BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG
THÔNG TIN
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ
ÁN HTTT
PGS. TS. HÀ QUANG THỤY
HÀ NỘI 01-2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1
Nội dung
1. Sự cần thiết phải quản lý dự án
2. Khái niệm dự án, quản lý dự án và các
khái niệm khác
3. Quản lý dự án trong tổ chức
4. Kế hoạch chiến lược
2
1. Sự cần thiết của quản lý dự án
3

Một số số liệu

Nước Mỹ hàng năm sử dụng khoảng 25% tổng sản phẩm quốc nội để chi
cho dự án các loại. Một tỷ lệ tương tự nếu tính trên toàn thế giới.
Ví dụ, vào năm 2000, nước Mỹ chi khoảng 2300 tỷ US$ còn toàn thế giới
khoảng 10000 US$.

Đầu tư cho CNTT tiếp tục tăng trưởng cao, chẳng hạn đầu tư CNTT của
nước Mỹ năm 2005 tăng 5,7 % để đạt tới kinh phí 795 tỷ US$.

Tuy nhiên, nhiều công bố tỷ lệ thành công dự án CNTT thấp, như:


Một số tiêu chí:

Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên về tài chính, vật chất và con người

Nâng cao quan hệ khách hàng

Thời gian phát triển ngắn hơn

Giá thành nhỏ hơn

Chất lượng tăng lên và độ tin cậy cao hơn

Tỷ suất lợi nhuận cao hơn

Hiệu quả tốt hơn

Phối hợp nội bộ tốt hơn

Nâng cao tinh thần của người lao động (giảm bớt căng thẳng)

Quản lý dự án hướng tới các tiêu chí trên
Sự cần thiết của quản lý dự án
5

Nhu cầu quản lý dự án

Quản lý dự án nhằm đáp ứng các tiêu chí nâng cao chất lượng dự án

Quan tâm QLDA: Các tổ chức đã quan tâm thêm quan tâm và thêm
nhiều tổ chức mới.


Các khái niệm liên quan khác

Khái niệm dự án

Dự án là một nỗ lực nhất thời được tiến hành nhằm một mục tiêu đơn
nhất tạo ra một sản phẩm/một dịch vụ/một kết quả mới

Nỗ lực: huy động tài nguyên con người, kinh phí và các tài nguyên khác

Lý do của dự án: Công việc thường xuyên theo quy trình sẵn có của tổ
chức không tạo ra sản phẩm/dịch vụ.kết quả mới. Khi dự án hoàn thành
thì kết quả dự án trở thành công việc thường xuyên
Như vậy, nói cách khác “Dự án là một tập hợp các công việc, được một
cá nhân hoặc một tập thể những người với trình độ chuyên môn khác
nhau thực hiện nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian
dự kiến với một mức kinh phí dự kiến.
6
“Dự án”: đặc trưng nổi bật

Một số đặc trưng dự án

Kích thước: dự án mọi kích thước nhỏ, vừa, to với thời gian
ngắn/dài

Tính nhất thời, liên quan tới sự không chắc chắn

Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc xác định

Chấm dứt dự án: Hoàn thành (đạt mục tiêu)/không đạt kết quả hoặc kết


Dự án có người quản lý dự án đáp ứng yêu cầu thực thi dự án

Đơn nhất khi dự án hoàn hiện nội bộ trong một công ty (tổ chức),

Quản lý kép: Dự án đáp ứng yêu cầu người dùng

Một vài ví dụ

Tạo một sản phẩm, một dịch vụ mới

Phát triển một hệ thống thông tin mới

Nâng cấp phần cứng, phần mềm, hạ tầng CNTT xảy ra ở rất nhiều tổ
chức. Lưu ý, “dự án CNTT” chỉ đề chỉ các dự án liên quan tới phần
cứng, phần mềm và mạng

Nhiều tổ chức phát triển phần mềm mới hoặc tăng cường hệ thống đã
có để thực thi nhiều chức năng kinh doanh mới

…
8
Quản lý dự án

Một số khái niệm

Quản lý dự án là khái niệm để chỉ hoạt động áp dụng kiến thức,
kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ
thể nhằm đáp ứng các đòi hỏi của dự án.
Người quản lý dự án (project manager) là người chịu trách

Chương trình

Chương trình và dự án

Chương trình là một nhóm dự án liên quan nhau hướng tới một
mục tiêu đơn nhất.

Một cam kết toàn diện được phân chia thành các dự án khác nhau, mỗi
từ chúng đóng góp vào mục tiêu chung

Như trang trước, các dự án trong một chương trình được quản lý ngang
hàng cộng tác đạt lợi ích cao hơn so với mỗi dự án riêng.

Thành công của chương trình phụ thuộc vào thành công của mọi dự án
thành phần

Chương trình thường bao gồm các hoạt động phát triển liên tục

Bao gồm toàn bộ vòng đời sản phẩm (phát triển và duy trì tiến hóa phần
mềm; thiết kế, sản xuất ô tô…)

Liên quan tới việc thực thi một số dự án lặp (một chiến dịch tìm kiếm
dầu mỏ với một vài dự án khoan giếng dầu …)
11
Quản lý dự án: tác dụng và ba chiều

Tác động của quản lý dự án

Giảm đáng kể thời gian: 163% so với 222%


về miền ứng dụng của dự án,

về bối cảnh cụ thể của dự án

Công cụ:

phần mềm (các bộ công cụ và các chương trình hỗ trợ)

phần cứng (bảng, biểu mẫu và các công cụ khác)

Kỹ thuật: Áp dụng trong từng quy trình dự án

QLDA theo chuẩn PMI

Thực hiện theo các quy trình

5 giai đoạn (nhóm quy trình), 9 vùng kiến thức với 42 quy trình

Vòng đời của quản lý dự án
13
Quy trình QLDA

Quy trình QLDA

Quy trình là một bộ các hoạt động tương tác lẫn nhau nhằm thu
được một sản phẩm, một kết quả hoặc một dịch vụ đã được xác
định trước.

Quy trình QLDA là một quy trình trong QLDA


thực hiện thu thập (input), thao tác (xử lý), lưu trữ và kết xuất (output)
dữ liệu và thông tin, và cung cấp một phản ứng hiệu chỉnh (cơ chế phản
hồi: feedback mechanism) đạt được một mục tiêu (objective).

Cơ chế phản hồi là thành phần giúp các tổ chức đạt được các mục đích
(goals), chẳng hạn như tăng lợi nhuận hoặc cải thiện quan hệ khách
hàng.

Các khái niệm liên quan trong định nghĩa

Yếu tố/Thành phần: phần cứng, phần mềm, CSDL, viễn thông-mạng-
internet, con người, các thủ tục procedures (chiến lược: strategics,
chính sách: polities, phương pháp: methods, quy tắc: rules)

Mục tiêu (objective) <> mục đích (goals): xem trang sau
18
Hệ thống thông tin kinh doanh
19
Mức trên: Hệ thống quản lý tri thức và hệ thống thông tin kinh doanh
chuyên ngành
Mức giữa: Hệ thống thông tin quản lý và hệ thống hỗ trợ quyết định
Mức dưới: Thương mại điện tử và thương mại không dây (M-commerce:
Mobile-commerce)
3. Quản lý dự án trong tổ chức

Tài nguyên tổ chức

Tri thức tổ chức

Tài nguyên quy trình

HP biết thì doanh thu của HP sẽ tăng ít nhất 3 lần”.
Tri thức là động lực chủ yếu cho tăng trưởng kinh tế

Tài nguyên quy trình
+ Quy trình dẫn dắt một tuyến hoạt động xử lý trong tổ chức
+ Quy trình do con người xây dựng ra và thực hiện. Khai phá dữ liệu
quá trình (process mining) http://www.processmining.org/ .
+ Thực hiện quy trình và ngoại lệ

Môi trường tổ chức
+ Văn hóa tổ chức
+ …
Đầu tư ra nước ngoài của doanh nghiệp Nhật: 3 lợi thế trở thành hạn chế
[NKK10] Numagami, Karube, and Kato (2010). Organizational Deadweight: Learning
from Japan (jointly worked), Academy of Management Perspectives 24(4):25-37.
21
Tri thức – động lực chủ yếu tăng trưởng
22
Tăng GDP Việt Nam [VDR2012]
Tăng GDP theo đầu người của Hàn Quốc và Mexico [WB06]
“Nói thẳng ra lý do là các bạn đang dựa trên mô hình tăng trưởng sai. 3-4 năm qua, các
bạn bơm tín dụng ồ ạt”. Victoria Kwakwa, giám đốc Ngân hàng Thế giới (WB) tại VN
http://www.tienphong.vn/Kinh-Te/614008/Viet-Nam-se-on-neu-lam-dung-cam-ket-tpol.html
Hình thức quản lý dự án

Hình thức quản lý dự án trong tổ chức

Bộ phận quản lý dự án

Quản lý dự án và quản lý điều hành: Ba hình thức tổ chức quản lý dự

QL tài nguyên con người (Human Resource Man.): 4 quy trình

Quản lý truyền thông (Communication Man.) : 5 quy trình

Quản lý rủi ro (Risk Management) : 6 quy trình

Quản lý mua sắm (Procurement Management) : 4 quy trình
24
9 vùng kiến thức QLDA
25