Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

--

Bộ Môn:Công Nghệ Phần Mềm

Đề Tài :

Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên VNIT

Giáo Viên Hướng Dẫn:Ths Nguyễn Duy Hải
Sinh Viên Thực Hiện:
1.Nguyễn Văn Căn(NT)
2.Nguyễn Vân Hân
3.Lê Xuân Hoan
4.Trần Công Kiên
5.Nguyễn Trọng Nhất
6.Nguyễn Văn Tùng
Lớp :K2CN3
Email:


Trước những khó khăn nêu trên, nhóm phần mềm chúng tôi lập dự án phần mềm
quản lý sinh viên tại trường VNIT nhằm mục đích cải thiện những khó khăn trên và lưu
trữ thông tin sinh viên một cách dễ dàng nhất.
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

3Phân công công việc của thành viên trong nhóm
Module 1:Đặc tả yêu cầu
Ngày bắt đầu: 15/09/2009
Ngày hoàn thành 9/10/2009

Module 4:Kịch bản test
Ngày bắt đầu: 30/10/2009
Ngày hoàn thành 9/11/2009
Ngày nộp bài 10/10/2009
STT Thành Viên Nhiệm vụ
1 Nguyễn Văn Căn(NT) Test chức năng hệ thống,Đăng ký học trực
tuyến,góp ý
2 Nguyễn Văn Hân Test chức năng P.đào tạo
3 Nguyễn Trọng Nhất Test chức năng P.Quản lý sinh viên
4 Trần Công Kiên Test chức năng P.tài Vụ
5 Nguyễn Văn Tùng Test chức năng tra cứu,Trợ giúp Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

4Chữ ký:
Hà Nội ngày: / / /

Nhóm trưởng : Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Căn
Hồ Sơ Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT
2.6 Sơ đồ tổng thể của hệ thống : 10
2.7 Cơ sở hạ tầng 11
2.8 Nhân Sự vận hành 11
2.9 Mô hình hoạt động của hệ thống phần mềm 12
2.9.1 Đào tạo theo chu kỳ của một học kỳ. 12
2.9.2 Tuyển sinh, nhập dữ liệu cho một học sinh mới 13
2.9.3 Quản lý sinh viên 14
III. Đặc tả yêu cầu chi tiết 15
3.1. Phòng đào tạo 15
3.1.1 Khoá học 15
3.1.2 Điểm và điểm thi 16
3.1.3 Chương trình học 17
3.1.4 Công tác chính trị tư tưởng 18
3.2. Phòng Quản Lý Sinh Viên 18
3.2.1. Hồ Sơ Sinh Viên 18
3.2.2 Quản Lý Học Bổng 21
3.2.3 Tốt Nghiệp 22
3.2. 4 Góp Ý 23
3.3 Phòng tài vụ 23
3.3.1 Chức năng thu học phí 23
3.3.2 Phát thưởng,học bổng 24
3.4 Quản trị hệ thống 25
3.5 Sinh Viên 26
IV. Phụ lục 27
4.1. Lý lịch điện tử 27
4.2 Cấu trúc biểu mẫu Error! Bookmark not defined.2

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

hoạt động các đơn vị mình.
+ Chức năng tra cứu thông tin , cho phép người truy cập hệ thống có thể xem các
thông tin về sinh viên,cũng như hoạt động của cácphòng ban thành viên trong trường
.

-Yêu cầu phi chức năng, hệ thống có các chức năng như:
+ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
+ Truy xuất dữ liệu nhanh, khả năng lưu trữ dữ liệu tốt
+ Tìm kiếm nhanh, thuận tiện
+ Hệ thống bảo mật cao
+ Đáp ứng được những yêu cầu nghiệp vụ

-Yêu cầu miền ứng dụng:
+ Chạy đựơc trên các hệ điều hành khác nhau
+ Giao diện được thiết kế theo chuẩn E-learning Presenter 7.0
+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 tập trung.
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

8

+ Người quản lý được phép in thông tin về sinh viên ,các báo cáo và thống kê
tương ứng với mỗi chức năng của hệ thống phần mềm .

II.Tổng quan chức năng hệ thống phần mềm
Căn cứ tài liệu về quy chế đào tạo và quy trình thực hiện quản lí đào tạo tại
trường có thể phân chia các đối tượng sử dụng hệ thống theo các phòng ban chức năng:
2.1 Phòng đào tạo:
2.1.1 Khoá Học

+In báo cáo,in thông tin SV

2.2.2. Học Bổng
-Người Quản Lý:
+Cập nhật mức học bổng
+Xét Điều kiện và lên danh sách
+Cập nhật phát học bổng(tài vụ)
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

9

+In danh sách SV nhận học bổng
-Sinh Viên:
+Tra cứu danh sách sv nhận học bổng
2.2.3 Tốt Nghiệp
-Người Quản Lý:
+ Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp cho mỗi sinh viên
+ Xếp loại tốt nghiệp
+ In số liệu xét tốt nghiệp
+ Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp
+ In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm
+Theo dõi và cập nhật thông tin phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp
+Tổ chức lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp
+Tổ chức xét tốt nghiệp bổ xung

2.2.4.Góp Ý
-Người QL:
+QL Góp ý của sinh viên

-Đăng nhập,đăng xuất
-QL NSD và phân quyền NSD
-Kiểm xoát NSD truy cập hệ thống
-Ghi lại nhật ký NSD
-Tách dữ liệu theo từng khoá
-Sao lưu phục hồi dữ liệu 2.6 Sơ đồ tổng thể của hệ thống :

Dữ liệu của trường được đặt tại “Máy chủ cơ sở dữ liệu”, nơi đây chứa dữ liệu về sinh
viên , chứa dữ liệu về mô hình đào tạo của trường. Hệ thống các phần mềm khai thác dữ
liệu được xây dựng tuân thủ việc khai thác và cập nhâp dữ liệu theo quy chế đào tạo của
nhà trường.

Hiện tại, tất cả các thông tin liên quan đến sinh viên như hồ sơ sinh viên,quy chế,
cơ cấu tổ chức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách đều đưa trên website của trường,
người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó. Tuy nhiên, chưa có sự liên tác giữa hệ thống
quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưa được tự động hóa để, do đó
không đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện.
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

11

Giải pháp:Để có thể triển khai phần mềm này trên hệ thống website cần có 1


Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

12

2.9 Mô hình hoạt động của hệ thống phần mềm
2.9.1 Đào tạo theo chu kỳ của một học kỳ.
Công việc chính của trường được lặp đi lặp lại trong mỗi học kỳ theo sơ
đồ sau:
<tham khảo tài liệu phan tích yêu cầu phần mềm ĐHSP>

khóa biểu

Xét điểm,
nhận sinh
viên
Thu học phí
của học sinh
Tính toán khối
lượng giảng dạy và
lập thời khóa biểu
Tổ chức thi
kết thúc học
kỳ
Tiến hành
kiểm tra
giữa kỳ
Xét tốt nghiệp
cho sinh viên
đủ điều kiện
Quản lý
điểm thi kết
thúc học kỳ
Tổng hợp
kết quả của
sinh viên
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

13

lượng học sinh mỗi
lớp cho tưng ngành
,khoa
Xét, lập danh sách
trúng tuyển và gửi
thông báo
Làm thủ tục nhập
học choóinh viên
Chuyển dữ
liệu sang đào
tạo và quản lý
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

14

Bước 1: Các thí sinh đủ điều kiện nộp hồ sơ xin dự tuyển và nộp cho nhà trường.
Bước 2: Nhà trường căn cứ vào khả năng đáp ứng xác định số lớp và thông báo
thông số tuyển sinh.
Bước 3: Xác định danh sách thí sinh trúng tuyển theo yêu cầu của nhà trường.
Gửi thông báo.
Bước 4: Thí sinh trúng tuyển đến nhập học. Phân lớp cho từng sinh viên
Bước 5: Dữ liệu học sinh được chuyển xuống phòng đào tạo và quản lý học viên
để quản lý và theo dõi.

2.9.3 Quản lý sinh viên
Song song với việc đào tạo và quản lý sinh viên về mặt tài chính gồm
những mặt thể hiện sơ đồ sau:


-Phòng đào tạo là một trong các phòng có chức năng chịu trách nhiệm tổ chức
quản lý công tác giảng dạy và học tập trong trường bao gôm các hệ đào tạo chính quy và
cao đăng, hệ không chính quy đại học.
3.1.1 Khoá học
-
STT Chức Năng Mô Tả
1 Quản lý khoa Cho phép ta quản lý tất cả các khoa cuả từng khoá học
trong trường, Mục đích để quản lý cán bộ, giảng viên
cũng như sinh viên trong khoa.
2 Quản Lý Lớp -Quản lí số lượng học viên,tỉ lệ học viên lên lớp và tỉ
lệ học viên tự học ỏ nhà
-Quản lý được tình trạng học tập và sinh hoạt của lớp
-Quản lý sự chuyên cần của mổi sinh viên trong lớp
-Quản lý hoặt động của lớp như: thể thao, giải trí, hoạt
động đoàn của lớp…
3 Quản lý cán bộ lớp -Tên cán bộ lớp các mảng :hoạt động đoàn,học tập
,hoạt động khác
-Theo dõi và quản lý học tập đối với tập thể lớp và các
thành viên trong lớp
-Tổ chức các hoạt động khác của lớp như văn hoá
nghệ thuật thể thao vui chơi
-Tổ chức lớp tham gia đầy đủ các phong trào do sinh
viên và khoa phát động
-Phối hợp hoạt động với ban chấp hành chi đoàn chi
hội sinh viên
-Giải quyết những vướng mắc tồn tại và những việc
phát sinh khác của lớp giữ vững đoàn kết trong nội bộ


STT Chức năng Mô tả
1 Phân qưyền nhập điểm
với từng giáo viên
-Chỉ định giáo viên vào điểm cho từng môn học hoặc
khoá học nhất định.
-Giáo viên nhập điểm phải có trách nhiệm trong việc
vào điểm của mình.
-Điểm thi lại và điểm học lại phải được phân biệt một
cách rõ ràng.
2 Lập lịch thi, phòng thi -Giúp lên kế hoạch về thời gian,địa điểm hợp lý
-Xếp lịch thi cho từng môn, phân công giáo viên coi
thi
-Giúp sinh viên chủ động sắp xếp công việc và có thời
gian chuẩn bị trước khi thi.
- Khi tổ chức thi người sử dụng có thể loại
bỏ số sinh viên không đủ điều kiện dự
thi, và có danh sách những sinh viên đó.
Gộp được danh sách sinh viên từ nhiều
lớp khác nhau do người dùng lựa chọn.
Chia phòng thi được thực hiện theo 2
cách sau:
+ Chia đều số sinh viên ra số
phòng, số phòng do người dùng
nhập vào.
+ Chia theo số lượng sinh viên
của từng phòng đã được xác
định trước, số sinh viên từng
phòng do người sử dụng nhập
vào.


5
Tính điểm trung bình
các môn học,ĐTB năm
-Tổng hợp điểm thi của mỗi lẩn thi
-Tổng hợp điểm các môn thi
-Tính ĐTB mỗi học kỳ
-Tính điểm trung bình năm
6 Lập lịch học lại -Phòng ĐT thống kê danh sách học viên học lại
-Xem xét lên lịch học lại
-Chức năng này giúp người sử dụng lập
danh sách những sinh viên đăng ký học
lại, người sử dụng có thể lập danh sách
các sinh viên đăng ký học lại của lớp này
học ở lớp khác nhau tùy vào học phần
học của sinh viên đó đã đăng ký.
7 In báo cáo thống kê -Sau mỗi đợt thi cuối kỳ,sau mỗi năm phải có thống kê
báo cáo
8 Tra cứu điểm -Giúp GVCN,học viên tra điểm
-Giúp sinh viên có kế hoạch học tập hợp lý
-Cho sinh viên biết kết quả học của những môn mình
đã học để có những phương hướng sau này cho mình:
VD nếu không qua biết để đăng ký thi lại hoặc học lại,
nếu điểm tra cứu không khớp với điểm thi mình biết
khi sau khi thi(đối với những môn thi trắc nghiệm biết
điểm ngay) để biết báo với bộ phận vào điểm
9 Đăng kí học lại -Sinh viên phải đăng ký học lại với GVCN hoặc P ĐT
-Nộp lệ phí
10 Khoá điểm Khóa không cho phép sửa chữa điểm sau
khi đã cập nhật dữ liệu điểm chính xác.

hoạch

3.1.4 Công tác chính trị tư tưởng
- Nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của cán bộ sinh viên đề xuất các chủ trương
,biện pháp và kế hoạch chính trị tư tưởng
- Tổ chức học tập nghị quyết đường lối chính sách của Đảng ,sinh hoạt chính trị
đầu khoá, cuối khoá và đầu năm cho cán bộ và sinh viên
- Phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ,Hội sinh viên nắm được tình hình và
những chủ trương mới của trường,của ngành, tình hình thời sự trong nước và quốc tế
- Phối hợp với đoàn thể trong trường xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh
3.2. Phòng Quản Lý Sinh Viên
Bao gồm tất cả thông tin sinh viên từ khi nhập học đến khi ra trường. Gồm các
thông tin hoạt động và thông tin đào tạo về sinh viên.Từ đó Người quản lí có thể biết
được tình trạng của sinh viên trong suốt quá trình học tại trương.
Người quản lí thường xuyên cập nhật (Thêm,sửa ,xóa)thông tin về sinh viên
.Những thay đổi sẽ liên thông với các chức năng khác để tự động cập nhật.

3.2.1. Hồ Sơ Sinh Viên
STT Chức năng Mô tả
1
Cập nhật thông tin về sinh viên Cho phép thay đổi các thông tin cá nhân
của sinh viên.
Các thông tin cá nhân đã được cập nhật
trước ở phần tiếp nhận sinh viên. Nếu có
thay đổi quản lí cập nhật trực tiếp dữ liệu
sinh viên để thay đổi.
Khi dữ liệu đã được thay đổi thì tất cả
các chức năng ở các bộ phận liên quan sẽ
được thay đổi theo.
2

5 Quản lý kết quả rèn luyện sinh viên Cho phép người dùng nhập khung đánh
giá của từng sinh viên như đánh giá về
học tập, đánh giá về ý thức Quản lý
được điểm rèn luyện của từng học kỳ,
năm học, từng khóa học, điểm rèn luyện
năm học được tính từ học kỳ, điểm rèn
luyện của từng khóa được tính theo
cácnăm với các hệ tương ứng do nhà
trường quy định. Tổng hợp được điểm
từ khung
điểm theo các tiêu chí đánh giá đã
được nhập vào.
6 Quản lý xét lên lớp đối với sinh viên - Cho phép người quản lý có thể xem kết
quả học tập, ý thức rèn luyện trong quá
trình học tập năm học đó của từng sinh
viên giúp người quản lý có thể xét cho
những sinh viên nào được lên lớp, những
sinh viên nào bị lưu ban lại.

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

20Danh sách thôi học, ngừng
học
Chức năng giúp người sử dụng tổng hợp
số sinh viên ngừng học, thôi học theo

nhanh, không phân biệt chữ hoa hay chữ
thường

Chức năng này thống kê số lượng sinh
viên trong trường, chức năng thống kê
theo các tiêu chí như theo ngành học,
theo khoa, theo hệ… và theo thông tin
hồ sơ như là thuộc đối tượng nào, thành
phần , giới tính, nhóm trợ cấp…
9 In báo cáo,in thông tin SV Cho phép kết nối với máy in in ra thông
tin của sinh viên, thống kê danh sách
sinh viên.
Chức năng cho phép kết xuất báo cáo
tổng hợp hoặc danh sách chi tiết các sinh
viên lưu danh sách và kết xuất danh
sách ra thành báo áo
dạng excel

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

21

3.2.2 Quản Lý Học Bổng
Chức năng này cho phép người quản lý(NQL) có thể cập nhật thông tin mức học
bổng hiện thời để đưa ra mức học bổng, cập nhật thông tin xét học bổng cho từng sinh
viên. Lên danh sách những sinh viên nhận học bổng và phát học bổng cho tất cả sinh viên
nhận được học bổng.


Tài Vụ.
3 Cập nhật phát học bổng Liên thông với phòng "quản lý tài vụ",
cập nhật tất cả các sinh viên nhận được
học bổng và mức học bổng sinh viên
nhận được.
4 In danh sách SV nhận học bổng Cho phép in ra thông tin sinh viên nhận
được học bổng, thống kê báo cáo những
sinh viên nhận được học bổng, mức học
bổng sinh viên nhận được.
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

223.2.3 Tốt Nghiệp

STT Chức năng Mô tả
1 Xét điều kiện tốt nghiệp -Chức năng này giúp người sử dụng
quản lý và liệt kê danh sách sinh viên
làm luận văn hoặc thi tốt nghiệp.
-Xét điều kiện tốt nghiệp và làm luận
văn, sinh viên phải thỏa mãn được tất cả
các điều kiện từ học tập, học phí, KTX,
thư viện…mới
được tốt nghiệp hoặc làm luận văn. -


6 Theo dõi và cập nhật thông tin phát
bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp
-Cấp phát các loại văn bằng chứng chỉ.
Có khả năng cấp phát cho những sinh
viên tốt nghiệp ra trường hoặc những
người học các chứng chỉ không có hồ sơ
Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

23

lưu lại trường.
- Quản lý thu hồi các văn bản, chứng chỉ.
Quản lý các văn bằng báo mất. Thống kê
các loại bằng cấp mà nhà trường đã cấp
phát .
-Cập nhật thông tin về việc phát bằng
:sinh viên đã nhận bằng hay chưa,ngày
tháng nhận …. Vào CSDL
7 Lưu trữ hồ sơ tốt nghiệp Cho phép lưu trữ toàn bộ hồ sơ tốt
nghiệp theo từng khoá .
8 Xét tốt nghiệp bổ xung Chức năng này giúp người sử dụng cập
nhật và quản lý danh sách sinh viên chưa
được thi tốt nghiệp do một lý do nào đấy
hoặc những sinh viên được thi tốt nghiệp
nhưng chưa qua. Người sử dụng có thể
in danh sách sinh viên nợ tốt nghiệp


Thực hiện bởi:Nhóm 2_K2CN3 Email:

24

nghèo…
2 Cập nhật tình trạng nộp học phí của
sinh viên
-Song song với việc tính tiền học phí
,nhân viên phòng tài vụ sẽ thu khỏan
tiền học phí của từng sinh viên và cập
nhật vào cơ sở dữ liệu gồm các thông
tin:mãSV,họ tên,khoá hoc, khoa
,lớp,ngày tháng nộp tiền và số tiền đã
nộp
-Lên danh sách sinh viên chưa nộp học
phí ,nộp quá thời hạn…(liên tác module
quản lý Sinh viên), hoãn thi, kỷ luật thi. 3 In biên lai thu tiền và thống kê báo
cáo
-Phần mềm được kết nối với máy in cho
phép nhân viên tài vụ in ra biên lai thu
tiền gồm đầy đủ thông tin trong mẫu
biên lai thu tiền.
-In phiếu thu từng lần thu; lập các báo
cáo tổng hợp tình hình đóng học phí tới
từng khoá - lớp.
Người quản trị có thể phân quyền cho từng user sử dụng các chức năng của hệ thống,
tương tự cũng có thể phân quyền cho từng chức năng tới từng vai trò.
Vai trò chủ đạo của Quản trị hệ thống, với nhiệm vụ là: Quản trị vận hành hệ
thống, cấu hình, thiết lập các thông số để phần mềm có thể vận hành đúng thực tế. Tạo và
phân quyền cho các tài khoản sử dụng hệ thống. Trong phân hệ này, cần đảm bảo tối
thiểu các chức năng sau:

STT Chức năng Mô tả
1 Quản lí User -Đây là người sử dụng hệ thống, người
quản trị có thể thêm user, sửa thông tin
user và xóa user.
-Thay đổi mật khẩu của Người Quản Trị
2 Quản lí vai trò
Phân quyền theo chức năng
Người quản trị có thể cấp phát quyền cho
từng nhóm người sử dụng để thuận tiện
trong quá trình quản lý chẳng hạn
như:Nhân viên phòng tài vụ chỉ có quyền
về chức năng nhập học phí…
3 Phần quyền theo vai trò từng NSD Người quản trị có thể cấp phát quyền và
thu hồi vai trò cho từng user
Quản lý phiên làm việc 4
Ghi nhật ký sử dụng
-Với chức năng này người quản trị sẽ
ghi nhận ai, làm gì, vào lúc nào
-Kiểm soát người dùng đang truy cập.
5 Chức năng tách dữ liệu -Tách dữ liệu các khoá học cũ ra khỏi cơ
sở dữ liệu chính.

6 Chức năng sao lưu dữ liệu và phục