LỜI MỞ ĐẦU
"Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, chúng tôi sẽ
đảo lộn cả nước Nga". Câu nói bất hủ ấy của V.I. Lênin cho chúng ta hiểu rõ
tổ chức và vai trò của tổ chức. Người còn nói: "Trong cuộc đấu tranh giành
chính quyền, giai cấp vô sản không có vũ khí nào khác hơn là tổ chức". Khi
giai cấp đã nắm chính quyền rồi, người còn nói: "Lĩnh vực trọng yếu nhất và
khó khăn nhất của cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa là nhiệm vụ tổ chức".
Thực hiện di huấn của Lênin, những người cộng sản Việt Nam hết sức coi
trọng công tác tổ chức. Khi Đảng đã có đường lối chính trị đúng đắn thì công
tác tổ chức và cán bộ là một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của
nhiệm vụ cách mạng. Thực hiện nhiệm vụ của một ngành hay một cơ quan
bất kỳ nào trong hệ thống chính trị của chúng ta cũng đòi hỏi có một hình
thức tổ chức thích hợp. Thắng lợi của cách mạng nước ta là minh chứng cho
vai trò của tổ chức.
Sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả của hệ thống các
doanh nghiệp là vấn đề rất hệ trọng trong đường lối phát triển kinh tế, đồng
thời, rất nhạy cảm về chính trị, liên quan tới sự ổn định và phát triển kinh tế -
xã hội của đất nước. Vì vậy, quản lý các doanh nghiệp có hiệu quả là một
công việc hết sức quan trọng, mà trong phạm vi nghiên cứu các Doanh nghiệp
công tác tổ chức đóng một vai trò quyết định đối với sự thành bại của Doanh
nghiệp. Căn cứ vào mục tiêu của Doanh nghiệp và sự biến động của môi
trường trong mỗi thời kỳ, các nhà quản trị cấp cao thường đưa ra những quyết
định về tổ chức nhằm tạo ra một cơ cấu tổ chức phù hợp với yêu cầu của
nhiệm vụ.
Tổ chức là nguyên nhân của những nguyên nhân. Tổ chức là một vấn
đề hết sức phức tạp và quan trọng đối với việc thực hiện đường lối, chủ
trương của Đảng và Nhà nước nói chung và của các Doanh nghiệp nói riêng,
đòi hỏi phải được đối xử như một ngành khoa học, nghĩa là phải được nghiên
cứu và học tập.
1
Được sự hướng dẫn tận tình của cô, trong đề tài này em trú tâm nghiên

Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những
hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một
cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận
một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành
những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành.
2. Những đặc điểm chung của tổ chức
Theo các nhà tâm lý học tổ chức thì có 4 đặc điểm chung đối với tất cả
các tổ chức là:
Thứ nhất, kết hợp các nỗ lực của các thành viên : Như chúng ta
thường thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những nỗ lực
vật chất hay trí tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể được
3
hoàn thành. Chẳng hạn , việc xây dựng các Kim tự tháp, việc đưa con người
lên mặt trăng...là những công việc vượt xa trí thông minh và khả năng của bất
cứ cá nhân nào. Sự kết hợp nỗ lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân.
Thứ hai, có mục đích chung : Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực
hiện được nếu những người tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu cho
những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu chung đem lại cho các thành
viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại.
Thứ ba, phân công lao động : Bằng cách phân chia một cách hệ thống
các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử
dụng nguồn nhân lực của nó một cách có hiệu quả. Phân công lao động tạo
điều kiện cho các thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu
vào một công việc cụ thể.
Thứ tư, hệ thống thứ bậc quyền lực : Các nhà lý thuyết về tổ chức định
nghĩa quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành động của những
người khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự phối
hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những biểu
hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng.
Những đặc điểm trên đây là rất cần thiết để xác định sự hiện diện của

thuận lợi và việc vận hành tổ chức đạt đến mục tiêu sẽ thuận buồm xuôi gió
và đạt hiệu quả cao nhất. Quy luật này được xem là quan trọng nhất.Tuy
nhiên, việc xác định mục tiêu lại chính là vấn đề nan giải nhất của bất kỳ tổ
chức nào. Mục tiêu là cái đích phải đạt tới của tổ chức, mục tiêu quy định quy
mô và cấu trúc của tổ chức. Khi xác định mục tiêu, người ta thường dùng "cây
mục tiêu" để xác định và phân loại thành mục tiêu trước mắt hay lâu dài, mục
tiêu của quốc gia, của ngành hay địa phương…
Trong các doanh nghiệp phải xác định mục tiêu chiến lược của mình,
và để đạt được mục tiêu chiến lược người ta thường phân chia thành từng giai
đoạn dài, ngắn khác nhau và xác định mục tiêu cụ thể. Nếu mục tiêu của hệ
thống là mục tiêu chiến lược thì cũng có thể coi mục tiêu của các đơn vị cấu
thành là mục tiêu cụ thể. Và trong trường hợp này, mục tiêu chiến lược của hệ
5
thống còn là mục tiêu cụ thể của hệ thống lớn hơn. Hiệu quả của tổ chức bắt
đầu từ việc xác định mục tiêu chiến lược và mục tiêu cụ thể cũng như mục
tiêu của hệ thống và mục tiêu của tổ chức hợp thành.
Xác định mục tiêu là công việc khó khăn, phức tạp đòi hỏi người lãnh
đạo hệ thống tổ chức phải tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm lịch sử và dự
báo chính xác tương lai thì mới có thể xác định mục tiêu được đúng đắn.
Người lãnh đạo tổ chức hợp thành phải hiểu sâu sắc mục tiêu của hệ thống để
xác định mục tiêu của tổ chức mình phù hợp với mục tiêu của hệ thống, góp
phần bảo đảm đạt được mục tiêu của hệ thống một cách hiệu quả nhất. Số
lượng mục tiêu càng ít càng tốt và càng ít càng khó đối với người xác định
mục tiêu, hoạch định đường lối. Tổ chức có nhiều mục tiêu thường đạt hiệu
quả kém. Khi xác định mục tiêu, người ta xây dựng "cây mục tiêu" và phải
lựa chọn mục tiêu ưu tiên trong số nhiều mục tiêu và tốt hơn nữa là xếp hạng
mục tiêu ưu tiên. Việc lựa chọn mục tiêu ưu tiên là khắc phục tình trạng đa
mục tiêu của tổ chức. Bằng kinh nghiệm thực tiễn người ta thấy rằng tổ chức
cơ sở chỉ nên có không quá ba mục tiêu.
Khi xác định mục tiêu, người ta rất chú ý tới tính khả thi của việc xác

một cấu trúc, chúng tạo nên sự thống nhất giữa bộ phận và toàn thể của tổ
chức hay của hệ thống. Quan điểm hệ thống này được các nhà kinh điển của
chủ nghĩa Mac - Lênin nêu lên thành luận điểm khoa học trong học thuyết
duy vật biện chứng về sự thống nhất vật chất của thế giới và mối quan hệ giữa
chúng. Lý thuyết hệ thống đã tạo ra khả năng cho con người mô tả, phân tích,
xử lý các mối quan hệ đa dạng giữa các đối tượng phức tạp của thực tiễn, của
hệ thống tổ chức.
Quan hệ cơ bản nhất xác định hoạt động của hệ thống tổ chức là quan
hệ vào - ra của hệ thống tổ chức. Xem xét quan hệ vào ra là xem xét chức
năng hoạt động của hệ thống tổ chức, đồng thời cũng là xét hệ thống trong
trạng thái mở, trong sự tương tác của môi trường, chứ không phải là một hệ
thống khép kín. Về mặt thực tiễn, quan hệ vào ra là căn cứ chủ yếu để xem
xét khả năng hoạt động và hiệu quả của tổ chức và của hệ thống. Quy luật hệ
thống không chỉ cho ta thấy cấu trúc của tổ chức, mà còn chỉ cho ta cách quản
7
lý hay điều khiển tổ chức hoặc hệ thống tổ chức. Qúa trình điều khiển là quá
trình tác động lên hệ thống để biến cái vào thành cái ra theo mục tiêu thiết kế
của hệ thống.
Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm và mối
quan hệ của các tổ chức cùng cấp và các cấp trong hệ thống, Trong hệ thống
tổ chức thường bắt đầu từ tổ chức cơ sở, dù nhỏ thì tổ chức cơ sở cũng mang
đầy đủ tính chất của một tổ chức. Khi tính điều khiển được của tổ chức vượt
quá khả năng quản lý thì phải phân cấp và thành lập bộ phận trung gian. Do
nhu cầu phát triển mà các bậc trong tổ chức thay đổi. Sự thay đổi sẽ bớt khó
khăn khi ta quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cấp, quyền hạn, trách
nhiệm của cán bộ lãnh đạo và quản từng cấp. Các tổ chức cùng cấp tạo nên cơ
cấu hệ thống ngang, các tổ chức trong hệ thống ngang cần có chức năng
nhiệm vụ rõ ràng thì mới không trùng lặp gây lãng phí và làm giảm sức mạnh
của tổ chức. Ngoài ra, cần quy định quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp với
nhau để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức, hệ thống này ví như dây

Bất kỳ một tổ chức nào sau khi ký quyết định thành lập hoặc giấy phép
hành nghề, nó bắt đầu hoạt động, hoạt động liên tục, hoạt động không ngừng.
Khi tổ chức ngừng hoạt động là tổ chức bị phá sản hay giải thể. Hoạt động là
điều kiện tồn tại của tổ chức, tổ chức cũng như cơ thể sống, sự vận động là lẽ
sống của nó. Vận động của hệ thống tổ chức không chỉ liên tục mà còn vận
động toàn thể từ những tổ chức hợp thành đến hệ thống. Tổ chức được thiết
kế để thực hiện mục tiêu, quá trình thực hiện mục tiêu là quá trình vận động
của tổ chức, nếu tổ chức không vận động thì không có cách gì để thực hiện
mục tiêu. Nói quy luật động không ngừng là mới chỉ nói một vế, còn vế thứ
hai là vận động theo quy trình của tổ chức, quy trình được quy định cụ thể
trong điều lệ hoạt động của tổ chức. Tuy vận động không ngừng nhưng bộ
máy tổ chức không phải là động cơ vĩnh cửu, mà nó cũng cần năng lượng để
hoạt động. Nguồn năng lượng đó chính là các quyết định của cơ quan quản lý,
sản phẩm của bộ máy lãnh đạo và quản lý là các quyết định, việc tổ chức và
thực hiện các quyết định là nhiệm vụ chính của nó. Đó chính là năng lượng
mà lãnh đạo cấp cho bộ máy tổ chức. Do đó, cần ban hành và thực hiện chế
9
độ chuẩn bị và thông qua các quyết định. Tuân thủ quy luật khách quan này,
khi thiết kế tổ chức, ngoài thiết kế hệ thống, còn phải xác định cơ chế vận
hành của bộ máy tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng và
đúng theo quy trình đã xác định. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành cần có
điều chỉnh, bằng các quyết định của cấp trên hay của lãnh đạo tổ chức, bảo
đảm cho tổ chức vận động không ngừng và đúng quy trình, đồng thời bảo
đảm cho tổ chức tự điều chỉnh.
5. Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức
Quá trình vận động thực hiên mục tiêu, mỗi tổ chức tiến hành trong
môi trường riêng của mình. Môi trường ấy luôn thay đổi, nên bản thân tổ
chức phải tự điều chỉnh để tạo ra những cân bằng mới phù hợp với sự biến
động của môi trường, nhằm đạt mục tiêu một cách có hiệu quả nhất. Vì vậy,
tổ chức nào biết tự điêu chỉnh là tổ chức linh hoạt và có sức sống. Để cho tổ

lợi này đến thắng lợi khác.
Sau hơn nửa thế kỷ lãnh đạo thành công cách mạng Việt Nam, năm
1982, Đại hội toàn quốc lần thứ V của Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng
định: Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đường
lối, chính sách của Đảng. Đảng ta không những đã thể hiện bản lĩnh độc lập,
tự chủ, sáng tạo trong việc đề ra đường lối cách mạng, mà còn cả trong tổ
chức thực hiện, nên đã nhân sức mạnh của dân tộc ta lên gấp nhiều lần, chiến
thắng các kẻ thù hùng mạnh và tàn bạo nhất thời đại.
Muốn cho tư tưởng, đường lối, chính sách được thực hiện, phải có tổ
chức, phải tổ chức con người lại với những phương tiện nhất định, chỉ đạo
mọi người hành động theo đúng những mục tiêu, phương hướng do tư tưởng
đó xác định. Chính trên ý nghĩa ấy, chúng ta nói: Khi Đảng đã có đường lối,
nhiệm vụ chính trị đúng đắn thì công tác tổ chức, cán bộ và công tác quản lý
bảo đảm thực hiện thắng lợi đường lối, nhiệm vụ chính trị. Đường lối nhiệm
vụ chính trị và công tác tổ chức, quản lý có mối liên hệ hữu cơ, không thể
tách rời nhau.
11
Bên cạnh những thành công, thắng lợi vĩ đại đó, chúng ta cũng còn
nhiều yếu kém: Đất nước còn nghèo nàn, kém phát triển; chưa cần kiệm trong
sản xuất, tiêu dùng và dồn công sức cho đầu tư phát triển; quản lý nhà nước
về kinh tế, xã hội còn bộc lộ nhiều non yếu; hệ thống chính trị còn nhiều
nhược điểm; tổ chức bộ máy còn cồng kềnh…
12
CHƯƠNG II
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
I. KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn
nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện
những hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.

hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận hệ thống.
4. Tính kinh tế
Cơ cấu tổ chức quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao
nhất. tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định
bỏ ra và kết quả sẽ thu về.
5. Tính bí mật
Đòi hỏi giữ gìn nội dung hoạt động của mỗi phân hệ và của cả hệ
thống, chống sự rò rỉ thông tin cho các hệ thống ngoài, sự thường xuyên theo
dõi của các hệ thống khác.
III. NHỮNG NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC
1. Nguyên tắc xác định theo chức năng
Một vị trí công tác hay một bộ phận được định nghĩa càng rõ ràng theo
các kết quả mong đợi, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao
và các mối liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay bộ phận khác, thì
những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc
hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Đây là nguyên tắc cơ bản chi phối quá trình chuyên môn hoá và hợp
nhóm các hoạt động để hình thành nên các bộ phận và phân hệ của cơ cấu.
Việc coi nhẹ nguyên tắc này dễ dẫn đến nguy cơ về sự lẫn lộn không biết ai sẽ
phải làm việc gì. Đây là nguyên tắc đơn giản về mặt nhận thức nhưng thường
rất phức tạp khi vận dụng. Để xác định một vị trí công tác hay một bộ phận
cùng tất cả những yếu tố liên quan đến nó, trong hầu hết các trường hợp đều
14
cần đến tính nhẫn nại, trí thông minh của những nhà tổ chức, và tính rõ ràng
của các kế hoạch.
2. Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn
Việc giao quyền là để trang bị cho người quản lý một công cụ thực hiện
mục tiêu, và do đó quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với
nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện các kết quả mong muốn.
3. Nguyên tắc bậc thang

cấp trên, những khó khăn thực tiễn trong việc phải phục vụ nhiều "ông chủ" là
điều không tránh khỏi. Nghĩa vụ cơ bản mang tính cá nhân, và quyền hạn
được giao bởi nhiều người cho một người rất có thể sẽ dẫn tới những mâu
thuẫn cả về quyền hạn lẫn trách nhiệm.
7. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
Việc duy trì sự phân quyền đã định đòi hỏi các quyết định trong phạm
vi quyền hạn của ai phải được chính người đó đưa ra chứ không được đẩy lên
cấp trên.
Từ nguyên tắc này có thể thấy rằng nếu người quản lý mong muốn giao
phó quyền hạn một cách có hiệu quả, họ phải đảm bảo rằng việc uỷ quyền là
rõ ràng đối với cấp dưới. Họ cũng nên tránh lòng ham muốn ra các quyết định
thay cho cấp dưới.
Đây là một nguyên tắc rất khó vận dụng trong thực tế. Sẽ dễ dàng hơn
nếu những nhà quản lý nhận thức được quy luật lợi thế tương đối của quản lý
tương đồng với quy luật lợi thế so sánh về kinh tế trong mối quan hệ giữa các
quốc gia. Của cải của một nước sẽ được tăng thêm nếu họ xuất khẩu những
sản phẩm sản xuất có hiệu quả thấp và nhập khẩu những sản phẩm sản xuất
kém hiệu quả nhất, ngay cả khi họ có thể sản xuất những hàng nhập khẩu rẻ
hơn nhiều so với các nước khác. Tương tự người quản lý tăng thêm sự đóng
góp của mình cho tổ chức nếu họ chỉ tập trung vào những công việc góp ích
nhiều nhất cho các mục tiêu của tổ chức và giao cho cấp dưới những nhiệm
vụ còn lại, ngay cả khi họ có khả năng làm tốt các nhiệm vụ đó hơn nhiều so
với cấp dưới.
16
8. Nguyên tắc quản lý sự thay đổi
Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức cần đưa vào trong cơ cấu các biện
pháp và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước những sự thay đổi. Tổ chức nào
được xây dựng cứng nhắc, với các thủ tục quá phức tạp hay với các tuyến
phân chia bộ phận quá vững chắc, đều có nguy cơ không có khả năng đáp ứng
được trước thách thức của những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội, công

♦ Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng
kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới.
♦ Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản lý
…
V. NHỮNG THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Chuyên môn hoá
Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và
phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm
nhiệm chúng. Do đó trong tổ chức, một cá hay một nhóm làm việc có thể
chuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất.
Ta nghiên cứu sự chuyên môn hoá theo chiều dọc và chuyên môn hoá theo
chiều ngang của tổ chức:
1.1. Chuyên môn hoá chiều dọc
Đối với các tổ chức lớn, người ta tách biệt rõ ràng về khía cạnh quyền
hạn và nhiệm vụ của các cấp bậc từ trên xuống dưới. Việc tách biệt này chính
là chuyên môn hoá chiều dọc. Hơn thế nữa phân khoa lao động có thứ bậc là
để phân bổ quyền hạn chính thức và thiết lập bộ phận để ra các quyết định
quan trọng.
Sự phân bổ quyền hạn chính thức là căn cứ để xác định trách nhiệm
đặc trưng cho các nhà quản lý. Những nhà quản lý chóp bu hoặc các chuyên
viên điều hành cấp cao lập kế hoạch chiến lược tổng thể cho tổ chức và lên kế
hoạch dài hạn. Họ cũng là người đưa ra quyết định cuối cùng cho các tranh
18
chấp bên trong tổ chức và cố gắng súc tiến, cải tiến tổ chức và làm các công
việc khác tương tự. Các nhà quản lý cấp trung gian hướng dẫn hoạt động hàng
ngày của tổ chức, hình thành chính sách và cụ thể hoá các quyết định quản lý
cấp cao thành các công việc cụ thể. Các nhà quản lý cấp thấp giám sát hoạt
động của nhân viên cấp dưới để đảm bảo thực hiện chiến lược đã được đưa ra
bởi bộ phận quản lý chóp bu và bảo đảm sự ăn khớp với các chính sách của
bộ phận quản lý trung gian.