Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế ngày nay, việc đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công
tác quản lý, điều hành đối với mỗi cơ quan, tổ chức là vấn đề vô cùng quan
trọng. Công tác văn thư - lưu trữ là một hoạt đọng gắn liền với hoạt động chỉ
đạo điều hành công việc, trực tiếp quản lý mọi thông tin đầu vào và thông
tin đâu ra của cơ quan, tổ chức. Cùng với sự phát triển của xã hội hiện đại,
xã hội thông tin đòi hỏi thông tin phải được cung cấp, xử lý và truyền đạt
một cách nhanh chóng, chính xác nhằm phục vụ tốt cho quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Do đó, hiệu quả của hoạt động quản lý trong các cơ
quan, tổ chức đó phục thuộc vào công tác văn thư - lưu trữ có làm tốt hay
không. Chính vì vậy, các cơ quan, tổ chức đặc biệt là trong các cơ quan hành
chính Nhà nước ngày càng không ngừng quan tâm, củng cố và hoàn thiện
công tác văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại hóa.
UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh là một cơ quan quản lý hành
chính Nhà nước. Để hoàn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình,
UBND xã Hưng Lộc phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạt
động của Văn phòng. Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc văn phong UBND xã
đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của
UBND xã. Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Văn
phòng UBND xã Hưng Lộc không ngừng hoàn thiện, hiện đại hóa để nâng
cao chất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Văn
phòng cũng như của Ủy ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn
cho lãnh đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn quận.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
1
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn và sau khi được tiếp cận thực tế công
tác văn thư - lưu trữ tài văn phong UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh,
đai chủ yếu là đất pha cát, độ thịt nhẹ, độ phì nhiêu không cao, không thuận
lợi cho canh tác, sản xuất nông nghiệp.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
3
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Tuy nhiên trước những khó khăn, vất vả đó, người dân Lộc Đa, Đức
Thịnh vẫn kiên trì bám trụ quê hương, làng mạc. Đến nay, vẫn còn lưu
truyền những dòng nghĩa khí của nhân dân và những dấu tích về Đền Trung,
đền Mẫu Đơn, Chùa Đen hay những địa danh Vó Ngựa, Cồn Voi, Dăm
Tập… Từ mảnh đất cồn cao bùn lầy này đã sinh ra những con người thông
thái, đậu đạt cao với bằng hương cống, cử nhân, có lòng yêu nước nồng nàn,
gắn bó mật thiết với nhân dân.
Từ khi có Cách mạng tháng Mười Nga và Chủ nghĩa Mác - Lênin
thức tỉnh nhân dân Việt Nam, tại vùng đất này đã xuất hiện một con người là
Hoàng Trọng Trì đã sớn tìm thấy ánh sáng chủ nghĩa cộng sản, bắt gặp tư
tưởng giải phóng dân tộc và cách mạng vô sản của Nguyễn Ái Quốc. Hoàng
Trọng Trì là ngọn cờ tổ chức và cỗ vũ tinh thần đấu tranh cách mạng của
nông dân vùng phía Bắc thành phố Vinh - Bến Thủy. Từ đấy, vùng đất Lộc
Đa, Đức Thịnh trở thành một trong những căn cứ của xứ uỷ Trung Kỳ Đảng
Cộng sản Đông Dương, của tỉnh ủy Vinh - Bến Thủy. Là một trong những
“Làng Đỏ” của “Thành phố Đỏ” Vinh - Bến Thủy. Cũng từ đấy, tên làng
Lộc Đa, Đức Thịnh đã ở trong tâm trí của Nguyễn Ái Quốc khi Người viết
thư cho Quốc tế Cộng sản ngày 19 tháng 2 năm 1931 và những di tích như
đền Trìa, nhà thờ họ Hoàng, họ Uông mãi mãi đi vào lịch sử.
Ngoài ra, ngọn cờ cách mạng ở xã Lộc Đa, Đức Thịnh còn xưng danh
các đồng chí tiêu biểu như: Hoàng Bá, Trần Cảnh Bình, Dương Xuân Thiếp,
Uông Nhật Vượng…
Dưới sự lãnh đạo của Tỉnh ủy, phong trào đấu tranh của nhân dân
Nghệ Tĩnh nói chung và nhân dân hai xã Lộc Đa, Đức Thịnh nói riêng diễn
Cho dù trong giai đoạn hiện nay, Hưng Lộc là một xã thuộc thành phố
Vinh nhưng đời sống của người dân vẫn còn gặp rất nhiều khố khăn. Cho
dù vậy với tinh thần yêu nước và hiếu học, nhân dân xã Hưng Lộc cũng đã
xây dựng được một đội ngũ trí thức lớn cho quê hương, con em xã Hưng
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
5
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Lộc có nhiều người giữ chức vụ lớn trong cơ quan nhà nước, cơ quan tỉnh.
Đội ngũ cán bộ lớn, ngày càng được nâng cao về trình độ chính trị, chuyên
môn, lực lượng cán bộ về hưu đông đảo cùng là một tiềm lực cùng sức trẻ
vươn lên cùng mấy trăm thanh niên. Đó cũng là vốn quý cùng với vốn tài
nguyên đất đai sẵn có và sự giúp đỡ của cấp trên, chắc chắn Hưng Lộc sẽ
tiến nhanh theo mục tiêu; Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ,
văn minh.
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Lộc và
văn phòng trực thuộc UBND xã Hưng Lộc.
1.2.1 Đơn vị hành chính:
Xã Hưng Lộc là một xã ngoại thành của thành phố Vinh. Phía Bắc giáp
xã Nghi Đức của thành phố Vinh, phía Đông giáp xã Nghi Phong của huyện
Nghi Lộc, Phía Nam giáp phường Hưng Dũng thuộc thành phố Vinh, phía
Nam giáp xã Hưng Hòa của thành phố Vinh.
`Trải qua nhiều biến đổi đến năm 2008, xã Hưng Lộc có diện tích tự
nhiên là 664,9 ha trong đó đất nông nghiệp chiếm 191,8 ha; dân số có trên
15.000 người phân bố ở 19 xóm với 3.456 hộ trong đó 836 hộ (chiến 25%)
sản xuất nông nghiệp, 75% số hộ thuộc gia đình cán bộ công nhân viên
chức, người về hưu, người làm ngành nghề thủ công và dịch vụ. Mô hình
xây dựng kinh tế ở xã Hưng Lộc đang từng bước phát triển cao. Từ việc xây
dựng cánh đồng thu nhập cao tại xóm Mậu Lâm và Hòa Tiến; xây dựng
vườn rau ăn quảvới chăn nuôi trâu bò, lợn gà, cá…, hình thành bước đầu
Văn
phòng Tư pháp
Tài chính
– Kế toán
Địa chính –
Xây dựng Quân sựVăn hóa Công an
Phó chủ tịch
Hoàng Giang Nam
Chủ tịch
Nguyễn Văn Hà
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Ủy viên UBND: Phạm Ngọc Thu (phụ trách Quân sự)
Nguyễn Đình Cường (phụ trách Công an)
Văn phòng: Nguyễn Hữu Sơn
Tư pháp: Phạm Thị Thu Hà
Tài chính – kế toán: Nguyễn Văn Quy
Địa chính – xây dựng: Nguyễn Tiến Đạt
Văn hóa: Nguyễn Thị Mỹ Dung
Quân sự: Phạm Ngọc Thu
Công an: Nguyễn Đình Cường
Trên thực tế, theo quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân ban hành ngày 23 tháng 11 năm 2003, UBND xã Hưng
Lộc phải có 02 Phó chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch. Nhưng trên thực tế tai
UBND xã Hưng Lộc mới chỉ có một Phó chủ tịch về mảng văn hóa – xã hội
mà chưa có phó chủ tịch về mảng kinh tế - xã hội do chưa có nguồn.
1.2.2.2 Chức năng của UBND xã Hưng Lộc:
- UBND xã Hưng Lộc do HĐND xã Hưng Lộc bầu ra và là cơ quan
chấp hành của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước HĐND và cơ quan nhà nước cấp trên.
Nhà nước cấp trên trong lĩnh vực quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn
xã, thu và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả được đo bởi nguồn ngân sách
phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản lý các công
trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình
điện nước theo quy định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng
các công trình, kết cấu hạ tầng của xã, thực hiện các nguyên tắc dân chủ, tự
nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có sự kiểm
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
9
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ quy định của
pháp luật.
1.2.2.3.2 Trên lĩnh vực Nông - lâm - ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công
nghiệp.
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng vật nuôi
trong sản xuất theo kế hoạch và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng,
vật nuôi.
- Tổ chức và xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai sau bão lụt,
ngăn chặn kịp thời các hành vi phạm pháp về bảo vệ đê điều tại địa phương.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành nghề mới.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nhà nước theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già neo đơn, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo đúng quy định của pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ và tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa
trang thành phố tại địa phương.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
11
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
1.2.2.3.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làngchiến đấu trong khu vực phòng thủ ở địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch
đăng ký; quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện công tác xây
dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ tại địa phương.
- Tổ chức các biện pháp đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; thực hiện
biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài tại địa phương.
1.2.2.3.6 Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo
- Tổ chức và hướng dẫn, bảo đảm chính sách dân tộc và chính sách tôn
giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy
định của pháp luật.
- Văn phòng UBND xã Hưng Lộc có chức năng tham mưu cho UBND
xã Hưng Lộc và chủ tịch UBND xã tìm kiếm các quyết định có hiệu quả.
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
13
Văn phòng
Nguyễn Hữu Sơn
Văn thư
Lê Ly Lam
Bưu vụ
Hoàng Thanh
Huyền
Tạp vụ
Phạm Thị Hiền
Bảo vệ
Lê Văn Tý
Lê Duy Sơn
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
- Văn phòng UBND xã Hưng Lộc tổng hợp, thống kê và xử lý thông
tin đến UBND xã Hưng Lộc từ nhiều nguồn phục vụ cho hoạt động quản lý
của UBND.
1.2.3.2.2 Chức năng hậu cần:
- Văn phòng UBND xã Hưng Lộc đảm bảo các phương tiện kinh tế -
cơ sở vật chấtphục vụ cho hoạt động của UBND. Quản lý, sắp xếp, phân
phối và bổ sung kịp thời, đầy đủ các điều kiện vật chất để nâng cao hiệu quả
hoạt động của UBND xã Hưng Lộc.
1.2.3.3 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hưng Lộc:
- Xây dựng các chương trình làm việc của UBND xã Hưng Lộc và
chủ tịch UBND. Giúp UBND theo dõi, đôn đốc các ban ngành chuyên môn
thuộc UBND thực hiện các chương trình đó.
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
CHƯƠNG II:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
2.2 Công tác Văn thư - Lưu trữ
2.2.1 Công tác Văn thư
2.2.1.1 Khái niệm công tác văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn
bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…)
và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để
phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử
dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào
nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ
biến trong các cơ quan nhà nước.
Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các
tổ chức kinh tế chính trị - xã hội…(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức
hoặc cơ quan) dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều
khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp
nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi
chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán
bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư
như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
2.2.1.2 Đặc điểm của công tác văn thư
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
17
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Bất kỳ cơ quan nào cũng có một hoặc một số người được xếp hạng theo quy
định của Nhà nước như cán sự văn thư, chuyên viên văn thư…
• Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt
động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội,
mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với
hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức. Điều này hoàn toàn khác với
công tác lưu trữ, là một ngành hoạt động của Nhà nước hoặc rộng hơn là của
xã hội. Tuy nhiên, để làm tốt công tác văn thư, cần có sự quản lý và chỉ đạo
thống nhất về tổ chức cũng như chuyên môn nghiệp vụ trong từng cơ quan,
tổ chức nói riêng, trong phạm vi toàn quốc và quốc tế nói chung.
2.2.1.3 Nội dung của công tác văn thư
Theo Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư, nôi dung của công tác văn thư bao gồm:
• Soạn thảo và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao, in văn bản
- Ký văn bản.
• Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức :
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
- Tổ chức giải quyết các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ
- Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
• Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư:
- Các loại con dấu
các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao
văn bản…
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
19
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng
các chệ độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
2.2.1.4.3 Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, Nhà nước. Do vậy, việc xây dựng văn
bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ
văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được
quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội dồng Nhà nước và
quy chế bảo vệ bí mật của Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng.
2.2.1.4.4 Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,
việc yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền
đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan
nói riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày
nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước,
phù họp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cùng như điều
kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, các phát minh sáng
chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. Nói đến
hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư và thực hiện trang thiết bị văn phòng.
2.2.1.5 Vị trí, Ý nghĩa của Công tác văn thư.
2.2.1.5.1 Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy
thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
21
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
kho tài liệu lưu trữ quốc gia và các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được
nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các
cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ. Hồ
sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu
lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ
không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài lieeuh nộp
vào lưu trữ thấp, gây kho khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành
nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.
2.2.2 Công tác lưu trữ.
2.2.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ
là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
2.2.2.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ.
2.2.2.2.1 Nội dung của công tác lưu trữ.
Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài
liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ
về sau.
2.2.4 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ ở
Việt Nam hiện nay
2.2.4.1 Quá trình nghiến cứu và ban hành các văn bản quản lý
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
23
Ứng dụng CNTT trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND Hưng
Lộc
Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn thư lưu trữ
đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bắt đầu triển khai nghiên cứu vào
năm 1986 bằng đề tài cấp Nhà nước “Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông
tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia” mã số 48A.02.04. Đề tài đã tập trung
phân tích đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ, yêu cầu phân loại, xử lý thông
tin tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong việc ứng dụng
CNTT vào văn thư lưu trữ.
Kế thừa kết quả nghiên cứu của để tài, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã tiếp tục triển khai nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động quản
lý công tác văn thư,lưu trữ và quản lý tài liệu văn thư, lưu trữ.
- Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc quản lý văn bản đi - đến ở
văn thư cơ quan;
- Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu
lưu trữ;
- Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch
công chức lưu trữ;
- Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ CD - ROM vào việc lập phông bảo
hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (tài liệu Châu bản);
- Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ
văn thư vào lưu trữ;
và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác
mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Quyết định số 324/QĐ - VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào
Nguyễn Thị Nhung K1A - QTVP
25
Copyright: Tài liệu đại học ©