Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn
bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giả quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động
của các cơ quan,tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác
văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điieù đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều
lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Trong số những nội dung của công tác
văn thư thì có thể nói công việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng. Bời vì văn
bản giấy tờ hình thành rất nhiều trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc
tổ chức khoa học tài liệu là cần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu của các cá
nhân, đơn vị cũng như cho công tác lưu trữ của cơ quan. Để tổ chức được
khoa học tài liệu thì việc lập được danh mục hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu
đó là rất quan trọng. Có thể nói lập (DMHS) là công việc đầu tiên để tiền hành
lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vào chất lượng của (DMHS) được
lập.
Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị các cán bộ chuyên
môn chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó hầu hết
các cơ quan, đơn vị không tiến hành lập (DMHS) hoạc nếu có được lập thì chỉ
mang tính chất đối phó. Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) không đảm bảo
đầy đủ những tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có.
Từ thực tế trên tôi đã tiến hành tìm hiểu về vấn đề (DMHS). Đơn vị mà
tôi tiến hành khoả sát là ở Bộ Tài nguyên và Môi trường, địa chỉ số 83 Nguyễn
Chí Thanh- Hà Nội.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Thực hiện đề tài này trước hết là để cho bản thân có điều kiện củng cố
lại phần lí luận về công tác lập hồ sơ, cụ thể là phần lập (DMHS) , cũng như
trang bị cho bản thân những kiến thức thực tế về vấn đề này. Sau đó, là mong
muốn được góp một tiếng nói nhỏ tác động đến nhận thứ của các cán bộ làm
công tác công văn giấy tờ về ý nghĩa cũng như sự cần thiết phải lập (DMHS),

này chác chắn còn nhiều thiếu sót. Rất mong được sự phê bình, góp ý cuả
các thầy cô và các bạn.
Nhân đây, tôi xin cảm ơn các cán bộ Phòng Văn thư- Lưu trữ Bộ Tài
nguyên và Môi trường đã tạo cho tôi có đièu kiện đẻ khảo sát thực tế và
tôi xin gửi lời cảm ơn đến ThS Lê Thị Nguyệt Lưu đã giúp đỡ tôi hoàn
thành bài niên luận này.
Sinh viên
Nguyễn Thị Thảo
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
PHẦN MỘT
SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
ĐỐI VỚI BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG.
1. Khái niệm về danh mục hồ sơ(DMHS).
Bởi vì lập (DMHS) là một khâu quan trọng trong công tác lập hồ
sơ, nó qu y định đến chất lượng của hố sơ và để có cái nhìn hoàn
chỉnh vê (DMHS) cũng như vai trò của nó đối với công tác lập hồ sơ thì
phải tìm hiểu về bản chất hay nói cách khác là hiểu khái niệm về hai
công việc này.
- Khái niệm hồ sơ:
Theo “lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS.TS
Vương Đình Quyền thì “ Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn
bản)có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành
trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lai do
có những đặc điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản,
cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”.
- Khái niệm lập hồ sơ:
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải

năm của một cơ quan, một đơn vị tổ chức của một cơ quan, kèm theo kí
hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một
chế độ nhất định.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2. ý nghĩa, tác dụng của (DMHS) đối với Bộ Tài nguyên và Môi
trường
việc lập (DMHS) hàng năm mang lại nhiều ý nghĩa tác dụng đối với hoạt
đọng của cơ quan, đặc biệt là đối với công tác văn thư và lưu trữ của Bộ
Tài nguyên và Môi trường.
Trước hết phải nhấn mạnh rằng việc lạp (DMHS) hàng năm có một vai
trò nhất định đối với Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ. Bởi
vì quan (DMHS) Lãnh đạo cố thể nắm được một cách khái quát công việc
của các đơn vị, các cán bộ cũng như những loại hồ sơ mà các cán bộ, các
đơn vị hình thành nên, tứ đó Lãnh đạo và các Thủ trưởng có thể nghiên cứu
và giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả nhất. Đảm bảo phân
công công việc một cách hợp lý, đúng người , đúng việc , đúng trách
nhiệm. Đồng thời (DMHS) còn là căn cứ để Lãnh đạo Bộ , Thủ trưởng các
đơn vị thuộc Bộ kí các quyết định cấp phát trang thiết bị phục vụ cho công
tác lập (DMHS).
Bên cạnh đó, cũng cần phải nói đến ý nghĩa tác dụng mà (DMHS) đem
đến cho công tác văn thư. Bởi vì, lập (DMHS) là công việc cuối cùng của
khâu văn thư., nó góp phần hoàn thiện và đặc biệt là nâng cao chất lượng,
hiệu quả cho công tác văn thư cũng như các cán bộ làm công tác công văn
giấy tờ.
+ Trước hết, (DMHS) được lập sẽ là một căn cứ quan trọng để cán bộ văn
thư, cán bộ phần hành tiến hành lập hồ sơ hiện hành. Nó giúp cho các cán
bộ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành hình dung được những hồ sơ cần
lập trong một năm. Hay nói cách khác, (DMHS) giúp các cán bộ kế hoạch
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

hướng dẫn đôn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc cũng
như xác định trách nhiệm của các cán bộ chuyên viên trong từng đơn vị
trực thuộc Bộ đối với việc lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ công việc.
+ Tiếp theo, (DMHS) chính là một căn cứ quan trọng để xác định nguồn tài
liệu chủ yếu mà các đơn vị trực thuộc Bộ phải nộp vào lưu trữ cơ quan. Từ
việc xác định được các nguồn tài liệu sẽ giúp việc thu tài liệu được thực
hiện nhanh chóng và chính xác, đảm bảo thu đầy đủ tài liệu, không bị thiếu
xót và đảm bảo đúng thời gian theo như quy định của Cục Lưu trữ Nhà
nước và quy chế của Bộ về thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ
quan và lưu trữ Nhà nước.
+ sau khi hồ sơ tài liệu được thu đầy đủ vào lưu trữ Bộ thì theo định kì
hoặc đột xuất các cán bộ lưu trữ tiến hành xác định giá trị của hồ sơ, tài
liệu và sự có mặt của (DMHS) sẽ giúp cho việc xác định giá trị được tiến
hành nhanh chóng, chính xác. Bởi vì, trong (DMHS) được lập có cột ghi
yếu tố thời hạn bảo quiản của các hồ sơ, tài liệu; các cán bộ lưu trữ có thể
căn cứ vào đó để xác định giá trị cũng như thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài
liệu trong lưu trữ.
Như vậy, (DMHS) có ý nghĩa rất lớn đối với Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các
đơn vị thuộc Bộ , các cán bộ phần hành và đặc biệt là đối với công tác văn
thư - lưu trữ của cơ quan. Có thể nói, nếu không có (DMHS) thì việc nắm
bắt công việc, những hồ sơ hình thành tróng quá trình giải quyết công việc
của Lãnh dậo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị đối với các cá nhân, đơn vị
thuộc Bộ sẽ bị hạn chế rất nhiều, điều này có thể ảnh hưởng đến việc thực
hiện chức năng quản lý của các lãnh đạo. Không chỉ dừng ở đó, nếu thiếu
(DMHS) thì việc lập hồ sơ hiện hành sẽ không thuạn lợi, chất lượng hồ sơ
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
không cao, cũng như việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ,
xác định nguồn tài liệu phải nộp vào lưu trữ và việc xác định giá trị các hồ
sơ, tài liệu sẽ khó thực hiện hơn rất nhiều.

quan đến công tác xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành một cách
thuận lợi.
+Hạn chế:
Tuy Lãnh đạo Bộ đã ban hành những văn bản mang tính pháp lý liên
quan đến công tác này, xong những văn bản đã ban hành mới chỉ dừng
ở việc nêu tên công việc và quy định trách nhiệm thực hiện mà chưa
nêu được quy trình và công việc cụ thể của từng cán bộ , đơn vị cụ thể,
đặc biệt là chưa có sự hướng dẫn cũng như kiểm tra việc thực hiện các
công tác này trên thực tế . Do vậy mà vấn đề xây dựng (DMHS) và lập
hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc ở Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ
TN&MT chưa đi vào thực tế như mông muốn.
Tình hình xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT.
Tuy đã có sự quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước cũng như của Lãnh
đạo Bộ về việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành , nhưng qua khảo sát thực
tế tôi thấy việc xây dựng (DMHS) cũng như lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT
chưa được thực hiện theo đúng quy chế.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Cụ thể, đối với công tác xây dựng (DMHS), theo quy định của Cục Lưu trữ
Nhà nước và theo quy chế của Bộ thì (DMHS) phải được lập trước khi bắt đầu
một năm hoạt động mới, nghĩa là (DMHS) được hình thành trước khi có hồ sơ
tài liệu . Việc lập (DMHS) phải dựa trên cơ sở chương trình, kế hoạch, nhiệm
vụ công tác năm của từng đơn vị ; nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá
nhân trong mỗi đơn vị.ngoài (DMHS) chung của Bộ thì mỗi đơn vị trực thuộc
và cá nhân được giao nhiệm vụ cụ thể đều phải có (DMHS) riêng. Tuy nhiên
trên thực tế thì lại khác, các đơn vị cũng như các cán bộ phàn hành không xây
dựng (DMHS). chỉ có (DMHS) chung của Bộ , xong quy trình xây dựng lại
không tuân thủ theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước và của Bộ . Đó là,
(DMHS) sau khi các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cươ quan; sau khi các
cán bộ lưu trữ phân loại, lập hồ sơ thì (DMHS) mới được xây dựng. Với việc

cập. Hồ sơ hiện hành không được lập ở khâu văn thư mà lập ở khâu lưu trữ
dẫn đến hồ sơ được lập chất lượng không cao, nhiều vấn đề bị xé lẻ dẫn đến
khó khăn cho người sử dụng tài liệu khi nhìn nhận một vấn đề nào đó, làm mất
nhiều thời gian, kinh phí trong việc phân loại, xác định giá trị tài của hồ sơ, tài
liệu.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
PHẦN HAI
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ
CHO VĂN PHÒNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
1 Quy trình và phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng
Bộ Tài nguyên và Môi trường
1.1 căn cứ để xây dựng (DMHS)
- Căn cứ pháp lý:
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Căn cứ vào Quyết định số ….ngày 26 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ
tài nguyên và Môi trường quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức cuả Văn phòng Bộ
+Căn cứ vào Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2005
của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về quy chế công tác văn thư-
lưu trữ của Bộ.
+ Căn cứ vào quy chế làm việc của Văn phòng Bộ được xây dựng hàng
năm
- Căn cứ thực tế
+ Kế hoạch hoạt động hàng năm của Văn phòng Bộ
+ Danh mục hồ sơ năm trước, bản thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ
sơ của Văn phòng Bộ.
+ Thành phần, số lượng, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Văn phòng Bộ.

(DMHS) sau khi đã xây dựng được khung phân loại hồ sơ trong (DMHS)
Thực hiện việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ là cán bộ lưu trữ,
vì tài liệu của các phòng ban trực thuộc Văn phòng đều nộp vào lưu trữ rồi
mới tiến hành phân loại, lập hồ sơ. Điều này dẫn đến những khó khăn
không nhỏ cho cán bộ lưu trữ, tuy họ là những người trực tiếp lập (DMHS)
nhưng lại không am hiểu nhiều về tài liệu chuyên môn, không nắm được
quá trình hình thành tài liệu bởi vì họ không trực tiếp giải quyết công việc
và snả sinh ra tài liệu. Từ thực tế trên cho thấy, việc dự kiến hồ sơ và đặt
tiêu đề cho hồ sơ cần có sự phối kết hợp giữa cán bộ lập hồ sơ và cán bộ
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
chuyên môn được giao nhiệm vụ theo dõi và giải quyết các công việc của
Văn phòng để (DMHS) được lập tyhực sự có chất lượng
- Những hồ sơ cần lậơ trong năm phải dựa trên những căn cứ pháp lý và
căn cứ thực tế của Bộ.
- Những tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự,
từ tiêu đề hồ sơ về những công việc chung, đến những tiêu đề hồ sơ
mang tính cụ thể từng công việc.
- Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ phải vận dụng linh hoạt các đặc
trưng. việc xác định tính chính xác các đặc trưng của hồ sơ là điều kiện
quan trọng đẻ viết tiêu đề hồ sơ đầy đủ và phản ánh đúng nội dung của
hồ sơ.
Những đặc trưng thường được vận dụng là:
+ Đặc trưng vấn đề
++ Đặc trưng tên loại văn bản
+ Đặc trưng cơ quan giao dịch
+ Đặc trưng địa dư và thời gian
Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, hay xác định giá trị của hồ sơ là
một công việc phức tạp, đặc biệt là đối với cán bộ lưu trữ của Bộ vì họ

Quyết định số 652/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng BTN&MT ban hành ngày
26 tháng 5 năm 2003 thì (DMHS) phải được lập vào cuối năm trước để kịp
sử dụng vào đầu năm sau. Nhưng qua khảo sát thực tế tôi thấy ở BTN&MT
(DMHS) chỉ được lập khi tài liệu đã nộp xuống lưu trữ Bộ và cán bộ lưu
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
trữ tiến hành đồng thời việc lập hồ sơ và (DMHS). Như vậy (DMHS) chỉ
còn duy nhất một ý nghĩa là giúp cán bộ lưu trữ quản lí chặt chẽ hồ sơ và
tra tìm hồ sơ nhanh chóng.
2. Nghiên cứu xây dựng (DMHS) cho Văn phòng BTN&MT.
2.1 Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận trong Văn phòng
- Phòng Tổng hợp:
Phòng Tổng hợp trực thuộc Văn phòng Bộ, có nhiẹm vụ tham mưu cho
Lãnh đạo Văn phòng về các lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của Phòng
Tổng hợp và những vấn đề khác khi Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu.
Bên cạnh đó, Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức thực hiện chỉ thị,
thông báo của Bộ, của Lãnh đạo Văn phòng về các vấn đề thuộc chức
năng, nhiệm vụ của mình.
Cùng với nhiệm vụ tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, làm việc, tiếp
khách, đi công tác của Lãnh đạo Bô và Lãnh đạo Văn phòng.
- Phòng Quản trị:
Phòng Quản trị trực thuộc Văn phòng Bộ, có trách nhiệm thực hiện
những nhiệm vụ do Lãnh đạo Văn phòng giao, tham mưu cho Lãnh đao
Văn phòng về các vấn đề thuộc chức năng quản lý của mình, đồng thời chỉ
đạo việc xây dựng kế hoặch công tác của Văn phòng và của Bộ.
Phòng Quản trị thực hiện việc trình Bộ trưởng các kế hoạch công tác
định kỳ của Bộ và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bộ về
việc thực hiện chương trình , kế hoạch đó.
Bên cạnh đó Phòng Quản trị thực hịên việc đôn đốc, theo dõi việc
chuẩn bị các đề án, các văn bnả của Bộ do Văn phòng, các đơn vị trực

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phòng Kế hoạch – Tài vụ có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý theo chức năng
đối với các nhu cầu cung ứng vật tư , tranmg thiết bị cho các đơn vị trực
thuộc Bộ. Phòng Kế hoạch – Tài vụ có nhiệm vụ thực hiện luật ngân sách
Nhà nước, thực hiện lập các dự toán kính phí cho Bộ và các đơn vị trực
thuộc Bộ. Đồng thời,theo dõi, kiểm tra công tác kế toán đối với các đơn vị
trực thuộc Bộ.
Bên cạnh đó, phòng Kế hoạch- Tài vụ thực hiện việc lập báo cáo định
kỳ và đột xuất với côngh tác tài chính kế toán của cơ quan và giải trình nếu
Lãnh đao Bộ yêu cầu. Cùng với các nhiệm vụ trênthì phòng Kế hoạch Tài
vụ còn có nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ về
công tác tài chính của cơ quan.
Trên đây là những nhiệm vụ của các phòng ban chức năng thuộc Văn
phòng Bộ. Căn cứ vào đó , các hồ sơ được hình thành, đảm bảo phản ánh
đúng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban đã được quy định.
2.2 Nguyên tắc xác định nhóm hồ sơ và các loại hồ sơ cần lập của Văn
phòng BTN&MT
Khi xây dựng (DMHS) thì các cán bộ chuyên viên phải đảm bảo các
nguyên tác khi xác định nhóm Hồ sơ và các loại hồ sơ trong (DMHS), đảm
bảo thực hiện theo nguyên tắc sẽ tránh được việc xác định sai số lượng Hồ
sơ, tránh việc xé lẻ vấn đề trong hồ sơ, thiếu hồ sơ cần lập hay gộp quá
nhiều vấn đề trong một hồ sơ.
- Nguyên tắc 1: Phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây
là một nguyên tắc cơ bản, quan trọng nhất để xác định nhóm hồ sơ và
các loại hồ sơ trong (DMHS) của văn phòng Bộ.
Những công việc mà các cán bộ văn phòng giải quyết hàng ngày là để thực
hiện chức năng nhiệm vụ mà lãnh đạo Bộ giao cho Văn phòng. Nếu nắm
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
vững chức năng nhiệm vụ của văn phòng thi các cán bộ văn phòng có thể

CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VĂN PHÒNG Độc lập-Tự do-
Hạnh phúc
Stt Số và ký
hiệu HS
Tiêu đề HS Thời hạn
bảo quản
Người lập
hồ sơ
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
01 TH
TH- 01
Phòng tổng hợp
Các văn bản của cấp trên chỉ
đạoviệc thực hiện theo chức năng,
nhiệm vị của Bộ
vĩnh viễn Chuyên
viên(C V)
02 TH-02 Biên bản, thông báo về các cuộc
họp của Bộ, Thứ trưởng với các
Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
Tạm thời Chuyên viên
chính
(CVC)
03 TH-03 Báo cáo chuyên đề của các Vụ gửi
Bộ.
Lâu dài Chuyên viên
04 TH-04 Chỉ thị, thông báo của Bộ về vấn

13 QT-15 Hồ sơ về tổ chức ứng dụng công
nghệ thông tin phục vụ công tác
quản lý của Bộ
Vĩnh viễn CVC
QT-16
Hồ sơ dự phòng
….
QT-18
14 HC Phòng Hành chính
15 HC-19 Báo cáo định kỳ va đột xuất về
công tác hành chính
Vĩnh viễn CVC
16 HC-20 Tập tài liệu về các cuộc họp của
lãnh đạo Bộ
Tạm thời Chuyên viên
17 HC-21 Tập tài liệu về các cuộc họp của
lãnh đạo văn phòng
Tạm thời Chuyên viên
18 HC-22 Báo cáo thống kê tổng hợp công
tác văn thư - lưu trữ của cơ quan
Vĩnh viễn CVC
19 HC-23 Hồ sơ xây dựng các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn
Vĩnh viễn CVC
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
thư-lưu trữ
20 HC-24 Hồ sơ về cải cách hành chính của
cơ quan
Vĩnh viễn CVC

Vĩnh viễn CVC
32 HC-36 Tập văn bản về những nguyên tắc
và chế độ trong công tác lưu trữ
Vĩnh viễn CVC
HC-37
….
Website: Email : Tel (: 0918.775.368