8/23/2013
1
CHUYÊN ĐỀ 1
TỔNG QUAN VỀ
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
ThS. Nguyễn Thị Nguyệt Anh
Giảng viên Khoa Quảntrị kinh doanh
ĐT: 0904749893
E.Mail:
DOANH NGHIỆP
ĐẦU VÀO
ĐẦU RA
CẤP QUẢN TRỊ
QTV
Cấ
p
cao
p
QTV Cấp trung gian
QTV cấpcơ sở
8/23/2013
2
CH
Ứ
C NĂNG QU
Ả
N TRỊ Đ
Ố
I V
Ớ
I T

MỤC TIÊU
Sử dụng hợp
lý các nguồn
tài nguyên
hạnchế
Cân bằng
giữakếtquả
và hiệuquả
của

môi

trường
c
ủ
a m
ôi

trường
CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ

năng

giao


CHUYÊN MÔN
GIAO

TIẾP
KỸ NĂNG
CHUYÊN MÔN
CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
Kỹ năng cứng

Kỹ năng mềm

Kỹ

năng

mềm
CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
Kỹ năng cá nhân

Kỹ năng quan hệ con người

Kỹ

năng

quan

hệ

con

Các
giai
đoạn
phát
triển
nhóm

Các
giai
đoạn
phát
triển
nhóm
 Phát triểnnăng lựclãnhđạo cá nhân
 Truyền thông nhóm
 Giải quyếtvấn đề
8/23/2013
5
TEAMWORK
Nhóm là gì?
• Nhóm (team) là 1 số nhỏ các cá nhân có các kỹ
năng bổ sung cho nhau, cam kếtthựchiệnmột
mục
đích
mục
tiêu
hoạt
động
chung
theo

Giải quyết xung đột
Niềmtin đủ để có thể mắcsailầm
Ý nghĩacủa nhóm
• Nhóm gồm nhiềungườido đóluôndồidàonguồn nhân lực, ý tưởng
và động lựchơn cá nhân đơnlẻ.
• Có khả năng tối đahóatiềmnăng lãnh đạovàtốithiểuhóanhược
điểm
của
từng
thành
viên
điểm
của
từng
thành
viên
• Có nhiềuý tưởng để giảiquyếtvấn đề/ đạtmục tiêu do đócónhiều
giải pháp, cách nhìn vấn đề bao quát và sâu sắc
• Chia sẻ kinh nghiệm thành công và thấtbạiqua đó các thành viên
trưởng thành hơn
• Trách nhiệmvớimụctiêuđề ra
• Làm được nhiềuviệchơn 1 cá nhân
Nhóm hiệuquả
Theo Stephen Robbins (2005)
• Bốicảnh: nguồnlực, lãnh đạovàcấutrúc, môitrường tạodựng
niềmtin, đánh giá kếtquả và hệ thống lương thưởng
Yế
tố
ấ
thà h

n
h
v
iê
n, p
hẩ
mc
hất
c
á
nhân, quy mô, phân bổ vai trò, sựđadạng, sự linh hoạtvàmối
quan tâm của thành viên đốivớitinhthần đồng đội
• Thiếtkế công việc: tự chủ, đadạng về kỹ năng, bảnchất nhiệmvụ,
tầmquantrọng của nhiệmvụ
• Quá trình: mục đích chung, mụctiêu, năng lực nhóm, mức độ xung
đột, tính ỷ lạitậpthể
• Stephin Robbins (2005) Organizational Behaviour, Prentice Hall
8/23/2013
7
Nhóm hiệuquả
• Sự phụ thuộclẫn nhau ở mứccao
• Lãnh đạocókỹ năng giao tiếptốt
•
Từng
thành
viên
mong
muốn
đóng
góp

Vai trò của đội
Theo Belbin, đội thành công phải có sự phối hợp cân bằng của các kỹ năng cá nhân và các loại
tính cách khác nhau để tạo nên một loạt những vai trò của nhóm
1.Người gieo hạt
Sáng tạo, giàu tưởng
tượng không chính thống
4. Người định hình
Thích thử thách,
năng động mạnh mẽ
Có kỷ luật cao, tin cậy,
thậntrọng và hiệuquả
7. Người thực hiện
VAI TRÒ CÁ NHÂN TRONG NHÓM
tượng
,
không

chính

thống
2. Người điều tra
Thích hoạt động xã hội,
nhiệt tình, cởi mở
3. Người làm chủ tịch
Chín chắn, tự tin,
biết cách điều khiển
5. Người đánh giá (phê phán)
Điềm đạm, có chiến
lược, sâu sắc
năng

Hìnhthành
Giaiđoạn2
Xungđột
GiaiđoạnIII
Bìnhthườnghóa
GiaiđoạnIV
Vậnhành
Giai đoạnV
Thoái trào
Các giai đoạn phát triển của nhóm (tiếp)
Giai đoạnvậnhành:
Các t hành viên cùng cộng tác,thựchiệncôngviệc
chung
Ngườilãnhđạo:: Hỗ trợ các thành viên hoàn thành
ô
iệ
Giai đoạn thoái trào:
Công việc đã hoàn thành
Ngườilãnhđạo:
Thông báo kết thúc
Giai đoạn hình thành:
Định hướng,phá vỡ khoảng cách
Ngườilãnhđạo:
Khuyến khích các thành viên giới
thiệuvề mình
Giaiđoạnxungđột:
Mâuthuẫnnảysinh
Ngườilãnhđạo:
Khuyếnkhíchsựthamgiacủa
mọingười

- Duy trì tiêu chuẩn
(3) Quan hệ
-Huấn luyện
-Phối hợp
-Quản lý xung đột
-Xây dựng cam kết
-Thỏa mãn nhu cầu
- Mô hình hóa nguyên tắc
(4) Môi trường
-Kết nối mạng lưới
- Đại diện nhóm
-Tạo vùng đệm cho nhóm
trước các cú sốc bên ngoài
-Thương lượng để có hỗ
trợ
- Đánh giá
-Chia sẻ thông tin
(5) Đạt mục tiêu của nhóm
-Kết quả
-Sự phát triển
8/23/2013
9
Vai trò củalãnhđạo nhóm
• Theo Vadim Kotelnikov:
▫ Đưaramục đích.
▫ Xây dựng nhóm nổibật, không phải nhóm củacácngôisao
Đả
bả
kết
ả

thà
n
h
viên.
▫ Phát triểntiềmnăng của các thành viên ở mứccaonhất.
▫ Làm công việcthúvị và thu hút sự tham gia của các thành
viên.
▫ Phát triển nhóm tự quản
▫ Tạo động lực và thúc đẩy các thành viên
▫ Dẫndắt và khuyến khích truyền thông mang tính xây dựng.
▫ Giám sát nhưng không soi xét, “sămsoi”.
Vai trò củalãnhđạo nhóm
• Theo Stephen Robbins và Mary Coulter
BÀI TẬP XÂY DỰNG NHÓM
• Noel sắp đến, nhóm của bạn được giao nhiệm vụ phát triển sản
phẩm và dịch vụ mới để phục vụ nhu cầu mua sắm trong dịp này.
Yêu cầu: sản phẩm/dịch vụ mang tính mới lạ và hấp dẫn, khả thi;
doanh số bán hàng và ROI đạt mức cao; xây dựng nhóm gắn kết,
thànhviêncónăng lực
để phụcvụ cho các dự án kế tiếpcủacông
thành

viên

có

năng

lực


- nhiệm vụ của nhóm là gì?
- nhóm sẽ thành công vì?
8/23/2013
10
TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM
Ths. NguyễnThị NguyệtAnh
Bộ môn QTDN – Khoa QTKD
E:
M: 0904 749 893
Truyền thông nhóm
Khái niệm
Vai trò củatru
y
ềnthôn
g
nhóm
y
g
Các phương diện TT nhóm
Những cảntrở của TT nhóm
Khuyến khích TT hiệuquả
Tổ chứchọphiệuquả
Khái niệmtruyền thông nhóm
• Truyền thông: quá trình chia sẻ thông tin, mộtkiểu
tương tác xã hội, trong đócóítnhất hai tác nhân
tương tác lẫn nhau, chia sẻ các quy tắcvàtínhiệu
chung
chung
.
• Truyền thông nhóm: là hình thứctruyền thông được

ổ
c
hứ
c
khá
c
h
o
ặ
cc
hí
n
h
c
á
nhân/tổ chứcgửi thông tin.
▫ Hình thức
 Bằng lời: ngôn từ
 Không bằng lời: cử chỉ, điệubộ, nét mặt
 Biểutượng: định sẵný nghĩavàthể hiệnmộtý tường
nhất định
93% ý nghĩabiểucảm qua nét mặt, giọng nói
7% từ lờinói
Khái niệmtruyền thông nhóm
• Quá trình truyền thông
▫ Quá trình gửivànhận thông tin
▫
Liên
tục
▫

• Tăng khả năng kiểmtra, giámsát
• Tăng năng suất, hiệuquả làm việc
8/23/2013
12
Vai trò của TT nhóm
• Thông tin cầnphải đượcchiasẻ
• Các thành viên phải có trách nhiệmvớimục tiêu chung
của nhóm và vai trò củahọ tron
g
nhóm
g
• Chia sẻ, bổ sung kỹ năng, kiếnthứcnhất định cho các
thành viên khác
• Truyền đạtcácquyết định
• Truyền thông cởimở, hiệuquả  tin tưởng giữacác
thành viên, nhấnmạnh vai trò củamỗi thành viên
Các phương diện TT nhóm
• Lãnh đạo-thànhviên
▫ Xây dựng tiêu chuẩn cho hành động
▫ Không bao giờ là giao tiếpmộtchiều
▫ Kiên định
▫ Rõ ràng
▫ Nhã nhặn
• Thành viên - lãnh đạo
▫ Thẳng thắn, cởimở
▫ Trao đổitrựctiếp
▫ Tôn trọng lãnh đạo
▫ Trung thành
Nguyên tắcMaxwell
Các phương diện TT nhóm

công
kích
• Các thành viên không nhậnthứcrõviệcgìphải
làm vì nhóm
• Các thành viên không hiểu nhau  thù hằncá
nhân
• Các thành viên không nắm rõ nhiệmvụ
• Khả năng cảithiệncủa các thành viên
Những cảntrở của TT nhóm
• Sự sàng lọc thông tin
• Nhậnthứcchọnlọc
•
Thông
tin
quá
tải
•
Thông
tin

quá
tải
• Cảmxúc
• Ngôn ngữ
• Lo sợ truyền thông
• Cảntrở về giới tính
• Cảntrở về vănhóa
Khuyến khích truyền thông hiệuquả
• Các thành viên thấuhiểumục tiêu của nhóm
• Tăng cường thông tin phảnhồi

•
Chịu
trách
nhiệm
với
công
việc
được
giao
• Không chế giễungườikhác
• Quan tâm tớingônngữ cơ thể (giao tiếp phi ngôn
ngữ)
• Không nên đưaraquyết định khi giậndữ
• Bình tĩnh giảiquyếtcácvấn đề gặpphảitrong
truyền thông
• Không nên đánh giá vấn đề mộtcáchchủ quan
• Luôn tỏ ra lịch sự
Hộihọp
Hình thức
tổ chức
Quá trình
quảnlý
Mục đích
& Tính
chất
Phân loạitheomục đích & tính chất
• Họp để phát triển: phổ biếnchủ trương, đường lối,
chính sách, kế hoạch hành động
• Họp đ
ể

Phân loạitheohìnhthứctổ chức
• Họp không chính thức:
▫ Tính chấtbímậtcủacuộchọp
▫
Họp
nội
bộ
bàn
riêng
một
vấn
đề
▫
Họp
nội
bộ
bàn
riêng
một
vấn
đề
▫ Họpbấtthường
• Họp chính thức, công khai
▫ Họp định kỳ
▫ Đầy đủ các thành phần
▫ Có sự chuẩnbị chu đáo
Tổ chứchọp nhóm hiệuquả
• Chuẩnbị củangườitổ chức: mục đích củacuộc
họpquyết định:
▫

16
Tổ chứchọp nhóm hiệuquả
• Chuẩnbị củangườithamdự
▫ Sắpxếplịch cá nhân
▫ Tìm hiểunội dung họp
▫
Chuẩn
bị
các
ý
kiến
đóng
góp
Chuẩn
bị
các
ý

kiến
đóng
góp
• Địa điểmhọp: các điềukiệnvề trang thiếtbị, tiệnnghi,
sắpxếpchỗ ngồi.
• Chương trình họp
▫ Nội dung chính
▫ Thờigianphânbổ hợplý
▫ Ngườichủ tọa
▫ Tên các chủđề, ngườitrìnhbày
▫ Tính chấtmỗiphần: thảoluận, trình bày
▫ Thư ký cuộchọp


trao

đổi

thông

tin
.
• Cần xác định mục tiêu buổi họp.
• Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục
tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của
cả nhóm.
5. Tần số hội họp
• Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần
nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ
nhằm

giúp

các

thành

viên

trong

nhóm


▫ Xác định và tạo đòn bảychocácđộng lực, khát vọng
▫ Chia sẻ những nỗisợ
 Một nhóm thống nhấtlàmviệchiệuquả theo mục
tiêu chung
Truyền thông
• Hoạt động truyền đạt thông tin
•
T
hôn
g
tin rõ ràn
g
, biểulộ
ý
n
g
hĩa
g
g
ý
g
• Sự trao đổiý tưởng
• Bộclộ bảnthântheocáchmàmọi
thành viên khác có thể hiểu đượcmột
cách dễ dàng
8/23/2013
19
Nhóm
• Báo cáo trựctiếp
• Báo cáo gián tiếp

tiểutiết
• Tóm lượcnhững lợiíchmanglạichocác
đốitượng hữuquan
• Tóm lượclợiíchmanglại cho các thành
viên nhóm
Ngôn ngữ riêng của nhóm nhỏ
• Bán hàng
• Tài chính
Kỹ
h ậ
•
Kỹ
t
h
u
ậ
t
• Sựđiềutiết
• Sảnxuất
• Nhà cung ứng
• Ngườilaođộng
• Đồng nghiệp& Đốitác
8/23/2013
20
Động lực
• Tiền
• Thờigiannghỉ ngơi
•
Danh
vọng

lã
n
g
qu
ê
n
• Bị thay thế
• Bịđiều chuyển
• Sự chậmtrễ hay bị cắtgiảm thu nhập
• Bị chế nhạo
• Mấtviệc
8/23/2013
21
Động lựccơ bảnnhấtvề tâm lý tham gia nhóm
• Cảmgiácthuộcvề
•
Cảm
giác
được
cần
đến
•
Cảm
giác
được
cần
đến
• Cảmgiáccạnh tranh
• Khai thác các yếutố này
Ghi nhớ PPC

ế
tv
ấ
n đ
ề
TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM
Ths. NguyễnThị NguyệtAnh
Bộ môn QTDN – Khoa QTKD
E:
M: 0904 749 893
8/23/2013
22
Phương pháp giảiquyếtvấn đề STOP
• S = Situation = Tình huống
▫ Nhận định vấn đề
 Thờigian
ể
 Địa đi
ể
m
 Tầnsuất
▫ Sử dụng phương pháp tư duy
 Phương pháp giảiquyếtvấn đề hiệuquả nhất
 Áp dụng hiệuquả với nhóm từ 5-8 người
 Nguyên tắc: Những ngườilàmcôngviệcgìthìgiảiquyết
những vấn đề củacôngviệc đó
 Khai thác các ý tưởng mới
 Cầncóngườighichéplạiý kiến các thành viên
Phương pháp giảiquyếtvấn đề STOP
• Cách thứctiếnhànhcuộchọptư duy

▫
Specific
▫ Measurable
▫ Achievable
▫ Realistic
▫ Time
8/23/2013
23
Phương pháp giảiquyếtvấn đề STOP
• O = Option = Lựachọn
• Tạoranhững ý tưởng sáng tạo để giảiquyết
vấn
đề
và
dẫn
đến
một
tầm
nhìn
vấn
đề
và
dẫn
đến
một
tầm
nhìn
• Sử dụng phương pháp tư duy để lựachọn
Phương pháp giảiquyếtvấn đề STOP
• P = Plan = Kế hoạch