Chuyên đề tốt nghiệp
Lời mở đầu
Thế kỷ XXI, một thế kỷ mà theo nhiều nhà kinh tế dự đoán, là thế kỷ của nền
kinh tế tri thức, nền công nghiệp tri thức. Một thế kỷ mà ở đó không còn lệ thuộc
chủ yếu vào trữ lợng tài nguyên thiên nhiên của nớc đó, mà phụ thuộc vào chất l-
ợng của đội ngũ các nhà khoa học, đội ngũ ngời lao động, hay phụ thuộc vào chất
lợng nguồn nhân lực của quốc gia đó. Vì thế yếu tố của con ngời trong bất kỳ một
cơ quan, một tổ chức doanh nghiệp nào đều là yếu tố quan trọng quyết định sự
thành công hay thất bại của cơ quan, của tổ chức đó.
Đó cũng là thế kỷ mà vị thế cạnh tranh dựa trên nguồn nhân lực rẻ của các
nớc đang phát triển, trong đó có nớc ta sẽ mất đi. Nhận thức đợc điều này, các nhà
quản trị mới nhận ra rằng: Chính con ngời - các nhân viên của mình - mới chính là
nguồn nhân lực quan trọng nhất của doanh nghiệp hay cơ quan đó,
ở nớc ta, từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà
nớc thì nền kinh tế có nhiều chuyển biến tích cực. Nhà quản trị qua thực tế kinh
doanh sẽ có đợc cách nhìn mới hơn, thực tế hơn, hiện đại hơn về công tác quản trị.
Công tác quản trị đã thay đổi để phù hợp với cơ chế mới. tuy nhiên công tác quản
trị nhân sự còn gặp phải một số yếu kém. Các nhà quản trị cha biết tận dụng
nguồn lực con ngời một cách có hiệu quả so với những gì họ đã làm, với các yếu
tố sản xuất khác. Chính vì vậy họ phải thay đổi cách nhìn con ngời là lực lợng thừa
hành sang cách nhìn toàn diện hơn.
Trong thời gian thực tập tại công ty Xuất nhập khẩu Nông Sản thực phẩm Hà
Nội, qua nghiên cứu công tác đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty, em thấy
rằng công ty đã và đang tích cực tiến hành một cách có hiệu quả công tác này. Tuy
nhiên do điều kiện có hạn nên công tác đào tạo và phát triển nhân sự ở công ty có
nhiều hạn chế đòi hỏi công ty phải có biện pháp giải quyết.
Do tầm quan trọng của vấn đề quản trị nhân sự nói chung và đào tạo- phát
triển nhân sự nói riêng cộng với lòng say mê mong muốn tìm hiểu về nhân sự và
mong muốn góp một phần nhỏ của mình vào việc giải quyết những thực tế của
công tác đào tạo và phát triển nhân sự còn tồn tại của công ty, em mạnh dạn chọn
1
trong cơ quan văn phòng đó.
Loài ngời muốn tồn tại và phát triển thì cần có lao động và trí óc, lao động là
hoạt động của con ngời nhằm cải tiến tự nhiên, thông qua đó phục vụ cho mục
đích của lao động trong sản xuất kinh doanh, quyết định sự phát triển đi lên của xã
hội loài ngời. Còn trí óc thì thực hiện hàng loạt nhiệm vụ liên quan đến công tác tổ
chức điều hành, phối hợp, quản lý sử dụng thông tin trong cơ quan, đơn vị. Đây là
một phần rất quan trọng của con ngời khi phải trực tiếp làm việc trong một cơ
quan đơn vị đó.
Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn. Bất kỳ tổ chức nào cũng
cần đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao động. Lao động vừa là một yếu tố
tham gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ thể trong quá
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối quan hệ nội tại
trong tổ chức). Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số lợng
sức lao động hiện có mà còn chủ động sáng tạo làm cho năng lực hoạt động đợc
tăng cờng hơn rất nhiều trong những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể. Cho dù các cơ
quan, đơn vị có đầu t, trang bị các thiết bị hiện đại, tinh xảo đến đâu cũng phải
chịu sự điều khiển trực tiếp hay gián tiếp của ngời lao động. Do có vai trò trọng
trách nh vậy nên các tổ chức, đơn vị luôn chú trọng đến công tác tổ chức nhân sự
nói chung, nhân sự cơ quan văn phòng nói riêng.
3
Chuyên đề tốt nghiệp
Nhân sự có vai trò to lớn nh đã trình bày song nếu mỗi ngời, mỗi nhóm
không đợc gắn kết thành hệ thống, chỉ tồn tại rời rạc, biệt lập với nhau thì không
những không phát huy đợc năng lực của mỗi ngời mà còn làm suy yếu, thậm chí
làm tan vỡ tổ chức.
Theo Lênin: "Những ngời nông dân nếu không đợc tổ chức thì cũng chỉ
giống nh những củ khoai trong túi". Muốn phát huy đợc sức mạnh của cá nhân
trong việc thực hiện thắng lợi mục tiêu của tổ chức thì cần phải xếp đặt phối hợp
các cá nhân theo một trật tự nào đó, việc làm đó gọi là công tác tổ chức nhân sự
trong cơ quan, đơn vị.
trong cơ quan, đơn vị".
(**)
Theo Trần Kim Dung thì: "Quản trị nhân sự chính là chức năng cán bộ, một
trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác
mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng
tạo với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty"
(***)
Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đa ra một khái niệm ngắn gọn và
đầy đủ về quản trị nhân sự nh sau: "Quản trị nhân sự đợc hiểu là một quá trình tổ
chức và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn
phòng nói riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực
nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự,
đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc".
Trên cơ sở tiến hành tuyển dụng, phát triển đào tạo nhân sự thì công tác quản
trị văn phòng gồm dự thảo chiến lợc, chính sách, thực hiện kế hoạch, cung cấp kịp
thời chính xác những thông tin, đôn đốc các bộ phận tiến hành thực hiện có hiệu
quả các quyết định của lãnh đạo, đề xuất, kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của
cơ quan, đơn vị. Nói tóm lại, quản trị văn phòng chính là việc phát triển và sử
dụng con ngời.
*
Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống Kê
(**)
Trích trong cuốn Những vấn đề cơ bản của QTKD, PGS.PTS Đỗ Hoàng Toàn, NXB Khoa học và Kĩ thuật
1994
(
***)
Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Trần Thị Kim Dung, NXB Thống kê.
5
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng
rất phức tạp đòi hỏi phải có sự quan tâm thích đáng của các nhà quản trị. Hoạt
động quản trị nhân sự bao gồm 5 nội dung chủ yếu sau:
- Phân tích công việc: Là một quá trình (bao gồm công việc và thủ tục) nhằm
xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công
việc đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng thực hiện theo yêu cầu của công việc đó
là gì? phức tạp hay đơn giản, chức trách đảm đơng công việc đó là gì? công việc
đó đòi hỏi những kỹ năng gì? mà khi thực hiện công việc cần phải có.
Để tiến hành phân tích công việc ngời ta thờng hay sử dụng các phơng pháp
nh phơng pháp trực quan bằng cách quan sát trực tiếp quá trình hoạt động của nhà
nhân sự - phơng pháp phân tích thống kê qua các số liệu thống kê thu thập đợc về
kết quả và quá trình hoạt động của các loại lao động hiện có, để đánh giá về nhân
sự của cơ quan, đơn vị đó và phơng pháp trắc nghiệm.
- Tuyển dụng nhân sự:
Quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng nhu cầu lao động của đơn
vị về số lợng, chất lợng và cơ cấu tổ chức trong một thời kỳ nhất định.
Quá trình này có thể đợc tiến hành theo các bớc công việc và trở thành những
thủ tục trong khi tuyển dụng nhân sự nh sau:
+ Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho công việc mà cơ quan văn phòng đang
làm.
+ Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành thông báo về việc tuyển dụng
nhân sự.
+ Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng cử viên.
+ Tổ chức phỏng vấn, sát hạch kiểm tra trình độ năng lực của ngời dự tuyển.
+ So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự.
- Đào tạo và phát triển nhân sự:
Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình giảng dạy, hớng dẫn bồi dỡng,
nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình độ hiểu biết và các phẩm chất
khác đối với mỗi ngời nhân viên trong cơ quan văn phòng. Mỗi công việc trong cơ
quan đơn vị đều cần đến một loại lao động có trình độ, chuyên môn ở mức nhất
định, phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho ngời lao động làm quen với công
thích ngời lao động làm việc.
8
Chuyên đề tốt nghiệp
Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và sự bùng nổ thông tin thì trình
độ của ngời lao động ngày càng nâng cao, khả năng nhận thức của họ ngày càng
tốt hơn. Điều này sẽ làm ảnh hởng đến cách nhìn nhận, thái độ của nhân viên đối
với công việc, quyền hạn và sự tham gia của mỗi ngời trong tổ chức. Nó cũng làm
thay đổi những đòi hỏi thoả mãn, hài lòng với công việc cũng nh phần thởng đối
với họ.
Nếu trớc kia mong muốn của ngời đi làm chỉ giản đơn là có việc làm ổn định
và mức lớng đủ sống thì ngày nay nhu cầu của họ đã đa dạng, phong phú hơn
nhiều đặc biệt là nhu cầu tinh thần.
Tiền lơng là thu nhập chính của ngời lao động, đó là công cụ quan trọng để
thu hút lực lợng lao động là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ, ngoài ra tiền thởng cũng
có vai trò quan trọng trong việc kích thích thi đua, tăng năng suất lao động.
Tuy nhiên tiền lơng, tiền thởng không phải là mục đích duy nhất của nhân
viên. Họ còn cần:
- Có công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện làm việc phải
thuận lợi, có chế độ nghỉ ngơi hợp lý.
- Đợc cung cấp đầy đủ thông tin, đợc tôn trọng và lắng nghe ý kiến đề xuất
của họ.
- Có cơ hội học hành và thăng tiến, có tơng lai trong nghề nghiệp.
Vì vậy quản trị nhân sự có hiệu quả hay không tuỳ thuộc vào việc nắm bắt và
thoả mãn đợc nhu cầu chính đáng cuả nhân viên hay không? Song vẫn phải đảm
bảo đợc mục tiêu của cơ quan, đơn vị đề ra.
2.2. Nhóm nhân tố thuộc về nhà quản trị
Bao gồm trình độ giao tiếp nhân sự và các phơng pháp lãnh đạo của nhà quản
trị.
Trình độ giao tiếp của nhà quản trị ảnh hởng rất nhiều đến công tác quản trị
nhân sự. Nếu nhà quản trị có trình độ giao tiếp tốt với nhân viên, biết quan tâm và
hiện công việc của cá nhân. Điều đó cũng có nghĩa là đào tạo, phát triển đợc áp
dụng để làm thay đổi việc nhân viên biết gì? làm nh thế nào? và quan điểm của họ
đối với công việc hoặc mối quan hệ với các đồng nghiệp và các "sếp" ra sao?
10
Chuyên đề tốt nghiệp
Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho công nhân viên theo kịp
với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển, mặc dù vậy trong thực tế vẫn có
nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm đào tạo, phát triển.
Theo em, nếu đào tạo có định hớng, chú trọng vào công việc hiện thời của cá
nhân sẽ giúp các cá nhân có ngay các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc
hiện tại. Còn phát triển nhân viên nhằm chú trọng lên các công việc tơng lai trong
tổ chức hay cơ quan, đơn vị. Khi một ngời đợc thăng tiến lên những chức vụ mới,
họ cần có những kiến thức, kỹ năng mới theo yêu cầu của công việc. Công tác phát
triển nhân viên sẽ giúp các cá nhân chuẩn bị sẵn các kiến thức, kỹ năng cần thiết
đó.
1.2. Vai trò của đào tạo và phát triển nhân sự
Đối với một quốc gia, giáo dục, đào tạo và phát triển năng lực của ngời lao
động có ảnh hởng to lớn đến sự phát triển kinh tế, xã hội của một quốc gia và khả
năng cạnh tranh quốc tế của các quốc gia đó.
Nhu cầu đào tạo nhân viên trong các tổ chức tăng nhanh cùng với sự phát
triển của hợp tác và cạnh tranh quốc tế, công nghệ tiên tiến và áp lực về kinh tế xã
hội. Đào tạo đợc xem nh là một yếu tố cơ bản nhằm đáp ứng các mục tiêu chiến l-
ợc của tổ chức. Giờ đây chất lợng nhân viên đã trở thành một trong những lợi thế
cạnh tranh quan trọng nhất của các cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra, đào tạo và phát triển nhân lực trong cơ quan, đơn vị còn có vai trò
sau:
- Giải quyết các vấn đề tổ chức: Đào tạo và phát triển có thể giúp các nhà
quản trị giải quyết các vấn đề về mâu thuẫn, xung đột giữa các cá nhân và giữa
công đoàn với các nhà quản trị, đề ra các chính sách quản lý nguồn nhân lực của
công ty có hiệu quả hơn.
năng động và tiếp diễn không ngừng.
2.2. Phơng pháp đào tạo và phát triển nhân sự
+ Phơng pháp dạy kèm: Đây là phơng pháp đào tạo tại chỗ để phát triển cấp
quản trị trên cơ sở một kèm một. Một số công ty lập ra các chức vụ phụ tá hay trợ
lý cũng nhằm mục đích này. Cá nhân đợc chức vụ này, ngời ta phải theo sát cấp
12
Chuyên đề tốt nghiệp
trên của mình. Để đạt đợc kết quả các cấp quản trị dạy kèm này phải có kiến thức
toàn diện về công việc liên hệ tới các mục tiêu của cơ quan.
+ Phơng pháp hội nghị: là phơng pháp huấn luyện đợc sử dụng rộng rãi.
Trong đó, các thành viên có chung một mục đích thảo luận và cố gắng giải quyết
vấn đề. Thông thờng ngời điều khiển là một cấp quản trị nào đó, có nhiệm vụ giữ
cho cuộc thảo luận diễn ra trôi chảy và tránh để mọi ngời ra ngoài đề. Khi thảo
luận thì cấp trên phải lắn nghe và cho phép các thành viên phát biểu giải quyết các
vấn đề.
+ Phơng pháp đào tạo tại bàn giấy
Phơng pháp đào tạo tại bàn giấy hay đào tạo xử lý công văn giấy tờ cũng nh
là một phơng pháp quan trọng đối với nhâ viên văn phòng, là phơng pháp mô
phỏng trong đó thành viên tránh cấp trên giao cho một số giấy tờ kinh doanh nh:
Các bản thông t nội bộ hoặc các bản ghi nhớ, các bản trình báo cáo, các tin tức do
các cuộc điện đàm điện thoại gửi lại. Các hồ sơ này không đợc sắp xếp theo một
thứ tự đặc biệt nào mà cần sắp xếp phân loại từ loại cần xử lý khẩn cấp tới loại xử
lý bình thờng. Các thành viên trong văn phòng đợc yêu cầu xem các thông tin nêu
trên và sắp xếp theo thứ tự u tiên. Đây là một phơng pháp hữu hiệu giúp cho nhà
quản trị giải quyết vấn đề có tính thủ tục một cách nhanh gọn, đồng thời giúp cho
nhà quản trị cũng nh nhân viên trong văn phòng làm việc một cách khoa học.
+ Phơng pháp luân phiên công tác
Phơng pháp luân phiên công tác hay công việc là phơng pháp chuyển cán bộ,
nhân viên hoặc cấp quản trị từ công tác này sang công tác khác nhằm mục đích
cung cấp cho họ những kinh nghiệm rộng hơn, không những thế phải cho nhân
đã có kế hoạch dự kiến xuất nhập khẩu cho năm tới. Trong thực tế công ty đã hoàn
thành vợt mức kế hoạch, đạt 112,2%, đây là một kết quả đáng mừng.
2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh doanh dới sự chỉ đạo và quản lý của Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc
lập, có t cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng để giao
dịch trong phạm vi trách nhiệm đợc qui định. Là đơn vị chuyên kinh doanh các
mặt hàng nông sản, AGREXPORT Hà Nội có chức năng và nhiệm vụ đợc quy
định cụ thể nh sau:
15
Chuyên đề tốt nghiệp
- Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm về mua bán, chế
biến, vận chuyển bảo quản xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm.
- Tổ chức trực tiếp thu mua nông sản và thu mua một số mặt hàng khác theo
yêu cầu của công ty.
- Trên cơ sở các văn bản qui định của Nhà nớc, của Bộ Nông nghiệp và phát
triển nông thôn để liên doanh liên kết với các đơn vị trong và ngoài nớc đảm bảo
tự hạch toán kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn và có lãi.
- Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các cơ sở vật chất kỹ thuật, các ph-
ơng tiện phục vụ cho yêu cầu kinh doanh của công ty.
- Cùng với các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài ngành tổ chức nghiên
cứu, tìm tòi xây dựng tạo thị trờng và nguồn hàng ổn định.
- Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ trong ngành đồng thời hớng dẫn
các đơn vị trc thuộc thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ cần thiết khác.
3. Đặc điểm kinh doanh của công ty
AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc nên về nguồn lực nh:
nhân sự, tài chính, mặt hàng kinh doanh, thị trờng có nhiều thuận lợi. Vì thế,
môi trờng bên trong của doanh nghiệp có những đặc điểm sau:
3.1. Đặc điểm về nhân sự của công ty
AGREXPORT Hà Nội có đội ngũ 86 CNV, trong năm 2001 có 34 nhân viên
Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống
nhau và phụ thuộc vào đặc điểm riêng từng doanh nghiệp để xây dựng đợc cơ cấu
tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của từng doanh nghiệp AGREXPORT Hà
Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị mới.
- Có mục tiêu chiến lợc thống nhất.
- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm công dân giống
nhau.
- Có sự mềm dẻo về tổ chức.
- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối.
- Đảm bảo phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên,
Công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau.
17
Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ bộ máy tổ chức.
4.2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy.
Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức
kinh doanh của Công ty, cụ thể nh sau:
Giám đốc là ngời trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt
động của Công ty và chịu trách nhiệm trớc pháp luật.
Phó giám đốc giúp giám đốc quản l ý điều hành các mảng hoạt động
mà ban giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý điều hành các
công việc khi đợc uỷ quyền.
Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mu cho giám đốc
trong công tác quản lý, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu cụ thể.
a. Phòng tài chính kế toán.
18
- Ban giám đốc
- Giám đốc
- Phó giám đốc
- Các phòng nghiệp vụ
chính
Copyright: Tài liệu đại học ©