VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TRONG NỀN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

LÃ THỊ DUYÊN
Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích
không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu
mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai
trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi
thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn
gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử
của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt
động quản lý hành chính nhà nước được thể hiện trên những khía cạnh cụ
thể sau:
1. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể
chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực
của hệ thống thể chế hành chính.
Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn
bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông
tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao,
thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể
hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản
quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng
liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu hệ thống
văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn
đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách
nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp
với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua

đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.
2. Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và
hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền
hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách
hành chính.
Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản
đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ,
phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:
- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành
chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với
văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói
riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch,
kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn
trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành
công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với
thực tế. Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản
phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tài liệu
chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất
cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả
của quản lý nhà nước. Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải
cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến. Cơ
quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết
định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có
đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ,
công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục
hành chính của các cơ quan đơn vị. Công việc của một cơ quan, một xí
nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công
văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn

chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng
của mình. Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người
càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và
khai thác thông tin sẽ ngày một tăng lên. "Quyền được thông tin" là một
quyền cơ bản của công dân mang tính Hiến định, điều đó đã đặt ra trách
nhiệm cho ngành lưu trữ, là đảm bảo "quyền được tiếp cận và khai thác
thông tin từ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân" -Điều 7 Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia.
5. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học
quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được
toàn cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ
quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu
trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những
truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế
hệ, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ
quản lý qua các thế hệ. Tài liệu lưu trữ trải qua các thế hệ, giúp con người
tìm ra những phát minh mới trong quản lý, rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền
của, thúc đẩy nhanh sự phát của khoa học quản lý và ứng dụng thành công,
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông
tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu
trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một
nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung
cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo
dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,
hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành
chính nhà nước ở nước ta hiện nay.