LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập cuối khóa là khâu không thể thiếu trong quá trình đào tạo ở các
trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp. Đây là khoảng thời gian mỗi
sinh viên có thể vận dụng kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tế, được độc
lập thích nghi với môi trường mới, và được tự mình thử sức với những công việc
chuyên môn liên quan tới nghề nghiệp sau này.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của thực tập cuối khóa đối với mỗi sinh viên, đã.
Em đã chọn UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa là nơi tiến hành thực tập,
tại đây được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh chị, cô chú trong cơ quan, em
không chỉ hoàn thành tốt những công việc được giao, mà còn được hướng dẫn hướng
làm tốt báo cáo tốt nghiệp cuối khóa của mình.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Phạm Văn Thắng đã tận tình chỉ bảo
và giúp đỡ em trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập. Và em cũng xin gửi lời
cảm ơn tới các cán bộ, công chức trong văn phòng UBND huyện Quảng Xương,
đặc biệt là chị Đoàn Thị Lan Nhung, chị Hoàng Thị Duyên đã tạo điều kiện, hướng
dẫn để em có thêm những kỹ năng nghiệp vụ, để em tự tin hơn khi giao tiếp với
lãnh đạo và mọi người trong cơ quan.
Được phân công thực tập tại phòng Văn thư của UBND huyện, em được trực
tiếp tham gia như một nhân viên thực sự, nhờ vậy em đã hiểu rõ được chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn cũng như nhưng công việc cụ thể mà cán bộ văn thư phải
hoàn thành. Đồng thời, qua thực tế em nhận thấy công tác này tại UBND huyện
Quảng Xương đã và đang hoạt động tương đối hiệu quả, tuy nhiên vẫn còn những
mặt cần khắc phục. Vì vậy, em mạnh dạn chọn đề tài “Quản trị công tác văn thư
tại UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp”
làm báo cáo tốt nghiệp của mình. Trên cơ sở đánh giá những thành công và những
điểm còn tồn tại, em đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của
công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương. Do thời gian thực tập không
nhiều và khả năng lí luận còn chưa cao nên bản báo cáo không tránh khỏi những
khiếm khuyết, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để
bản báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

2 Tuần 3,4
Từ ngày
09/4 đến
20/4
Thực hành vào sổ văn bản đến, văn bản đi theo đúng quy trình.
Bắt đầu sử dụng thành thạo các loại máy phục vụ công tác văn
thư
Trao đổi với các anh chị trong cơ quan để có phương pháp hoàn
thiện công việc .
Tìm hiểu sơ lược về Văn phòng UBND về cơ cấu, hoạt động,
nhiệm vụ quyền hạn…
- Hoàn thiện đề cương và tiến hành viết báo cáo.
3 Tuần 5,6
Từ ngày
23/4 đến
04/5
Tiếp tục các công việc thành thạo hơn.
Trực tiếp soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Phó Chánh văn
phòng.
Được cán bộ quản lý cổng thông tin điện tử của UBND Huyện
hướng dẫn trực tiếp cách thức làm việc thông qua mạng nội bộ
và các Website.
Trực tiếp gửi giấy mời, công văn khẩn tới các xã, thị trấn trong
Huyện.
Tiến hành xin tài liệu cho đề tài báo cáo.
Khảo sát tình hình chung của các bộ phận liên quan tới đề tài
báo cáo thực tập.
Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập và gửi thầy cô.
4 Tuần 7,8
Từ ngày

quản lý văn bản đến, đi, con dấu… em vẫn nắm chắc. Và em thấy thực tế thực hiện
của cán bộ văn thư còn nhiều điều chưa đúng, chưa chuẩn với những quy định của
pháp luật. Quy trình của các công tác này nhiều khi bị đảo lộn và bị tình cảm chi
phối khá nhiều.
Nhất là trong công tác giải quyết và quản lý văn bản đi việc gọi điện xin số
văn bản trước, hay xin chèn số vào những ngày trước diễn ra khá nhiều lần. Đôi lần
có thắc mắc vì không như những gì được học, song câu trả lời nhận lại chỉ là “đã
thành thói quen”.
Dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các đồng chí cán bộ, công chức,
viên chức trong đơn vị thực tập, em đã được làm quen với các công việc của cán
bộ văn thư và được trực tiếp tham gia làm việc như một nhân viên chính thức.,
Những công việc em đã làm được qua thời gian thực tập cụ thể đó là :
- Hiểu rõ cơ cấu tổ chức, hoạt động, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, quy
chế làm việc của UBND Huyện Quảng Xương.
- Biết cách phân loại sổ ; cho số văn bản; vào sổ văn bản các loại văn bản
đến, đi theo từng bộ phận, ban ngành….
- Trực tiếp tham gia kiểm tra thể thức văn bản, đóng dấu văn bản khi văn bản
đầy đủ yêu cầu.
- Biết cách sử dụng các loại máy : Máy photocopy, máy fax, máy scan, máy
in.
- Trực tiếp tham gia quản lý cổng thông tin điện tử của Huyện.
- Tìm kiếm và tham khảo tài liệu tại UBND Huyện và tiến hành viết báo cáo
thực tập.
- Hoàn thành đợt thực tập, báo cáo thực tập đúng thời gian quy định.
CHƯƠNG II
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ
VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
1. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên
Tháng 2 năm 2012, một phần diện tích và dân số của huyện Quảng được chuyển

Giảm hộ nghèo từ 3 % trở lên.
Thu nhập bình quân đầu người đạt 17,0 triệu đồng.
Tỷ lệ tăng dân số giảm 0,06%.
Số trường được công nhận đạt chuẩn quốc gia 10 trường trở lên.
Khai trương xây dựng 15 làng, đơn vị văn hoá.
Xây dựng 05 xã chuẩn quốc gia về y tế.
II. UBND huyện Quảng Xương
UBND huyện Quảng Xương do HĐND huyện bầu ra là cơ quan chấp hành
của HĐND huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND huyện, huyện ủy Quảng
Xương, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết,
chủ trương, chính sách. Có trách nhiệm báo cáo toàn bộ hoạt động của mình với
HĐND huyện, huyện ủy và thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các
mặt.
UBND huyện bao gồm:
- Thường trực HĐND- UBND huyện: 01 Chủ tịch UBND huyện; 04 phó chủ
tịch.
- Các phòng thuộc UBND huyện: Phòng thanh tra; Phòng Nội vụ;
Phòng tư pháp; Phòng Nông nghiệp; Phòng giáo dục- đào tạo; Phòng Tài Chính-
Kế hoạch; Phòng y tế; Phòng Công thương; Phòng văn hóa- thông tin; Phòng Tài
nguyên và môi trường; Văn phòng HĐND- UBND; Văn phòng đăng kí quyền sử
dụng đất; Phòng Lao động - Thương binh và XH.
Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Quảng Xương:
(1) TTr HĐND- UBND huyện Quảng Xương
(2) Các phòng thuộc UBND huyện Quảng Xương
III. VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND- UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc
của thường trực HĐND và UBND huyện.
Có chức năng tham mưu các hoạt động của thường trực HĐND và UBND
huyện, điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan, ngành, phòng ban cấp

nghiệp-
PTNT
Phòng
Nội Vụ
2
Văn
phòng
HĐND-
UBND
Phòng
văn hóa-
Thông
tin
Phòng y
tế
Phòng
giáo
dục- đào
tạo
Phòng
thanh tra
Phòng
Lao
động-
TB- XH
Phòng tư
pháp
địa phương; đảm bảo các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND huyện.
2. Nhiệm vụ

chặt chẽ với văn phòng UBND tỉnh, văn phòng HĐND và Đoàn đại biểu Quốc Hội
tỉnh, Văn phòng các Sở, ngành,cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo.
Với các cơ quan liên quan trong Huyện : Phối hợp văn phòng Huyện ủy xây
dựng chương trình làm việc của thường trực HĐND- UBND huyện; chuẩn bị
những vấn đề UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện cần báo cáo trước Huyện ủy,
thường vụ Huyện ủy để công việc được thống nhất. Phối hợp cơ quan đóng trên địa
bàn huyện, các ban của HĐND để chuẩn bị nội dung kì họp HĐND trình bày tại
các kì họp HĐND.
Quan hệ chăt chẽ với cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các
xã, thị trấn để nắm chắc mọi hoạt động trong địa bàn huyện; đôn đốc thực hiện
nhiệm vụ, thực hiện chế độ báo cáo theo các quy định.
Với chi bộ, chi ủy văn phòng HĐND và UBND Huyện: Thực hiện phối hợp
chặt chẽ với chi Bộ, chi ủy trong quá trình lãnh đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn của cơ quan.
PHẦN II : BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN
QUẢNG XƯƠNG – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP.
CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. VĂN PHÒNG
1. Khái niệm về văn phòng
Có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng tuy nhiên chúng ta có thể hiểu văn
phòng một cách chung nhất:
“ Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều
kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”.
2. Vị trí, vai trò của Văn phòng
- Là trung tâm thực hiện quá trình quản lí điều hành của cơ quan, đơn vị
- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại.
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.

- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký
- Phân loại và trình lãnh đạo
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức
năng
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành).
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
3. Tổ chức công tác văn thư
3.1. Biên chế công tác văn thư
Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức
tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ
thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong
bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá,
phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ luôn
bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng
đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
3.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình
thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
+ Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn
+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ
công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc.
+ Hình thức văn thư hỗn hợp: Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng
ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước.
4. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu

 Cách bố trí cán bộ chuyên trách
- Phòng văn thư của UBND Huyện Quảng Xương được bố trí 02 người. Bao gồm
cán bộ văn thư Đoàn Thị Lan Nhung, tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư - lưu trữ
của Cao đẳng Nội vụ, phụ trách công tác văn thư của toàn UBND huyện; Thứ hai
là cán bộ lưu trữ Hoàng Thị Duyên, tốt nghiệp Học viện Hành chính Quốc gia cơ
sở Hà Nội, chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị phục vụ công tác văn thư của
UBND huyện, đồng thời quản lý cổng thông tin điện tử.
- Văn phòng UBND Huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người chỉ đạo chung
là chánh văn phòng UBND Nguyễn Đình Dự, dưới Chánh văn phòng có hai phó
chánh, Văn thư chịu sự chỉ đạo của Chánh văn phòng cũng như phó chánh.
 Cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư của UBND huyện Quảng
xương:
Bộ phận văn thư nằm ở phòng trung tâm tại tầng 1 dãy nhà B của UBND
huyện. Trước năm 2012, bộ phận văn thư được bố trí cùng phòng làm việc với phó
chánh văn phòng phụ trách kinh tế - xã hội. Tới tháng 3 năm 2012 bộ phận văn thư
được tách thành một phòng riêng. Phòng văn thư được bố trí nằm giữa phòng của
Chánh văn phòng và phó Chánh văn phòng, tiện lợi cho việc liên lạc giữa cán bộ
văn thư và lãnh đạo.
 Trang thiết bị trong phòng :
Phòng văn thư được trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác, ngoài cơ sở
vật chất về điện, nước, hệ thống quạt cây, quạt trần; đồng thời cán bộ văn thư được
trang bị 03 tủ đựng tài liệu, và có tủ riêng để bảo quản con dấu … ngoài ra còn
được trang bị : 01 Điện thoại, 01 Máy Fax, 01 Máy in, 01 Máy Photo coppy, 01
Máy tính có nối mạng nội bộ, mạng Intenet, 01 Máy Scan.
2.Tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương - Tỉnh Thanh Hoá
2.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
a.Nguyên tắc chung
Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có
nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí
mật. Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải được thông qua đồng chí Chánh văn

46
Tổng số văn bản đến 3374
Hình thức bên ngoài sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Quảng Xương
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
……………………………
SỔ ĐĂNG KÝ
VĂN BẢN ĐẾN
Năm: ………
Từ ngày….đến ngày….
Từ số….đến số………
Quyển số :…………
2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
UBND H.QUẢNG XƯƠNG
CÔNG VĂN ĐẾN
SỐ:……
Ngày tháng .n m .… … …ă
a.Nguyên tắc chung
Tất cả văn bản do UBND Huyện ban hành trên tất cả các lĩnh vực đều phải
được thông qua cán bộ văn thư, trên cơ sở xem xét tính hợp pháp, hợp lý của văn
bản sau đó chuyển đến đơn vị nhận văn bản.
Đối với các văn bản khẩn cần được làm thủ tục chuyển phát ngay sau khi văn
bản được hoàn thiện, tất cả những văn bản do cơ quan ban hành đều được đánh
máy và trình bày sạch sẽ, gọn gàng trên giấy khổ A4.
b.Hình thức mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG
……………………………
SỔ ĐĂNG KÝ
VĂN BẢN ĐI
Năm: ………
Từ ngày….đến ngày….

cho tổng cộng 5903 số, trong đó cụ thể :
Tên loại văn bản đi Số lượng
Quyết định
Công văn
Chỉ thị đi
Tờ trình
Giấy mời
Phương án – đề án – hướng dẫn
Thông báo, báo cáo, kế hoạch
3510
1012
9
135
630
9
598
Tổng số văn bản đi 5903 số
2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND Huyện được thực hiện theo bản
hướng dẫn của nhà nước như Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm
2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của UBND Huyện Quảng Xương được cán bộ văn thư Đoàn Thị Lan
Nhung quản lý nghiêm ngặt, được trang bị riêng 01 tủ bảo quản con dấu.
Có nhiều loại dấu : Dấu của UBND Huyện, dấu Văn phòng, dấu tên, dấu chức
danh, dấu đến, dấu chuyển…
2.4 Tổ chức hồ sơ, lưu trữ tại phòng lưu trữ.
Văn bản sau khi giải quyết xong lập thành hồ sơ và được lưu tại văn thư văn
phòng và tại phòng tài liệu. Tại văn phòng UBND huyện nhân viên văn thư cũng
đồng thời là người thực hiện công tác lưu trữ, cất giữ và tra cứu tài liệu khi cần.
Nhìn chung, cặp đựng tài liệu có mẫu giống với sổ đăng kí văn bản đi và đến.

huyện Quảng Xương đã đăng tải những văn bản đi của UBND lên cổng thông tin
điện tử của Huyện : /> Quản lý con dấu thực hiện có hiệu quả, tình trạng đóng dấu tràn lan giảm
đáng kể.
1.Những mặt còn tồn tại
* Giải quyết và quản lý văn bản
Tình trạng cho số văn bản nhưng chưa có văn bản lưu vẫn diễn ra. Qua thực tế
quan sát, có rất nhiều Quyết định, Công văn của UBND huyện được đánh số trong
sổ lưu văn bản đi, song thực ra văn bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức vẫn chưa
được trình văn thư xem xét.
Tình trạng chèn số văn bản vẫn diễn ra, đó là việc lãnh đạo, phòng, ban chuyên
môn ra văn bản chậm và muốn lấy số từ những ngày trước khi văn bản thực được
hoàn thành, và yêu cầu được chèn số. Vì vậy, có nhiều số trùng nhau trong cùng
một ngày, điều này không đúng với lý thuyết và quy định pháp luật.
Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối
năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các
phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
Văn bản của huyện hầu như chỉ được lưu văn bản giấy, chưa có hệ thống vào
sổ văn bản bằng công nghệ thông tin, nên khi tra cứu thông tin về văn bản nào đó
rất mất thời gian và vất vả cho cán bộ văn thư; hơn nữa việc chỉ lưu trữ hầu hết
bằng giấy tờ không đảm bảo an toàn nếu trường hợp cháy nổ hay mưa bão lớn.
Tuy đã đưa được một số văn bản của UBND Huyện lên cổng thông tin điện tử,
phục vụ nhanh chóng, hiệu quả cho công tác quản lý của lãnh đạo, cũng như việc
tra cứu của nhân dân. Tuy nhiên, việc lưu văn bản này chưa có hệ thống. Vì rất
nhiều văn bản đi của Huyện không được đưa lên, như : Công văn về giải quyết
khiếu nại về đất đai; công văn giải quyết khiếu nại về các quyết định hành chính,
hành vi hành chính….
Hầu như văn bản được đưa lên chỉ là những văn bản đi, và theo ý chủ quan của
cán bộ quản lý cổng thông tin điện tử, như vậy dù ứng dụng công nghệ vào lưu văn
bản nhưng chưa đầy đủ, chưa thực sự có hệ thống.
Khi chuyển văn bản đến cho lãnh đạo, phòng ban chuyên môn không lập phiếu

chấp nhận.
Theo thông tư 01, ở phần tên loại và trích yếu nội dung, mẫu của Tờ trình sẽ
không có dấu ngoặc kép tại phần trích yếu, nhưng ở đây lại có. Thứ hai, danh từ
được nhắc đến trong tờ trình như : Chính phủ, Sở Tài chính, Huyện… yêu cầu phải
viết hoa thì ở đây lại không; Thứ 3 chữ Nơi nhận phải là cỡ chữ 11 và in nghiêng
thì ở đây lại là 14 và đứng đậm. Như vậy có thể nói những văn bản sai rất nhiều về