BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
PHẦN I:
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
1. Mục đích của đợt thực tập:
Thực tập cuối khóa là một trong những nội dung quan trọng trong khóa học đào
tạo cử nhân hành chính của Học viện Hành chính. Thông qua đợt thực tập này
nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động của Bộ máy Nhà nước và thể chế
hành chính Nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức
của cơ quan; nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan nơi thực
tập. Trên cơ sở đó có thể tìm hiểu, hiểu biết hơn nữa về nền hành chính nói chung
hiện nay và công tác hành chính của cơ quan thực tập nói riêng. Đồng thời đây
cũng là dịp để sinh viên vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ
năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp
thu trong quá trình học tập ở Học viện. Có thể nói đợt thực tập này sẽ trang bị cho
sinh viên những bài học thực tiễn cộng với những kiến thức đã học nhằm nâng cao
hơn nữa kinh nghiệm tránh bị động khi tiếp xúc với công việc thực tế sau này.
2. Nội dung thực tập:
Theo Quy chế thực tập đối với sinh viện Đại học Hành chính hệ chính quy (ban
hành kèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 của Giám đốc
Học Viện Hành Chính Quốc Gia), sinh viên các lớp Đại học Hành chính KS6 niên
khóa 2005-2009 đã tiến hành đợt thực tập cuối khóa tại các cơ quan Hành chính
Nhà nước từ ngày 16/3/2009 đến 15/5/2009 với nội dung thực tập cụ thể sau đây:
- Thực tập cần nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối
quan hệ của cơ quan thực tập;
- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;
- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;
- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong
cơ quan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho.
3. Báo cáo tình hình thực tập:
Em xin báo cáo tình hình thực tập thời gian qua như sau:
- Nơi thực tập: Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku – tỉnh Gia Lai;

SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 2
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
PHẦN II:
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU
I. Giới thiệu chung về thành phố Pleiku
1. Đặc điểm tình hình chung:
Thành phố Pleiku thuộc tỉnh Gia Lai được Chính phủ ban hành Nghị định số
29/1999 /NĐ-CP ngày 24/4/1999 về thành lập thành phố Pleiku. Thành phố Pleiku
là đô thị phía Bắc Tây Nguyên, nằm trên trục giao thông giữa quốc lộ 14, quốc lộ
19 nối thông suốt cả nước, gần ngã ba Đông Dương, nằm trên cung đường H ồ C hí
M inh , và trong vùng tam giác tăng trưởng các tỉnh lân cận, cũng như các quốc gia
láng giềng như Campuchia, Lào. Tổng diện tích tự nhiên là 26.166,36 ha, là trung
tâm kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội của tỉnh Gia Lai.
Dân số 236.982 người(Tháng 5-2008), bao gồm 28 dân tộc đang sinh sống;
người Kinh chiếm đa số (87,5%), còn lại là các dân tộc khác, chủ yếu là các dân
tộc Gia Rai và Ba Na (12,5%). Số người trong độ tuổi lao động khoảng 76.262
người chiếm 38% dân số. Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên giảm nhanh, đến năm 2004
đạt 1,14%. Kết quả trên đã góp phần tích cực cho công tác xoá đói giảm nghèo,
giải quyết việc làm, nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân dân.
Thành phố có 14 phường (trong đó phường Thắng Lợi, mới được thành lập vào
cuối năm 2006, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của xã Chư Á;
phường Phù Đổng, phường Chi Lăng, phường Đống Đa, được thành lập vào đầu
năm 2008, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của phường Hội Phú,
phường Thống Nhất, xã Ia Kênh, xã Chư H'đrong), và 9 xã. Diện tích đất nội thành
là 5.368,61 ha với dân số khoảng 175.820 người (10 phường). Hệ thống giao
thông, lưới điện quốc gia, thông tin liên lạc đã thông suốt từ thành phố đến 19 xã,
phường.
2. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Pleiku:
Trong giai đoạn 1999 – 2006, qua hơn 8 năm xây dựng và phát triển đô thị,

mang đến cho Pleiku nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng không ít thử thách to lớn,
chính vì vậy bên cạnh nỗ lực của chính quyền và nhân dân, thành phố Pleiku rất
cần có sự góp sức của các thành phần kinh tế, nhà đầu tư trong và ngoài tỉnh để
thành phố ngày càng phát triển hơn nữa trên vị thế mới là Đô thị loại II.
II. Quy chế làm việc của UBND và Văn phòng UBND thành phố Pleiku
1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND TP Pleiku
1.1. Chức năng của UBND TP Pleiku:
UBND thành phố Pleiku do HĐND thành phố bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND thành phố, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND thành phố, Thành ủy pleiku
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 4
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
và UBND tỉnh Gia Lai, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả
các Nghị quyết, chủ trương, chính sách của Thành ủy, Ban thường vụ Thành ủy.
Có trách nhiệm báo cáo toàn bộ hoạt động của mình với HĐND thành phố, UBND
tỉnh Gia Lai, Thành ủy. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tất cả các lĩnh
vực trên địa bàn thành phố.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND TP Pleiku:
Nhiệm, vụ và quyền hạn của UBND thành phố Pleiku được quy định cụ thể và
rõ ràng trong Luật của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số
11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức HĐND và UBND. UBND
thành phố thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xác định
trong các lĩnh vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi
và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương
mại, dịch vụ và du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao;khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật
tự an toàn xã hội; trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;
trong việc thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới
hành chính.
Cách thức giải quyết công việc của UBND thành phố:
- Thảo luận tập thể và Quyết nghị từng vấn đề tại phiên họp UBND TP;

làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu
hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các
biều hiện tiêu cực khác trong cơ quan, cán bộ, viên chức Nhà nước và trong bộ
máy chính quyền địa phương, chủ động; sáng tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của mình. Xây dựng và phát triển thành phố về nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích
thiết thực của nhân dân.
Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch
và các phòng ban chuyên môn trực thuộc (14 phòng ban): Văn phòng, Phòng Tài
nguyên Môi trường, Phòng Quản lý Đô thị, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động -
Thương binh - Xã hội, Phòng Tài chính Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Phòng Tư pháp,
Phòng Thống kê, Phòng Y tế, Ban Dân tộc Tôn giáo, Phòng Dân số và Trẻ em,
Phòng Thanh tra.
UBND thành phố Pleiku làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo
phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân
của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND thành phố. Do đó, với cơ cấu tổ
chức của mình UBND thành phố cố gắng phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi
phòng, ban trong UBND nhằm giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm,
đúng thẩm quyền; bảo đảm sự lãnh đạo của Thành ủy, sự giám sát của Hội đồng
nhân dân thành phố và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 6
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku
Chú thích sơ đồ:
- Phó Chủ tịch văn xã, Phó Chủ tịch Nông nghiệp, Phó Chủ tịch Công nghiệp,
Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phòng Thanh tra, Phòng
Tư pháp giúp việc cho Chủ tịch.
- Các phòng ban giúp việc cho các Phó Chủ tịch
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND thành phố Pleiku.
2.1. Chức năng của Văn phòng UBND thành phố Pleiku:

TC-
KT
VĂN
PHÒNG
PHÒNG
NỘI VỤ
PHÒNGT
HANH
TRA
PHÒNGT
Ư PHÁP
PHÒNGL
Đ-TB-XH
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
- Văn phòng HĐND - UBND thành phố là cơ quan tham mưu, tổng hợp và
phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, TT.HĐND và
UBND thành phố; bố trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp
TT.HĐND và UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc
phòng.
- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấu
riêng.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND thành phố Pleiku:
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND&UBND, Chủ tịch
UBND thành phố đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp
luật của Nhà nước.
- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND thành phố, UBND và Chủ
tịch UBND thành phố, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn
thuộc HĐND, UBND thành phố và UBND các xã, phường thực hiện chương trình
công tác đó.

- Giúp UBND thành phố tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện
phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo thành phố đón tiếp các đoàn trong và ngoài tỉnh đến
thăm, làm việc tại thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Văn
phòng HĐND-UBND thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được UBND và Chủ tịch UBND thành
phố phân công theo sự cần thiết hoặc do UBND, Chủ tịch UBND thành phố ủy
nhiệm.
- Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND thành phố còn có trách nhiệm giúp đỡ
Văn phòng HĐND-UBND các xã, phường về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn
phòng.
2.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ làm việc của Văn phòng UBND
thành phố Pleiku:
Văn phòng HĐND-UBND thành phố tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ
trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa –
Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng. Chánh Văn
phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố về việc thực hiện nhiệm
vụ của văn phòng. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng do Chủ tịch
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 9
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
UBND thành phố quyết định sau khi thống nhất với TT.HĐND thành phố. Việc bổ
nhiệm, miễn nhiệm các Phó Văn phòng do chủ tịch UBND thành phố quyết định
theo sự đề nghị của Chánh Văn phòng và sau khi đã thống nhất. Để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm vụ thành các bộ phận sau:
Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND thành phố
Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND thành phố thuộc biên chế của Nhà
nước do UBND thành phố giao chỉ tiêu hàng năm trên cơ sở đề nghị của Chánh
Văn phòng HĐND-UBND thành phố. Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ mỗi giai đoạn,
dựa vào số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ và công chức do UBND thành phố

tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND.
4. Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu
thập và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch , Phó
Chủ tịch UBND thành phố.
5. Tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố tổ chức thực hiện Quyết định
181/2003/QD-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương; tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của
UBND thành phố.
6. Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
HĐND, Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND
thành phố.
7. Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và
Chủ tịch UBND thành phố.
8. Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
thành phố giao.
3. Quan hệ công tác của UBND thành phố Pleiku
- Quan hệ công tác với UBND tỉnh và các ngành chức năng của tỉnh: UBND
thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành mọi
văn bản của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo cáo định kỳ, đột
xuất theo chế độ quy định hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh.
- Quan hệ công tác với Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy: UBND thành
phố chấp hành nghiêm túc và tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị
quyết,chủ trương, chính sách và các quy định của Thành ủy, Ban Thường vụ
Thành ủy; báo cáo kịp thời với Ban Thường vụ Thành ủy, Thường trực Thành ủy
về kết quả tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chủ trương, chính sách, quy định của
Đảng và thường xuyên xin ý kiến chỉ đạo của Ban Thường vụ Thành ủy, Thường
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 11
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
trực Thành ủy đối với nhiệm vụ, công tác của UBND thành phố theo quy định của

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU
Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được
quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công
cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức. Việc soạn
thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách
có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các
văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình.
Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một
vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh
đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản
lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành
chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp
ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh
tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung
còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch
lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành
chính; văn bản không có tính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn
gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy
tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực
tập ở UBND thành phố Pleiku em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản
lý văn bản ở UBND thành phố Pleiku. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng
như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác
soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku”. Đây cũng
là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND thành phố và có một vai

dung ý nghĩa trọn vẹn”
(1)
. Theo cách hiều này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền,
chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật;
công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiên
cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài
liệu,…
(2)
được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các
tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để
quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn bản. Khái
niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ
quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩm quyền ban
hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền lực Nhà
nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực hiện chúng.
Do đó, có thể hiểu VBQLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà
nước với các tổ chức và công dân
(1)
Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997
(2)
Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan (ban hành theo Nghị
định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ).

2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định
quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên
cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc
của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong
trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
2.2.2. Văn bản hành chính thông thường
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 16