i
MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG
DANH MỤC HÌNH
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG I 3
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ 3
1.1. VAI TRÒ CỦA VẬT TƯ VÀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ 3
1.1.1. Vai trò của vật tư 3
1.1.1.1. Khái niệm vật tư 3
1.1.1.2. Vai trò của vật tư 3
1.1.2. Vai trò của quản trị cung ứng vật tư 4
1.1.2.1. Khái niệm quản trị cung ứng vật tư 4
1.1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của quản trị cung ứng vật tư 4
1.2. Nội dung cơ bản của công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng 5
1.2.1. Nội dung cơ bản của công tác quản trị cung ứng vật tư 5
1.2.1.1. Xác định nhu cầu vật tư 6
1.2.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp 9
1.2.1.3. Lập đơn hàng, ký kết hợp đồng cung ứng 11
1.2.1.4. Tổ chức thực hiện đơn đặt hàng / hợp đồng 11
1.2.1.5. Nhập kho vật tư –Bảo quản – Cung cấp cho bộ phận có nhu cầu 13
1.2.2. Nội dung của công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng 13
1.2.2.1. Nội dung công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng 13
1.2.2.2. Hình thức tổ chức trong quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng 14
1.2.2.3. Xác định nhu cầu vật tư xây dựng 15
ii
iii
2.2.1.3. Môi trường tự nhiên 38
2.2.1.4. Nhà cung cấp 38
2.2.2. Các yếu tố bên trong 39
2.2.2.1. Đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ 39
2.2.2.2. Đặc điểm của nguồn nhân lực 40
2.2.2.3. Đặc điểm kỹ thuật – công nghệ mà Công ty đang sử dụng 44
2.3. Phân tích tình hình quản trị cung ứng vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng số 17
Vinaconex 47
2.3.1. Lập kế hoạch mua sắm vật tư 47
2.3.1.1. Xác định nhu cầu vật tư 47
2.3.1.2. Nghiên cứu thị trường 54
2.3.1.3. Kế hoạch mua sắm vật tư 57
2.3.2. Tổ chức thực hiện mua sắm vật tư 59
2.3.2.1. Danh sách các mặt hàng và nhà cung cấp chính 59
2.3.2.2. Thương lượng và đặt hàng 60
2.3.2.3. Khâu vận chuyển vật tư : 63
2.3.3. Tổ chức dự trữ vật tư 65
2.3.4. Tổ chức cấp phát vật tư cho các bộ phận 66
2.4. Đánh giá chung về tình hình quản trị cung ứng vật tư tại Công ty cổ phần xây
dựng số 17 Vinaconex 67
2.4.1. Ưu điểm 67
2.4.2. Nhược điểm 68
CHƯƠNG III 70
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 17 VINACONEX 70
3.1. Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty trong giai đoạn tới 70
3.1.1. Định hướng phát triển của Công ty 70
3.1.2. Mục tiêu phát triển của Công ty năm 2012 73
CBNV : Cán bộ nhân viên.
CPTM : Cổ phần thương mại.
DNTN : Doanh nghiệp tư nhân.
ĐM: Định mức
GS.TS : Giáo sư Tiến sĩ.
GĐ : Giám đốc.
PTNL : Phát triển nhân lực.
QĐ : Quyết định.
SX : Sản xuất.
SXCN : Sản xuất công nghiệp.
SXKD : Sản xuất kinh doanh.
TSCĐ : Tài sản cố định.
Th.S : Thạc sĩ.
TP: Thành phố.
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn.
TM&DV : Thương mại và dịch vụ.
VLXD : Vật liệu xây dựng.
XHCN : Xã hội chủ nghĩa. vi
DANH MỤC BẢNG
DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1: Biểu đồ tăng trưởng giá trị, tổng sản lượng và doanh thu từ 2004 –
2010 28
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng số 17
Vinaconex 30
Hình 2.2. Nguyên vật liệu chính cho sản xuất bê tông thương phẩm (xi măng PC40,
cát vàng và đá 1x2) 52
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ sản xuất và vận chuyển bê tông thương phẩm công ty cổ phần xây
dựng số 17 Vinaconex. 64
1
LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Trong quá trình tồn tại và phát triển của mọi tổ chức, cung ứng luôn là hoạt
động không thể thiếu. Xã hội ngày càng phát triển, cung ứng cũng như hoạt động
quản trị cung ứng càng khẳng định rõ hơn vai trò quan trọng của mình. Giờ đây,
trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, cạnh tranh ngày một
khốc liệt hơn, cung ứng đã thực sự trở thành vũ khí chiến lược sắc bén, giúp tăng
sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường quốc nội và quốc tế.
Cũng như bao doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác, các doanh nghiệp ngành
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về quản trị cung ứng vật tư .
Chương 2: Thực trạng tổ chức và thực hiện công tác quản trị cung ứng vật tư tại
Công ty cổ phần xây dựng số 17 Vinaconex .
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty cổ
phần xây dựng số 17 Vinaconex .
3
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ
1.1. Vai trò của vật tư và quản trị cung ứng vật tư
1.1.1. Vai trò của vật tư
1.1.1.1. Khái niệm vật tư
- Theo quan điểm thuộc ngành địa chất thì vật tư bao gồm các loại vật dụng
dạng thành phẩm, dụng cụ, hoá chất, nguyên vật liệu, nhiên liệu, vật rẻ tiền mau
hỏng phục vụ công tác quản lý và sản xuất tiêu hao trong quá trình sử dụng hoặc có
thời hạn sử dụng ngắn. [5]
- Theo tác giả Nguyễn Văn Dũng trong đề tài “Tiết kiệm vật tư của doanh
tạp, trong đó các nhà quản trị tổ chức cung ứng vật tư nhằm đảm bảo cho quá trình
hoạt động của tổ chức diễn ra liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả. Mục tiêu của quá
trình này gắn với mục tiêu của doanh nghiệp là nhằm đạt mức lợi nhuận có thể chấp
nhận được và duy trì năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Nói chung quản trị cung ứng vật tư là tổng hợp các hoạt động hoạch định, tổ
chức, thực hiện và kiểm tra – kiểm soát toàn bộ hoạt động cung ứng vật tư của đơn
vị nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách có hiệu quả nhất.
1.1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của quản trị cung ứng vật tư
Trước tiên, quản trị cung ứng là nhân tố ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động cung ứng vật tư đảm bảo các yếu tố
đầu vào như nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu…Nếu hoạt động cung ứng tốt tức là
cung cấp đầy đủ, kịp thời thiết bị, nguyên liệu, vật liệu với máy móc đạt chất lượng
tốt, công nghệ tiên tiến, nguyên vật liệu giá rẻ thì hoạt động sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng, đạt năng suất cao, tiết
kiệm chi phí và làm ra sản phẩm đạt chất lượng tốt, giá thành hạ, đáp ứng yêu cầu
của khách hàng và đối tác. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật
liệu chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong giá thành sản phẩm thì cung ứng vật tư càng
1
Nội dung phần này tham khảo từ [3]
5
có vai trò quan trọng và có sự ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Quản trị cung ứng vật tư đóng vai trò quản lý hoạt động sản xuất từ bên ngoài.
Để đáp ứng nhu cầu về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị máy móc cho sản xuất kinh
doanh thường có 2 nguồn : hoặc là doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thu mua, đặt hàng
từ bên ngoài. Cùng với sự phát triển của phân công lao động xã hội thì nguồn thứ
hai – đặt hàng mua bên ngoài càng trở nên quan trọng hơn. Vì vậy nếu quản trị cung
ứng làm tốt chức năng của mình: cung cấp nguyên vật liệu đúng tên gọi và chất
lượng, đủ số lượng, kịp thời gian và với chi phí thấp thì sản xuất sẽ tiến hành liên
tục, nhịp nhàng và hiệu quả cao. Còn ngược lại thì hiệu quả thấp và quá trình sản
Soạn thảo đơn đặt hàng – ký kết hợp đồng.
Tổ chức đơn hàng / hợp đồng.
Nhập kho vật tư – Bảo quản – Cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu.
1.2.1.1. Xác định nhu cầu vật tư
Đây là bước đầu tiên của kế hoạch cung ứng vật tư. Việc đảm bảo vật tư cho sản
xuất có được kịp thời, đầy đủ, đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại hay
không phần lớn do việc tính toán nhu cầu vật tư quyết định. Để hoàn thành nhiệm
vụ sản xuất chính, cần tính toán đến nhu cầu cho sản xuất sản phẩm, nhu cầu vật tư
cho xây dựng cơ bản, nhu cầu vật tư cho hoạt động nghiên cứu và phát triển, nhu
cầu vật tư cho dự trữ.
Trong mỗi tổ chức, tại bộ phận cung ứng việc xác định nhu cầu nguyên liệu,
nhiên liệu, vật liệu, thiết bị máy móc… bao gồm các bước :
Xác định nhu cầu vật tư của từng bộ phận.
Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả tổ chức.
Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm.
Nhiệm vụ của nhân viên phòng cung ứng đó là đảm bảo :
- Kiểm tra kỹ lưỡng độ hoàn chỉnh, tính chính xác của phiếu yêu cầu vật tư và
bảng dự toán nhu cầu vật tư.
- Các loại vật tư phải được mô tả rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
- Tổng hợp theo từng nhóm, phân nhóm, chủng loại cụ thể.
Bước 1 : Xác định nhu cầu vật tư của từng bộ phận:
7
Nhu cầu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận quản lý
hàng tồn kho. Phòng cung ứng xác định được nhu cầu vật tư trên cơ sở :
Phiếu yêu cầu vật tư.
Bảng dự toán nhu cầu vật tư.
Trong trường hợp nhu cầu đó chỉ phát sinh một lần thì có thể sử dụng “ Bảng
kê vật tư kỹ thuật ”.
Trong đó :
N
j
=
p
i
*q
j
8
N
j
: Nhu cầu vật tư j để sản xuất các loại sản phẩm.
p
i
: Số sản phẩm i cần sản xuất.
q
j
: Mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm i.
Hầu hết các công ty đều sử dụng những mẫu phiếu in sẵn và đánh số cho các
nhu cầu từ những phòng, ban, tổ sản xuất. Người yêu cầu vật tư cần lập ít nhất 2
bản : một bản gửi đến phòng cung ứng, bản còn lại lưu trong hồ sơ của bộ phận có
nhu cầu.
- Bảng dự toán nhu cầu vật tư : Thường được sử dụng để xác định nhu cầu vật
tư cho sản xuất sản phẩm mới. Khi bộ phận thiết kế hoàn tất việc thiết kế một bộ
phận hoặc sản phẩm mới, họ sẽ lập một danh sách các chủng loại và số lượng vật tư
cần dùng để chế tạo ra nó. Trong những công ty quản lý vật tư bằng máy tính và sử
dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tự động thì chỉ cần nạp nhu cầu từng loại vật
tư cụ thể vào máy, máy sẽ tính toán và tái sắp xếp thành một danh mục nhu cầu vật
thêm, phân bổ chi phí quản lý, độ tin cậy của nhà cung cấp, các mối quan hệ thương
mại, điều kiện sử dụng các nguồn lực khác…)
1.2.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp
Ngay sau khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến
hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp. Nguồn cung cấp luôn là một yếu tố hết
sức quan trọng bởi nó đóng vai trò rất lớn :
- Một nhà cung cấp tốt là một tài nguyên vô giá. Họ góp phần trực tiếp vào sự
thành công của tổ chức.
- Giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng mong muốn theo tiến
độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường.
Với các loại vật tư khác nhau thì cách nghiên cứu lựa chọn nhà cung cấp vật tư
là khác nhau nhưng nhìn chung một nhà cung cấp tiềm năng sẽ được đánh giá dựa
trên 4 yếu tố chủ chốt là công nghệ, chất lượng, giá và dịch vụ. Cụ thể :
10
- Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên : sẽ tiến hành điều tra thêm để
chọn được nguồn cung cấp tốt nhất. Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá
trị lớn : phải tiến hành nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung cấp tiềm năng.
Tuy nhiên bên cạnh những nét khác biệt thì quy trình lựa chọn các nhà cung cấp
sẽ diễn ra theo 4 bước cơ bản sau : Giai đoạn khảo sát
Thu thập thông tin về các nhà cung ứng :
Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.
Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác.
1.2.1.3. Lập đơn hàng, ký kết hợp đồng cung ứng
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp cần tiến hành lập đơn hàng / hợp đồng cung ứng.
Quy trình thực hiện thường là 1 trong 2 cách sau :
Cách 1 : Người mua lập đơn đặt hàng Quá trình giao dịch bằng thư, fax,
email… Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng / ký hợp đồng.
Cách 2 : Người mua lập đơn đặt hàng Quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp
Ký kết hợp đồng cung ứng.
1.2.1.4. Tổ chức thực hiện đơn đặt hàng / hợp đồng
Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận / hợp đồng được ký kết thì nhân viên
phòng cung ứng sẽ thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp (nhắc bằng điện thoại, fax,
email ) để họ giao hàng theo đúng yêu cầu. Và tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực
hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng / hợp đồng.
Trường hợp 1: Nguồn cung cấp nội địa
Nhận hàng tại cơ sở của người bán / nhà cung cấp :
- Đến cơ sở người bán nhận hàng.
12
- Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa cả về mặt số lượng và chất lượng.
- Kiểm tra hóa đơn và các chứng từ khác.
- Đối chiếu hàng hóa với chứng từ.
- Nhận hàng – Thanh toán.
- Vận chuyển hàng về.
Người bán / nhà cung cấp giao hàng tại cơ sở người mua / người đặt hàng:
- Giám sát việc dỡ hàng từ phương tiện vận tải sao cho : Hàng hóa không bị hư
hỏng và nhận được đủ số kiện như đã ghi trên chứng từ.
- Kiểm tra xem hàng hóa được giao có khớp với : Đơn đặt hàng / hợp đồng, các
chỉ tiêu và hàng mẫu, các ghi chú của nhà cung cấp.
- Bằng các phương pháp thích hợp tiến hành kiểm tra : Số lượng hàng hóa được
- Cấp vật tư cho bộ phận có nhu cầu.
1.2.2. Nội dung của công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng
3
1.2.2.1. Nội dung công tác quản trị cung ứng vật tư tại Công ty xây dựng
Nhiệm vụ của công tác quản trị cung ứng vật tư ở công ty xây dựng :
Công tác quản trị cung ứng vật tư trong sản xuất kinh doanh xây dựng đóng vai
trò vô cùng quan trọng vì :
- Chi phí vật tư chiếm 60 – 70 % giá thành xây lắp.
- Khối lượng vật tư trong xây dựng cũng chiếm hơn rất nhiều so với ngành khác.
- Thời gian xây dựng kéo dài là do việc cung ứng vật tư không đồng bộ và
không đảm bảo chất lượng.
Vậy nhiệm vụ cơ bản của công tác quản trị cung ứng vật tư trong xây dựng là
đảm bảo cung ứng vật tư đầy đủ về số lượng, đồng bộ về chủng loại, kịp về thời
gian, đảm bảo chi phí hợp lý.
Nội dung công tác quản trị cung ứng vật tư tại công ty xây dựng cũng bao gồm
các bước :
- Xác định nhu cầu vật tư.
3
Nội dung phần này tham khảo từ [6]
14
- Tổ chức mua sắm vật tư.
- Kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư.
- Tổ chức bảo quản vật tư.
- Tổ chức vận chuyển vật tư đến chân công trình.
- Lập kế hoạch chi phí và hạ giá thành vận chuyển.
- Góp phần xây dựng các tiêu chuẩn và định mức sử dụng vật tư.
Trong trường hợp nhất định các tổ chức xây dựng có thể tự khai thác và sản xuất
vật liệu .
không có kế hoạch để cung ứng vật tư. Trong từng hợp đồng xây dựng việc cung
ứng vật tư có thể đến thẳng công trình hoặc qua kho trung gian chung cho toàn công
trình.
Tổ chức cung ứng vật tư đồng bộ
Theo hình thức này doanh nghiệp phải có một khâu tổ chức chuyên sắp xếp các
loại vật tư một cách đồng bộ theo đúng chủng loại để đảm bảo hiệu quả cung cấp
cho thi công. Nếu vật tư được cung cấp với số lượng lớn nhưng không đồng bộ thì
sẽ không đem lại lợi ích cho thi công.
1.2.2.3. Xác định nhu cầu vật tư xây dựng
Căn cứ để xác định nhu cầu vật tư :
- Các bản hợp đồng xây dựng, kèm theo hồ sơ thiết kế công trình và bản dự trù
vật tư (nếu có).
- Chương trình sản xuất xây dựng theo đơn vị thời gian (năm) .
- Các định mức để tính dự toán, định mức thi công để sử dụng vật tư, định mức
hao hụt vật tư. Trong đó, định mức sử dụng vật tư được hiểu là một quá trình hoạch
định thống nhất được tổ chức có khoa học và có kế hoạch để xây dựng mức sử dụng
vật tư và áp dụng mức ấy vào sản xuất.
- Yêu cầu độ chính xác để tính toán.
- Các số liệu thống kê kinh nghiệm.
Xác định nhu cầu vật tư về số lượng :
16
- Phương pháp dựa vào tài liệu thiết kế và chương trình sản xuất xây dựng: Theo
phương pháp này nhu cầu vật tư được xác định xuất phát từ các tài liệu thiết kế của
công trình. Sau đó dựa vào chương trình sản xuất hàng năm bao gồm những công
trình nào để tiến hành lập nhu cầu về vật tư cho năm. Nhu cầu vật liệu xây dựng bao
gồm vật liệu nằm vào thực tế công trình và vật liệu hao hụt cho các khâu.
- Phương pháp dựa vào thống kê kinh nghiệm: Phương pháp này áp dụng cho
vật tư phụ, vật liệu rẻ, dễ hư hỏng vì loại vật tư này khó xác định về định mức.
Xác định nhu cầu vật tư về chủng loại:
x N
Trong đó :
DT
tx
: Lượng dự trữ thường xuyên.
C
ng
bq
: Lượng tiêu dùng vật tư bình quân cho 1 ngày.
N : Số ngày giữa 2 lần cung ứng liên tục.
- Dự trữ cho thời gian chuẩn bị cấp phát : Lượng dự trữ này được xác định
bằng tích số giữa lượng tiêu dùng vật tư bình quân cho 1 ngày với số ngày cần thiết
để sản xuất vật tư đồng bộ, kiểm tra chất lượng, nhập kho, cấp phát, vận chuyển vật
tư đến chân công trình theo kinh nghiệm.
DT
cp
= C
ng
bq
x N
cp
Trong đó :
DT
cp
: lượng dự trữ cho thời gian chuẩn bị cấp phát.
C
ng
bq
xác định theo kinh nghiệm hay định mức.
Mức sẵn sàng cung cấp tối ưu :
Mức sẵn sàng cung cấp tối ưu được xác định bằng tỷ số giữa số lần cung cấp
được thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu với tổng số lần cung cấp (kể cả thỏa mãn hoàn
toàn hay không thỏa mãn hoàn toàn).
Trong xây dựng, mức cung cấp tối ưu thường được tính toán dựa vào tiến độ thi
công đã được lập sẵn.
1.2.2.5. Mua sắm vật tư
Các hình thức tổ chức mua sắm vật tư
- Mua vật tư trực tiếp từ nơi sản xuất : Hình thức này làm giảm chi phí cho khâu
trung gian. Việc mua sắm có thể theo hình thức đưa vật tư về kho trung gian hay
đưa vật tư đến thẳng chân công trình qua khâu sắp xếp đồng bộ về mặt chủng loại.
- Mua vật tư được thực hiện theo hình thức hợp đồng mua sắm : Trong đó đã nói
rõ yêu cầu về số lượng, chất lượng, vật tư, thời gian cung cấp, giá cả, điều kiện
thanh toán, quy mô thưởng phạt.
- Trong trường hợp đặc biệt có thể mua sắm theo hình thức đấu thầu .
1.2.2.6. Tổ chức kho bãi bảo quản vật tư
Nhiệm vụ của công tác bảo quản vật tư
- Tổ chức thu nhận vật tư theo đúng số lượng, chất lượng một cách chính xác
nhờ các phương tiện cân đo thí nghiệm phù hợp.
- Tổ chức lưu kho hợp lý để bảo quản chất lượng vật tư, đảm bảo dễ dàng cấp
phát, an toàn.
- Tổ chức cấp phát vật tư theo đúng tiến độ, số lượng, chất lượng yêu cầu.
- Thường xuyên kiểm tra tình hình kho bãi để kịp thời phát hiện những sai sót,
khắc phục và để sẵn sàng cung cấp không gian về tình hình vật tư trong kho phục
vụ cho công tác quản lý.
- Cùng bộ phận cung ứng tiến hành lập và thực hiện các hợp đồng mua sắm vật tư.
Copyright: Tài liệu đại học ©