Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
MỤC LỤC
Mục lục 1
Dẫn nhập 2
Vấn đề 3. Vai trò của chức năng tổ chức 22
1. Đặt vấn đề 22
2. Vai trò của chức năng tổ chức 22
3. Giải quyết vấn đề 26
Danh mục tài liệu tham khảo 30
Danh sách nhóm 31
DẪN NHẬP
Ngày nay, xu thế toàn cầu đang hướng đến việc phát triển nền kinh tế thị trường,
Việt Nam cũng đang nỗ lực phát triển để hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Nhà nước đã
ban hành nhiều chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích các nhà đầu tư trong nước và quốc
tế tham gia đầu tư vào nền kinh tế nước nhà, hệ quả tất yếu của chính sách này là rất
nhiều doanh nghiệp sẽ được thành lập. Mặt tích cực của hệ quả này là làm cho nền kinh
tế thị trường ở Việt Nam ngày càng đa dạng, phong phú với nhiều doanh nghiệp với quy
mô lớn nhỏ, nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh mới được ra đời. Tuy nhiên, nó cũng
có mặt hạn chế. Khi nền kinh tế thị trường càng phát triển thì mức độ cạnh tranh giữa các
doanh nghiệp với nhau ngày càng quyết liệt. Theo thống kê, mỗi ngày có hàng trăm
doanh nghiệp lâm vào tình trạnh phá sản, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ bãn
lĩnh để tồn tại trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt này. Chỉ có những doanh nghiệp
có chiến lược phát triển đúng đắn thì mới có khả năng trụ vững lâu dài. Để đạt được
thành quả đó không thể không nhắc đến vai trò quan trọng của các nhà quản trị doanh
nghiệp. Hoàn cảnh kinh tế đòi hỏi họ phải nâng cao nhận thức sao cho quản lý tổ chức
thật hiệu quả. Năng lực của cấp quản trị trong một doanh nghiệp được thể hiện rõ nét
nhất thông qua các quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Mỗi quá trình
đều có vai trò rất quan trọng, quyết dịnh sự tồn tại của công ty và giữa chúng có mối
quan hệ rất chặt chẽ. Tổ chức là một trong các quá trình của quản trị. Bất cứ một doanh
nghiệp nào cũng phải có tổ chức, nó là sự liên kết nội bộ giữa các bộ phận trong công ty,
làm nên một thể thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình

cách khoa học. Vai trò của chức năng tổ chức thể hiện ở những phương diện cơ bản sau:
Thứ nhất, thực hiện tốt chức
năng tổ chức trong việc xây dựng
bộ máy sẽ đảm bảo được nề nếp,
nhịp nhàng trong phối hợp giữa các
bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật, phát
huy được sở trường của mỗi cá
nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức.
Ngược lại, khi bộ máy tổ chức
không được thiết kế phù hợp có thể
làm cho các hoạt động của tổ chức
kém hiệu quả và gặp nhiều khó
khăn.
Đồng thời, trong việc phân công công việc, nếu bố trí, sắp xếp sai nhân lực sẽ lãng
phí nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực,… ), đánh mất cơ hội, làm cho tổ
chức bị suy yếu. Điều này là dễ hiểu trong thời đại hiện nay, khi sự chuyên môn hóa đang
ngày càng được chú trọng và nhân lực không chờ đợi sự thay đổi của tổ chức.
Từ đây, chúng ta có thể thấy vai trò to lớn của chức năng tổ chức trong hoạt động
quản lý là:
− Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp
giữa các bộ phận.
Đây là một vai trò quan trọng của chức năng tổ chức. Một công việc hoặc dự
án muốn thực hiện phải có một cơ chế vận hành. Muốn cơ chế đó vận hành được cần phải
có những nhà quản trị có năng lực và hình thành nên bộ máy quản lý tốt. Đây là điều kiện
cần để các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc theo những kế hoạch mà các nhà quản trị
đã hoạch định từ trước. Nếu bộ máy quản trị không tốt, nếu người quản trị không có khả
năng quản lý thì xét ở khía cạnh khách quan, họ không thể nào động viên, đốc thúc nhân
viên làm việc tốt được.
Cơ chế vận hành và sự phối hợp giữa các phòng ban cũng là một yếu tố quan
trọng. Trên thực tế, nếu các bộ phận không thống nhất trong kế hoạch làm việc thì việc

Việc liên kết hoạt động này có nghĩa thông qua chức năng tổ chức, người quản lý
sẽ phân công công việc phù hợp cho từng các cá nhân, từng bộ phận phòng ban. Các
công việc này tuy có tính chuyên môn nhưng không chuyên biệt vì đều là những công
đoạn trong quá trình hoạt động và đều hướng đến một mục đích chung là sự thành công
của tổ chức.
− Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
Thông qua quá trình phân công công việc và xác định mối quan hệ trong công việc
giữa các bộ phận sẽ làm cho hiệu lực của các quyết định quản lý được nâng cao. Tính
hiệu lực của các quyết định quản lý thể hiện ở việc nhà quản lý có tiếng nói như thế nào
trong tổ chức, và việc xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận. Đối với hiệu
quả của hoạt động quản lý, đây được xem như kết quả của một quá trình mà khách thể
chính là hoạt động của từng bộ phận, từng cá nhân cụ thể trong tổ chức. Vì thế, để đạt
được sự hiệu quả trong công việc, nhất thiết tổ chức cần xây dựng cơ chế hoạt động thích
hợp với nội dung hoạt động, với văn hóa doanh nghiệp và với từng giai đoạn phát triển
của xã hội. Trong đó, việc quản lý nhân viên là vấn đề vô cùng quan trọng.
Việc quản lý nhân viên được thể hiện rõ nhất qua chế độ làm việc của tổ chức mà
trong đó thời gian làm việc và hình thức làm việc là vấn đề trung tâm. Tùy theo văn hóa
của từng tổ chức, tùy theo đặc điểm của từng vùng và xu hướng của từng thời kỳ mà nhà
quản trị lựa chọn những phương thức làm việc riêng cho tổ chức của mình. Nhìn chung,
có hai hình thức làm việc của một tổ chức: làm việc tập trung tại trụ sở và làm việc từ xa
(bên ngoài công sở).
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
Làm việc tại công sở là hình thức làm việc truyền thống với tính ổn định về mặt
thời gian và thống nhất về mặt không gian. Với hình thức làm việc này, lãnh đạo có sự
thuận tiện trong việc quản lý nhân viên cụ thể, chi tiết trong
suốt quá trình lao động. Với môi trường lao động ổn định,
hình thức làm việc này tạo nên một cộng đồng thu nhỏ của
một tổ chức, nơi mà ở đó, nhân viên cùng nhau làm việc,
cùng nhau trao đổi và cùng nhau tạo ra những điều thú vị.

Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
Theo xu hướng phát triển của xã hội, từ những thành tựu khoa học công nghệ và
cụ thể là công nghệ thông tin, môi trường làm việc của con người cũng dần có sự biến
đổi. Nếu như trước đây, đa phần nhân viên phải đến trụ sở công ty làm việc tám giờ đồng
hồ trong một không gian cụ thể thì giờ đây, con người có thể linh hoạt hơn khi được làm
việc ở bất kỳ nơi nào họ muốn, và đặc biệt là làm việc tại nhà.
Theo thống kê được trang bị bởi Hiệp hội CNTT (CompTIA), 67% những người
tham gia thống kê đã nói rằng tổ chức của họ thấy năng suất làm việc của các nhân viên
tốt hơn khi cho phép các nhân viên của mình làm việc từ xa, có thể full – time (toàn thời
gian) hoặc part –time (bán thời gian). Lý do chính cho việc tăng
năng suất này là không tốn thời gian đi lại.
Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc công ty sẽ
không quản lý công việc của họ. Trong một chừng mực nào đó,
việc quản lý một nhân viên làm việc từ xa là rất khó. Tuy nhiên,
công nghệ thông tin hiện đại đã tạo ra nhiều phương tiện hữu ích
trong việc quản lý này.
Xét về bản chất, việc làm việc từ xa không ảnh hưởng đến
vai trò của chức năng tổ chức. Chức năng tổ chức vẫn là chức năng quản lý quan trọng.
Điều này thể hiện ở những điểm sau đây:
Thứ nhất, về vai trò xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận
hành, phối hợp giữa các bộ phận. Việc làm việc từ xa không có nghĩa là không có sự phối
hợp giữa các bộ phận. Về bản chất, làm việc từ xa là làm việc thông qua kênh thông tin
trực tuyến, tuy không gặp mặt trực tiếp một cách thường xuyên nhưng những sự liên kết
giữa các nhân viên, sự hợp tác giữa các phòng ban vẫn luôn được duy trì ở mức tốt nhất.
Đối với bộ máy quản lý, không những cần đến bộ máy quản lý, mà thậm chí cơ chế cũng
như là phương thức quản lý trong trường hợp này cần phải được đẩy mạnh và hoàn thiện
ở mức độ cao hơn nữa. Có như thế thì vai trò quản trị cũng như chức năng tổ chức mới có
thể phát huy được hết tầm quan trọng của mình.
Thứ hai, vai trò phát huy tối đa tiềm năng, khả năng của bản thân. Nếu như
phương thức làm việc truyền thống tại công sở bó hẹp nhân viên trong một khuôn khổ

mà nhân viên được tự do trong quá trình làm việc mà không phải chịu sự giám sát chi ly
Đề tài chức năng tổ chức của quản trị
từ những người đứng trên họ, thì bên cạnh những công việc mà họ buộc phải thực hiện
trong một thời gian hạn định, còn có những công việc mang tính chất sinh hoạt riêng tư.
Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo ra sự đồng thuận, nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong công
việc.
Người lãnh đạo luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ
và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó
buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không hề đơn giản.
Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả nhất? Đây đều là
một câu hỏi không dễ có câu trả lời.
Điều mà các nhà quản trị cần thực hiện trong trường hợp này là đảm bảo và tạo
cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức và cách làm đáp ứng những
mục tiêu kinh doanh của công ty. Hãy bắt đầu bằng việc phát thảo các chính sách cho các
hoạt động từ xa, tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này. Theo đó,
cần có những quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi
thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin. Xây dựng khung chương trình hoạt động trong
ngắn hạn và dài hạn, cập nhập hàng ngày trên mạng nội bộ và xây dựng chế độ báo cáo
công việc định kỳ,…
Nói tóm lại, theo sự phát triển đi lên của xã hội, mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần
phải thích nghi với những sự thay đổi này. Hình thức làm việc từ xa tuy còn rất mới tuy
nhiên đã ngày càng thể hiện những điểm mạnh của mình. Do sự hạn chế về nhiều mặt,
quá trình quản lý nhân viên làm việc trong trường hợp này còn gặp rất nhiều khó khăn và
thách thức. Tuy nhiên, phải khẳng định một điều rằng hình thức làm việc mọi lúc mọi nơi
thông qua công nghệ thông tin hiện đại này không hề phủ đinh vai trò quản lý của chức
năng tổ chức. Mặt khác, chính những điểm mới này đã là một động lực, một yêu cầu thúc
đẩy các nhà quản trị suy nghĩ, tìm tòi và đưa ra các phương án quản lý nhân sự thích hợp
và theo hướng hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO