ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
MỘT VÀI BIỆN PHÁP
QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TỐT CÔNG VĂN ĐI – ĐẾN
PHẦN MỞ ĐẦU
I/ BỐI CẢNH CỦA ĐỂ TÀI:
- Trong thời đại khoa học kỹ thuật hiện nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của
các ngành, các lĩnh vực, công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ cho công tác quản lý nhà nước.
- Công tác văn thư có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ
quan, bộ máy quản lý trong văn phòng. Như vậy công tác văn thư không thể thiếu
được trong hoạt động của cơ quan, đảm bảo một cách kịp thời, đầy đủ chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan, giải quyết
công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất làm việc cao, chất
lượng đạt hiệu quả, đúng chính sách, nguyên tắc, chế độ,. . . . giữ gìn bí mật của
Đảng, Nhà Nước góp phần giữ gìn hồ sơ, tài liệu cần thiết.
- Công tác văn thư còn góp phần gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá
trị phục vụ cho công việc nghiên cứu trước mắt và tạo điều kiện làm tốt công tác lưu
trữ về nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ Quốc gia là các hồ sơ,
tài liệu có giá trị trong hoạt động của các đơn vị được nộp vào lưu trữ cơ quan.
II/ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
- Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, Văn phòng Trường Mẫu giáo Mỹ Đức là
bộ phận không thể thiếu trong công tác quản lý nhà nước. Do tính công việc văn
phòng trường phải sắp xếp, bố trí trong văn phòng cho hợp lý, có khoa học, sẵn sàng
phục vụ đảm bảo tính thường xuyên, liên tục đặc biệt là mối quan hệ giao tiếp đối nội,
đối ngoại của cơ quan của thủ trưởng. Ngoài ra văn phòng trường còn giữ vị trí là
chiếc cầu nối liên hệ cơ quan cấp trên, cấp dưới và phụ huynh học sinh. Nếu bộ phận
này chỉ cần lơ là thiếu trách nhiệm trong nghiệp vụ của mình thì sẽ dẫn đến tác hại
không tốt. Dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin
( Văn bản, chỉ thị, thông tư, thông báo…) của các cấp ban hành đến đơn vị và có
nhiệm vụ phản hồi ( Báo cáo, thông báo…) lại quá trình hoạt động của đơn vị mình.
- Văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ

- Việc chuyển giao văn bản từ Phòng GDĐT về các đơn vị được thực hiện qua
hệ thống thư điện tử.
- Việc chuyển giao văn bản qua văn thư cụm đã thực hiện tiết kiệm ngân sách
của nhà nước.
- Các đơn vị được kết nối qua hộp thư điện tử nên việc thông tin đến các đơn vị
nhanh chóng, chính xác.
- Thực hiện các phần mền quản lý về chuyên môn, quản lý học sinh rất thuận
tiện ( EMIS, … )
- Quản lý văn bản đi và đến bằng ứng dụng Execl (thuận tiện trong việc tra cứu
văn bản). PHỤ LỤC 1
Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 2
PHẦN NỘI DUNG
I/ CƠ SỞ LÝ LUẬN:
- Trường Mẫu giáo Mỹ Đức là đơn vị sự nghiệp Nhà Nước trực thuộc Phòng
GD&ĐT Châu Phú, trường được hình thành năm 2010 đến nay.
- Nhà trường có trách nhiệm tiếp nhận và đào tạo các em học sinh trong độ tuổi
4-5 tuổi theo quy chế do Bộ Giáo Dục và Đào Tạo ban hành. Trường Mẫu giáo Mỹ
Đức có đội ngũ giáo viên có tay nghề cao, 70% được đào tạo trình độ Đại học.
- Hiện nay đội ngũ làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ luôn thể hiện tính
năng động sáng tạo trong công việc của mình, sẵn sàng trao đổi tiếp thu, học hỏi
những điều hay, đồng thời truyền đạt những kinh nghiệm sẵn có cho cán bộ kế thừa để
hoàn thành tốt công việc được giao.
- Nhân viên làm công tác văn phòng trường là 01 nhân viên và kiêm nhiệm luôn
cả công tác lưu trữ.
- Riêng cán bộ văn phòng kiêm công tác lưu trữ hiện nay đã hoàn thành cơ bản
nghiệp vụ trung cấp văn thư. Đã có nghiệp vụ chuyên môn, thêm vào đó là kinh
nghiệm sẵn có làm công tác văn phòng trên ba năm nay, nói chung về hoạt động có
tinh thần cao đối với tổ chức. Do đó, công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan trong thời
gian qua được tổ chức tốt, có nề nếp, góp phần nâng cao hiệu lực nhà nước.
II/ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ:

cán bộ văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ
sách…Một cách hiệu quả và mang tính khoa học. Hầu hết các trường đều có bố trí cán
bộ làm công tác văn thư nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận
thức được tầm quan trọng một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không khoa học và chưa
ngăn nắp gọn gàng. Bản thân tôi được bố trí làm công tác văn thư từ năm 2010 ở
Trường Mẫu giáo Mỹ Đức cho đến nay. Với tâm quyết của mình sau những năm công
tác và học tập qua nghiệp vụ, đúc kết, học hỏi kinh nghiệm ở các bộ phận, những đơn
vị khác. Nhất là ở đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức. Bản thân tôi rút ra được một vài
biện pháp để làm tốt công việc “Quản lý, bảo quản tốt công văn đi – đến” của
Trường Mẫu giáo Mỹ Đức.
III/ CÁC BIỆN PHÁP TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1/ Một số giải pháp khắc phục khó khăn:
- Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để làm
tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng phải là người hiểu công tác văn thư là toàn
bộ công việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi,
nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng hiệu quả, chính xác và bí
mật. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt
công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho thủ trưởng cơ quan giải quyết công việc
được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc
quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Tạo điều kiện bảo
vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian.
Được bố trí làm công tác văn thư tôi mạnh dạng đưa ra ý kiến tổ chức sắp xếp lại nơi
làm việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm
việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái.
Khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc.
- Công việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản chỉ đạo của các cấp và của nhà
trường nên khi nhận công tác tôi nhận thấy còn rất nhiều bề bộn, khó khăn. Từ đó tôi
đã áp dụng lý thuyết đã học, kinh nghiệm của bản thân, tôi đã lên kế hoạch phân tích
các vấn đề còn tồn động và tìm ra giải pháp tốt nhất từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể
như sau:

giấy tờ gửi. Nếu văn bản gửi đích danh người nhận nếu là văn bản có liên quan đến
công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn văn bản có trách nhiệm
chuyển qua lại cho văn thư để đăng ký.
* Bóc bì văn bản & chuyển công văn:
- Sau khi kiểm tra số lượng và phân loại công văn theo quy định của cơ quan thì
tôi tiến hành bóc bì tất cả các công văn gửi cho cơ quan những văn bản ngoài bì có dấu
hiệu chỉ hỏa tốc khẩn, thượng khẩn phải được mở ngay sau khi nhận văn bản để giải
quyết kịp thời. Những văn bản ngoài bì thư có ghi họ tên chức danh và tên người nhận,
tên các phòng ban hoặc tổ chức đoàn thể và các thư mật, tuyệt mật, tối mật thì tôi
không được phép mở.
- Các công văn khác thì tiến hành bóc bì bình thường, trước khi cắt văn bản thì
phải dồn văn bản (bên trong bì) về phía trái rồi tiến hành cắt bì (bên phài) để khởi làm
mất số ký hiệu của cơ quan gửi ghi ngoài bì (tránh làm mất dấu bưu điện).
- Khi bóc bì xong, văn thư được đóng dấu đến về phía bên trái rồi cho số đến,
ngày đến rồi đăng ký vào sổ đăng ký rồi trình cho hiệu trưởng trường cho chỉ đạo và
phân phối công văn.
- Khi tiếp nhận văn bản xong tôi đăng ký vào số công văn đến theo mẫu:
Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 5
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Số
đến
Ngày
đến
Nơi gởi
công văn
Số ký
hiệu
công
văn
Ngày,

chuyển
Số và ký
hiệu
Ngày,
tháng văn
bản
Trích yếu nội dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
- Khi thực hiện việc đăng ký văn bản vào sổ. Tôi theo dõi và sắp xếp văn bản
theo Công văn hướng 155/HD-GD. Ngày 21/12/2003.Về việc Hướng dẫn thực hiện
công tác Văn Thư – Lưu trữ: ( xếp theo 12 loại )
3/ Tổ chức quản lý công văn đi:
- Công văn đi là các văn bản, Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ trình… được
cơ đơn vị phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình và gởi
đến cơn quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết
công văn đi của cơ quan.
Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 6
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra về mặt thể thức và
thủ tục.
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ
phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.

chuyển
Số và ký
hiệu
Ngày,
tháng văn
bản
Trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc
người nhận
Ký nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 7
IV/ HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
- Qua thời gian thực nhiệm vụ được phân công làm công việc văn thư của
Trường Mẫu giáo Mỹ Đức từ năm 2010 đến nay.
- Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ
mĩ trong công việc, xử lí công việc được trôi chảy không còn bở ngỡ.
- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi
trong công việc. Thực hiện đúng theo công văn hướng dẫn số Về việc Hướng dẫn thực
hiện công tác Văn Thư – Lưu trữ: ( xếp theo 12 loại )
1/ Tài Liệu tổng hợp.
2/ Tài liệu về hành chính, Văn thư – Lưu trữ.
3/ Tài liệu về tổ chức và cán bộ.
4/ Tài liệu về kế hoạch thống kê.
5/ Tài liệu về tài chính.
6/ Tài liệu về thi đua khen thưởng.
7/ Tài liệu Đảng và các tổ chức Đoàn thể.
8/ Tài liệu xây dựng cơ bản.

đề ra.
II/ Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
- Việc thực hiện quản lý, bảo quản tốt công văn Đi – Đến của Trường Mẫu giáo
Mỹ Đức. Bằng kinh nghiệm và nghiệp vụ mà bản thân tôi đã nghiên cứu và học hỏi từ
những đồng nghiệp, ở những đơn vị khác. Nhất là Ban giám hiệu đã đạo điều kiện cho
bản thân tôi hoàn thành được công việc một cách hiệu quả và có nhiều sáng tạo.
+ Ví dụ: Năm 2010 khi tôi được phân công đảm nhận công tác Văn thư kiêm
Lưu trữ. Bản thân không biết gì về công tác Văn thư. Chỉ nhờ vào Ban giám hiệu để
thực hiện. Trong quá trình thực hiện tôi gặp nhiều bất cập, lúng túng trong công việc,
không nắm được thể thức về văn bản, kể cả việc đóng dấu còn sai. Chính từ những
việc mình không nắm được. Bản thân tôi luôn tìm hiểu và với lòng yêu nghề “Tất cả
vì học sinh thân yêu”. Giáo dục là Quốc sách hàng đầu. Đã tạo cho tôi thói quen
nghiên cứu và học hỏi thêm. Nhưng việc trước tiên là bản thân tôi phải hiểu và biết
được thế nào là công tác Văn thư. Sau nhiều năm công tác và được đào tạo qua lớp
Văn thư – Lưu trữ. Bản thân đã thực hiện một cách hiệu quả và sáng tạo. Từ những
việc không nhỏ đến việc lớn khi làm việc tôi điều có sổ tay theo dõi công việc.
- Hiện nay việc thực hiện các văn bản ở các bộ phận của cơ quan, đều thực hiện
tốt đúng theo mẫu do ngành quy định.
III/ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG TRIỂN KHAI:
- Kết quả đạt được ở đơn vị: Ban giám hiệu rất an tâm trong công việc Văn thư
mà tôi được phân công. Các bộ phận cá nhân việc ứng dụng công nghệ thông tin của
đơn vị đạt hiệu quả rất cao, các cá nhân đều trang bị cho mình được máy vi tính. Từ đó
tôi đã khai thác tạo cho mỗi cá nhân có địa chỉ riêng để liên hệ và trao đổi kinh nghiệm
qua lại để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhanh chóng và chính xác.
+ Ví dụ: Ở đơn vị tôi thực hiện lưu công văn và sắp xếp theo công văn Hướng
dẫn số 155/HD-GD. Ngày 21/12/2003 của ngành. Khi Ban giám hiệu hay cá nhân các
bộ phận chuyên môn cần đến thì chỉ vài phút là tôi đã có văn bản để Ban giám hiệu, cá
nhân có được để nghiên cứu thực hiện công việc của mình. Không chỉ ở đơn vị mà tôi
còn kết nối với các đơn vị ở ngành giáo dục trong và ngoài huyện qua hệ thống thư
điện tử của Phòng, Sở để giao lưu học hỏi trao đổi kinh nghiệm của mình.


Hầu Thế Hòa
Hầu Thế Hòa - Đơn vị Trường Mẫu giáo Mỹ Đức Trang 10