TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

*****

Đề tài:
QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ THU NỢ
CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG
MẠI DỊCH VỤ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HẢI AN Giảng viên: Th.S Nguyễn Văn Năm
Thành viên: Võ Phước Quý
Trần Hữu Quy
Nguyễn Thị Khánh Quỳnh
Nguyễn Trần Sang
Nguyễn Thanh Sơn
Nguyễn Thanh Sơn
Nguyễn Thành Tài Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2010
Lời mở đầu
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thế kỷ 21 được coi là thế kỷ
của công nghệ. Vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn là điều tất
yếu và là xu thế của thời đại.

tin thiết kế một hệ thống thông tin đạt được mục tiêu mà nhà quản lý đề ra.

2. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống
thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý một cách hiệu quả.
Trong giai đoạn lập kế hoạch: đây là quá trình xác lập mục tiêu, xác định
các nguồn lực và cách thức đạt được các mục tiêu đó. Mục tiêu đề ra phải được cụ
thể hoá bằng các chỉ tiêu và các chỉ tiêu này phải đo lường được. Hệ thống thông
tin quản lý có thể giúp lập kế hoạch tối ưu để đạt được các mục tiêu.
Trong quá trình tổ chức: đây là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều
phần việc khác nhau và phối hợp các phần việc đó để hoàn thành một hoặc nhiều
mục tiêu đề ra. Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho
các nhóm người và thiết lập một tiến độ chung nhằm đạt kết quả tốt nhất.
Trong quá trình kiểm soát: đây là quá trình quan sát quá trình thực hiện và
so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, có thể sửa chữa nếu cần thiết. Hệ
thống thông tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa thông tin từ thực tế với mục tiêu
đã đề ra từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh
giá việc thực hiện kế hoạch, bản than kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp
sửa chữa, uốn nắn kịp thời.

3. Các loại Hệ thống thông tin.
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transactions processing system): giúp
doanh nghiệp tổ chức và theo dõi các hoạt động hàng ngày.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management information system): tạo
báo cáo thường xuyên hay theo yêu cầu về hiệu quả hoạt động của các bộ phận
trong doanh nghiệp hoặc của các đối tượng giao dịch với doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (DSS – Decision support system): hỗ
trợ, cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra quyết định nhằm giải quyết vấn đề tốt
nhất.
Hệ thống thông tin tự động văn phòng (OAS – Office automation system):

Nhận thấy tình hình thực tế và xu hướng phát triển này, năm 2001 ông
Nguyễn Hải An cùng với những người bạn đã thành lập công ty Cổ phần Sản xuất
Thương mại Dịch vụ Phát triển nhà Hải An.
Công ty CPSXTMDV&PTN Hải An có tên viết tắt là Hải An Corp
Trụ sở giao dịch: 170 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền, quận 2,
thành phố Hồ Chí Minh
Hình thức sở hữu vốn: vốn góp cổ phần
Vốn điều lệ: 90.000.000.000 đồng
Ngành nghề kinh doanh: May công nghiệp, xây dựng, kinh doanh nhà ở,
cho thuê nhà, dịch vụ mua bán nhà đất, máy móc thiết bị, vật liệu xây dựng, kinh
doanh khách sạn, nhà hàng, trang trí nội thất …
Người đại diện: ông Nguyễn Hải An – Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm
Tổng Giám đốc công ty. 2. Tổ chức quản lý của CPSXTMDV&PTN Hải An.
2.1. Tổ chức quản lý.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực
tuyến – chức năng, bao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, hai Phó tổng
giám đốc, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Hành chính - Nhân sự, phòng
Kỹ thuật – Dự án.

Phòng
K
ế
tóan
Phòng
Hành
chính –
Nhân sự
Phó
T
ổng
giám đốc 1
Tổng giám đốc
Phòng
K
ỹ
thuật – Dự
án
Phòng
Kinh
doanh
- Quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua khi có trên 50% số phiếu
biểu quyết của các thành viên trong Hội đồng quản trị.
- Xét duyệt chính sách, nội quy, quy định của công ty.
- Thành viên Hội dồng quản trị bao gồm:
 Nguyễn Hải An : Chủ tịch Hội đồng quản trị.
 Nguyễn Viết Tuấn : Thành viên
 Đỗ Đình Quế : Thành viên
 Nguyễn Trọng Chuẩn : Thành viên
 Nguyễn Thành Thắng : Thành viên

- Đề xuất, bổ sung, hòan thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, đảm bảo thực hiện
đường lối chủ trương chính sách và các quyết định về mọi mặt của công ty theo
đúng luật định.
- Theo dõi từng nhân viên để có những đề xuất, chính sách hợp lý.
- Xây dựng hệ thống bảng lương, đăng ký lao động cho các cán bộ công nhân
viên công ty.
- Thực hiện các nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp cho cán bộ nhân viên công ty.
Phòng Kinh doanh
- Thực hiện công tác tiếp thị nắm bắt tình hình thị trường về cung cấp hàng
hóa, giá cả, đối thủ cạnh tranh…
- Đề ra những chiến lược kinh doanh, tìm kiếm, giới thiệu sản phẩm đến khách
hàng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh
tế đã ký…

Phòng Kỹ thuật – Dự án:
- Quản lý về việc thiết kế, lập kế hoạch xây dựng công trình.
- Giám sát về thời gian, tiến độ, chất lượng công trình, đảm bảo công trình
hoàn thành đúng thời gian, chất lượng…
- Lập dự án, liên hệ với các bên có liên quan và cơ quan nhà nước để có được
những thông tin cần thiết cho dự án cũng như hòan thành các thủ tục cần thiết
khác cho dự án.

Phòng Kế toán:
- Thu thập, xử lý các chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết
quả kinh doanh, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, hữu ích cho các nhà quản
lý.

ngân hàng. Chương III:

Hệ thống thông tin trong quản lý bán hàng và thu nợ tại
công ty phát triển nhà đất Hải An 1. Số liệu cụ thể.
Chúng tôi xin đưa ra các số liệu của công ty dưới dạng màn hình, từ đó
phân tích, mô hình hoá dưới dạng sơ đồ để thấy rõ hệ thống thông tin trong quản
lý bán hàng và thu nợ tại công ty CPSXTMDV&PTN Hải An.
(Những màn hình số liệu này được đặt ở cuối bài tiểu luận).

2. Mô hình hoá các thông tin, số liệu dưới dạng sơ đồ.
2.1. Sơ đồ chức năng quản lý bán hàng và công nợ công ty CPSXTMDV&PTN
Hải An.
Sơ đồ này được sử dụng nhằm mục đích xác định một cách chính xác và cụ
thể các chức năng của hệ thống bán hàng và quản lý công nợ của công ty.
Sơ đồ này nhằm xác định giới hạn của các chức năng. Đây thực chất là một
quá trình phân tán theo trình tự từ trên xuống dưới.
Cụ thể: từ chức năng trên cùng là QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ THU NỢ
CÔNG TY được phân tán thành hai chức năng nhỏ hơn là QUẢN LÝ BÁN
HÀNG và THU NỢ. Từ hai chức năng này lại phân tán thành nhiều chức năng
nhỏ hơn khác.
Việc phân cấp sơ đồ chức năng như dưới đây nhằm giúp nhà quản lý có thể


Mô tả sơ đồ sơ đồ chức năng quản lý bán hàng và công nợ công ty
CPSXTMDV&PTN Hải An:
Bộ phận bán hàng và thu hồi công nợ công ty CPSXTMDV&PTN Hải An
được chia thành hai bộ phận nhỏ sau:
1.Bộ phận bán hàng thực hiện các chức năng:
1.1 Tiếp thị sản phẩm công ty đang có thông qua các phương tiện thông
tin đại chúng đến các khách hàng tiềm năng.
1.2 Bán hàng theo đơn thực hiện quá trình:
1.2.1 Tiếp nhận đơn mua hàng của khách theo mẫu của công ty
1.2.2 Xử lý đơn theo yêu cầu
1.2.3 Kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng .
1.3 Báo cáo quá trình hoạt động bán hàng đến bộ phận quản lý.
2. Bộ phận thu hồi công nợ:
2.1 Cập nhật phiếu thu chi:

hàng 1.0

Thu ti
ền
4.0
Ngân hàng
Giao
hàng 2.0

Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết quá trình bán chịu và thu công nợ khách hàng
công ty CPSXTMDV&PTN Hải An.


L
ập
hoá
đơn 3.1
Thu công
nợ, lập
phiếu thu
4.1
Đ
ối
chiếu
giao
hàng 2.2

Xác nh
ận
giao hàng
2.3

Sổ quỹ
Đ
ối chiếu
với số
tiền thực
nh
ận 4.3

Phi
ếu thu


HTK, KH

Phi
ếu xuất kho, thẻ

kho
Quá trình bán chịu và thu công nợ được chia làm 4 quá trình nhỏ như sau:
quá trình đặt hàng, quá trình giao hàng, quá trình lập hóa đơn theo dõi công nợ,
quá trình thu tiền (công nợ).
1. Quá trình đặt hàng: Khi nhận được đơn đặt hàng
1.1. Kiểm tra hàng tồn trong kho xem có đủ hàng hay không.
1.2. Kiểm tra khách hàng có trong danh mục khách hàng hay chưa, có còn nợ
doanh nghiệp hay không.
1.3. Nếu là khách hàng mới thì tiến hành tạo mã cho khách hàng, cập nhật danh
mục khách hàng.
1.4. Căn cứ vào điều kiện hàng tồn, công nợ khách hàng mà doanh nghiệp sẽ
tiến hành ký hợp đồng hoặc từ chối
2. Quá trình giao hàng
2.1. Khi ký hợp đồng xong, tiến hành lập phiếu xuất kho, lưu phiếu xuất kho,
cập nhật vào thẻ kho, sổ kho để báo cáo hàng tồn kho khi có yêu cầu.
2.2. Sau khi lập phiếu xuất kho, căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ tiến hành đối
chiếu giao hàng.
2.3. Hàng giao sẽ được xác nhận là đã giao hàng đến khách hàng theo phiếu
xác nhận giao hàng do khách hàng ký tên.
3. Quá trình lập hóa đơn theo dõi công nợ:
3.1. Căn cứ vào phiếu xuất kho, xác nhận giao hàng lập hóa đơn cho khách
hàng.
3.2. Đồng thời tiến hàng theo dõi doanh số bán.
3.3. Theo dõi công nợ khách hàng để báo cáo.
4. Quá trình thu công nợ:

2 quan hệ 1-n.
 Hàng hóa có mối quan hệ n-n với phiếu xuất kho (một hàng hóa có thể có
trong nhiều phiếu xuất kho và ngược lại một phiếu xuất kho có thể được xuất
nhiều loại hàng hóa) do vậy ta đưa thêm một tập thực thể mới vào là dòng hàng
hóa/ phiếu xuất kho và tạo ra 2 quan hệ 1-n.
Phi
ếu xuất kho

Khách hàng

Hàng hóa

Đơn đ
ặt h
àng

Hóa đơn

Phi
ếu thu tiền

Dòng
đơn đ
ặt
hàng/hàng hóa
Dòng hàng hóa/
phiếu xuất kho
Phi
ếu chuyển tiền


Mô hình này là công việc kế tiếp của mô hình dữ liệu nhằm xác định các
thuộc tính của các tập thực thể trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng và thu nợ
của công ty Hải An.
Mô hình hoá các thực thể trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng.

CÁC BƯỚC CHUẨN HÓA QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY Chưa chuẩn hóa Chuẩn hóa 1

Chuẩn hóa 2

Chuẩn hóa 3
Mã số đơn hàng
bán
Mã số đơn hàng
bán
Mã số đơn hàng
bán
Mã số đơn hàng
bán

Ngày xuất hóa đơn

Mã chứng từ
Ngày xuất hóa đơn

Mã chứng từ
Ngày xuất hóa
đơn
Nguyên tệ Nguyên tệ Nguyên tệ Nguyên tệ
Tỷ giá Tỷ giá Tỷ giá Tỷ giá
Diễn giải Diễn giải Diễn giải Diễn giải
Mã vật tư Mã số đơn hàng
bán
Mã số đơn hàng
bán
Mã số đơn hàng
bán
Tên vật tư Mã vật tư Mã vật tư Mã vật tư
Tên TK ghi nợ Tên vật tư Tên TK ghi nợ Tên TK ghi nợ
Tên TK ghi có Tên TK ghi nợ Tên TK ghi có Tên TK ghi có
Số lượng Tên TK ghi có Số lượng Số lượng
Đơn giá Số lượng Đơn giá Đơn giá
Mã số hợp đồng Đơn giá Mã số hợp đồng Mã số hợp đồng
Số tiền hạch toán Mã số hợp đồng Số tiền hạch toán Số tiền hạch toán
Lượng chiết khấu Số tiền hạch toán Lượng chiết khấu Lượng chiết khấu
Thuế Lượng chiết khấu Thuế Thuế
Khoản mục Thuế Khoản mục Khoản mục
Số tiền vốn Khoản mục Số tiền vốn Số tiền vốn
Số tiền vốn Mã vật tư Mã vật tư
Tên vật tư Tên vật tư
Mặt hàng
Giao nhận
Đơn hàng
B
ộ phận bán
hàng

Khách hàng
Dòng nh
ập
đơn hàng
Dòng giao
nhận
Mô hình hoá các thực thể trong hệ thống thông tin quản lý thu công nợ:
CÁC BƯỚC CHUẨN HÓA QUÁ TRÌNH THU CÔNG NỢ CỦA CÔNG TY

Chưa chuẩn hóa

Chuẩn hóa dạng 1

Chuẩn hóa dạng 2

Chuẩn hóa dạng 3
Mã số phiếu thu
tiền mặt

Địa chỉ

Mã số đối tượng

Số điện thọai Số điện thọai Số điện thọai Tên đối tượng

Mã số thuế Mã số thuế Số tài khoản

Mã số thuế
Số tài khoản

Số tài khoản

Loại phiếu thu Địa chỉ

Loại phiếu thu Loại phiếu thu Ngày ghi Số điện thọai
Ngày ghi Ngày ghi Nguyên tệ Số chứng từ
Nguyên tệ Nguyên tệ Tỷ giá Loại phiếu thu
Tỷ giá Tỷ giá Số chứng từ Ngày ghi
Số chứng từ Số chứng từ Mã số thuế Nguyên tệ
Diễn giải (nội
dung)
Mã số phiếu thu
tiền mặt
Mã số phiếu thu
tiền mặt
Tỷ giá
Tên tài khỏan ghi Mã chi phí Mã chi phí Mã số phiếu thu