Vẽ sơ đồ tổ chức trong
MS Office
1
Vẽ sơ đồ tổ chức trong MS Office
Bạn muốn vẽ một sơ đồ tổ chức? Trong bộ office có hỗ trợ chức năng này nhưng chúng ta ít để
ý và sử dụng đến nó, phần này hỗ trợ vẽ sơ đồ trong MS-Word, MS-Excel, MS-Power Point
Bạn có thể vẽ một sơ đồ bằng chức năng Drawing có sẵn, tuy nhiên, sẽ nhanh chóng hơn
nhiều nếu chúng ta sử dụng chức năng Organization Chart (sơ đồ tổ chức) của MS Office hỗ trợ
sẵn (Nếu máy tính của bạn chưa cài chức năng này thì dùng đĩa đã cài office trên máy bạn để
thêm vào).
Đầu tiên, bạn vào Insert\Picture\Organization Chart. Khi đó, bạn sẽ có một sơ đồ gồm một ô
và 3 nhánh nhỏ bên dưới. Đồng thời, thanh công cụ hỗ trợ cũng sẽ hiện lên để bạn thuận tiện
cho việc hiệu chỉnh sơ đồ.
Trên thanh cụ bao gồm các nút: Insert Shape để thêm vào các nhánh nhỏ, nhánh ngang cấp,
nhánh con, nhánh rẽ; nút Layout dùng để hiệu chỉnh hình dáng các nhánh rẽ và các ô nội
dung; nút select dùng để lựa chọn các nhánh; nút Autoformat dùng để lựa chọn các kiểu định
dạng chuẩn có sẵn cho sơ đồ: màu sắc, đường nét sơ đồ ; nút Text Wrapping dùng hiệu chỉnh
vị trí của sơ đồ so với nội dung của các dòng chữ: ẩn bên dưới, hiện bên trên, cùng hàng
Tất cả các nút đều có hình minh họa rất cụ thể, sinh động. Ngoài những mẫu chuẩn có sẵn,
bạn có thể điều chỉnh nhanh màu sắc (colors), độ lớn (sizes), đường viền (Lines) của các
đường nối, các ô sơ đồ, bằng cách click phải chuột vào đối tượng cần điều chỉnh và chọn
Format AutoShape.
Ở chế độ mặc định ban đầu, các dòng chữ nằm theo chiều ngang, bạn muốn nó nằm theo
chiều đứng (do số lượng các nhánh nhiều) thì bạn làm như sau: Click chuột vào ô muốn điều
chỉnh, vào Format\Text Direction và lựa chọn chiều quay của dòng chữ theo ý muốn của mình.
Kết hợp Excel và Word để tạo chú thích nghiêng theo hình vẽ
Với phương pháp này, bạn có thể tạo ra những chú thích nghiêng theo các hình vẽ trong MS
Word, ví dụ như tạo chú thích cho biết độ dài cạnh huyền của một tam giác vuông chẳng hạn.
- Bước 1: Khởi động Excel, trên thanh Drawing, vào menu AutoShapes và vẽ ra một tam giác
vuông.
- Bước 2: Nhấp chuột vào một ô nào đó có vị trí nằm trên cạnh huyền rồi gõ vào độ dài “7

- Trong tab Settings, chọn trong ô Allow là Text length, ô Data chọn : between, ô Minimum,
bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu của chuỗi (ví dụ là 10000), ô Maximum, nhập giá trị chiều
dài tối đa của chuỗi (ví dụ 50000).
Chọn tab Error Alert.
Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề của ô thông báo (ví dụ Cấm!), ô Error
message, bạn nhập nội dung của ô thông báo (ví dụ: khong duoc dung vao du lieu cua nguoi
khac).
Nhớ chọn the check box : Show error alert after invalid data is entered.
- Để xoá những vùng dữ liệu đã được đặt Validation bạn hãy chọn Clear All.
Bạn có thể làm ẩn luôn cả một Sheet có chưa công thức bằng cách :
3
5/ Vào Tool-Macro-Víual Basic- chọn sheet cần ẩn, chọn mục Visible là 2-xlSheetveryVisible
Không cho phép sửa dữ liệu trực tiếp trên ô
Thường khi muốn sửa dữ liệu trực tiếp trên ô, bạn chỉ cần Double Click vào ô đó, con trỏ chuột
sẽ hiện diện và giúp bạn thực hiện việc sửa chữa này.
Muốn vô hiệu hóa chưc năng này, bạn hãy chọn Tool/Options, chọn Edit. Trong mục Edit, bỏ
chọn mục Edit directly in Cell.
Bây giờ, nếu bạn cho ẩn thanh Formula Bar, thì người khác sẽ gặp khó khăn trong việc chỉnh
sửa dữ liệu đấy
Word: Bạn có gặp khó khăn khi muốn tạo danh sách các đề mục đúng với số trang? Sẽ có một
số bạn nghĩ ra cách tạo mục lục đồ án của mình bằng cách tạo ra bảng và chia cột, sau đó
nhập thủ công tên các đề mục và số trang. Tuy nhiên, hễ nội dung file thay đổi một chút nội
dung cũng khiến bạn mất cả buổi ngồi căn và điền lại số trang tương ứng. Bài viết này sẽ
hướng dẫn bạn chi tiết việc tạo mục lục tự động.
* Một số tổ hợp phím tắt thường dùng:
- Alt + Ctrl + 1: Heading 1 (Đề mục 1)
- Alt + Ctrl + 2: Heading 2 (Đề mục 2)
- Alt + Ctrl + 3: Heading 3 (Đề mục 3)
Từ Heading 4 trở đi sẽ không dùng tiếp được phím tắt như trên. Tuy nhiên có thể dùng tổ hợp
phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting, sau đó cùng phím mũi tên lựa

• Formatting: Định dạng font chữ.
• þ Add to template: Áp dụng định dạng mới này cho cả những file sau.
Nếu không đánh dấu thì chỉ áp dụng cho file hiện tại.
• þ Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading
sẽ tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để
sửa đổi.
• Nút Format: Một số định dạng cho Heading
7
o Font…: Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng phông chữ
8
o Paragraph…: Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn
văn bản.
o Tabs…: Mở hộp thoại Tabs, đặt Heading có định dạng tabs.
o Border…: Mở hộp thoại Boder, đặt Heading có định dạng đường
viền.
9
o Language…: Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi chính tả
ngôn ngữ.
o Frame:… Mở hộp thoại Frame, đặt Heading thành frame có thể di
chuyển ở mọi vị trí file văn bản.
10
o Numbering…: Mở hộp thoại Bulleted and Numbering. Đặt Heading
có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động.
o Shortcut key…: Mở hộp thoại Customize Keyboard, sửa hoặc bổ
sung phím tắt dùng cho loại Heading.
11
5, Sau mỗi thao tác chọn nút OK hoặc Close để hoàn thành việc định dạng Heading.
* Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo
1. Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối file hoặc đầu file)
2. Vào Insert \ Reference \ Index and Tables…

Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng khi bạn đã hiểu
thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực hiện thành công!
Hỏi: Trong một tài liệu mình chỉ muốn tạo header và footer cho những trang theo ý
mình, chớ không phải cho toàn bộ tài liệu. Cảm ơn.
Đáp:
Bạn có thể chia các văn bản dài ra thành nhiều phần (section) và đặt Header và Footer riêng
cho từng phần. Có nghĩa là có thể đánh lại số trang từ đầu mỗi phần.
Nếu đọc Help, sẽ thấy Microsoft có hướng dẫn tạo một văn bản Master Document. Mỗi phần
phải đánh thành văn bản riêng để “nhét” vào văn bản Master. Điều này thật khó chịu, nếu như
chúng ta có văn bản không dài lắm. Có một mẹo nhỏ để thực hiện, là ngắt các phần ra, rồi tiến
hành điều chỉnh từng phần.
Để đơn giản, bạn hãy đánh tất cả các phần chung vào một văn bản. Đặt trỏ thanh (trỏ của bàn
phím) tại vị trí cần ngắt phần, chọn trình đơn Insert Break. Hãy chọn Next page ở mục Section
break types. Như vậy bạn đã thực hiện chèn không phải dấu ngắt trang mà là dấu ngắt phần.
Từ đây ta nhìn xuống thanh trạng thái sẽ thấy dòng tương tự như sau:
Nghĩa là bạn đã có 2 phần: section 1 và section 2. Bạn có thể thực hiện lặp lại các bước trên để
tạo thêm các phần mới.
Chọn View/Header and Footer để điền nội dung đầu và chân trang in. Tắt bỏ nút Same as
Previous để nội dung đầu và chân trang in của section hiện tại khác với các section trước đó.
15
Việc điền nội dung đầu và chân trang in thì quá đơn giản. Tôi muốn bổ sung thêm cho bạn một
số chức năng khác thông qua các trường của Word. Nhấn Ctrl+F9 để hiện ra dấu {|} màu xám
để gõ trường Word.
Muốn chèn số• Section, nhập {SECTION}
Muốn chèn tổng• số trang của một Section, nhập {SECTIONPAGES}
Số trang của• section hiện tại có thể đánh tiếp tục theo số của section trước đó. Hoặc có thể
đánh lại bắt đầu từ số khác bằng cách chọn Format Pages Number. Ở đây có 2 lựa chọn:
Chọn Continue• From Previous Section: đánh số trang tiếp theo phần trước.
Chọn StartAt: Để• đánh số trang không kế thừa phần trước đó và bắt đầu từ giá trị mà bạn
chọn.

17
(Vào Insert \ Footnote với Office 2000)
2. Xuất hiện hộp thoại Footnote:
• Location: Vị trí đặt ghi chú:
o Footnote: Chân trang (thường để ghi chú ở chân trang)
o Endnotes: Đặt ở vị trí dưới cùng của file văn bản.
• Format: Định dạng.
o Number format: Định dạng kiểu đánh số ghi chú (1, 2, 3…; a, b, c…; i, iii, iii,…)
o Custom mark: Tự nhập ký tự làm ký tự ghi chú.
o Start at: Bắt đầu đánh số thứ tự từ số
o Numbering:
 Continuous: Đánh tiếp số thứ tự
 Restart each section: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính trong đoạn
 Restart each page: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính theo trang.
• Apply changes: Áp dụng đánh ghi chú cho cả file (whole document).
• Nút Symbol… Mở hộp thoại Symbol: Chèn ký tự đặc biệt làm ký tự đánh ghi chú.
3. Chọn nút Apply và Insert để bắt đầu nhập nội dung ghi chú.
18
Trong một số trường hợp khi xây dựng một văn bản (thường là các đề án, luận văn ), ta có
nhu cầu trình bày phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ như thiết lập
nhiều hệ thống lề cho văn bản; hướng giấy khi in ấn; nhiều hệ thống header, footer khác
nhau; nhiều hệ thống thứ tự số trang và thiết lập chế độ bảo vệ khác nhau cho mỗi đoạn
trong cùng một văn bản.
Có thể bằng cách này hay cách khác, bạn dùng các công cụ trong ứng dụng thực hiện được các tính
năng trên, tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng một phương pháp chia đoạn và sẽ thực hiện các chức
năng trên từng đoạn nhờ công cụ chia đoạn Section.
1. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần).
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau đó chọn thực đơn Insert, chọn Break, ta có các lựa chọn
như sau:
Để chèn thêm section, ta chọn 4 lựa chọn ở mục Section break types, cụ thể như sau

cửa sổ Page numbers hiện ra, chọn nút Format. Tại mục Page numbering của của sổ Page
Number Format, ta đánh dấu vào mục Start at và chọn số thứ tự đầu tiên của trang đầu tiên của
Section (hình minh hoạ). Khi hoàn thành, Section này sẽ có một hệ thống số thứ tự trang riêng theo
ý muốn của bạn.
20
5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản.
Sau khi đã tạo được các Section cần bảo vệ nội dung, ta làm như sau:
Chọn thự đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document hiện ra, ta đánh dấu vào
mục Forms, khi đó nút Sections mới được cho phép kích hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút Sections.
Hộp thoại Sections Protection hiện ra, trong đó có các Section được đánh số theo thứ tự từ 1 đến 9.
Để bảo vệ Section nào, bạn hãy đánh dấu vào Section đó, thí dụ Section 2.
Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu vào ô Password (Options). Hộp thoại
Confirm Password hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô Reenter Password to open.
Sau khi hoàn thành các bước này, văn bản đã được bảo vệ theo từng Section theo ý đồ của bạn, tất
cả nội dung trong đoạn được bảo vệ sẽ không thể sửa chữa (tất nhiên là trừ chính bạn).
21
Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn chọn thực đơn Tools, chọn Unprotect Document. Hộp
thoại Unprotect Document hiện ra, gõ đúng mật khẩu vào ô Password ta mới có thể sửa chữa được
đoạn văn bản mà ta bảo vệ.
Tạo đường viền
Vào Format \ Border and Shading…
- Hoặc: Vào File \ Page Setup, chọn thẻ Layout:
Chọn Nút border để bắt đầu tạo đường viền cho trang
2. Xuất hiện hộp thoại Border and Shading, chọn thẻ Page border:
22
• Setting: Kiểu loại border:
o None: Không có đường viền
o Box: Kiểu đường viền bình thường
o Shadow: Kiểu đường viền có hình bóng
o 3-D: Kiểu đường viền 3D.