Phân loại - Chức năng- Kỹ thuật soạn thảo văn bản QLHCNN
1. Khái niệm : Văn bản QL HCNN là những QĐ và Thông tin quản lý
thành văn do các cơ quan quản lý HCNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự,
thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ q lý HCNN
giữa các cơ quan NN với nhau và giữa các cơ quan NN với tổ chức và công dân
.
2. VB QL HCNN được cấu thành :
- Chủ thể ban hành : Cơ quan QL HCNN có thẩm quyền
- Nội dung truyền đạt : Các QĐ Q lý và T tín Q lý phục vụ yêu cầu q lý
HCNN . QĐ q lý mang tính chất quyền lực đơn phương và làm phát sinh hệ quả
pháp lý cụ thể; T tin q lý có tính 2 chiều (dọc , ngang )
- Đối tượng áp dụng ; cơ quan NN, tổ chức, công dân tiếp nhận và thực
hiện .
3. Phân loại VB QLHCNN
a) Tiêu chí phân loại
- Phan loại theo tác gủa, theo từng cơ quan đã XD và ban hành . Theo tiêu
chí này VB có thể là VB của CP, TT TP, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc CP, UBND v.v
- Phân loại theo tên loại, có thể bao gồm NQ, NĐ,QĐ, chỉ thị, T tư, Th
baó, b cáo, v.v
- Phan laọi theo nội dung, được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra tong
trích yếu của VB : VB XNK, VB về hộ tịch, VB về công chứng
- Phân loại theo m đích biên soạn, dựa vào chức năng của các cơ quan
QLHCNN có thể phân chia VB QLHCNN thành : VB lãnh đạo chung, VB XD
và chỉ đạo KH, tổ chức bộ máy, quản lý CB, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công
thống kê .
- Phân loại VB theo thời gian, có thể là các năm tháng khác nhau
- Phân laọi VB theo kỷ thuất chế tác, ngôn ngữ thể hiện, v.v
- Phâ loại theo tính chất p lý : VB QPPL, VB cá biệt
b) Phan loại VB QLHCNN theo t chất P lý và loại hình q lý chuyên môn
Theo t chất P lý và loại hình q lý chuyên môn VB QLHCNN gồn các

b) Nguyên tắc áp dụng VB
- VB được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực . VB QPPL được áp dụng đ
với hành vi xảy ra tại thời điểm mà VB đó đang cso hiệu lực. Trong trường hợp
có qui định trở vềc trước thì áp dụng theo VB dodó .
- Trong trường hợp các VB cso qui định QĐ khác nhau về cùng 1 vấn đề
thò áp dụng VB có hiệu lực P lý cao hơn.
-Trong trường hợp các VB do 1 cơ quan ban hnàh cso qui định khác nhau
về cùng 1 vấn đề thì áp dụng qui định, QĐ của VB được ban hành sau .
- Trong trường hợp VB mới không qui định trách nhiệm p lý hoặc qui
định trách nhiệm p lý nhẹ hơn đ với hành vi xảy ra trước ngày VB có hiệu ực
thì áp dụng VB mới .
5. Chức năng của VB
(1) Chức năng thông tin :
- Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm : việc ghi lại các thông tin quản lý;
truyền đạt các thông tin đó; giúp các cơ quan thu nhận các t tin cần thiết cho h
động quản lý; đánh giá các th tin thu được qua các hệ thống tr đạt th tin khác
- Để đảm bẳochắc năng th tin, phải : quan tâm đến khả năng tiếp nhận th
tin qua VB thuận lợi hay không; những th tin đó được SD ntn? trong thực tế
QLHCNN .
- Dưới dạng VB, th tin thường gồm 3 loại : Thông tin quá khứ ( liên quan
đến sự việc đã được giải quyết), chức năng hiện tại (liên quan đến sự việc đang
xảy ra hàng ngày); Thông tin dự báo (mang tính KH tương lai, dự báo chiến
lược)
(2) Chức năng quản lý :
- Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả
công việc (trong cơ quan q lý HCNN là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý,
thí dụ : Thông tư, chỉ thi, QĐ, điều lệ, thông báo )
- Để đảm bảo chức năng q lý, VB phải đảm bảo được khả năng thực thi
của cơ quan nhận được ( tính hiệu quả, khả thi của VB)
- Từ giác độ chức năng q lý, VB q lý HCNN gồm 2 loại :

phiếu gởi )
6. Kỹ thuật soạn thảo văn bản QLHCNN
(1) Yêu cầu chung về kỷ thuật soạn thảo văn bản cần đảm bảo các yêu cầu
sau :
- Nắm vững đường lối, CS của đảng trong XD và ban hành văn bản .
- VB được ban hành phải phù hợp với chức năng, nh vụ, q hạn và phạm vi
hoạt động của cơ quan (VB sắp ban hành thuộc thẩm quyền p lý của ai và thuộc
lại nào ? Phạm vi tác động của VB đến đâu? Trật tự P lý được xác định ntn? VB
dự định ban hành có gì mâu thuẩn với các Vb HC khác )
- Nắm vững nội dung VB cần sạon thảo, phương thức giải quyết công việc
đưa ra pahỉ rõ ràng phù hợp
- VB phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức, văn phong
- Người soạn thảo VB cần nắm vững ng vụ và kỹ thuật soạn thảo VB dựa
trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về QLHC và PL .
(2) Những yêu cầu về nội dung
a- VB phải có tính mục đích rõ ràng
+ Trước khi soạn VB cần xác định mục tiêu và giưói hạn điều chỉnh của
nó
+ Căn cứ vào m đích của n dung VB có thể xác định tính thích hợp của
nó với m đích sử dụng . Tính thích hợp thể hiện ở sự đồng nhất nội dung và
hình thức VB ( N dung : thiết thực, đáp ứng tối đa yêu cầu thực tế, phù hợp PL
hiện hành; Hình thức : Thể hiện dưới dạng VB thích hợp, thí dụ không dùng chỉ
thị thay cho thông báo và ngược lại
b - VB phải có tính khoa học, phải đảm bảo :
+ Có đủ chất lượng t tin quy phạm và t tin thực tế cần thiết, t tin được xử
lý và đảm bảo chính xác : sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện
mới .
+ Lô gíc về nội dung : nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ
+ Thể thức VB theo qui định
+ Tính hệ thống của VB.

hạn chế sử dụng câu nghi vấn, cầu khiến, biểu cảm .
+ Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt
+ Câu cần có sự nhất quán với chủ đề và hoàn chỉnh về mặt hình thức
+ Câu cần được liên kết với nhau hài hoà
+ Khi viết đoạn văn cần lưu ý sao cho các câu trong đoạn văn t trung vào
cùng 1 chủ đề, không bị phân tán, không chuyển ý đột ngột, cần có câu chuyển
ý, tránh lạc chủ đề
(3). Những yêu cầu về bố cục và thể thức văn bản . Tổng thể Vb có bố cục
sau :
a- Phần mở đầu :
(1) Quốc hiệu
( 2) Tên CQ ban hành VB
(3) Số và ký hiệu :
- Số VB được đánh từ 01 và bắt đầu từ 10/01 đến 31/12 mỗi năm; các số
dưới 10 phải viết thêm số 0 ở trước .
- Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại VB và tên CQ ban hành . Chú ý :
+ Số và ký hiệu của VB quy phạm PL : Số/năm ban hành/viết tắc tên loại
VB- Viết tắt tên CQ ban hành .
+ Số và ký hiệu của VB các biệt :Số/viết tắc tên loại VB- Viết tắt tên CQ
ban hành .
+ Số và ký hiệu của VB hành chính :
VB có tên loại : Số/viết tắc tên loại VB- Viết tắt tên CQ ban hành
VB không có tên loại (CV) : Số/Viết tắt tên CQ ban hành - viết tắt tên đơn
vị soạn thảo
(4) Địa danh, ngày tháng : Địa danh là địa điểm đặt trụ sở cơ quan ban
hành. Ngày tháng viết dưới quốc hiệu “ ngày tháng năm ”, những số
chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết số 0 dằng trước .
(5) Tên loại VB : Tất cả VB đều có tên loại (trừ CV)
(6) Trích yếu VB “ mệnh lệnh ngắn gọn thể hiện nội dung tổng quát của
VB

QPPL phải tuân theo các bước quy định tại Luật ban hành các VB QPPL và các
VB hướng dẫn thi hành Luật này. Còn quy trình sạon thảo VB HC th thường
khác thường đơn giản hơn, tuỳ theo yêu cầu của từng cơ quan, đơn vị cụ thể .