TRÌNH BÀY: PGS.TS. ĐẶNG MINH ẤT
BỘ MÔN: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Phân tích - Thiết kế - Cài đặt
Hệ thống thông tin
CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG –
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
2
 Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu.
 Bài 2: Khảo sát chi tiết.
 Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
 Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông
tin cho quá trình phân tích.
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
3
 Nội dung bài học
 Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.
 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.
 Xác định các rủi ro và các trở ngại
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
4
 Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.
 Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay
thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều điều bất cập
 Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường

phân cấp các quyền hạn.
 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý
các thông tin trong đó.
 Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các công thức để làm căn
cứ cho các quá trình xử lý thông tin.
 Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý các thông
tin và tài liệu giao dịch.
 Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.
 Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự
đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.
 Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hướng giải quyết
 Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
7
 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.
 Kết thúc giai đoạn khảo sát sơ bộ những câu hỏi sau đây sẽ được làm
rõ:
 Tại sao cần tiến hành khảo sát?
 Điều gì cần làm tiếp tục?
 Cần thực hiện trong bao lâu?
 Giá thành là bao nhiêu?
 Mạng lại lợi ích và có trở ngại gì?
 Kết quả của giai đoạn khảo sát sơ bộ là Hồ sơ khảo sát
 Các mô tả chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động của
đơn vị cơ sở.
 Các yêu cầu cải tiến, phạm vi công việc tin học hoá, tính khả thi của công
việc và hiệu quả đem lại của công việc.
Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu

Bài 2: Khảo sát chi tiết.
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
11
 Phương pháp thực hiện.
 Cần khảo sát để tìm hiểu xem hệ thống đang làm gì một cách chi tiết,
cụ thể là:
 Các nguồn thông tin
 Phần cứng/ phần mềm đang sử dụng.
 Các quy trình.
 Các biểu và báo cáo đang dùng.
 Tổ chức nhân sự.
 Chi phí.
 Chu kỳ và tần suất hoạt động.
Bài 2: Khảo sát chi tiết.
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
12
 Lập hồ sơ khảo sát.
 Nội dung chủ yếu của khảo sát chi tiết là chi tiết hóa các quá trình và
các phương thức tác động qua lại giữa các quá trình và toàn bộ hệ
thống.
 Khó khăn chủ yếu khi khảo sát hệ thống là sự tương tác của các thủ
tục bởi vì các tương tác đó thường không diễn ra đơn giản.
 Có thể có những tương tác sau:
 Tương tác giữa các bộ phận.
 Tương tác không chính thức.
 Tương tác hợp thức nhưng không thường xuyên.
 Tương tác đặc biệt nhưng không hợp thức.
Bài 2: Khảo sát chi tiết.

Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
15
 Xác định phạm vi và các hạn chế
 Phạm vi có thể bao trùm cả cơ quan hay chỉ đụng chạm một vài bộ phận
nhỏ của cơ quan, bao quát công tác quản lý toàn diện hay chỉ giải quyết một
vài công tác quản lý riêng biệt nào đó.
 Trong một cơ quan, tổ chức, dù lớn hay nhỏ, thì hệ thống quản lý thường
bao gồm nhiều hệ con (như quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý vật
tư, quản lý sản xuất,…) và mỗi hệ con này lại gồm nhiều hệ nhỏ hơn (chẳng
hạn quản lý kho, xử lý đơn hàng, ).
 Có thể có ba loại hạn chế:
 Hạn chế về nhân lực.
 Hạn chế về thiết bị, kỹ thuật.
 Hạn chế về tài chính
Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
16
 Xác định các mục tiêu và ưu tiên cho dự án.
 HTTT được xây dựng là nhằm vào các mục đích sau:
 Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý; đáp ứng yêu cầu nghiệp
vụ một cách tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật.
 Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động; tăng thu nhập,
hoàn vốn nhanh.
 Mang lại lợi ích sử dụng: nhanh chóng, thuận tiện.
 Khắc phục các khiếm khuyết của hệ thống cũ; hỗ trợ các chiến lược phát
triển lâu dài; đáp ứng các ưu tiên, ràng buộc và hạn chế đã được áp đặt.
Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin

19
 Nội dung bài học
 Phương pháp phỏng vấn (Phương pháp 1)
 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra (Phương pháp 2)
 Nghiên cứu tài liệu về hệ thống (Phương pháp 3)
 Phương pháp quan sát hệ thống (Phương pháp 4)
Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập
thông tin cho quá trình phân tích.
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
20
 Phương pháp phỏng vấn (Phương pháp 1)
 Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và
thông dụng nhất. Phương pháp này đặc biệt hữu hiệu khi người phân
tích ít am hiểu trong lĩnh vực nghiệp vụ
 Những điều cần lưu ý khi phỏng vấn:
 Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn.
 Thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn.
 Tình huống phỏng vấn.
 Câu hỏi mở.
 Câu hỏi trực tiếp.
 Những câu hỏi cần tránh.
Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập
thông tin cho quá trình phân tích.
25 October 2011
Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
21
 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra (Phương pháp 2)
 Sử dụng khi đối tượng phỏng vấn lớn.
 Điều tra là một phương pháp thông dụng của thống kê.

Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin
23
 Phương pháp quan sát hệ thống (Phương pháp 4)
 Người phân tích dưới dạng thực tập viên tới làm việc ở đơn vị trong
một thời gian nào đó.
 Các quan sát bắt đầu từ việc theo dõi quan sát các quy trình hoạt
động tiến tới xác định mục đích hoạt động chính của đơn vị.
 Tuy nhiên, phương pháp quan sát hệ thống cũng có một số hạn chế.
 Hệ thống cũ sẽ bị thay thế nên không còn ý nghĩa nhiều nữa.
 Những người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu.
 Việc quan sát cũng thường đòi hỏi khá nhiều thời gian
 Bước tiếp theo là tiến hành quan sát chi tiết
 Tiếp tục chi tiết hoá các mục tiêu
 Xác định các nguồn thông tin, yêu cầu về thông tin