Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán
44 Bản quyền của MISA JSC

 Kiểm tra tính nhất quán của sổ sách giữa các bộ phận hạch toán
Trong quá trình hạch toán, kế toán viên không tránh khỏi những sai sót như
nhập sót hay nhập sai số liệu tài khoản của khách hàng trên một hóa đơn bán
hàng,… và để tìm ra các sai sót đó thường mất rất nhiều thời gian. Vì vậy,
các phần mềm thường có chức năng bảo trì lại dữ liệu. Đây là quá trình rà
soát lại các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh được hạch toán, để kiểm tra tính
chính xác và đầy đủ của giai đoạn nhập liệu. Chức năng này rất quan trọng,
vì trong hệ thống kế toán thủ công, các kế toán viên có thể phát hiện ra các
nghiệp vụ không hợp lệ hay nghiệp vụ sai và tiến hành sửa chữa luôn trước
khi bắt đầu quá trình xử lý. Còn trong khi sử dụng máy tính để xử lý dữ liệu
thì có thể xảy ra trường hợp các nghiệp vụ không hợp lệ nhưng vẫn được xử
lý, và chỉ được phát hiện sau khi thực hiện chức năng bảo trì.

6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận
Hiện nay nhiều doanh nghiệp không chỉ có một trụ sở kinh doanh duy nhất
mà có thể có 2 hoặc 3 trụ sở ngoài trụ sở chính. Trong trường hợp các trụ sở
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán
Bản quyền của MISA JSC 45
khác nhau hạch toán độc lập với trụ sở chính, thì cuối kỳ kế toán các trụ sở
khác chỉ cần gửi các báo cáo tài chính cho trụ sở chính. Còn trường hợp các
trụ sở khác hạch toán phụ thuộc, các kế toán hạch toán thủ công phải mang
toàn bộ chứng từ, sổ sách từ trụ sở con về trụ sở chính để hạch toán.
Để giúp cho công tác này của kế toán được đơn giản, các phần mềm thường
có tính năng cho phép xuất khẩu các nghiệp vụ phát sinh đã được hạch toán
ở các trụ sở khác, sau đó chuyển cho trụ sở chính để nhập khẩu các chứng
từ, sổ sách này vào chung một dữ liệu kế toán; từ đó cho ra một hệ thống sổ
sách, báo cáo thống nhất và hoàn chỉnh.


Công ty TNHH ABC (đây là một công ty ví dụ, không phải là số liệu cụ thể của bất
kỳ công ty nào) bắt đầu sử dụng từ ngày 01/01/2009 có các thông tin sau:
Chế độ kế toán Áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
Ngày bắt đầu 01/01/2009
Ngày khóa sổ 31/12/2008
Hiệu lực báo cáo 31/12/2009
Tháng đầu tiên của năm tài chính Tháng 01
Đồng tiền hạch toán VNĐ
Chế độ ghi sổ Tức thời
Vật tư, hàng hóa Hóa đơn bán hàng kiêm phiế
u xuất kho
Phương pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ
 Danh mục Vật tư, hàng hóa
STT Mã vật tư Tên vật tư
Nhóm
vật tư
Thuế
suất
(%)
Kho
ngầm
định
TK
ngầm
định
1 TV_LGPHANG19 Tivi LG 19 inches HH 10 156 1561
2 TV_LGPHANG21 Tivi LG 21 inches
HH
10 156 1561
3 TV_LGPHANG29 Tivi LG 29 inches Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán
48 Bản quyền của MISA JSC
 Danh mục Khách hàng
STT Mã KH Tên đơn vị Mã số thuế Địa chỉ
1 CT_TIENDAT
Công ty TNHH
Tiến Đạt
0100102478
Số 1756 Đội Cấn, Ba
Đình, Hà Nội.
2 CT_TANHOA
Công ty TNHH
Tân Hòa
0100165432
Số 2689 Cổ Nhuế, Từ
Liêm, Hà Nội
3 CT_TRAANH
Công ty TNHH
Trà Anh
0100013354
Số 7533 Cầu Giấy, Hà
Nội.
4 CT_PHUTHE
Công ty TNHH
Phú Thế
0101331022

CT_LANTAN
Công ty TNHH
Lan Tân
0100422887-1
Số 1633 Lê Lai, Ba
Đình, Hà Nội.
2
CT_HALIEN
Công ty TNHH
Hà Liên
0100234567-1
Số 513 Gò Vấp, Hà
Nội.
3
CT_HONGHA
Công ty TNHH
Hồng Hà
0100231467-1
Số 9241 Nguyễn Văn
Cừ, Hà Nội.
4
CT_HATHANH
Công ty Cổ phần
Hà Thành
0100311767
Số 7212 Trần Cung,
Từ Liêm, Hà Nội.
5
CT_TANVAN
Công ty Cổ phần