TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG MÔI TRƯỜNG
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP
VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ
Giáo Viên Hướng Dẫn: Sinh viên thực hiện:
ThS.TRƯƠNG HÒA BÌNH TRẦN THỊ PHÚC DUYÊN
MSSV: 4031048
Lớp: Kế toán tổng hợp-Khoá 29
2
2
0
0
0
0
7
7
L
L
Ờ
Ờ
I
IC
C
Ả
Ả
M
MT
T
Ạ
Ạ



Trong khoảng thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, chúng tôi đã nhận
được rất nhiều sự truyền đạt về kiến thức cũng như về kinh nghiệm quý báu của
Quý Thầy Cô. Riêng bản thân tôi, tôi nhận thấy đây thật sự là khoảng thời gian
có ý nghĩa nhất trong quá trình học tập và rèn luyện của mình.
Có được kết quả như ngày hôm nay không phải chỉ do bản thân, mà trước
hết chính là sự quan tâm dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cần thiết của Quý Thầy Cô
nhằm trang bị cho tôi tất cả sự cần thiết sau khi tốt nghiệp ra trường.
Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh
doanh, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Hòa Bình, người đã trực
tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này, cùng các Thầy Cô Bộ môn
Kế toán-Kiểm toán đã giúp đỡ để tôi hoàn thành luân văn “Đánh giá hệ thống
thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng
Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”.
Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan thực tập đã nhận và tạo điều kiện thuận
lợi cho tôi nghiên cứu đề tài của mình trong khoảng thời gian thực tập vừa qua.
Đặc biệt là các Anh Chị Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp,
Phòng Hội viên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc thực tế
và cung cấp tài liệu cho tôi để tôi hoàn thành đề tài. Chân thành cảm ơn các bạn

A
A
N
N W  X

Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các thông tin, dữ
liệu thu thập được và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài này
không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Ngày 08 tháng 06 năm 2007

Sinh viên thực hiện
Ký tên

Trần Thị Phúc Duyên


É
T
TC
C
Ủ
Ủ
A
AC
C
Ơ
ƠQ
Q
U
U
A
A
N
NT
Cần Thơ, ngày tháng năm 2007 N
N
H
H
Ậ
Ậ
N
NX
X
É
É
T
T

H
H
Ư
Ư
Ớ
Ớ
N
N
G
GD
D
Ẫ
Ẫ
N
N"  #

É
É
T
TC
C
Ủ
Ủ
A
AG
G
I
I
Á
Á
O
OV
V
I
I
Ê
Ê

Cần Thơ, ngày tháng năm 2007

M
M
Ụ
Ụ
C
C


2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông
tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy 5

2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng
máy vi tính. 8

2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán 11
2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT 12
2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 14
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. 14
2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu 15
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ
17

3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. 17
3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh
Cần Thơ. 17

3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ 18
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ
TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT 21

3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với
HTTT KT 21

3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. 25
3.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CHI NHÁNH. xviii


H
HM
M
Ụ
Ụ
C
CH
H
Ì
Ì
N
N
H
H

X ² W
Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY
5

Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO
HỆ CƠ DỮ LIỆU 6

N
H
HM
M
Ụ
Ụ
C
CB
B
I
I
Ể
Ể
U
UB
B
Ả
Ả
N
N
G

DOANH THU 29
Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI
PHÍ 30
Bảng 15: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰC
HIỆN BÚT TOÁN TỔNG HỢP v

Bảng 16: HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO x
Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT xiii
Bảng 18: BẢNG KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ xiv
Bảng 19: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU xv

M
M
Ụ
Ụ
C
CC
C
Á
Á
C
CT
T
Ừ
ỪV
V
I
I
Ế
Ế
T

N
N
G
G1
1G
G
I
I
Ớ
Ớ
I
IT
T
H
H
I
I
Ệ
Ệ
U
U

tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU.
1.2.1. Mục tiêu chung.
Với vai trò là một kế toán viên làm công tác tổ chức hệ thống thông tin kế
toán chứ không phải là một kỹ sư tin học viết phần mềm kế toán, nên đề tài này
được nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức tổ chức hệ thống tin kế toán bằng phần
mềm kế toán trong thực tế.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể.
- Nhận biết những khác biệt giữa hệ thống kế toán xử lý bằng tay và bằng máy.
- Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng
phần mềm kế toán.
- Hiểu rõ được thực trạng và phân tích hiệu quả của công tác tổ chức hệ
thống thông tin kế toán. Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ
thống thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức và
quản lý của Chi nhánh.
1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU.
1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định.
- Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh đã hợp lý thì tiếp
tục duy trì hệ thống hiện hành.
- Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh chưa hợp lý thì
phải chỉnh sửa, bổ sung hoặc tổ chức lại.
1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu.
- Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống thông tin kế toán tại
Chi nhánh như thế nào?
- Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu hay chưa?
- Hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh có ưu, nhược điểm gì?
- Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao?
1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.
1.4.1. Không gian.
Trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu và phân tích công tác tổ chức hệ

N
N
G
G2
2P
P
H
H
Ư
Ư
Ơ
Ơ
N
N
G
GP
P
H
H
Á
Á

G
GP
P
H
H
Á
Á
P
PN
N
G
G
H
H
I
I
Ê
Ê
N
NC
C


- Kiểm soát.
+ Kiểm soát tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin.
+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý
chính xác, kịp thời.
2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông
tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy.
2.1.2.1. Khác biệt tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.
a) Khác biệt về tổ chức dữ liệu.
Tổ chức lưu trữ dữ liệu trong kế toán tay. DL A

DL B
Phần nội dung
xử lý 1 (Vật tư, ) Người sử
dụng

DL A


Hệ quản trị
cơ sở
dữ liệu
Chương
trình ứng
dụng 1
Chương
trình ứng
dụng 2
Chương
trình ứng
dụng 3
dữ liệu
(
Database
)

Cơ sở

Người
sử dụng
Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO
HỆ CƠ DỮ LIỆU

b) Khác biệt về dữ liệu.

Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ
BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy.

cơ sở dữ liệu.

2.1.2.2. Khác biệt về thông tin cung cấp.

Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA
HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy
- Thông tin tài chính.
- Chậm, có mâu thuẫn thông tin.ff fffff
fff
- Báo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ
liệu lập.
- Thông tin tài chính và không tài chính
- Nhanh chóng, không bị mâu thuẫn dữ
liệu, thông tin.
- Báo cáo có thể do chính người sử dụng
lập nếu được phép truy cập dữ liệu.

2.1.2.3. Khác biệt về thao tác xử lý theo hình thức nhật ký chung.

Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.
Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy
-Sử dụng nhật ký chung, nhật ký đặc biệt.
-Có thể khai báo đối tượng ngay khi
ghi chép, lưu trữ dữ liệu phát sinh mới
cho đối tượng.
-Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt.
-Cần khai báo đối tượng trước khi nhập
liệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đối

Kiểm soát chung.
- Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong
bộ máy kế toán.
- Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.
- Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.
- Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương
trình xử lý.
- Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.
- Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa
hoạn, phá hoại xảy ra.
Kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực,
chính xác và đầy đủ
- Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu.
- Kiểm soát kết quả dữ liệu.
+ Đảm bảo kết quả xử lý chính xác.
+ Đảm bảo nhân viên được ủy quyền mới nhận và đọc báo cáo.
2.1.3.2. Tổng quan về phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống là một quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin
hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống.
Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lí do:
+ Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành.
+ Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin.
+ Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin.
Mục tiêu của phân tích hệ thống:
- Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại.
- Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết.
- Nhận dạng thông tin cần thiết.
- Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới.
- Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới.

ra với mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu
quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý. Kiểm soát nội bộ kém có
thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh những
báo cáo quản lý hoặc báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thích
hợp của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống.
b) Hiệu quả quá trình phân tích.
Trong suốt quá trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu
dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ
trong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của
hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi
hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ
thống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những
khuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống.
2.1.3.4. Kết quả của phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả.
- Không thay đổi: vấn đề giải quyết không nghiêm trọng, các nguồn lực
không đủ đáp ứng.
- Cải tiến hệ thống hiện hành: với chi phí thấp có thể đạt được một kết quả
thỏa mãn yêu cầu.
- Thiết kế hệ thống mới: hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được để
giải quyết vấn đề tồn tại.
2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán.
- Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định các loại báo cáo, chứng từ.
- Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan.
- Khai báo.
- Tạo thủ tục kiểm soát.
2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT.
2.1.5.1. Tình hình thực tế phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay.
Trong số các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam, phần mềm kế toán là sản