Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần A: Lời mở dầu
Công nghệ thông tin là một lĩnh vực khá mới mẻ với nhân loại. Đứng trước
sự biến động của thế giới, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ đã đưa
đời sống con người lên một tầm cao mới, một kỷ nguyên công nghệ thông tin với
tốc độ phát triển nhanh chóng – công nghệ thông tin đã đem lại những thành tựu vô
cùng to lớn và tác động, chi phối mọi lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội và
làm thay đổi căn bản phương thức sống của con người trong xã hội hiện đại.
Nước ta, nhiều ngành đã sớm và thực hiện tin học hoá trong các hoạt động
của mình. Trước nhu cầu đổi mới đất nước, thông tin đóng vai trò vô cùng quan
trọng đối với mọi ngành mọi lĩnh vực xã hội và là động lực, là điều kiện tiên quyết
cho mọi sự phát triển xã hội cũng như công cụ hàng đầu của sự nghiệp xây dựng
chủ nghĩa xã hội.
Nước ta đang trên đà phát triển, đang tiếp cận và hội nhập nhanh chóng vào
sự phát triển, bùng nổ của khoa học kỹ thuật và nhất là trong lĩnh vực thông tin
điện tử, bưu chính viễn thông. Do vậy, tin học đóng vai trò vô cùng quan trọng
trong đời sống xã hội của chúng ta. Nã nhanh chóng trở thành một phương tiện hữu
Ých và rất cần thiết trong hầu hết các ngành nghề đòi hỏi có sự quản lý chặt chẽ về
mọi mặt.
Vì thế, ta có thể nói tin học là phương tiện hiệu quả hơn giúp cho doanh
nghiệp, mọi tổ chức làm việc có hiệu quả hơn, năng suất cao hơn. Thấy được tầm
quan trọng đó, đồng thời được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cô Phạm Thị Bích
Hải, thầy Nguyễn Danh Phương, thầy Phạm Đức Thắng và các cán bộ trong Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III em đã có điều kiện vận dụng và học hỏi thêm nhiều kiến
thức, kinh nghiệm để làm tốt công việc được giao trong thời gian thực tập, đồng
thời hoàn thành báo cáo trong thời gian quy định.
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
1
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sau đây em xin được trình bày những phần trong báo cáo của mình:
Phần A: Lời mở đầu

cán bộ công nhân viên chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III làm phải ổn định
bộ máy tổ chức và hoàn thiện tốt công việc, chức năng nhiệm vụ của Đảng và Nhà
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
3
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nước giao cho. Căn cứ vào quyết định số 177/2003/QĐ - TTg ngày 01 tháng 9 năm
2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc,
07 phòng chức năng: Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu, Phòng Chính lý tài liệu,
Phòng Tin học và công cụ tra cứu, Phòng Bảo quản tài liệu, Phòng Hành chính - Tổ
chức, Phòng Phim ảnh ghi âm, Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu. Tổ chức, chức
năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do Giám
đốc Trung tâm quy định. Để củng cố thêm đội ngũ cán bộ quản lý của Trung tâm.
Đến nay Trung tâm đã có một cơ cấu tổ chức và biên chế ổn định gồm 46 người
trong đó có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc, 06 Trưởng phòng, 04 Phó phòng. Đến
năm 1996 bộ phận kế toán thủ quỹ văn thư – Lưu trữ đã được thành lập theo đề
nghị của Trung tâm, ngày 02 tháng 3 năm 1999 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ
Nhà nước đã ra quyết định số 22/QĐ - LTNN giải thể phòng thống kê Công cụ tra
cứu, bỏ Xưởng Tu bổ và phục chế tài liệu và lập phòng Lưu trữ phim ảnh ghi âm.
Ngày 01 tháng 4 năm 2002 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ra quyết
định số 42/QĐ - LTNN về việc thành lập Phòng Tin học và công cụ tra cứu. Đây là
bước đột phá trong việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào ngành lưu trữ
trong tương lai. Bên cạnh việc kiện toàn bộ máy tổ chức và xây dựng cơ sở hạ tầng
thì Ban Giám đốc cũng như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước luôn có biện pháp
nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Trung tâm như hàng năm cử cán
bộ đi học các lớp ngoại ngữ bồi dưỡng chính trị cho công nhân viên.
2/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cục
trưởng Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm:


Phòng
Hành
chính
Tổ
chức
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa Ban Giám đốc Trung
tâm với các phòng ban trực thuộc Trung tâm. Các phòng ban này có chức năng
tham mưu với các phòng giúp việc cho Ban giám đốc Trung tâm về mọi mặt
Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III do Giám đốc Trung tâm quy định.
* Chức năng của các phòng ban:
- Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu: Là phòng có chức năng giúp Giám đốc
tổ chức việc thực hiện lựa chọn thu thập bổ sung các loại hình tài liệu lưu trữ có ý
nghĩa Quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia từ năm 1945 đến nay.
- Phòng Chỉnh lý tài liệu: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc chỉnh lý khoa
học kỹ thuật, các phông tài liệu (trừ tài liệu PAGA) và xác định lại thời hạn bảo
quản tài liệu.
- Phòng bảo quản tài liệu: Là phòng có chức năng giúp Giám đốc tiếp nhận,
bảo quản an toàn tài liệu (trừ tài liệu nghe nhìn) và đáp ứng các nhu cầu sử dụng tài
liệu.
- Phòng tổ chức sử dụng: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tài liệu, nghiệp vụ lưu trữ và hệ thống
những công cụ tra cứu của Trung tâm.
- Phòng Lưu trữ tài liệu phim ảnh ghi âm: Là phòng tài liệu PAGA có chức
năng giúp Giám đốc quản lý toàn bộ tài liệu nghe nhìn, xử lý kỹ thuật, nghiệp vụ và
đáp ứng nhu cầu sử dụng.
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc xây
dựng và quản lý và phục vụ khai thác cơ sở dữ liệu lưu trữ trên máy chủ. Phục vụ
yêu cầu quản lý công tác văn thư lưu trữ Quốc gia III và mạng diện rộng của Cục

Phối hợp với Trung tâm Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm, khử trùng,
khử axit đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
7
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu
trữ, thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước;
Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư
liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và công
nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III;
Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí
của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng
Cục Văn thư Lưu trữ.
II/ Đơn vị được bố trí thực tập
1/ Tên đơn vị thực tập: Phòng Tin học và công cụ tra cứu
2/ Chức năng và nhiệm vụ của Phòng tin học và công cụ tra cứu
a/ Chức năng của Phòng
Phòng Tin học và công cụ tra cứu có chức năng giúp Giám đốc xây dựng,
quản lý và phục vụ khai thác cơ sở dữ liệu trên máy chủ: Phục vụ yêu cầu quản lý
công tác văn thư, lưu trữ trên mạng cục bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và
mạng diện rộng của Cục Lưu trữ Nhà nước.
b/ Nhiệm vụ của Phòng Tin học và công cụ tra cứu
Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ Quốc gia hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III theo
phần mềm của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu Văn thư lưu trữ và thực hiện báo cáo thống

9
Phạm Thị Bích Hải (Tr
ởng phòng)
Võ Thiết C ơng (L
u trữ viên)
D ơng Việt Đức (Kỹ
s tin học)
Phan Văn Long
(Kỹ s tin học)
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
cách nào. Mà trái lại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III như một ngôi nhà lớn mà ở đó
có sự yêu thương, đùm bọc, che trở, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong cơ
quan. Nếu một nhân viên, hay người thân của một nhân viên nào đó bị ốm đau, hay
gia đình nhân viên có chuyên vui buồn gì, thì cơ quan cũng như các đồng nghiệp
trong cơ quan đều tận tình hỏi thăm, chăm nom giúp đỡ, chúc mừng hay chia buồn.
Chính những việc làm đó đã làm cho khoảng cách giữa các nhân viên trong cơ
quan gần gũi và hiểu nhau hơn.
5/ Cơ sở vật chất
Được thành lập không lâu vì vậy trong những ngày đầu Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật cũng như các trang thiết bị cho
việc bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Nhưng trong thời gian gần đây được sự quan
tâm của Bộ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Phòng ban trong Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III đều được trang bị mỗi phòng đều có Ýt nhất 02 máy điều hoà,
01 máy tính, 01 máy in, 01 máy điện thoại được nối cố định với các phòng trong
Trung tâm cũng như nối ra ngoài.Hầu hết các máy tính trong Trung tâm là máy
hiệu pentum IV và được kết mạng cục bộ. Ngoài ra trong Trung tâm còn có phòng
dành riêng cho việc in, photocopy. Các hồ sơ, tài liệu trong Trung tâm được bảo
quản cẩn thận trong hộp hồ sơ và cho vào kho lạnh. Vừa qua Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III mới được xây dựng hai khu nhà kiên cố dành cho việc bảo quản và là
nơi làm việc của các phòng: 01 dãy nhà 10 tầng và 01 dãy nhà 04 tầng.

11
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
gian của người nhân viên cũng như độc giả không mất thời gian để chờ họ tìm.
Trong việc soạn thảo văn bản em đều tâm nguyện rằng không nóng vội mà phải
thực hiện đầy đủ các quy trình:
Gõ đầy đủ nội dung văn bản từ lề trái;
Soát lỗi chính tả
Định dạng văn bản
Chỉnh lý toàn cục cho cân đối, kiểm tra trước khi in;
1/ Trực điện thoại
Điện thoại là một thiết bị phổ biến trong các văn phòng nó là công cụ để tiến
hành một cách nhanh chóng tiết kiệm và thuận lợi nhất. Khi nghe điện thoại cần
phải hết sức bình tĩnh, tập trung nếu không hiểu, không rõ thì có thể thì yêu cầu
người nói nhắc lại nếu cần phải đánh vần, khi nghe phải có thói quen cầm bút bới
trong trường hợp người cần tìm lại không có mặt thì cần hỏi họ có để lại lời nhắn gì
hay không. Để tiện cho việc theo dõi, chúng ta cần hoặc có thể làm mẫu phiếu nhắn
như sau:
Người gọi:
Tên cơ quan:
Chức vô:
Điện thoại :
Người được gọi:
Nội dung lời nhắn:
Điện thoại trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được nối giữa các phòng
với nhau và nối ra ngoài vì vậy khi nói qua điện thoại cần phải nói rõ ràng ngắn
gọn nhưng vần đầy đủ nội dung, không sử dụng điện thoại vào những công việc
riêng. Tránh trường hợp buôn chuyện trên máy để máy bận vì vậy những thông tin
sẽ không đến được với người bị gọi làm mất thời gian, tiÒn của.
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
12

Phần D: Đề tài
Tên đề tài: Winword với công tác soạn thảo văn bản
I/ Lý do chọn đề tài
Dưới sự tác động của bùng nổ công nghệ thông tin thì việc soạn thảo văn bản
đối với người thư ký diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn trong đó Winword là
phần mền văn bản cao cấp chạy dưới windows có tính năng giúp ta định dạng văn
bản ngoài ra còn định nghĩa các phím gõ tắt.
II/ Các loại văn bản
1/ Các loại văn bản
a/ Khái niệm:
Là phương tiện để nghi lại và truyền thông tin dưới dạng chữ viết hay ký
hiệu nhất định văn bản có thể là mang tin ghi lại ký hiệu, ngôn ngữ, văn bản là
phương tiện không thể thiếu được trong quá trình tồn tại hoạt động của các cơ
quan, cá nhân, người lãnh đạo văn bản được hình thành tự nhiên theo các mặt hoạt
động của con người và phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người.
b/ Các loại văn bản
b.1. Văn bản pháp luật
Là các văn bản có tính chất pháp lý quan trọng nhất nó được cơ quan lập
pháp ban hành nó là căn cứ pháp lý để ban hành các văn bản khác. Văn bản luật
được chia thành văn bản luật và văn bản chứa luật, ví dụ: Hiến pháp, Nghị quyết
của Quốc hội, Lệnh của Chủ tịch nước.v.v
b.2. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản này nó chứa các quy tắc xử sự chung nó cụ thể hoá văn bản pháp
luật được sử dụng nhiều lần với mọi người trong thời gian dài còn có tên văn bản
áp dụng pháp luật.
b.3. Văn bản hành chính thông thường
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
14
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt

a/ Quy trình
Gõ toàn bộ nội dung từ lề trái;
Soát lỗi;
Định dạng văn bản;
Chỉnh lý toàn cục cho văn bản;
Ghi lên đĩa, in.
b/ Các yếu tố trong việc định văn bản:
Định dạng trang;
Định dạng kí tự;
Đinh dạng đoạn.
2/ Định dạng trang
Định dạng trang chính là công việc chọn khổ giấy lề trái, phải, chiều đặt
giấy cho đoạn văn bản hồ sơ mà ta định in.
Thao tác khi định dạng tiến hành: vào menu File/ Page setup, xuất hiện hộp
thoại:
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
16
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
a/ Margins (Lề trang in)
Top : lề trên Left: lề trái
Bottom: lề dưới Right: lề phải
Gutter: Khoảng trống phía trái dùng trong trường hợp văn bản đóng thành
quyển
Header: Khoảng cách từ mép trái trên tờ giấy đến vị trí tiêu đề đầu trang
Apply to: Xác lập vùng tác dụng
Whole document: Cho toàn bộ tài liệu
Select searchinh: Đối với từng phân đoạn riêng
Selected text: Chọn cho đoạn v ăn bản đã xác định
This section: Cho vùng hiện tại
This point Forward: Tính từ vị trí trỏ tới cuối văn bản

+ Đotted: Kiểu gạch dưới bằng đường kẻ chấm
Nếu không cần gạch chân dưới văn bản, ta chọn (none) trong danh sách của
underline
- Color: Dùng để định dạng mầu cho chữ của văn bản thông thường. Word
thường mặc định dùng màu cho chữ là auto (tương đương với màu đen). Ta có thể
chọn mầu tuỳ ý trong hộp này.
- Effects: Đây là mục cung cấp cho ta các định dạng đặc biệt của văn bản:
+ Strikethrought: Tạo đường kẻ đơn ngang văn bản
+ Double: Tạo đường kẻ đôi ngang văn bản
+ Supersript: Tạo chỉ số
+ Subscript: Tạo chỉ số dưới
+Shadow: Tạo bóng cho văn bản
+Smallcaps: Tạo chữ in nhá
+ Allcaps: Tạo chữ in lớn
+ Hidden: Èn văn bản
b/ Khoảng cách giữa các ký tù
- Giúp điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tù trong các dòng của văn bản.
Trước hết ta xác định vùng cần xác định đạng sau đó chọn Format/ font/ character
spacing.
- Spacing: Khoảng cách giữa các ký tù
Normal: Dạng mặc nhiên
Expanded: Giãn khoảng cách giữa các ký tù
Condensed: Co khoảng cách giữa các ký tù
- Position:
Normal: Dạng mặc nhiên
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
19
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Raised: Nâng ký tự lên một dòng
Lowered: Hạ ký tự xuống một dòng

Đối với những văn bản dài vì lý do nào đó ta viết sai chính tả, chót viết tắt
mà nếu để sửa lại từ đầu từng từ, từng chữ một thì sẽ tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
21
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tìm kiếm và thay thế là công cụ tốt nhất để có sửa nhanh chóng, chính xác. ví dụ
khi muốn sửa từ quảng ninh thành Quảng Ninh ta vào Edit/find, khi đó xuất hiện
hộp thoại find:
Trong hộp thoại này ta chọn tab find và nhập từ quảng ninh trong Find what
Nhập từ Quảng Ninh vào Replace with của tab Replace
Trên văn bản ta cần sửa đó những chữ quảng ninh sẽ chuyển thành Quảng
Ninh như mong muốn.
5/ Các công cụ hỗ trợ
5.1 Sử dụng Autotext
a. Để sử dụng autotext trước tiên ta phải soạn gõ nội dung cần lưu trong
autotext
- Gõ nội dung
- Gõ tên tắt
- add
- OK
b. Cách dùng
Đặt trỏ đánh máy tại vị trí cần đưa autotext gõ tên tắt sau đó chọn nhấn phím
F3 trên màn hình
5.2/ Autocorect
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
22
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
a. Cách tạo
Giống như Autotext, Autocorect cũng là một công cụ giúp cho việc soạn
thảo văn bản nhanh chóng.

trình bày
Number of column: Số cột chia trong
trang giấy
Width and Spacing: Bề rộng và
khoảng trống giữa các cột
Equal column width: Các cột có độ
rộng bằng nhau
Line between: Tắt mở dòng kẻ ngăn
cách giữa các cột
Start new column: Cột bắt đầu chia
của khối trong cột mới
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
24
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Apply to: Chọn phạm vi ảnh hưởng
của định dạng
9/ Tạo chữ cái lớn đầu dòng
ây là một ứng dụng không những giúp ta tạo lên chữ cái lớn đầu đoạn
văn trông rất Ên tượng mà không thể đưa ra định dạng kiểu chữ, font
chữ cho chữ cái đó một cách nhanh chóng dễ dàng. Trước hết, chọn
chữ cái cần tạo, sau đó chon Format/ Drop cap.
Đ
Ta chọn một trong hai kiểu chữ cái lớn đầu dòng: Đroppen hoặc Inmargin.
Sau đó chọn Font chữ cái lớn ở vùng Font. Nếu cấn ta có thể tạo ra số kí tự trông
ngăn cách giữa chữ cái lớn với phần văn bản tại vùng Distance from text
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
25