1
QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả
H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ
2
Phần I: GIỚI THIỆU
Phần II: VĂN BẢN ĐẾN
Phần III: VĂN BẢN ĐI
Phần IV: HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Phần V: THÔNG TIN DANH MỤC
Phần VI: THÔNG TIN TỔNG HỢP
BỐ CỤC CHƯƠNG TRÌNH GỒM 6 PHẦN
QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả
H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ
3
I. GIỚI THIỆU CHUNG
QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả
H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ
- Chương trình được xây dựng trên nền Lotus Domino 6.
- Sử dụng phông chữ theo chuẩn Unicode
- Bảo mật dữ liệu ở nhiều mức
- Phân quyền chặt chẽ theo nhóm, các chức năng được
gán cụ thể theo từng đối tượng người dùng.
4
QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả
H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ
CÁC CHỨC NĂNG
1. Tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử
lý văn bản và hồ sơ công việc
2. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện
của Lãnh đạo
3. Kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực

Chuyên viên.

Quản trị.
QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả
H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ
8
CHU TRÌNH X LÝ VĂN B NỬ Ả
Văn thư
Lãnh đạo
phân xử lý
Chuyên
viên
Văn bản
đến
Văn bản
đi
Hồ sơ
công việc
Văn thư
Văn bản
Văn bản
Văn bản ban hành
Phiếu trình
10
2. Các nút tiện ích hay sử dụng
Trải rộng danh sách văn bản được liệt kê trên
màn hình.
Thu gọn danh sách văn bản được liệt kê trên
màn hình.
Hiện danh sách văn bản ở trang trước.

Giao diện chung CSDL “Quản lý Văn bản đến”:
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
15
1. Hộp thư văn bản đến
- Liệt kê các văn bản đến qua đường mạng, Văn thư có thể
chọn và chuyển thành văn bản đến.
-
Khi chọn văn bản và nhấn nút “Sửa” → nhập thông tin →
“Ghi” → “Chuyển thành văn bản đến”, văn bản đó sẽ vào
mục “Vào sổ VB” (Lưu ý: những mục có dấu (*) là bắt buộc).
I. CÁC CHỨC NĂNG VÀ TIỆN ÍCH PHẦN QL VĂN BẢN ĐẾN
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
16
2. Vào sổ văn bản
- Quản lý các văn bản đã nhập nhưng chưa vào sổ.
- Nhập mới các văn bản.
3. Gửi văn bản sao lục qua mạng
Văn thư sử dụng chức năng này để gửi sao lục qua mạng.
4. Lập và In sổ văn bản (báo cáo)
Tổng hợp và in báo cáo danh sách các văn bản đến.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
17
5. Tìm kiếm theo tiêu thức
Chức năng này để tìm kiếm văn bản
6. Tình trạng văn bản
7. Danh sách văn bản cá nhân
Lưu trữ các văn bản liên quan đến công việc của cá nhân.
8. Danh sách văn bản chung
Tra cứu các văn bản đến đã được lưu trữ trong chương trình.
Liệt kê các văn bản theo tình trạng xử lý

không.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
22
+ Nếu chọn "Sao y" sẽ có thêm ô nhập nơi nhận văn bản, ấn nút
“Chọn” để lựa chọn nơi nhận. Những nơi nhận nếu có địa chỉ
nhận qua mạng sẽ được hệ thống tự động gửi văn bản đến theo
địa chỉ đó
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
23
- Nếu chọn “Chuyển nhận để biết”, cần nhập thêm thông tin
“Người nhận VB” là danh sách các cá nhân trong đơn vị nội bộ
cần xem văn bản.
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
24
Quyền xem văn bản: Thông tin này nhằm hạn chế số người được
phép xem văn bản. Văn thư có thể nhập thông tin cho phần này nếu
được lãnh đạo uỷ quyền (đồng nghĩa với việc văn thư được cấp quyền
phân xử lý văn bản). Cách nhập thông tin văn thư có thể tham khảo tại
mục III.2.
Thông tin luân chuyển văn bản (gốc): Toàn bộ quá trình luân chuyển
văn bản sẽ được ghi lại trong phần này và người dùng có thể mở để
xem lại.
Chương trình sẽ tự động ghi lại khi những người sử dụng thao tác trên
máy với văn bản được chuyển cho mình và chuyển tiếp cho những
người khác. Để xem thông tin luân chuyển văn bản nháy chuột vào
dòng chữ “Xem thông tin luân chuyển VB (gốc)” (Chú ý: khi nhập mới 1
văn bản thì dòng chữ này chỉ xuất hiện khi đã chọn "Người xử lý văn
bản" và nhấn nút "Ghi")
Phần II - VĂN BẢN ĐẾN
25