BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG
THÔNG TIN
CHƯƠNG 4. CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN và
KHỞI ĐỘNG, LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
PGS. TS. HÀ QUANG THỤY
HÀ NỘI 01-2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1
Nội dung
1. Các quy trình lý dự án
2. Đề xuất dự án
3. Khởi động dự án
4. Lập kế hoạch dự án
2
Tham khảo bài giảng “Quản lý dự án” chương trình đào tạo Thạc sỹ về
“Thương mại điện tử và CNTT-TT cho quản lý” tại the Polytechnic
University of Turin, 2010-2011
1. Các quy trình quản lý dự án

Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án là khái niệm để chỉ hoạt động áp dụng kiến thức,
kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ
thể nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án (xem Chương 1).

Một định nghĩa khác: Một tiếp cận có tính tổ chức và phương
pháp luận coi dự án như một mục tiêu đặc biệt của tổ chức
nhằm đáp ứng toàn bộ dự kiến về thời gian, giá thành và chất
lượng.


5
Sử dụng phương pháp luận

Tính hiệu quả trong quản lý dự án thi hành được chỉ bởi
đòn bẩy của kinh nghiệm:

Lặp lại những công việc tốt

Tránh được những điều tồi

Nâng cao sự tiến bộ trong quá trình quản lý

Một phương pháp luận nhận dạng được một quá trình
chung, sử dụng lại có thể áp dụng được cho mọi dự án mới

Sử dụng một phương pháp luận cho lợi thế lớn lao trong
quản lý dự án, làm tăng đáng kể hiệu năng dự án

Rút gọn thời gian thực hiện dự án do có phạm vị hiệu quả hơn

Giảm thiểu rủi ro dự án tổng thể

Tăng hiệu quả trong các quá trình tạo quyết định

Tăng thêm sự hài lòng của khách hàng (theo nghĩa đẩy mạnh kinh
doanh…)
6
Phương pháp luận: các đặc trưng chính

Đặc trưng cốt lõi một PPL hiệu quả dựa trên các quá


Vòng đời xác định:

Bản chất của công việc/hoạt động được đưa vào trong mỗi pha (chẳng
hạn, hoạt động chính yếu “xác định yêu cầu” trong pha thiết kế hoặc
pha thực thi…)

Bản chất của các tài nguyên tham gia vào mỗi pha (chẳng hạn, đưa
người phát triển phần mềm vào pha thiết kế…)

Đặc trưng điển hình của vòng đời dự án:

Chi phí và tài nguyên thuê mướn là thấp trong pha khởi động; chúng
tăng đáng kể trong pha trung tâm và giảm nhanh vào thời gian cuối

Khả năng chi phối kết quả ưự án giảm dần khi các pha tiếp diễn và hệ
quả là giá thành làm lại tăng lên

Xác suất thành công của dự án tăng lên khi các pha tiến triển
8
Pha trong vòng đời dự án

Mỗi pha của dự án

Là sự ghi nhận việc hoàn thành một/một vài kết quả chính và
hoàn thành các sản phẩm liên quan (tính phân phát)

Các đối tượng hiển và thấy được là kết quả lôgic của một/một vài bó
công việc (chẳng hạn, một tài liệu phân tích, một môđun phần mềm được
hoàn thành, một cấu trúc tổ chức, một học liệu …)


Quan tâm của họ có tác động tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện dự án hay
hoàn thiện dự án

Họ có thể đưa ảnh hưởng, trực tiếp hoặc gián tiếp, lên dự án và kết quả của
nó

Với mọi kiểu dự án, các nhà đầu tư quan trọng gồm:

Người quản lý dự án: chịu trách nhiệm quản lý dự án

Khách hàng: sử dụng sản phẩm là kết quả của dự án

Cơ quan thực hiện dự án: cung cấp tài nguyên để hiện thực hóa dự án

Các thành viên trong đội dự án: nhóm thực hiện các công việc của dự án

Nhà tài trợ: cung cấp tài nguyên tài chính cho dự án và hỗ trợ kết quả của
nó

Một số nhà đầu tư khác:

Nhà thầu phụ

Người dùng hệ thống
11
Quản lý kỳ vọng của nhà đầu tư

Để hoàn thành các mục tiêu của dự án, kỳ vọng của mỗi
nhà đầu tư phải được quản lý thích đáng bằng cách:


Kiến thức kỹ thuật

Kiến thức kinh doanh của nội dung dự án

Năng lực quan hệ

Văn hóa, đạt được từ quản lý đội dự án trong suốt quá trình thực
hiện mọi pha của dự án nhờ

Lập kế hoạch, phát triển và tiến hóa nó

Thi hành công việc đội dự án

Kích thích sự phát triển tinh thần hợp lực từ các năng lực khác nhau

Phương pháp luận, dựa trên kinh nghiệm và được sử dụng để

Đảm bảo chất lượng của quản lý dự án một cách mạch lạc

Ngăn ngừa các vấn đề do thực hiện thiếu một hành động đã được lập
lịch

Truyền thông, được cung cấp theo mọi mức thực hiện và hoạt động
để hoàn thành các bài toán khía cạnh của chúng. Các thông tin nên
được cung cấp đảm bảo:

Tính định kỳ và cập nhật

Tính triệt để

Năng lực tổ chức tốt

Đủ trí tuệ để hiểu các chủ đề liên quan tới dự án

Các kỹ năng truyền thông hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhiều người hiệu quả

Kiến thức về kỹ thuật quản lý dự án
15
Nói thêm về quá trình quản lý dự án

Các quá trình quản lý dự án mô tả, tổ chức và hoàn thành các công việc của dự án

Được nhóm phù hợp với các pha của dự án

Pha xác định dự án: Define

Pha lập kế hoạch và khởi động dự án: Structure & Plan

Pha thực thi dự án (Implementation)

Thực hiện

Điều khiển dự án

Lập báo cáo hiện trạng dự án

Pha đóng dự án (Clossure)



Ước tính các nỗ lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch dự án chi tiết (hoặc chuẩn bị một nỗ lực cho
một đấu thầu công cộng). Nội dung này là băt buộc để đánh giá đầu tư cuối cùng

Quyết định “Go/No Go” (tiếp tục với dự án/nỗ lực hoặc bỏ đầu thầu)
17
Pha xác định dự án (define)

Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan
18
Pha lập kế hoạch và khởi động (Structure & Plan)

Chủ yếu là phát triển ở mức chi tiết cao nhất cùng các hoạt động đã thực hiện ở
pha trước. Nó hướng tới một kế hoạch cẩn thận chi tiết cần thiết để khởi động dự
án

Các hoạt động chính của pha này

Xác định phạm vi dự án

Xác định các hoạt động của dự án

Xác định cấu trúc tổ chức của dự án và lên kế hoạch tài nguyên cần thiết

Chuẩn bị một lịch hành động

Ước tính ngân sách

Phân tích rủi ro và xác định các kế hoạch ứng phó


Phát triển và cung cấp nguồn động viên cho đội dự án

Giải quyết các xung đột

Phối hợp các hợp đồng phụ

Quản lý truyền thông nội bộ

Quản lý quan hệ khách hàng
21
Pha thực thi: Thực hiện
22

Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan
Pha thực thi: Kiểm tra dự án

Kiểm tra sự đạt được mục tiêu dự án (thời gian, chi phí và chất lượng),
phân tích mọi biến đổi với kế hoạch dự án và định danh các hành động
chỉnh lý thích hợp

Các hoạt động chính của pha này

Theo dõi và giám sát tiến độ dự án (hoạt động và chi phí)

Đưa phù hợp các tài nguyên cần thiết và kế hoạch dự án để đạt được các mục
tiêu của dự án về thời gian, chi phí và chất lượng

Định danh và giải quyết các vấn đề mở

Định danh và quản lý các rủi ro dự án


Thông báo hiện trạng dự án tới cấu trúc quản trị dự án
25