TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TỈNH BÌNH PHƯỚC
BÀI THU HOẠCH
KẾT QUẢ THỰC TẾ
PHẦN III KHOA HỌC HÀNH CHÍNH
oOo
Chương trình: TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
Bài thu hoạch:
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
Học viên:
Lớp: Trung cấp Chính trị - Hành chính
Khóa:
Hớn Quản, ngày tháng năm 2013
1
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan
trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình thành
trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý hành
chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt
các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối
quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính Nhà nước. Vì vây, công tác soạn thảo
văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu
trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.
Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã góp
phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống
xã hội. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác
soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đưa vào nề nếp, khắc phục được
nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều
văn bản hành chính bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể thức. Chỉ
riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong cũng đã có
nhiều sai phạm cần xem xét.

2
.
+ Phía Đông giáp Công ty Hải Vương có trục lộ làm ranh giới là khu chế
biến hạt điều của ông Châu, khu trồng cao su của Trung tâm;
+ Phía Tây giáp trang tại ông Út Tài, vườn xoài bà Sơ, là khu trồng cao su và
chăn nuôi, khu xây dựng trại mới của Trung tâm;
+ Phía Bắc giáp Công ty Thiên Hà, vườn cao su ông Điền, ngăn cách trục lộ
làm ranh giới là khu trồng điều, trồng cây rừng và nghĩa địa của Trung tâm;
3
+ Phía Nam giáp ấp 7, ấp Bàu Lùng của xã Tân Hiệp, được ngăn cách Suối
Xa Cát làm ranh giới là khu trồng cao su và khu sản xuất rau xanh của Trung tâm.
Khu vục Trung tâm chính bao gồm phòng ban, kho hàng, bãi đậu xe, nhà tập
thể cho cán bộ công nhân viên chức, nhà bếp cho trại viên và nhà bếp cho cán bộ
công nhân viên chức.
Khu quản lý đối tượng gồm 3 khu, nhà ở cho gần 900 trại viên, bệnh xá, nhà
gia công ghép sấy cá khô bò, máy phát điện khu đang xây dựng mới.
3. Tổ chức cơ sở
3.1. Cấu trúc tổ chức của cơ sở.
4
GIÁM
ĐỐC
TRƯỞNG
PHÒNG
PGĐ
TRƯỞNG
PHÒNG
TRƯỞNG
PHÒNG
DƯỠNG
LÃO

+ Phòng tổ chức hành chính 10 người
+ Phòng kế hoạch tài chính 07 người
+ Phòng quản lý giáo dục dạy nghề 45 người
+ Phòng bảo vệ 04 người
+ Phòng y tế 15 người
+ Tổ chức hồ sơ 03 người
5
+ Tổ cấp dưỡng 08 người
II/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TRUNG TÂM
BẢO TRỢ XÃ HỘI TÂN HIỆP
1. Thực trạng chung
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày, đã có sự hỗ trợ của những quy định, đội
ngũ cán bộ, công chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây được
đào tạo, bồi dưỡng tương đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính được ban
hành vẫn còn những sai sót cơ bản, không tuân thủ những quy định theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 như: Ghi tên loại công văn (CV) vào ký hiệu
văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng không khái quát được nội
dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản tùy tiện, không theo quy
tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn bản không hợp lý theo điều, khoản, điểm, sử
dụng sai dấu câu và cách trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá nhân (đối với công văn
gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cán nhân trở lên) sau từ “Kính gửi”; sử dụng không
thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ (đứng, đậm), số thứ tự (chữ số La
Mã, chữ số Ả-rập hoặc chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc) trong các văn bản được
bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm v.v…
- Về ngôn ngữ và văn phong, văn bản hành chính được sử dụng để điều
chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí hay để truyền đạt thông tin, trao đổi,
giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại chúng, khách quan, khuôn mẫu và
trang trọng, lịch sự. Tuy nhiên, nhiều văn bản ban hành sử dụng từ ngữ không phù
hợp với đặc trưng văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa

phủ về công tác Văn thư. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011. Qua đó
Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn
thảo văn bản của Văn phòng bao gồm có 7 bước và 4 nguyên tắc.
- Bảy bước gồm:
7
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
- Bốn nguyên tắc là:
Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp
luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan
trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công
quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt
của đời sống, văn hóa - xã hội của cán bộ công nhân viên chức và toàn bộ những
trại viên trong Trung tâm.
III. NGUYÊN NHÂN HẠN CHẾ - GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC
1. Nguyên nhân hạn chế.
1.1. Đối với công tác soạn thảo văn bản:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của
văn bản còn chưa thống nhất. Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn
thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa
thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ,

văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn
9
bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên yêu
cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao
gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo
cáo, … Văn phòng soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến
chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham
khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.
Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu
cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng Trung tâm
cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản , đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và
cụ thể đối với các chủ thể ban hành.
Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo
như: công văn, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương
trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy
mời… cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội
dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại
văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực
hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng
giữa các cá nhân với nhau. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban
10