TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICE
MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
( Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)
Hà Nội, 2011
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
(Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
MỤC LỤC
PHẦN I - GIỚI THIỆU..............................................................................................................3
I. GIỚI THIỆU CHUNG.............................................................................................................3
II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH....................................................................4
1. Các phần chính của màn hình làm việc..............................................................................4
2. Các nút tiện ích hay sử dụng...............................................................................................5
3. Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu......................................................................................6
....................................................................................................................................................7
PHẦN II – DANH MỤC............................................................................................................8
I. CHỨC NĂNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ................................................................................8
1. Giới thiệu chung.................................................................................................................8
2. Quản trị người dùng............................................................................................................8
2.1. Người sử dụng..............................................................................................................8
2.2. Nhóm người sử dụng..................................................................................................15
3. Quản trị hệ thống..............................................................................................................18
3.1. Thông tin hệ thống......................................................................................................18
3.2. Đặt lại tham số hệ thống.............................................................................................22
3.3. Sao lưu dữ liệu............................................................................................................22
3.4. Thông tin tra cứu dữ liệu............................................................................................23
3.5. Hòm thư nhận văn bản................................................................................................24
3.6. Quản trị banner...........................................................................................................25
Trang 2 /26

và hồ sơ công việc và tuỳ theo chức năng của từng đối tượng, cụ thể: Văn thư, Chuyên viên,
Lãnh đạo, Quản trị hệ thống.
Trang 3 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo nhóm và
theo một số quyền do người quản trị cấp. Người Quản trị có thể tạo thêm bớt nhóm người sử
dụng cũng như quyền sử dụng của nhóm hay của người dùng.
Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình.
Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Internet Explorer 6.0 trở lên (IE 6.0) truy cập
vào địa chỉ:
http://<Tên máy chủ>[:<Cổng>]/<Tên chương trình>
Trong đó:
• Tên máy chủ: Là tên máy chủ cài đặt Hệ phần mềm
• Cổng: Là cổng chạy dịch vụ http của Domino
• Tên chương trình: Là tên của Hệ phần mềm TDOffice (Tên này được đặt khi cài đặt
chương trình).
Giao diện đăng nhập chương trình như sau:
Tại hộp thoại Đăng nhập hệ thống người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mật
khẩu đã được cấp.
1. Các phần chính của màn hình làm việc
Dưới đây là các phần chính của màn hình làm việc:
Trang 4 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Màn hình làm việc gồm ba phần chính:
• (1): Danh mục các chức năng chính
• (2): Vùng hiển thị các chức năng: Khi người sử dụng chọn một lĩnh vực quản lý
(quản lý Danh mục, quản lý Văn bản đến, quản lý Văn bản đi, Xử lý công việc)
các chức năng thuộc lĩnh vực đó sẽ được liệt kê tại đây
• (3): Vùng làm việc chính

Nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập dữ liệu khác” là “Các phím
ngầm định”, thì khi người dùng nhập liệu, dùng các phím mũi tên xuống hoặc phím Tab để
chuyển lần lượt xuống các ô nhập liệu tiếp theo, dùng phím mũi tên lên hoặc hai phím Shift +
Tab để chuyển ngược lại lần lượt các ô nhập liệu.
Tương tự, nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập liệu khác” là “Phím
Enter”, thì khi người dùng nhập liệu, dùng phím Enter để chuyển lần lượt đến các ô nhập liệu.
Trang 6 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Chức năng hiển thị cửa sổ lựa chọn Danh sách:
Tương tự như chức năng Chuyển qua các ô nhập liệu, chức năng dùng phím tắt để hiển thị
cửa sổ lựa chọn danh sách cũng được người Quản trị khai báo.
Thay vì người sử dụng dùng chuột nhấn vào để mở cửa sổ danh sách, thì người sử dụng
có thể nhấn phím Enter (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển của sổ nhập liệu là phím
Enter) hoặc phím Ctrl (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển của sổ nhập liệu là phím
Ctrl).
Lưu ý: Không khai báo được phím Enter đồng thời cho “Phím chuyển sang ô nhập dữ
liệu khác” và “Phím hiển thị của sổ lựa chọn Danh sách”.
Chức năng Nhập lịch:
Các ô nhập lịch, có thể dùng chuột chọn vào biểu tượng ô lịch để chọn ngày tháng, ngoài ra
trong ô nhập, người sử dụng có thể nhập trực tiếp. Nếu nhập ngày thì chương trình sẽ tự động
cập nhật thêm tháng và năm hiện tại:
Nếu nhập ngày/ tháng thì chương trình tự động cập nhật thêm năm hiện tại.
Trang 7 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
PHẦN II – DANH MỤC
CSDL “Danh mục” là các dữ liệu chuẩn dùng cho toàn bộ Module Quản lý văn bản và Hồ
sơ công việc. Chỉ Văn thư và Quản trị mới có quyền thay đổi nội dung ở đây. Còn người sử
dụng bình thường chỉ có quyền tra cứu thông tin.
Các thông tin quản lý trong phần Danh mục đều có phần Tên tắt dùng để tạo các ký hiệu
gõ tắt.

này là chọn từ ldap hoặc active directory.
 Tên đầy đủ: Họ tên của người sử dụng. Tên đầy đủ này sẽ được dùng là tên hiển
thị của người sử dụng trong toàn bộ Module.
 Tên tắt: Tên tắt phục vụ việc nhập dữ liệu nhanh. Ở tất cả các phần trong
chương trình cần nhập tên người thì chỉ cần gõ tên tắt này, sau đó nhấn phím tắt
(đã được khai báo) thì tên đầy đủ của người đó sẽ hiển thị tại ô nhập dự liệu thay
thế cho tên tắt vừa nhập.
 Giới tính: Giới tính của người sử dụng được khai báo.
 Thuộc đơn vị: Việc khai báo một người sử dụng thuộc đơn vị nào là rất cần
thiết. Các đơn vị ở đây là những đơn vị nội bộ đã được khai báo trong phần
“Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộ” và trong phần khai báo này
thì có thể được chọn từ listbox.
 Thuộc phòng ban: Khi chọn đơn vị, thì các phòng ban thuộc đơn vị đó sẽ được
lọc ở đây. Và các phòng ban cũng đã được khai báo trong phần “Quản trị danh
mục/ Danh sách phòng ban”.
 Cấp lãnh đạo: Nếu người sử dụng này thuộc cấp lãnh đạo nào thì chọn trong
listbox nhóm lãnh đạo đó. Nếu không thuộc thì chọn Không.
 Quyền ký văn bản: Nếu được phép ký phát hành văn bản thì chọn quyền Có,
nếu không được phép ký phát hành văn bản thì chọn Không.
 Chức vụ: Nhập chức vụ tương ứng của người sử dụng. Tại các phần nhập dữ
liệu tại Văn bản đến, Văn bản đi, nếu nhập tên người sử dụng, chương trình sẽ tự
động tìm kiếm ở phần này, xác định chức vụ tương ứng của người sử dụng và sẽ
tự động cập nhật vào ô cần nhập chức vụ. Danh sách chức vụ cũng được khai
báo sẵn tại “Quản trị danh mục/ Danh sách chức vụ”
 Thuộc nhóm sử dụng: Phần này được tổ chức thành các nhóm do người Quản
trị khai báo (trong chức năng Nhóm người sử dụng). Mỗi một nhóm có những
quyền sử dụng riêng được định nghĩa trong chương trình. Mỗi một người sử
dụng chỉ được thuộc vào một trong các nhóm đã được định nghĩa hoặc không
Trang 9 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc