ợng đình những chức
năng và nhiệm vụ sau:
- Chức năng: Tham m-u chủ nhiệm điều hành dự án quản lý giao nhận, bảo
quản , sắp xếp vật t- thiết bị của Ban thuộc phạm vi kho quản lý.
- Nhiệm vụ :
+Tiếp nhận vật t- thiết bị nhập kho và sắp xếp theo đúng quy hoạch kho
+ Th-ờng xuyên làm công tác bảo quản , vệ sinh kho vật t- thiết bị theo đúng
định kỳ quy định
+ Cấp phát vật t- thiết bị đảm bảo an toàn , kịp thời theo phiếu cấp hàng
+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an toàn tuyệt đối