07/03/14 TS. Nguy n L Nhung - 091258ễ ệ
1997
Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả
Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả
T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả
T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả
TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử
TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ ỬTS. Nguy n L Nhungễ ệ
TS. Nguy n L Nhungễ ệ
0912581997
0912581997
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
N i dungộ
1. Tài li u và l u tr trong th i đ i đi n t - Nh ng khái ệ ư ữ ờ ạ ệ ử ữ
ni m c b nệ ơ ả
2. Các khuynh h ng t ch c và l u tr TLĐTướ ổ ứ ư ữ
3. Các v n đ pháp lý và h th ng lu t phápấ ề ệ ố ậ
4. Các chi n l cế ượ
5. Nh ng tác đ ng đ i v i l u trữ ộ ố ớ ư ữ
6. Tài li u trong môi tr ng CSDLệ ườ
7. Các ng/t c b o qu n và ti p c n khai thác s d ng ắ ả ả ế ậ ử ụ
TLLTĐT
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
TÀI LI U THAM KH OỆ Ả
1. H i đ ng l u tr qu c t - C m nang qu n lý tài ộ ồ ư ữ ố ế ẩ ả
li u đi n t nhìn t góc đ l u tr . (ICA ệ ệ ử ừ ộ ư ữ

Ngu n:ồ
•
www.vanthuluutru.com,
•
www.archives.gov.vn,
•
http://vn.360plus.yahoo.com/nguyenlenhungvn,
•
www.tailieu.vn,
•
www.archives.ru
• www.vniidad.ru
•
www.nhb.gov.sg/NAS/
•
www.arkib.gov.my/home
•
www.nat.go.th/
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
3. Các v n đ pháp lý và h th ng lu t phápấ ề ệ ố ậ
3.1. S th a nh n TLĐT trong các th t c pháp lýự ừ ậ ủ ụ
3.2. Th m quy n c a l u tr đ i v i nh ng TL hi n hànhẩ ề ủ ư ữ ố ớ ữ ệ
3.3. Th i h n giao n p TL vào kho l u tr ờ ạ ộ ư ữ
3.4. H th ng lu t pháp v b o v đ i t và ti p c n ệ ố ậ ề ả ệ ờ ư ế ậ
khai thác thông tin
3.5. S tách bi t tài li u kh i s giám sát c a công ự ệ ệ ỏ ự ủ
chúng
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997

- TL v t ra kh i s giám sát c a công chúng.ượ ỏ ự ủ
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
Bi n phápệ
•
các h th ng thông tin đ c thi t k đ ệ ố ượ ế ế ể
gi l i đ c b ng ch ng tin c y và an ữ ạ ượ ằ ứ ậ
toàn v t t c các h/đ ng tác nghi p và ề ấ ả ộ ệ
n u nh các CQ, TC th c hi n các chính ế ư ự ệ
sách, quy trình th t c và đào t o nhân ủ ụ ạ
l c trong lĩnh v c này. ự ự
•
Các p/pháp đ c bi t c n ph i đ c th c ặ ệ ầ ả ượ ự
hi n và các quy đ nh qu c t c n ph i ệ ị ố ế ầ ả
đ c thi t l p nh m b o đ m tính xác ượ ế ậ ằ ả ả
th c c a nh ng thông tin đ c chuy n ự ủ ữ ượ ể
t i thông qua các m ng công c ng nh ả ạ ộ ư
Internet ch ng h n.ẳ ạ
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
3.2. Th m quy n c a LT đ/v i nh ng ẩ ề ủ ớ ữ
TL hi n hànhệ
• các yêu c u v l u tr ph i đ c tính đ n và gi i ầ ề ư ữ ả ượ ế ả
quy t trong su t quá trình thi t k các h th ng ế ố ế ế ệ ố
thông tin và r ng tài li u đi n t ph i đ c ki m ằ ệ ệ ử ả ượ ể
soát m t cách th t ch t ch trong su t vòng đ i ộ ậ ặ ẽ ố ờ
c a chúng.ủ
•
Vai trò c a l u tr c n đ c xác đ nh rõ ràng ủ ư ữ ầ ượ ị
trong m i quan h v i các chuyên gia công ngh ố ệ ớ ệ

Thông th ng, lu t pháp v đ i t và ti p c n ườ ậ ề ờ ư ế ậ
thông tin áp d ng đ i v i t t c các lo i TL. ụ ố ớ ấ ả ạ
•
M i quan ng i v s ti p c n không chính đáng và ố ạ ề ự ế ậ
tiêu hu , ch nh s a trái phép đ i v i TLĐT tăng.ỷ ỉ ử ố ớ
•
Do toàn b các v n đ đ i t , ti p c n thông tin, ộ ấ ề ờ ư ế ậ
gi l i và b o qu n đ u đòi h i các gi i pháp ữ ạ ả ả ề ỏ ả ở
t m chính sách vĩ mô nên LT có m t c h i t t đ ầ ộ ơ ộ ố ể
t n d ng. ậ ụ
•
Các bi n pháp đ c s d ng đ đi u ch nh v n đ ệ ượ ử ụ ể ề ỉ ấ ề
đ i t và ti p c n thông tin có th có nh ng h ờ ư ế ậ ể ữ ệ
qu không l ng tr c đ c đ i v i LT.ả ườ ướ ượ ố ớ
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
3.5. S tách bi t TL kh i s giám sát c a ự ệ ỏ ự ủ
công chúng
•
Cùng v i vi c phi t p trung hoá và t nhân hoá, l u ớ ệ ậ ư ư
tr s b m t đi th m quy n đ i v i nh ng TL p/ánh ữ ẽ ị ấ ẩ ề ố ớ ữ
các c/năng và h/đ ng c a Chính ph khi CP cho thuê ộ ủ ủ
ngoài các d ch v CNTT và x lý d li u mà thi u ki m ị ụ ử ữ ệ ế ể
soát nh ng TL h/thành trong ho t c a mình, khi các ữ ạ ủ
ch/trình đ c CP tài tr và các c/năng đ c t nhân ượ ợ ượ ư
hoá.
lưu trữ đang phải đối mặt với nhiều loại TLĐT ở những
dạng k0 tương thích. TL ở các dạng cũ, lạc hậu sản sinh
từ các hệ thống “di sản” cùng tồn tại với những thứ đa
phương tiện (multi-media) phức tạp hiện nay

đáng tin c y và b o qu n đ c.ậ ả ả ượ
3. Qu n lý quá trình XĐGT và th c hi n s ki m ả ự ệ ự ể
soát v tri th c đ i v i TLLTĐT.ề ứ ố ớ
4. Đ t ra các yêu c u v BQ và ti p c n KT nh m ặ ầ ề ế ậ ằ
đ m b o r ng TLLTĐT luôn tr ng thái s n sàng, ả ả ằ ở ạ ẵ
có th ti p c n khai thác và có th hi u đ c.ể ế ậ ể ể ượ
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
4.1. Vòng đ i c a tài li u đi n tờ ủ ệ ệ ử
•
Nguyên t c đ u tiên c a khung c u trúc đ qu n lý ắ ầ ủ ấ ể ả
TLLTĐT là:
“L u tr c n ph i tham gia vào toàn b vòng đ i c a các ư ữ ầ ả ộ ờ ủ
h th ng đi n t t o ra và l u gi TLLTĐT đ b o ệ ố ệ ử ạ ư ữ ể ả
đ m cho vi c t o l p và gi l i nh ng TL th c s xác ả ệ ạ ậ ữ ạ ữ ự ự
th c, đáng tin c y và có th b o qu n đ c”. ự ậ ể ả ả ượ
cần tăng cường sự hiểu biết về ch/năng LT và thúc đẩy
việc áp dụng các tiêu chuẩn và h/động thực tiễn góp phần
đạt được m/tiêu của ch/năng LT cùng với tất cả các đối tác
có vai trò nhất định trong chức năng này tại một thời điểm
bất kỳ cũng như ở tất cả các thời điểm trong vòng đời TL.
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
•
Ch c năng l u tr m r ng ra toàn b ứ ư ữ ở ộ ộ
vòng đ i TL và vòng đ i đó có th ờ ờ ể
nhìn nh n có 3 giai đo n c b n sau:ậ ạ ơ ả
- Chu n b (nh n th c)ẩ ị ậ ứ
- T o l p tài li uạ ậ ệ
- B o trì (bao g m c b o qu n và s ả ồ ả ả ả ử

đ c n m b t m t cách th ng nh t trong h ượ ắ ắ ộ ố ấ ệ
th ng thì vi c thi t k s k0 có ý nghĩa. ố ệ ế ế ẽ

 Y/c u nh ng TL thích h p và đáng tin c y ph i ầ ữ ợ ậ ả
đ c t o l p khi ng/ta c n đ n chúng và ph i đ c ượ ạ ậ ầ ế ả ượ
n m b t, ghi l i trong các h th ng TL đ c thi t ắ ắ ạ ệ ố ượ ế
k m t cách hoàn ch nh. ế ộ ỉ
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
•
giai đo n b o trìạ ả TL bao hàm c vi c l u ả ệ ư
gi vì các m c đích h/đ ng th c ti n cũng ữ ụ ộ ự ễ
nh vì giá tr LT c a TL. ư ị ủ
•
trong giai đo n hi n hành c a TL c n ph i ạ ệ ủ ầ ả
xác đ nh nh m t o đ/ki n thu n l i cho ị ằ ạ ệ ậ ợ
vi c b o trì và ti p c n khai thác TL ti p ệ ả ế ậ ế
theo.
•
các b c đ c áp d ng đ b o qu n LT ướ ượ ụ ể ả ả
ph i đ m b o r ng TL ph i có đ kh năng ả ả ả ằ ả ủ ả
ti p t c cung c p nh ng b ng ch ng đáng ế ụ ấ ữ ằ ứ
tin c y và xác th c v nh ng h/đ ng c a ậ ự ề ữ ộ ủ
CQ, TC hay cá nhân s n sinh ra chúng.ả
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
4.2. C quan/t ch c/cá nhân s n sinh ra TL và ơ ổ ứ ả
TLLTĐT
• Ng/t c th 2 trong khung c u trúc đ qu n lý ắ ứ ấ ể ả
TLĐT là: “L u tr c n đ m b o r ng nh ng CQ, TC ư ữ ầ ả ả ằ ữ

912581997
4.3. Xác đ nh giá trị ị
•
Nguyên t c th 3 trong khung c u trúc đ qu n lý ắ ứ ấ ể ả
tài li u đi n t là: ệ ệ ử
“L u tr qu n lý quá trình xác đ nh giá tr và th c ư ữ ả ị ị ự
hi n s ki m soát v tri th c đ i v i tài li u l u ệ ự ể ề ứ ố ớ ệ ư
tr đi n t ”.ữ ệ ử
trong môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải
được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu của vòng
đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào
được tạo lập
07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0
912581997
4.4. B o qu n và ti p c n khai thác ả ả ế ậ
tài li uệ
Nguyên t c th t trong khung c u trúc đ ắ ứ ư ấ ể
qu n lý TLĐT là: ả
•
“L u tr ph i đ t ra các y/c u v BQ và ư ữ ả ặ ầ ề
ti p c n KT nh m đ m b o r ng TLLTĐT ế ậ ằ ả ả ằ ở
tr ng thái luôn s n sàng, có th ti p c n ạ ẵ ể ế ậ
KT và có th hi u đ c”.ể ể ượ
•
Ng/t c này đ c p đ n nh ng v/đ đ c ắ ề ậ ế ữ ề ặ
bi t ch a rõ và còn nhi u tranh cãi đ i v i ệ ư ề ố ớ
TLĐT do s ph thu c c a chúng vào công ự ụ ộ ủ
ngh mà công ngh thì thay đ i liên t c. ệ ệ ổ ụ