Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần I
Một số vấn đề lý luận về quản lý vật t kỹ thuật trong doanh
nghiệp
I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò, phân loại, yêu cầu và nhiệm
vụ của công tác vật t kỹ thuật.
1. Khái niệm, đặc điểm của vật t kỹ thuật
Vật t kỹ thuật hay còn gọi là vật t đó là những sản phẩm của lao động bao
gồm nguyên vật liệu, năng lợng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay thế nó
đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật t đợc tiêu dùng
toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó đợc chuyển
toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới.
2. Vai trò của vật t kỹ thuật
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp
đến chất lợng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển
hết sang giá trị thành phẩm.
Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh h-
ởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu
trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực
tiếp đến chất lợng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất lợng của
nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng cao chất l-
ợng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm
tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua
nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lu động của doanh
nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lu động). Nếu xét về chi phí quản
lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lợng chi phí tơng đối lớn trong tổng chi phí
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu không

tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián
đoạn hoặc không thể tiến hành đợc. Chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp
đến chất lợng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đến
hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu tố này là phải thực hiện các
nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật t:
- Phải đảm bảo việc cung ứng vật t kĩ thuật đúng tiến độ, số lợng , chủng
loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất.
- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật
t cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật t, nhập, xuất
kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc lập báo cấotì
chính và quản lý doanh nghiệp.
- Giám sát chặt chẽ việc sủ dụng vật t .
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật t , kế hoạch
sử dụng vật t, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất, tình hình kho tàng để kịp thời
báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời.
- Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật t và triệt để thực hành tiết kiệm vật t ảnh
hởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hởng đến việc giảm giá
thành sản phẩm, tăng lợi nhuận.
- Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ
đọng kém chất lợng của vật t .
- Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật t nhằm hạ giá thành
sản phẩm.
- Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật t .
Tham gia kiểm kê và đánh giá vật t theo chế độ quy định, lập báo cáo về vật
t phục vụ cho công tác quản lý.
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
5. Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật t kĩ thuật
Để đúng vững trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt thì các doanh
nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối thiểu hóagiá

- Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất
sản phẩm.
- Mức phế liệu sinh ra do tính chất công nghệ chia làm hai phần: phế liệu còn
sử dụng đợc và phế liệu bỏ đi.
+ Phế liệu còn sử dụng đợc chia thành hai loại: loại đợc dùng để sản xuất ra
chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm khác.
+ Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại đợc.
Lợng vật t hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho việc
sản xuất sản phẩm.
Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính ngời ta căn cứ vào công thức
sau:
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
H = H
1
+ H
2
Trong đó:
H
1
: là lợng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có ích
H
2
là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có tính chất công nghệ
H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính
Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn
thất của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
c. ý nghĩa
Định mức tiêu dùng vật t là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu,
điều hòa, cân đối lợng vật t cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng

dùng vật t của những thời kỳ trớc. Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ vận
dụng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Song nó có nhợc điểm là cha thật sự
khoa học chính xác đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trớc. Trong thực
tế, phơng pháp này thờng áp dụng ở những doanh nghiệp mặt hàng sản xuất không
ổn định.
b. Phơng pháp thực nghiệm
Là phơng pháp đợc tiến hành trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trờng. Sau
đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các
kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phơng pháp
này có u điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhợc điểm là cha tiến
hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hởng đến mức trong chừng mực nhất
định, phơng pháp này còn phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm cha phù hợp với
điều kiện sản xuất. Phơng pháp này áp dụng cho các xí nghiệp hóa chất, luyện
kim, thực phẩm...
7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
II. Phơng pháp phân tích
Là phơng pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó đợc coi là ph-
ơng pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của
phơng pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích
toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hởng đến lợng tiêu hao nguyên
vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp hoàn thiện tổ chức sản
xuất.
Về nội dung tiến hành, phơng pháp phân tích đợc tiến hành qua ba bớc:
- Bớc 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc
biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản
phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lợng sản phẩm, chất l-
ợng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu thống kê về
tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo.
- Bớc 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh

)
Trong đó:
V
cd
lợng nguyên vật liệu cần dùng
S
i
số lợng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch
D
vi
định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i
P
i
số lợng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
P
di
lợng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i
K
pi
tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
K
di
tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
2.2. Tính lợng nhiên liệu cần dùng
9

=
+
n
i

=
Trong đó:
NL
cd
nhiên liệu (xăng, dầu) cần dùng
C
s
công suất của máy móc thiết bị làm việc trong năm kế hoạch
D
m
định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất trong một giờ
G
hd
số giờ hoạt động của máy
S
m
số máy hoạt động trong năm
H
n
hệ số sử dụng nhiên liệu có ích
Lợng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nớc đợc tính theo công thức
NL
cd
=
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trong đó:
NL
cd
lợng nhiên liệu( than) cần dùng ( tấn)

lại, nếu lợng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản xuất,
chậm trễ thời hạn đa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trờng và làm cho doanh
nghiệp mất khách hàng.
Lợng nguyên vật liệu dự trữ là lợng hàng tồn kho hợp lý đợc quy định trong
kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục, bình thờng.
Căn cứ vào công dụng, tính chất của nguyên vật liệu , nguyên vật liệu dự trữ đợc chia
làm ba loại: dự trữ thờng xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ theo mùa.
a.Tính lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng xuyên.
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng xuyên là bộ phận dự trữ chủ yếu của
doanh nghiệp, nó đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục giữa hai đợt cung ứng
tiếp nhau. Trong điều kiện sản xuất ổn định thì lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng
xuyên của mỗi loại nguyên vật liệu nào đó biến đổi từ tối đa (đầu kì cung ứng )
đến tối thiểu (cuối kỳ cung ứng) lợng nguyên vật liệu dự trữ tối đa đợc tính theo
công thức sau:
V
dtx
= V
nd
+ t
dtx
Trong đó:
V
dtx
lọng vật liệu dự trữ thòng xuyên lớn nhất
V
nd
lợng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm
T

nd
+ t
dtm
12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trong đó:
V
dtm
lợng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa
V
nd
số lợng vật liệu cần dùng bình quan một ngày đêm
t
dtm
số ngày dự trữ theo mùa
1. Xác định lợng nguyên vật liệu cần mua
Trong sản xuất kinh doanh, việc xác định lợng nguyên vật liệu cần mua vào
nhiều hay ít ảnh hởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm cũng nh tình hình sử
dụng vốn trong doanh nghiệp. Nh vậy việc xác định chính xác lợng nguyên vật
liệu cần mua giúp cho việc xây dựng kế hoạch vốn lu động đợc hợp lý hơn do chi
phí về mua sắm nguyên vật liệu chiếm phần đa trong vốn lu động. Trớc hết để có
đánh giá hợp lý thờng tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng vật t trong doanh
nghiệp có phù hợp với nhu cầu sản xuất hay không. Nhu cầu mua nguyên vật liệu
phụ thuộc vào khả năng sản xuất, sự dồi dào về nguyên vật liệu trên thị trờng cung
ứng, khoảng cách từ nguồn cung ứng đến doanh nghiệp
Lợng nguyên vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào các yếu tố sau:
Lợng nguyên vật liệu cần dùng
Lợng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ
Lợng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ
Công thức xác định nguyên vật liệu cần mua sắm nh sau

Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong qúa trình sản
xuất và kinh doanh. Do đó, khi xây dựng phải xuất phát từ các nguyên tắc sau:
Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ
Luôn luôn phải đảm bảo lợng dự trữ về số lợng, chất lợng và quy cách
Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn
Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ
Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật
liệu phải dựa vào căn cứ sau:
Kế hoạch sản xuất nội bộ
Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm
Các họp đồng mua bán vật t và giao nộp sản phẩm cho khách hàng
Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trờng mua, bán vật t
Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu trong năm
Phơng tiện vận chuyển và phơng thức thanh toán
Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị
2.2. Nội dung của kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu
Mua nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc vô cùng phức
tạp. Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và
ở nhiều thị trờng khác nhau. Các vấn đề đặt ra trong điều kiện: sản xuất tiến hành
14
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó, về mặt nội dung, kế hoạch mua sắm phải
phản ánh rõ vấn đề sau:
Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua: lợng nguyên vật liệu
mua vào nhằm phục vụ cho yêu cầu sản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất
tiến hành bình thờng. Rõ ràng việc mua nguyên vật liệu quá nhiều hoặc quá ít đều
gây nên bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Nếu lợng mua về quá nhiều so với nhu cầu sử dụng và do vậy lợng dự trữ
của doanh nghiệp quá lớn , sẽ gây lên tình trạng ứ đọng vốn. Mặt khác, điều đó
còn làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên, do doanh nghiệp phải bỏ thêm chi

sẽ giúp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp sẽ diễn ra liên tục, bình thờng,
không bị ngừng trệ trong sản xuất.
2.3 Phơng pháp xây dựng kế hoạch mua sắm
Với nội dung kế hoạch mua sắm đã trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ
tiêu kế hoạch đợc thực hiện theo hai phơng pháp:
- Đối với các loại nguyên vật liệu đã có định mức tiêu hao thì tính trực
tiếp: lấy số lợng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một
đơn vị sản phẩm đó.
- Đối với những loại nguyên vật liệu cha xây dựng đợc định mức tiêu
hao thì dùng phơng pháp tính gián tiếp: lấy mức tiêu hao kỳ trớc làm gốc nhân với
tỷ lệ tăng sản lợng của kỳ cần mua sắm.
3. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu
3.1. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu
3.1.1. Tìm kiếm nhà cung cấp
Đối với mỗi doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm luôn là một biện pháp tốt
nhất, tìm kiếm đợc một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng lợng vật t có chất l-
ợng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm đợc chi phí về nguyên vật
liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh .
16
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Thực tế trên thị trờng có rất nhiều nhà cung cấp, họ ở những địa điểm khác
nhau, nhng đều có khả năng bảo đảmlợng nguyên vật liệu doanh nghiệp cần mua
với chất lợng theo yêu cầu và theo cùng một mặt bằng giá. Trong tình huống này,
doanh nghiệp cần phải có sự cân nhắc là mua của nhiều ngời hay tập trung mua
của một ngời. Mỗi một trong số các sự lựa chọn ấy có thể có lợi và có thể bất lợi,
tùy tính chất của loại nguyên vật liệu, lợng nguyên vật liệu cần mua, doanh nghiệp
cần có sự lựa chọn thích hợp.
Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không những
tránh đợc độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm cho các nhà
cung ứng phải cạnh tranh để bán nguyên vật liệu, tìm ra những điều kiện mua

chuyển và phải cân đo đong đếm, kiểm tra về số lợng, chất lợng trớc khi nhập kho.
Việc vận chuyển nguyên vật liệu ảnh hởng lớn đến chi phí, chi phí nguyên
vật liệu tính vào giá thành sản phẩm. Nếu vận chuyển tốt vật liệu đa vào sản xuất
sẽ đảm bảo về chất lợng không để hiện tợng hao hụt quá mức xảy ra ảnh hởng đến
lao động xã hội và chi phí vật liệu của đơn vị.
Tiếp nhận nguyên vật liệu là bớc chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua,
vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp, nó còn
là cơ sở để hạch toán chính xác. Chi phí lu thông và giá cả nguyên vật liệu tổ chức
tiếp nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho lắm chắc đợc số lợng, chất lợng và chủng loại
nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu, hạn chế nhầm
lẫn tham ô, thất thoát. Tổ chức tiếp nhận phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận chính xác số lợng, chủng loại và chất lợng nguyên vật liệu theo
đúng quy định trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và
thời gian giao hàng.
- Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận vào kho
tránh h hỏng mất mát.
- Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thực hiện đầy đủ các
thủ tục sau:
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Khi tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ.
- Tất cả các loại nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm
xác định chính xác số lợng, chất lợng, chủng loại. Sau khi kiểm tra phải có biên
bản xác nhận, khi tiếp nhận thủ kho phải ghi rõ số thực nhận theo đúng chủng loại,
kích cỡ, chất lợng từng loại vật t cùng với ngời giao hàng ký vào phiếu nhập kho
và bộ phận ký vào sổ giao chứng từ.
4. Tổ chức quản lý kho
4.1. Khái niệm và phân loại kho
4.1.1. Khái niệm
Để đảm bảo toàn vẹn về số lợng, chất lợng nguyên vật liệu ngăn chặn mất