Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 1
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: “KHẢO SÁT CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY,
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG
PHAN CHU TRINH.”

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 2

LỜI NÓI ĐẦU

em hoàn thành nhiệm vụ của đợt thực tập
Thực tập tại cơ quan đang công tác nên mọi việc thuận lợi hơn.
*Khó khăn :
Do thời gian thực tập có hạn, giáo viên giảng dạy và hướng dẫn thực tập ở vấn đề
vấn đề thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến
nội dung bài báo cáo.
+ Kết quả đạt được sau đợt thực tập
Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu Trinh,
em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần. Thắc mắc phải trao đổi gián
tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung bài báo cáo.
+ Kết quả đạt được sau đợt thực tập

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 3

Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu
Trinh, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần.
Phần 1: Nhận xét chung ( tình hình ,kết quả nghiên cứu khảo sát công tác văn thư
lưu trữ )
Phần 2: Trình bày các phụ lục đi kèm ( công tác văn bản ,quản lý văn bản, lập hồ
sơ )
Mặc dầu bản thân đã có nhiều cố gắng trong suốt thời gian tham gia thực tập tuy
nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót cơ bản .Kính mong được sự đóng góp
xây dựng cũng như bổ sung những kiến thức quý báu của quý Thầy, Cô nhằm tạo
điều kiện cho em hoàn thành tốt hơn nữa trong công tác. Để có được điều đó em
xin chân thành nói lời cảm ơn đến quý thầy, Cô giáo khoa Văn thư của Trường
Trung học Văn Thư- Lưu trữ Trung ương II .Ban lãnh đạo ,các anh chị làm công
tác văn thư của trường tiểu học Phan Chu Trinh đã tạo điều kiện sắp xếp thời gian
giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này.



BÁO CÁO CHUNG


Theo đề nghị của trưởng phòng tổ chức cán bộ tỉnh ;
Ngày 30/8/1997 Giám Đốc sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ban
hành quyết định số :03/QĐ-TC .Về việc tách và thành lập trường tiểu học Phan
Chu Trinh huyện Châu Đức .
2. Chức năng của trường TH Phan Chu Trinh:
Tổ chức giảng dạy ,học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục
tiêu,chương trình giáo dục tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành
3. Nhiệm vụ của trường TH Phan Chu Trinh :
Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi ,vận động trẻ em tàn tật ,khuyết tật ,trẻ
em đã bỏ học đến trường ,thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục và chống mù chữ
trong cộng đồng .Nhận bảo trợ và quản lý các hoạt động giáo dục của các cơ sở
giáo dục khác thực hiện chương trình giáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp
có thẩm quyền .Tổ chức kiểm tra và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học
của học sinh trong nhà trường và trẻ em trong địa bàn quản lý của trường .
Quản lý cán bộ ,giáo viên ,nhân viên và học sinh
Quản lý ,sử dụng đất đai ,cơ sở vật chất ,trang thiết bị và tài chính theo quy
định của pháp luật .
Phối hợp với gia đình ,các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện hoạt
động giáo dục .
Tổ chức cho cán bộ quản lý ,giáo viên ,nhân viên và học sinh tham gia các
hoạt động xã hội trong cộng đồng
Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 6

4. Tổ chức bộ máy của trường TH Phan Chu Trinh:

Trường tiểu học được cấp có thẩm quyền quyết định thành lập hoặc cho phép
thành lập khi đảm bảo các điều kiện sau :
- Phù hợp với quy hoạch mạng lưới trường học ,

văn thư kiêm công tác lưu trữ được bố trí ,tham mưu giúp việc cho hiệu trưởng
trong việc xây dựng ban hành văn bản, soạn thảo các văn bản ,báo cáo …phục vụ
HIỆU
TRƯỞNG

CÔNG
ĐOÀN
PHÓ
HIỆU
TRƯ
Ở
NG

ĐOÀN
ĐỘI
TỔ VĂN
THƯ
TỔ
CHUYÊN
MÔN 1

TỔ
CHUYÊN
MÔN 2

TỔ
CHUYÊN
MÔN 3

TỔ

cao trình độ chuyên môn ,có trách nhiệm đối với công việc
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc tương đối đầy đủ nên quá
trình xử lý văn bản nhanh chóng, chính xác, không để tồn đọng văn bản
* Khó khăn:
Cơ sở vật chất chưa có phòng văn thư lưu trữ riêng nên việc sắp xếp hồ sơ ,công
văn gọn gàng , khoa học dễ tra cứu còn gặp nhiều khó khăn .
2/Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư:
- Được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, tạo điều kiện về thời gian để
nhân viên làm công tác văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao
trình độ chuyên môn.
- Ban hành văn bản quy định về chức năng và nhiệm vụ của văn thư trong cơ
quan.Đồng thời thường xuyên đôn đốc nhắc nhỡ ,kiểm tra việc thực hiện các khâu
nghiệp vụ ,đề ra phương hướng giải quyết hàng ngày kịp thời. Trang bị tương đối
đầy đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại như : máy vi tính, máy in, máy
photocopy, điện thoại giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh
chóng, chính xác, hiệu quả, đúng theo thời gian yêu cầu
3/ Tình hình thực hiện những nội dung nghiệp vụ văn thư của trường tiểu học
Phan Chu Trinh :
3.1. Tình hình ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan :
a) Các loại văn bản do cơ quan ban hành :
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường phổ thông ,thì
trường tiểu học Phan Chu Trinh không có thẩm quyền ban hành văn bản Quy
phạm pháp luật mà chỉ được ban hành văn bản cá biệt và văn bản hành chính
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 8

thông thường, cụ thể như sau:
* Về văn bản cá biệt :
Trường tiểu học Phan Chu Trinh ban hành văn bản cá biệt để giải quyết những
công việc đối với những đối tượng cụ thể và được áp dụng trong khoảng thời gian

QUYẾT ĐỊNH :
Điều 1. …………………………………………………………………… .
Điều 2. …………………………………………………………………… .
Điều 3. ………………………………………………………………… ./.

Nơi nhận:
HIỆU TRƯỞNG
- Các ông bà có tên tại điều 1 (t h ) ;
- Lưu :VT
,PCT(02b).

* Đối với văn bản hành chính thông thường :
Cơ quan ban hành các loại văn bản hành chính thông thường để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan,thông tin, báo cáo,
phản ánh tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới,
liên hệ công tác với các cơ quan, đơn vị tại địa phương.
Các loại văn bản hành chính thông thường cơ quan ban hành thường có các loại
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 9

như sau:
+ Kế hoạch :
Cơ quan thường ban hành kế hoạch để đưa ra những chỉ tiêu và biện pháp để
thực hiện trong tháng ,học kỳ ,năm .

Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH
Độc lập –Tự do –Hạnh phúc


PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH
Độc lập –Tự do –Hạnh phúc
Số : /BC-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 BÁO CÁO
Tổng kết 5 năm ứng dụng công nghệ thông tin
Giai đoạn ( 2004 – 2009 )Kính gởi :Phòng giáo dục
I/ Thực trạng đơn vị :………………………………………………………
II/ Nội dung thực hiện được
* Ưu điểm :……………………………………………………………
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 10

* Tồn tại :……………………………………………………………
III/ Kết quả :……………………………………………………………….

Nơi nhận:
HIỆU TRƯỞNG
- Phòng giáo dục (b/c) ;
- Lưu :VT ,PCT (02b).

+ Biên bản :
Cơ quan ban hành biên bản ghi lại diễn biến, kết quả của những vụ việc cụ thể
như: một cuộc họp, hội nghị

Ví dụ:
PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH
Độc lập –Tự do –Hạnh phúcSố : /BB-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009BIÊN BẢN
V/v
xét nâng lương trước thời hạn
cho cán bộ giáo viên ,nhân viên năm 2009Thời gian :………………………………………………………………….
I/ Thành phần tham dự :
1.Ông (bà): ……………………………………………….(chủ tọa)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 11

2. Ông (bà):……………………………………………… (thư ký)
3. Ông(bà):………………………………………………(thành viên)
II/ Nội dung:………………………………………………………………….
Biên bản kết thúc vào lúc ……………………cùng ngày

- Lưu :VT ,PCT ( 02b). * Ngoài ra, cơ quan còn ban hành một số văn bản khác như: công văn hành
chính, thư mời, giấy giới thiệu

b) Các thành phần thể thức văn bản do trường tiểu học Phan Chu Trinh
trình bày, so sánh với lý thuyết đã học:
* Thể thức văn bản:
Trong quá trình thực tập ,khảo sát văn bản tại trường tiểu học Phan Chu Trinh,
cách trình bày các thành phần thể thức văn bản thực hiện theo Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ là đúng.
Thể thức của văn bản quản lý nhà nước được trình bày theo qui định tại các văn
bản chủ yếu sau: Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV/VPCP của Bộ nội vụ, Văn
phòng Chính phủ ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản nhằm đảm bảo tính chân thực,giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Tất cả các thành phần của văn bản đều được trình bày bằng Font chữ Time New
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 12

Roman.
Cách trình bày các thành phần
b.1 Quốc hiệu : Là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ chính trị của quốc
gia đó.
Quốc hiệu thể hiện thể chế chính trị của nhà nước ta, thể hiện ý chí và
mục tiêu phấn đấu của nhân dân ta và nhà nước ta.
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải, trên trang đầu tiên
của văn bản.
Quốc hiệu được trình bày thành hai dòng :

PHÒNG GD&
ĐT CHÂU Đ
Ứ
C

TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH b.3 Số và ký hiệu của văn bản:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 13

- Số của văn bản: là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn
thư, bắt đầu từ số 01 cho văn bản được ban hành đầu tiên.Chữ “số” được trình bày
bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ “số” có dấu (:).
Các số thự của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập.

- Ký hiệu văn bản: là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị)
làm ra văn bản đó.
Ký hiệu văn bản hành chính bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công
văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo ra công văn đó.
Chữ “số“ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau
chữ “số“ có dấu (:)
Ký hiệu văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Giữa số và ký hiệu văn bản được ngăn cách bằng dấu gạch chéo (/), giữa chữ
viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản được ngăn cách
bằng dấu gạch nối (-)không cách chữ
Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định.
Ví dụ:
Số: 01/QĐ-PCT

hành và đóng dấu.Hay nói cách khác là ngày tháng năm văn bản có giá trị pháp lý
và hiệu lực thi hành.
Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày dưới quốc hiệu
sát lề phải, bằng chữ in thường, cở chữ 13, kiểu chữ nghiêng.
Sau địa danh có dấu phẩy (,) ngăn cách với ngày tháng năm ban hành văn bản
được viết đầy đủ ngày tháng năm. Các số chỉ ngày, tháng,năm viết bằng chữ
Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 khi viết thêm số “ 0” ở
phía trước. Khi trình bày nên ghi đầy đủ chữ ngày, tháng, năm không nên dùng
các dấu gạch chéo, gạch nối để thay thế (chữ ngày, tháng, năm viết thường, không
được viết hoa ).
Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định, cụ thể như sau:

Ví dụ 1:
Cù Bị , ngày 08 tháng 5 năm 2009

Ví dụ 2:
Cù Bị ,ngày 12 tháng 02 năm 2009

b.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản :
- Tên loại văn bản: là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành.
- Trích yếu nội dung của văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ nhưng
phản ánh được nội dung chủ yếu của văn bản.
Trích yếu nội dung văn bản giúp cho người đọc, người giải quyết văn bản được
nhanh chóng, chính xác, nắm bắt được nội dung của văn bản một cách khái quát
tạo thuận lợi cho việc giải quyết, đăng ký và tra tìm.
Tên loại của văn bản được trình bày ở giữa trang văn bản, bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Trích yếu nội dung văn bản được trình bày cân đối dưới tên loại văn bản (đối với
văn bản có tên loại) và được trình bày dưới số và ký hiệu của công văn (đối với
công văn hành chính ).

thiểu từ 15pt trở lên,
Đối với văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi phần
căn cứ phải xuống dòng, cuối mỗi dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng phần căn cứ
cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,).
Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định cụ thể như sau :
Ví dụ: ( Thực hiện tại quyết định điều động giáo viên làm giám khảo hội giảng)

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH

- Căn cứ chức năng quyền hạn hiệu trưởng được quy định tại điều 17,mục 3
điều lệ trường tiểu học số 51/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 31/8/2007 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục & Đào tạo ;
- Căn cứ vào chỉ thị số 47/2008/QĐ-BGD&ĐT về việc thực hiện nhiệm vụ trọng
tâm năm học 2008-2009 ngày 13/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục & Đào tạo ;
- Căn cứ quyết định số 2572/2008/QĐ-UBND ngày 01/8/2008 .Về việc quy định
thời gian năm học 2008-2009 của tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ;
- Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ trọng tâm năm học 2008-2009 của Phòng
giáo dục huyện Châu Đức ban hành ngày 14/8/2008 ;
- Xét năng lực của cán bộ giáo viên trong hội đồng sư phạm nhà trường ,
b.7 Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận văn bản: Là nơi ghi tên các cơ quan, đơn vị, cá nhân trực tiếp nhận và
xử lý văn bản .
Tất cả các loại văn bản đều có nơi nhận ghi chung ở góc bên trái, trang cuối
cùng, dưới phần nội dung văn bản, cách dòng cuối cùng của nội dung văn bản từ 1
đến 2 dòng.
Chữ “Nơi nhận” cuối văn bản được trình bày sát lề trái bằng chữ in thường cỡ
chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm, sau chữ “Nơi nhận” có dấu (:).
Tên cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày ngay dưới
chữ “Nơi nhận” bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
Tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày thành dòng

- Lưu :VT ,PCT (02b) .
b.8 Chữ ký và thể thức để ký:
Chữ ký :Là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản, là thành phần
thể hiện hiệu lực thi hành của văn bản và thể hiện trách nhiệm của người ký văn
bản.
Thể thức để ký: Là quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản
Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.”
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan phải ghi chữ viết tắt “KT.”
Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm ở góc phải, bên dưới, trang cuối cùng của văn bản, cách dòng
cuối của nội dung văn bản từ 1 – 2 dòng.
Họ tên người ký được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,
đậm.
Nhà trường là cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng nên quyền hạn của người
ký được thực hiện như sau:
Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định:

Ví dụ 1:
cấp trưởng ký: HIỆU TRƯỞNG
Võ Trường

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 17


Tuỳ thuộc vào nội dung của vấn đề mà văn bản đề cập đến ,tiến hành xác định
mục đích ban hành văn bản , giúp cho việc xác định loại văn bản phù hợp với mục
đích ban hành, phù hợp với thẩm quyền ban hành của cơ quan .Đồng thời giới hạn
thời gian ban hành sao cho chính xác, kịp thời và phù hợp với tình hình giải quyết
công việc.
+ Bước 2. Xác định tên loại văn bản
Sau khi xác định được mục đích ban hành văn bản thì phải xác định được loại
văn bản phù hợp với mục đích ban hành văn bản của cơ quan ,phù hợp với mục
đích giải quyết công việc.
+ Bước 3. Thu thập và xử lý thông tin :
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình soạn thảo văn bản vì có thu thập
thông tin đầy đủ thì mới ban hành văn bản một cách chính xác.Thông tin được thu
thập bằng nhiều hình thức khác nhau, người soạn thảo thu thập đầy đủ những thông
tin có liên quan đến yêu cầu, nội dung mà văn bản đề cập đến; xem vấn đề có liên
quan đến bộ phận, cá nhân nào đồng thời căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng vấn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 18

đề để lựa chọn các thông tin về từng lĩnh vực chuyên môn cũng như thu thập
những số liệu cụ thể, chính xác để tổng hợp và hình thành văn bản.
Người trực tiếp soạn thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng,
thời gian và hình thức của văn bản đó.Khi thu thập thông tin, cán bộ lãnh đạo sẽ
tổng hợp, phân tích, đánh giá, chọn lọc ra những thông tin chính có độ chính xác
cao, loại ra những thông tin trùng thừa, thông tin thiếu khoa học. Đảm bảo những
thông tin thu thập được đều liên quan đến các vấn đề cần giải quyết ,đúng nguyên
tắc, không tự ý thêm vào hay bỏ bớt vấn đề, vì như thế sẽ làm ảnh hưởng đến tình
hình giải quyết công việc của cơ quan. Nếu làm tốt khâu này thì văn bản sẽ đạt mục
đích và đạt hiệu quả cao
+ Bước 4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản :
- Xây dựng đề cương :

thư phải sắp xếp công việc thật khoa học mới có hiệu quả cao.Tại trường TH Phan
Chu Trinh, việc tổ chức giải quyết, quản lý văn bản đi chủ yếu là do cán bộ văn thư
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 19

đảm nhiệm .Hiệu trưởng là người kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện nhằm đảm
bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động quản lý .
* Cơ quan tiến hành tổ chức quản lý văn bản đi theo trình tự như sau:
+ Đánh máy văn bản:
Văn bản được cán bộ văn thư đảm nhiệm soạn thảo, sau khi bản thảo đã được
ký duyệt (bản gốc), tiến hành đánh máy chứ không giao cho người không có trách
nhiệm .Quá trình đánh máy văn bản cần trình bày rõ ràng, sạch sẽ đúng quy định,
sau đó kiểm tra lại nội dung văn bản ,nhằm đảm bảo nội dung bản đánh máy chính
xác với bản gốc đã được duyệt, sau đó trình hiệu trưởng ký ban hành văn bản .Văn
bản mật (đề thi)giao cho người có trách nhiệm đánh máy và phải thực hiện nơi đảm
bảo mật, người đánh máy phải thực hiện đúng qui chế về bảo mật, văn thư phải
tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
+ Trình ký văn bản:
Tất cả văn bản sau khi đánh máy xong, trước khi trình hiệu trưởng ký ban hành
đều phải được kiểm tra lại về nội dung, thể thức và ký tắt (ký nháy) tại chữ cuối
cùng của phần nội dung văn bản. Chữ ký tắt này thể hiện trách nhiệm của người
được giao trách nhiệm làm tham mưu cho lãnh đạo rằng văn bản này đã được xem
qua bảo đảm văn bản đó có tính chính xác cao, văn bản được trình ký đúng thẩm
quyền.
+ Đóng dấu lên văn bản:
Sau khi văn bản đã được lãnh đạo ký sẽ chuyển đến bộ phận văn thư để đóng
dấu. Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào những văn bản đã có chữ ký hợp lệ của
người có thẩm quyền, thủ trưởng, các phó thủ trưởng (không đóng khống chỉ).Việc
đóng dấu lên văn bản tại trường TH Phan Chu Trinh được thực hiện rất nghiêm
chỉnh đúng theo quy định.

Dấu sau khi sử dụng xong được treo lên giá và bỏ vào tủ ngay ngắn,cẩn thận
không để trầy xước, hết giờ làm việc (hoặc trong những ngày nghỉ theo quy định
của Nhà nước) dấu được bỏ vào tủ có khoá chắc chắn và niêm phong cẩn thận.
* Tóm lại việc quản lý và sử dụng con dấu của trường TH Phan Chu Trinh thực
hiện rất chặt chẽ, nghiêm túc,đúng theo tinh thần Nghị Định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
∗
∗ ∗
∗
Đăng ký văn bản đi:
Văn bản sau khi được trình ký cán bộ văn thư hoàn chỉnh thể thức của văn
bản,cụ thể như: Lấy số thứ tự, ghi ngày, tháng,cho văn bản. Khi thể thức đã được
kiểm tra chính xác, ghi đầy đủ các thành phần, đúng vị trí, sẽ được nhân bản đầy đủ
số lượng đã được ghi trong thành phần nơi nhận.
Đăng ký văn bản đi là phải mở sổ để ghi chép một số điều cần thiết về một văn
bản đi như số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản vào một trong
những phương tiện đăng ký văn bản nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan
và tra tìm văn bản được nhanh chóng.
Khi đăng ký văn bản phải ghi (nhập) đầy đủ, chính xác.
- Trình tự đăng ký văn bản đi như sau :
+ Ghi số, ký hiệu văn bản:
Hàng năm số lượng ban hành văn bản đi của cơ quan không nhiều nên việc
ghi số cho văn bản được chia làm 3 loại:
Đối với loại văn bản như: Quyết định được lấy theo hệ thống số riêng
Các loại văn bản như : Báo cáo, Kế hoạch lấy theo hệ thống số riêng
Các loại văn bản còn lại như: Biên bản,Tờ trình ,Thông báo lấy chung hệ
thống số. Văn bản nào ban hành trước thì lấy số nhỏ, văn bản nào ban hành sau thì
lấy số lớn.
Số của văn bản là số thứ tự của văn bản (số chung cho một loại văn bản) được
ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ bắt đầu từ số 01 cho văn bản được ban

* Mẫu sổ cơ quan đang sử dụng :

Số và
ký hiệu

Ngày,
tháng
VB
Tên loại và
trích yếu nội
dung văn
bản
Người
ký
Nơi
nhận
Số lượng
bản
Ghi
chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
So với mẫu sổ theo lý thuyết đã học thì thực tế mẫu sổ đang sử dụng để đăng ký
của trường tiểu học Phan Chu Trinh chỉ có 7 cột, thiếu 01 cột không đúng theo
quy định của nhà nước. Do đó ta sửa lại như sau:
* Mẫu sổ theo qui định của Nhà nước :
Số và
ký hiệu
văn
bản

quan hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan hoặc cá nhân đó.
Giữa hai phần nơi nhận và nơi gửi trên phong bì cần đóng dấu hoặc viết hai
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 22

chữ "Kính gửi" để thể hiện sự tôn trọng, lịch sự đối với cơ quan hoặc cá nhân tiếp
nhận văn bản.
Khi trình bày phong bì không được viết tắt những chữ không thông dụng,
không xuống dòng một cách tùy tiện. Đối với văn bản mật thì đóng dấu chỉ mức
độ mật ở bì trong, bì ngoài trình bày như bì văn bản thường.
Ví dụ : Mẫu phong bì của trường tiểu học Phan Chu Trinh hiện nay.

So với cách trình bày phong bì theo quy định của Nhà nước thì chỗ phần nơi
gửi có thêm số, ký hiệu của văn bản trong phong bì.
Gửi văn bản đi :
Khi chuyển giao văn bản đi văn thư kiểm tra lại phong bì có văn bản chưa,
phong bì đã được dán hay chưa. Khi giao văn bản thì người nhận phải ký vào sổ
chuyển giao văn bản, thường văn bản của cơ quan được chuyển qua đường bưu

* Lưu văn bản đi :
Hiện nay nhà trường lưu văn bản đi theo từng loại công văn cụ thể như: Quyết
định, công văn, thông báo, báo cáo,… sắp xếp các văn bản lưu theo trình tự số
đăng ký trong văn bản ,số nhỏ ngày tháng sớm nhất được sắp xếp trước ,số đăng
Phòng giáo d
ụ
c Châu Đ
ứ
c

Trường TH Phan Chu Trinh
ĐT : 0646295107
Kính gửi :………………………………….
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 23

ký sau, ngày tháng sau được sắp xếp bên trên.
Theo qui định của Nghị định 110 về công tác văn thư thì một văn bản ban hành
ở cơ quan, tổ chức thì phải lưu lại ít nhất 02 bản một bản lưu ở đơn vị soạn thảo
văn bản, một bản lưu ở đơn vị văn thư của cơ quan để làm hệ thống và sắp xếp các
bản lưu.
VD : Tập lưu công văn đi của Trường TH Phan Chu Trinh năm 2006
Tập lưu quyết định của Trường TH Phan Chu Trinh năm 2006
Tập lưu báo cáo của Trường TH Phan Chu Trinh năm 2006
Việc đăng ký văn bản đi, phương tiện đăng ký so với lý thuyết đã học đúng
theo quy định của nhà nước.
III. Kết luận :

* Hạn chế:
- Tại cơ quan chưa có điều kiện kết nối mạng Internet mà sử dụng máy cá nhân
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 24

tại nhà nên việc tra cứu nội dung thông tin tại hộp thư điện tử trong ngày còn gặp
nhiều trở ngại ,chưa đáp ứng tính kịp thời .
- Do cơ quan chưa có phòng văn thư riêng nên việc sắp xếp trình bày hồ sơ ,góc
làm việc tính thẩm mỹ ,thuận lợi còn hạn chế .
- Bản thân vừa mang học vừa làm ,kinh nghiệm tích lũy trong công việc chưa
nhiều nên có phần hạn chế trong quá trình giải quyết công việc.
* Ý kiến đề xuất:
Nên hoàn thiện việc kết nối mạng và cài đặt chương trình ứng dụng phần mềm
quản lý văn bản để công tác văn thư thực hiện nhanh chóng hiệu quả.
Tham mưu cho các cấp lãnh đạo xây dựng cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu
công việc theo hướng công nghiệp hóa ,hiện đại hóa .
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm
Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 25

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢN TỰ NHẬN XÉT

Em tên : Lê Thị Hà Trinh
Là học viên lớp tại chức K.70 hệ vừa học vừa làm, Trường Trung học Văn
thư Lưu Trữ trung Ương II
Theo kế hoạch thực tập của nhà trường, được sự chấp thuận của Ban giám
hiệu trường tiểu học Phan Chu Trinh em đến thực tập tại đơn vị Phan Chu Trinh kể