Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
Lời cảm ơn 02
Lời nói đầu 03
Nội dung báo cáo
Phần I: khảo sát và báo cáo tình hình công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà
máy thuốc lá Khánh Hội 05
Chương I: Khảo sát và báo cáo tình hình công tác văn phòng 05
I: Giới thiệu về nhà máy 05
II: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự 07
III: Các loại quy chế, quy định 15
IV: Phân công nhiệm vụ giữa các lãnh đạo 15
V: Báo cáo công tác tổ chức lao động khoa học trong phòng tổ chức hành
chính 17
1: Phân công nhiệm vụ giữa trưởng phòng với từng nhân viên 17
2: Khảo sát tình hình trang thiết bị văn phòng 19
Chương II: Khảo sát và báo cáo tình hình công tác soạn thảo văn bản và công tác
văn thư lưu trữ của nhà máy 20
I: Về tổ chức công tác văn thư của cơ quan 21
II: Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản 21
1: Việc quảm lý văn bản đến 21
2: Việc quản lý văn bản đi 22
III: Việc quản lý và sử dụng con dấu 22
Phần II: nội dung một số công việc được cơ quan giao 24
Phần III: các phụ lục
Kết luận
Tài liệu tham khảo
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trị văn phòng
Đối với sinh viên ngành quản trị văn phòng, sau khi tốt nghiệp, công việc của
chúng em gắn liền với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng
là hết sức cần thiết.
Trong thời gian em học dưới mái Trường Đại Học Sài Gòn. Tuy thời gian không
dài nhưng nhờ sự tận tâm tận lực của các thầy, các cô đã truyền đạt cho em những kiến
thức vô cùng quý báu, để cho em có được hành trang thật vững vàng. Từ những kiến thức
đã học trên lý thuyết nhà trường đã truyền đạt, ngoài ra trường còn tạo điều kiện cho em
va chạm vào thực tế để em biết được học và hành là hai công việc khác biệt nhau hoàn
toàn. Từ đó em mới biết được “học” là dùng lý thuyết để thuyết phục còn “hành” thì nó
là một công việc rất thực tế không giống như lý thuyết. Qua đợt thực tập tốt nghiệp đã
khẳng định lại một lần nữa là việc “học” phải đi đôi với "hành” của Nhà trường
Khóa thực tập này có ý nghĩa rất quan trọng đối với sinh viên chúng em, giúp cho
em củng cố lại những kiến thức đã học , đồng thời gắn cơ sở lý thuyết với thực hành. Bên
cạnh đó, thực tập còn tạo điều kiện để em làm quen với hoạt động của các đơn vị hành
chính văn phòng. Qua đó tác nghiệp cụ thể một số khâu nghiệp vụ thuộc nhiệm vụ văn
phòng để rèn luyện kỹ năng quản trị hành chính văn phòng. Đồng thời còn giúp cho em
rèn luyện ý thức, tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Đối với việc thực tập em luôn bám sát đề cương thực tập và luôn cố gắng tìm hiểu
mọi hoạt động của cơ quan để học hỏi, tiếp thu và bổ sung thêm những kiến thức còn
thiếu. Đồng thời nhằm tạo điều kiện cho công việc đạt hiệu quả cao em luôn kết hợp lý
thuyết và thực tế để hoàn thành báo cáo thực tập đúng thời gian qui định
Tuy nhiên trong thời gian thực tập em cũng gặp một số khó khăn và thuận lợi :
Thuận lợi:
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Được sự chỉ bảo tận tình, cụ thể và chi tiết của cán bộ chuyên môn tại cơ quan mà
cụ thể là phòng Tổ Chức Hành Chánh.
- Mọi thắc mắc trong quá trình thực tập tại cơ quan em đều được các cô, chú giải
thích tận tình, cụ thể.

GIAI ĐOAN 1:TỪ 1985 ĐẾN 1992:
Từ 1985, nền kinh tế Việt Nam chuyển đổi sang cơ chế thị trường. ngành sản xuất
thuốc lá điếu Việt Nam bắt đầu chuyển mình để vươn lên phục vụ cho nhu cầu xã hội.
nhiều xí nghiệp sản xuất thuốc lá điếu lần lượt ra đời theo quy luật cùng cạnh tranh để
cùng phát triển.
Với xu hướng đó, tháng 04/1985, trường dạy nghề 15/10 trực thuộc Quận Đoàn 4
được phép sản xuất thử 20000 gói thuốc lá điếu mang nhãn hiệu Khánh Hội. sản phẩm
này đã đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng, nhanh chóng xâm nhập thị trường, mở
đầu cho việc hình thành và phát triến Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hội.
Ngay từ lúc mới thành lập, xí nghiệp có tên là Xưởng Quốc Doanh Thuốc Lá
Khánh Hội, chính thức hoạt động vào ngày 12/08/1985. đến tháng 05/1986 xưởng được
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nâng cấp thành Xí Nghiệp Quốc Doanh Thuốc Lá Khánh Hội có pháp nhân kinh doanh,
có hạch toán độc lập, có mộc dấu và tài khoản riêng.
Giai đoạn II từ 1993 đến 1997:
Trong giai đoạn này, nền kinh tế Việt Nam có nhiều chuyển biến tích cực, mức
sống xã hội tăng dần, do vậy nhu cầu tiêu dùng thuốc lá điếu cũng thay đổi tăng thêm về
chất. Mặt khác, thị trường thuốc lá điếu cũng bắt dầu phát sinh cạnh tranh gay gắt giữa
các doanh nghiệp sản xuất trong nước, giữa sản phẩm nội địa với sản phẩm liên doanh,
sản phẩm nhập lậu. Do vậy, để tồn tại và phát triển, xí nghiệp đã tập chung mọi nỗ lực để
chuyển đổi mô hình sản xuất từ thủ công sang cơ khí hóa.
Năm 1996, xí nghiệp có sự thay đổi tên gọi là Xí Nghiệp Thuốc Lá Khánh Hội.
đến tháng 10/1997, xí nghiệp sát nhập vào Công ty thuốc lá Bến Thành trở thành đơn vị
phụ thuộc mất pháp nhân kinh tế.
Giai đoạn 3 từ 1998 đến 2005:
Sau khi sát nhập vào Công ty thuốc lá Bến Thành, với sự hỗ trợ của công ty, xí
nghiệp đã được bổ sung thêm các nguồn lực sản xuất như tài chính, cơ sở hạ tầng, máy
móc thiết bị…do vậy, sản lượng hàng năm tăng lên một cách đáng kể nhất là khi xí
nghiệp di dời ra Khu Công Nghiệp Tân Tạo vào năm 2002. lao động tăng lên và có sự

II:QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC
NHÂN SỰ CỦA CÁC BỘ PHẬN VÀ PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT
1: Bộ phận Tổ Chức Hành Chính-lao động tiền lương
Bộ phận Tổ Chức-Hành Chính hiện có 30 người. Trong đó có 01 trưởng phòng phụ trách
về lao động tiền lương, 01 nhân viên phụ trách công tác bảo hiểm, 01 nhân viên văn thư,
01 thư ký ban ISO, 14 bảo vệ, 1 tạp vụ, nhân viên nhà ăn 07 người, và nhân viên lái xe 04
người
Bộ phận Tổ Chức Hành Chính thực hiện chức năng nhiệm vụ sau:
1.1 Chức năng:
Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc xí nghiệp trong các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự
-Nghiên cứu, tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, chính sách về lao
động - tiền lương trong toàn Xí nghiệp theo qui định của Bộ luật lao động và các chính
sách về lao động của Nhà Nước.
Toàn bộ các công tác quản trị, hành chính, phục vụ đối nội, đối ngoại liên quan đến việc
điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp.
1.2:Nhiệm vụ:
Thực hiện những công việc cụ thể về tổ chức bộ máy điều hành, quản lý nhân sự của
doanh nghiệp, căn cứ vào luật lao dộng, văn bản thỏa ước lao động tập thể, nội quy xí
nghiệpp và các chủ trương chính sách của nhà nước về lao động, nhằm hoàn thành tốt kế
hoạch sản xuất kinh doanh, đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Nhân sự- lao độmg:
+ Căn cứ nhu cầu thực hiện nhiệm vụ sản xuất-kinh doanh của xí nghiệp trong từng giai
đoạn nhất định, mà lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, điều động, thuyên
chuyển, đề bạt, sắp xếp, đào tạo và bố trí nhân sự theo đúng yêu cầu, đúng người, đúng
việc. Tổ chức quản lý lao động khoa học và không ngừng hợp lý hóa, tăng năng suất,
nhằm phát huy cao nhất mọi nguồn năng lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý
của mỗi cán bộ công nhân viên.
+ Quản lý, lưu trữ lý lịch và hồ sơ của cán bộ, công nhân viên. Thực hiện tốt công tác bảo
vệ an ninh chính trị nội bộ.

văn bản pháp quy, và những chủ trương, chế độ chính sách của Nhà Nước có liên quan
đến hoạt động của xí nghiệp.
- Xây dựng lực lượng: bảo vệ chuyên nghiệp, lực lượng tự vệ, PCCC và phương
tiện, dụng cụ PCCC, đảm bảo an toàn xí nghiệp.
- Tổ chức phục vụ: bố trí tổ xe và tổ bốc xếp vận chuyển vật tư, hàng hóa cho sản
xuất kinh doanh, đưa đón cán bộ công nhân viên đi công tác. Chịu trách nhiệm bảo
quản xe tốt.
- Chăm lo đời sống: phục vụ ăn uống giữa ca, vệ sinh lao động, bảo hiểm, y tế, trang
bị bảo hộ lao động, văn thể mỹ…trong toàn xí nghiệp.
2: Bộ phận kế toán-tài chính-thống kê:
Bộ phân kế toán bao gồm 4 nhân viên. Trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 1 thủ
quỹ và 1 kế toán công nợ.
2.1 chức năng:
Bộ phận kế toán có chức năng giúp cho Giám Đốc tổ chứcvà chỉ đạo thực hiện toàn bộ
công tác thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế toàn xí nghiệp theo quy chế tài
chính và hạch toán kinh doanh do Công ty ban hành và theo pháp luật Nhà Nước hiện
hành.
2.2 nhiệm vụ
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện toàn bộ về nghiệp vụ tài chánh, kế toán, thống kê ở
xí nghiệp theo đúng quy chế của Công ty và pháp luật Nhà Nước hiện hành.
-Thiết lập dự toán, kế hoạch tài chính trong phạm vi xí nghiệp theo các chỉ tiêu kế hoạch
sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu kế hoạch khác do công ty giao.
-Mở đầy đủ sổ sách chi tiết và tổng hợp, ghi chép cập nhật số liệu kịp thời, rõ ràng, chính
xác,trung thực và khách quan tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
-Lập báo cáo tài chánh và báo cáo thống kê theo đúng quy định, gửi về công ty kịp thời,
kèm theo chứng từ gốc có đầy đủ chữ ký của người có kinh nghiệm.
-Quản lý thu chi quỹ tiền mặt, việc gửi tiền vào và nhận ra qua hoạt động giao dịch với
các ngân hàng có liên quan.

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng (tiêu thụ sản phẩm) và phân tích thị trường:
+ Xây dựng và triển khai kế hoạch bán hàng phù hợp với thực tế, làm cơ sở chắc chắn cho
việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
+ Thu thập và phân tích các thông tin về thị trường như: về tình hình mức độ biến động
xấu, tốt của thị trường, chiều hướng hoạt động của đối thủ cạnh tranh, để xem xét khả
năng cạnh tranh của họ và thế mạnh cũng như điểm yếu của ta nhằm đề ra đối sách tốt.
- Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch vật tư:
+ Lập kế hoạch vật tư, chọn nơi thu mua, thương lượng các điều kiện mua hàng vv…
nhằm đáp ứng yêu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
+ Thu mua, tiếp nhận, kiểm tra vật tư, hàng hóa, bảo quản trong kho, sắp xếp theo chủng
loại, theo dõi quản lý, cập nhật số liệu, nhập, xuất,tồn kho…
Chịu trách nhiệm nghiên cứu soạn thảo và theo dõi thực hiện đầy đủ các hợp đồng
kinh tế trong nước, phục vụ sản xuất kinh doanh như: các hợp đồng bán hàng, hợp
đồng mua vật tư nguyên liệu …trong toàn xí nghiệp theo đúng luật pháp nhà nước
hiện hành.
Quản lý kho tàng và xuất nhập vật tư, thành phẩm:
-Lập phiếu, hóa đơn bán hàng, xuất nhập vật tư, thành phẩm, lệnh chuyển vật tư…nội bộ
theo lệnh của Giám Đốc xí nghiệp.
-Phải thường xuyên kiểm tra việc quản lý và bảo quản kho tàng vật tư hàng hóa . sắp xếp
trật tự, ngăn nắp, không để hư hao mất mát, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy tốt
nhằm bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản của xí nghiệp.
Giao nhận, vận chuyển vật tư, hàng hóa:
-Việc giao nhận phải cung ứng kịp thời cho sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo đúng
thủ tục , luật pháp Nhà Nước và Giám Đốc xí nghiệp quy định hiện hành.
-Căn cứ các định mức vật tư: nguyên phụ liệu vv…để làm quyết toán vật tư, kết luận
thừa, thiếu…kịp thới báo cáo Giám Đốc xí nghiệp.
-Kịp thời đề nghị với phòng xuất nhập khẩu của công ty để thực hiện việc nhập khẩu hàng
hóa theo quy định của công ty.
4 Bộ phận công nghệ:
4.1 Chức năng:

kém chất lượng, cùng các bộ phận có liên quan nghiên cứu đề ra các biện pháp khắc phục
nhanh chóng khi có sản phẩm xấu phát sinh.
- Hướng dẫn, chỉ đạo toàn thể công nhân sản xuất tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn chất
lượng.vv…đồng thời tìm mọi cách khuyến khích công nhân hợp lực với bộ phận kcs, và
các bộ phận khác, nhằm đề ra các biện pháp cải tiến kỹ thuật…ngăn ngừa sản phẩm kém
chất lượng tái phát sinh.
- Thường xuyên kiểm tra các công đoạn trên dây chuyền sản xuất của 02 phân xưởng để
kịp thời phát hiện uốn nắn những sai sót. Đồng thời kiên quyết lập biên bản tạm ngừng
sản xuất để xử lý khi cần thiết và báo cáo ngay cho Giám Đốc xí nghiệp
- Lập kế hoạch : Kế hoạch về chất lượng sản phẩm trong xí nghiệp, trong đó có kế hoạch
về đào tạo (đào tạo lại), bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho người làm công tác thu
hóa, KCS có đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Ngoài ra bộ phận KCS phải kết hợp với bộ phận Kỹ Thuật , bộ phận Công Nghệ nghiên
cứu tìm mọi biện pháp giải quyết tốt khiếu nại về chất lượng sản phẩm của khách hàng
nếu có.
6: Bộ phận Kỹ Thuật-Xây Dựng cơ bản:
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bộ phận Kỹ Thuật xây dựng cơ bản bao gồm 14 người, trong đó có 1 trưởng phòng, 3 phó
phòng và 10 nhân viên.
6.1 chức năng:
Bộ phận Kỹ Thuật xí nghiệp có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc xí
nghiệp trong các nghiệp vụ sau:
- Quản lý kỹ thuật, bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ các máy móc thiết bị bao gồm: máy sản
xuất , thiết bị phụ trợ (cấp hơi nén, hơi hút, hơi bão hòa ), thiết bị điện, thiết bị nước, thiết
bị lạnh, thiết bị đo lường, thiết bị phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động, phương tiện
vận chuyển…nhằm đảm bảo sử dụng đạt hiệu quả cao, an toàn, bền và tiết kiệm, nghiên
cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất dể nâng cao hiệu quả.
- Quản lý các nghiệp vụ kỹ thuật liên quan đến an toàn lao động và phòng cháy chữa
cháy.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Thực hiện việc sửa chữa các hạng mục trong xây dựng cơ bản thuộc về cơ điện.
- Nghiên cứu ứng dụng kỹ thuật công nghệ mới và các công tác khác:
+ Kết hợp với bộ phận Công Nghệ, KCS, nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học, công
nghệ mới vào xí nghiệp để cải tiến máy móc thiết bị sản xuất ra sản phẩm đạt năng suất,
chất lượng và hiệu quả kinh tế cao.
+ Quản lý, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất để không ngừng nâng cao
năng suất chất lượng sản phẩm.
+ Cùng với bộ phận Tổ Chức, Công Nghệ, KCS tổ chức cho công nhân học tập lý
thuyết, thi nâng bậc lương hàng năm và học về bảo hiểm lao động.
7: Phân xưởng chế biến sợi:
Phân xưởng chế biến sợi bao gồm 83 người. trong đó bao gồm 1 quản đốc, 1 phó quản
đốc sản xuất, 1 phó quản đốc kỹ thuật và 80 công nhân.
7.1 Chức năng:
- Quản đốc, Ban Quản Đốc phân xưởng chịu trách nhiệm trước Giám Đốc xí nghiệp về
mọi hoạt động của phân xưởng.
- Quản lý điều hành toàn bộ phân xưởng như: nhân sự, nhà xưởng, máy móc thiết bị, vật
tư, hàng hóa, kế hoạch sản xuất, quản lý kỹ thuât, chất lượng sản phẩm, lao động tiền
lương, vệ sinh công nghiệp, bảo hộ lao động, an toàn lao động, phòng chống lụt bão,
phòng cháy chữa cháy vv…được giao cho phân xưởng.
- Ban Quản Đốc phối hợp đại diện đoàn thể tại phân xưởng giáo dục cán bộ công nhân
viên trong phân xưởng : chấp hành nghiêm chỉnh mọi chủ trương đường lối, chính sách,
pháp luật của nhà nước. đồng thời thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định, lệnh sản
xuất…của Giám Đốc xí nghiệp.
7.2 Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch sản xuất (sợi tổng hợp) của phân xưởng, tổ chức triển khai thực hiện tốt
mọi kế hoạch của xí nghiệp giao cho phân xưởng.
- Thường xuyên tu sửa, bảo trì máy móc thiết bị tốt, phấn đấu vượt kế hoạch sản xuất,
chất lượng sản phẩm, định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu…
- Cùng các bộ phận có liên quan tổ chức đào tạo kèm cặp, đào tạo nâng cao tay nghề cho

cháy….nhằm đảm bảo cho phân xưởng hoạt động an toàn và hoàn thành tốt nhiệm vụ
Giám Đốc xí nghiệp giao cho phân xưởng.
III CÁC LOẠI QUY CHẾ, QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN
PHÒNG CƠ QUAN:
Hiện nay nhà máy thuốc lá Khánh Hội hoạt động theo các loại quy chế, quy định sau:
- Quy chế thi đua- khen thưởng
- Quy chế trả lương
- Quy định cụ thể chức năng nhiệm vụ chính của các bộ phận và phân xưởng sản xuất
Ngoài ra còn có nội quy lao động của nhà máy
IV: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ GIỮA CÁC LÃNH ĐẠO:
3.1 Chức danh công việc: Giám Đốc
Cấp báo cáo: Tổng Giám Đốc Tổng công ty
Nhiệm vụ:
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà Máy.
Phụ trách trực tiếp các bộ phận nghiệp vụ bao gồm:
o Bộ phận Kế Toán
o Bộ phận Kế Hoạch - Vật Tư (đàm phán và đề nghị tổng công ty ký kết các
hợp đồng mua và bán)
o Bộ phận CN-KCS (các hoạt động KCS)
Quyền hạn: Theo " Quy chế phân cấp quản lý sản xuất kinh doanh" số 01/BT ngày 01
tháng 01 năm 2000 của Công ty thuốc lá Bến Thành-nay là Tổng Công Ty Công Nghiệp
Sài Gòn.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về hoạt động sản xuât kinh doanh
của Nhà Máy.
Yêu cầu:
Trình độ : Đại học
Kỹ năng: Có kinh nghiệm trong quản lý
3.2 Chức danh công việc: Phó Giám Đốc phụ trách Kỹ Thuật-Sản Xuất

Được đăng ký các văn bản hành chính mang tính chất nội bộ
Được thay thế Giám Đốc giải quyết các công việc của Nhà Máy khi Giám Đốc đi vắng
theo văn bản ủy quyền và chịu trách nhiệm phần việc mình giải quyết, sau đó báo cáo
cho Giám Đốc nhà máy biết công việc mình đã giải quyết
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công việc theo chức năng nhiệm vụ
được phân công.
Yêu cầu:
Trình độ: Đại học
Kỹ năng: Có kinh nghiệm trong quản lý.
3.4 Chức danh công việc: Phó Giám Đốc phụ trách Kế Hoạch - Vật Tư
Cấp báo cáo: Giám Đốc
Nhiệm vụ:
Phụ trách bộ phận Kế Hoạch - Vật Tư:
o Thực hiện hợp đồng mua, bán bao gồm nhập khẩu (phân công soạn thảo,
trình ký, theo dõi thực hiện và thanh lý hợp đồng đúng luật)
o Theo dõi giá cả thị trường, tổng hợp xây dựng giá bán sản phẩm nhà máy.
o Quản lý : toàn bộ vật tư, nguyên phụ liệu, thực hiện cấp phát vật tư, nguyên
phụ liệu phục vụ sản xuất.
o Khi đi vắng phải báo cáo cho Giám Đốc biết để kịp thời giải quyết điều hành
công việc.
Quyền hạn:
Được đăng ký các văn bản hành chính mang tính chất nội bộ
Được thay thế Giám Đốc giải quyết các công việc của nhà máy khi Giám Đốc đi vắng
theo văn bản ủy quyền và chịu trách nhiệm phần việc mình giải quyết, sau đó báo cáo
cho Giám Đốc nhà máy biết công việc mình đã giải quyết.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công việc theo chức năng, nhiệm vụ
được phân công
Yêu cầu:
Trình độ: Đại học
Kỹ năng: Có kinh nghiệm trong quản lý

chức năng và nhiệm vụ đựoc phân công.
- Yêu cầu:
+ Trình độ :Tốt nghiệp Đại học
+ Kỹ năng : Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.
1.2 Chức danh công việc: nhân viên phụ trách công tác bảo hiểm
- Cấp báo cáo: Phó Giám Đốc phụ trách nội chính
Phụ trách bộ phận
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiệnđầy đủ các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên
trong nhà máy.
+ Thực hiện việc tính tiền ăn giữa ca, tính thuế thu nhập.
+ Quản lý bếp ăn tập thể
+ Soạn thảo các văn bản của Ban Giám Đốc giao
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 của
bộ phận
+ Quản lý công lao động của nhà máy
+ Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu
- Quyền hạn: Được quyền đề xuất các ý kiến đóng góp cho nhà máy.
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân
công.
- Yêu cầu:
+ Trình độ tối thiểu: Tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên.
+ Kỹ năng: Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.
1.3 Chức danh công việc: Nhân viên văn thư
- Cấp báo cáo: Phó Giám Đốc nội chính
Phụ trách bộ phận
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện nhận, chuyển, lưu trữ, phát hành các loại công văn tài liệu liên quan, và các

SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Trách nhiệm: chịu trách nhiệm về các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân
công.
- Yêu cầu
+ Trình độ tối thiểu: tốt nghiệp trung cấp
+ Kỹ năng: thành thạo vi tính văn phòng, đã qua khóa đào tạo về hệ thống ISO
2:KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CƠ QUAN. CÁCH
BỐ TRÍ SẮP XẾP CÁC THIẾT BỊ ĐÓ
Phòng Tổ Chức Hành Chính được trang bị các trang thiết bị văn phòng cần thiết phục vụ
cho công việc bao gồm: 01 máy fax, 01 máy photocoppy, 03 máy vi tính, hệ thống điện
thoại, và 03 tủ hồ sơ để lưu trữ hồ sơ, công văn giấy tờ cho toàn nhà máy, bàn ghế của
nhân viên làm việc
- Máy vi tính: được nối mạng toàn thành phố và các phòng ban trong cơ quan. Rất
thuận lợi cho việc thu thập thông tin, máy vi tính còn được dùng để soạn thảo văn bản
- Máy Fax: Dùng để chuyển thư từ, văn bản gấp khi không kịp chuyển qua đường Bưu
điện hay chuyển qua tay.
- Máy photo copy: Dùng để sao nhân văn bản, giấy tờ khi cần thiết, phóng to , thu
nhỏ rất thuận lợi cho việc sao gửi văn bản công văn, giấy tờ. .
- Điện thoại: Nhà máy thuốc lá Khánh Hội có rất nhiều phòng ban nên điện thoại
đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp quan hệ công tác hàng ngày giữa các cán bộ
nhà máy. Để thuận lợi cho việc giao tiếp được nhanh chóng không bị nghẽn tắc đường
dây, mỗi phòng ban trong cơ quan được cài đặt một số riêng.
Ngoài ra còn có các trang thiết bị khác như: máy lạnh, quạt, đèn và các đồ vật dụng
dùng cho công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng như: cặp, kẹp giấy, ghim, bút….
Các thiết bị văn phòng tương đối dễ sử dụng, cách sử dụng cũng giống như lý
thuyết đã học ở trường
*SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

CHÚ GIẢI

làm việc của nhân viên
+ Các bàn làm việc của nhân viên kê sát nhau, lối đi nhỏ hẹp, khoảng trống trong phòng
nhỏ, các nhân viên không có không gian làm việc riêng, do đó trong quá trình làm việc
các nhân viên sẽ bị chi phối lẫn nhau, không phát huy được khả năng làm việc độc lập,
điều kiện làm việc chưa được đảm bảo, dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngoài đặc
biệt là tiếng ồn làm giảm năng suất lao động
+ Trong phòng làm việc vẫn chưa được trang bị cây xanh gây cảm giác nóng nực ngột
ngạt
CHƯƠNG II:KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ
KHÁNH HỘI:
I: Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:
Do quy mô của nhà máy nhỏ hẹp, số lượng cán bộ, công nhân viên trong nhà máy ít, chỉ
khoảng trên 300 người , do đó nhà máy vẫn chưa thành lập phòng hay bộ phận văn thư
riêng mà chỉ bố trí cán bộ văn thư chuyên trách đảm nhiệm công tác văn thư cho toàn nhà
máy.
Số lượng cán bộ nhân viên văn thư là 01 nhân viên, có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ
công tác văn thư lưu trữ.
II: Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:
1) Việc quản lý văn bản đến:
- Nhà máy thuốc lá Khánh Hội là nhà máy trực thuộc Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài
Gòn do đó phần lớn các văn bản đến là của Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn để chỉ
đạo và xử lý công việc, ngoài ra còn có các văn bản của các Khu Công Nghiệp, các Công
ty đối tác, các Doanh nghiệp…
- Số lượng văn bản gửi đến trong 1 năm không nhiều. cụ thể là:
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Năm 2007: có 145 văn bản đến.
Năm 2008: có 163 văn bản đến
- Công cụ để đăng ký văn bản dến là : sổ đăng ký văn bản đến.

2: việc quản lý văn bản đi
- Những loại văn bản mà nhà máy thường ban hành:
Bao gồm: kế hoạch, báo cáo, quyết định, thông báo…Những loại văn bản mà nhà máy
thường ban hành bao gồm: kế hoạch, báo cáo, quyết định, thông báo…
(Mẫu xem phụ lục VII)
- Quy trình quản lý văn bản đi:
Các văn bản do các bộ phận tự xây dựng, sau khi hoàn thành khâu soạn thảo các bộ phận
gửi tới Phòng Tổ Chức Hành Chính. Nhân viên văn thư tại Phòng Tổ Chức Hành Chính
kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuậ trình bày văn bản. sau đó văn thư gửi lên Giám
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đốc ký duyệt các văn bản đó. Sau khi Giám Đốc ký duyệt văn bản được chuyển trở lại
phòng tổ chức hành chính để lấy số công văn đi.
Phòng tổ chức hành chính sẽ lưu lại 01 bản tại văn thư, đăng ký vào sổ văn bản đi sau đó
làm thủ tục phát hành văn bản đi
Tùy theo từng loại văn bản, có những văn bản do các bộ phận trực tiếp phát hành đi,tuy
nhiên hầu hết những văn bản là do bộ phận Tổ Chức Hành Chính làm thủ tục chuyển phát
đến nơi cần gửi.
- Cách lưu văn bản đi của nhà máy: Văn bản đi được lưu lại tổ văn thư đồng thời lưu lại
một bản tại đơn vị soạn thảo. bản lưu văn bản đi tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền. văn bản đi được lưu theo thời gian, theo từng loại văn bản, được
sắp xếp theo thứ tự từng lọai. Những văn bản được đánh số chung thì xếp chung, những
văn bản được đánh số riêng thì xếp riêng để thuận tiện cho việc tra tìm và bảo quản. Văn
bản đi được lưu trong các bìa hồ sơ riêng biệt, xếp theo thứ tự số đánh. Việc lưu giữ, bảo
quản và sử dụng bản lưu văn bản đi đụợc thực hiện theo quy định của pháp luật
- Công cụ đăng ký văn bản đi: sổ đăng ký văn bản đi
- Quy trình ban hành văn bản đi
Văn bản đi được quản lý theo trình tự sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức. kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng văn
bản

đóng dấu đến; ghi số, ngày đến. dấu"Đến" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy
trống, dưới số, ký hiệu(đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối
với công văn), hoặc khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
B4: Đăng ký văn bản đến:
Những văn bản đến sau khi đã đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến được đăng ký vào " sổ
đăng ký văn bản đến"
2: Kiểm tra bảng chấm công chuẩn
Quy trình thực hiện
Dựa vào bảng chấm công mà các bộ phận và phân xưởng gửi đến phòng Tổ Chức Hành
Chính, kiểm tra lại số công chuẩn, công làm thêm giờ, công chờ việc…và kiểm tra lại
tổng số công cuối tháng xem có sai lệch không. Nếu có sai lệch phải đánh dấu vào để báo
cho người có trách nhiệm xem xét.
3: Nhập ngày công của cán bộ công nhân viên từ bảng chấm công vào máy tính để
làm bảng lương.
Quy trình thực hiện
-Sử dụng phần mềm excel có sẵn trong máy, nhập số công chuẩn, công tăng ca, công chờ
viêc… trong tháng của các cán bộ công nhân viên trong nhà máy để tính bảng lương.
Nhập lần lươt theo thứ tự từng bộ phận trước hết là khối văn phòng sau đó là các phân
xưởng
SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-Sau khi đã nhập hết phải kiểm tra, đối chiếu lại với bản gốc xem có sai xót không để
chỉnh sửa cho phù hợp
4: Kiểm tra, sắp xếp lại hồ sơ về giảm trừ thuế thu nhập cá nhân của cán bộ công
nhân viên chức trong toàn Nhà Máy
Quy trình thực hiện
- Dựa vào danh sách cán bộ công nhân viên chức của Nhà Máy đã được lập lần lượt theo
từng bộ phận, phòng ban. Kiểm tra lại hồ sơ xem đã đúng yêu cầu chưa, có tấy xóa
không, nếu hồ sơ nào bị lỗi, bị tẩy xóa phẩi bỏ riêng để yêu cầu làm lại, sau đó tiến hành
phân loại hồ sơ: một loại lưu lại nhà máy, một loại để gửi lên Tổng Công ty và Chi Cục