MỘT SỐ KINH NGHIỆM SỬ DỤNG PHẦN MỀM
VEMIS_LIBRARY ĐỂ QUẢN LÝ THƯ VIỆN
THEO TIÊU CHUẨN THƯ VIỆN 01
(Tiêu chuẩn của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo về tiêu chuẩn thư viện trường
phổ thông. Ban hành kèm theo Quyết định 01/2003/QĐ/BGD&ĐT ngày 02
tháng 01 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo)
Người thực hiện:
Nguyễn Công Hoàn, Trường THPT Nguyễn Trãi- Biên Hòa- Đồng Nai.
A. TÓM TẮT ĐỀ TÀI
Ứng dụng CNTT trong nhà trường là nhiệm vụ quan trọng để nâng cao
năng lực quản lý và giáo dục, tạo sự chuyển biến sâu sắc về ứng dụng công
nghệ thông tin trong cán bộ, giáo viên, công nhân viên. Phát huy tác dụng của
CNTT trong quản lý thư viện phục vụ tốt bạn đọc là việc làm thiết thực và
thường xuyên trong Thư viện trường THPT Nguyễn Trãi. Để không ngừng
nâng cao chất lượng dạy và học, với phương châm tự học của học sinh, nhà
trường rất coi trọng phát triển công tác thư viện. Xây dựng thư viện điện tử là
xu thế tất yếu của nền giáo dục tiên tiến. Việc Thư viện Nguyễn Trãi ứng
dụng Phân hệ quản lý thư viện Library vào công tác quản lí mang lại hiệu
quả cao trong công việc, có ý nghĩa kinh tế rất to lớn, giúp người đọc tiếp cận
thông tin nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, đòi hỏi cán bộ thư viện cũng
phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn của mình, cải tiến phương
pháp làm việc, ứng dụng cái hay cái mới để nâng cao tính chuyên nghiệp
trong thư viện.
Thư viện nhà trường đã nối mạng internet, có máy vi tính, máy in để làm
công tác quản lý. Số lượt bạn đọc trong các năm học tăng đáng kể, phát huy
nội lực của học sinh trong học tập, hình thành thói quen đọc sách để các em
bước lên bậc học cao hơn; hình thành ý thức tự học suốt đời của mỗi con
người. Hình thành nền văn hóa đọc giúp cho mỗi cá nhân có một cuộc sống trí
tuệ, đẹp đẽ, ý nghĩa, hạnh phúc và hài hòa.
B. GIỚI THIỆU
- Năm học 2004-2005 thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi đạt danh hiệu

quan trọng trong mục tiêu, chiến lược giáo dục:
- Chuẩn hóa dữ liệu rất cao.
- Thống nhất toàn ngành.
- Tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác.
- Nâng cao hiệu quả kinh tế, thay vì mỗi nơi làm mỗi phách, bây giờ theo
một chương trình chung, phiên bản được nâng cấp thường xuyên.
Thực hiện Công văn số 1801/SGDĐT-VP ngày 24/09/2012 của Sở
GD&ĐT Đồng Nai về việc hướng dẫn các đơn vị thực hiện nhiệm vụ ứng
dụng CNTT năm học 2012-2013; Công văn số 2431/SGDĐT-KHTC ngày
20/12/2012 của Sở GD&ĐT Đồng Nai về việc sử dụng hệ thống phần mềm
Quản lý trường học VEMIS, thư viện trường THPT Nguyễn Trãi đã coi trọng
việc đẩy nhanh tiến độ khai thác Phân hệ quản lý thư viện Vemis_Library
của Bộ Giáo dục và Đào tạo, theo chủ trương của Bộ và Sở Giáo dục - Đào
tạo Đồng Nai. Một trong những giải pháp tốt nhất để nâng cao chất lượng
dạy-học là phải tổ chức tốt hoạt động thư viện trường học.
II. MỘT SỐ THÀNH TỰU TRONG VIỆC ÁP DỤNG VEMIS-
LIBRARY VÀO QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Lựa chọn thiết kế: Bộ phần mềm quả lý trường học VEMIS là phần mềm
có tính tương tác cao, liên kết và chạy ổn định, đây là đề án đổi mới quản lý
giáo dục ở cấp quốc gia do các nhà lập trình tầm cỡ quốc tế biên soạn và thiết
kế, sau khi đã tham khảo ý kiến của các chuyên gia đầu ngành, Vemis đã
được chỉnh sửa và nâng cấp nhiều lần cho sát với thực tế, yêu cầu của công
việc. Nhưng Vemis khó cài đặt, dữ liệu được chuẩn hóa cao nên khó khăn cho
người sử dụng. Việc cài đặt và sử dụng đòi hỏi phải có trình độ tin học nhất
2
định. Sau khi đã xác định mục tiêu xây dựng thư viện xuất sắc lâu dài, tôi tiếp
tục ứng dụng LIBRARY VÀO QUẢN LÝ THƯ VIỆN là hướng đi đúng để
nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc.
Hình ảnh minh họa cho việc hoàn tất cài đặt chương trình ở thư viện
1. Áp dụng Library để đồng bộ hóa sách báo và tạp

sách ở thư viện.
3. Khâu Lưu thông của Library
7
Giống như giới kinh doanh giới thiệu sản phẩm hàng hóa; người làm công
tác thư viện cũng rất chú trọng khâu tổ chức đọc. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lí mang lại hiệu quả cao trong công việc, có ý
nghĩa kinh tế vô cùng to lớn, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng,
chính xác; đòi hỏi cán bộ thư viện cũng thường xuyên nâng cao trình độ
chuyên môn của mình, cải tiến phương pháp làm việc, ứng dụng cái hay cái
mới tiên tiến để nâng cao tính chuyên nghiệp trong thư viện. Tác dụng của
thư viện có hay không là ở nguồn tri thức được đưa đến cho con người nhiều
hay ít, hữu ích hay vô ích, để từ đó biến thành vật chất đặc trưng đó là trí tuệ.
- Phân hệ quản lý thư viện Library có khả năng tổng hợp rất cao, chính xác
mà ở các chương trình quản lý thư viện khác không có, hoặc có nhưng tổng
hợp không đầy đủ, đó là khả năng lưu vết người dùng của Library rất tốt.
- Ví dụ: Cuốn sách Dạ, thưa thầy được học sinh Nguyễn Ngọc Hoàng
Anh, lớp 12B5, mượn ngày 15/11/2012, Anh đã trả lại cho thư viện ngày
17/11/2012, cán bộ thư viện đã Click chuột vào Trả trong chương trình và
chương trình đã xóa cuốn sách đó ra khỏi danh sách Sách còn lưu thông, như
vậy cuốn sách đó đã nằm trên giá sách; đến ngày 4/12/2012, cũng cuốn sách
đó được em Nguyễn Thị Thùy, lớp 12A7 mượn, Thùy trả lại 8/12/2012, cũng
như trên, nó đã được nằm trên giá. Đến ngày 30/5/2013, cán bộ thư viện làm
báo cáo, thì cuốn sách đó được chương trình tổng hợp là lưu thông 2 lần
trong báo cáo. Như vậy một cuốn sách, được mượn- trả bao nhiêu lần đều
được ghi lại trong chương trình, tránh được tình trạng thủ thư báo cáo “láo”,
không có thực tế.
- Tài liệu được mượn nhiều nhất
- Bạn đọc mượn nhiều nhất
8
- Và sau đây là số liệu tổng hợp có được từ chương trình Vemis_Library từ

cuốn sách là vô cùng vất vả, cả công sức, mồ hôi đổ ra. Dữ liệu trong Library
được mô tả khoa học, công phu, mang tính chuyên nghiệp cao.
- Khi vào Quan ly he thong, ta click trái chuột vào Sao lưu, rồi click trái
chuột chọn 2 phân hệ (Phân hệ VEMIS_Common, Phân hệ VEMIS_Library).
Chọn đường dẫn (ổ đĩa lưu) để lưu tập tin. Tên 2 tập tin Hệ thống và Library
có tên mặc định là ngày tháng năm hiện hành kèm đuôi .bak.
11
- Khi muốn phục hồi dữ liệu ta click trái chuột vào Phục hồi, để phục hồi
dữ liệu cho chương trình.
III. NHỮNG ƯU ĐIỂM CHÍNH CỦA LIBRARY SO VỚI CÁC
CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN KHÁC
- Một số chương trình quản lý thư viện được trang bị cho thư viện trường
học, chức năng không đầy đủ, sử dụng kém hiệu quả, không rõ nguồn gốc,
khi có sự cố không có người cài đặt bảo trì, “tiền trao cháo múc” mua xong là
xong! khi chương trình hỏng hóc cán bộ thư viện không biết kêu ai. Năm
2011, Công ty CP sách- Thiết bị trường học Đồng Nai có trang bị cho các
phòng giáo dục và một số trường THPT Chương trình quản lý thư viện do
Nhà Xuất bản Giáo dục Việt nam, tại Đà Nẵng thiết kế, nhưng đi vào hoạt
động kém hiệu quả, phát sinh lỗi nhiều, khó nhập liệu, truy xuất bị lỗi font
(chữ Việt), qua khảo sát của Đoàn kiểm tra 01 của Sở thì chưa có trường nào
nhập liệu đầy đủ, khai thác có hiệu quả chương trình của Chi nhánh Xuất bản
Giáo dục Đà Nẵng.
12
- Sau đây ta làm phép so sánh
Tên chương
trình
Xuất xứ Khả năng tổng hợp
dữ liệu
Ổn định Nâng cấp
Vemis_Library Dự án

Phát sinh
lỗi
Mua xong, phát sinh lỗi
không có người bảo trì,
sửa chữa
- Một số chương trình khác khi ứng dụng vào thực tế công việc thua xa
Library.
- Qua việc thu thập dữ liệu, khai thác chương trình, đối chứng và so sánh
tôi thấy, việc quản lí thư viện bằng công nghệ thông tin Phần mềm
Vemis_Library đã nâng cao hiệu suất công tác bạn đọc rõ rệt. Toàn bộ sách
báo trong thư viện Nguyễn Trãi đã được nhập liệu vào chương trình Library.
Việc in ấn sổ sách, báo cáo đều theo qui chuẩn do Bộ GD&ĐT ban hành.
Quản lí sách cho mượn, sách đã trả bằng công nghệ thông tin rất tiện lợi,
trong ngày có thể biết được số lượng sách đã mượn, số sách, số lượng sách đã
trả.
IV. ĐƯA DỮ LIỆU TỪ EXCEL SANG CHƯƠNG TRÌNH
VEMIS_LIBRARY
Một vấn đề lớn được đặt ra là: Phân hệ Vemis_Library do Bộ Giáo dục
và Đào tạo mới triển khai, thế thì lâu nay các thư viện sử dụng phần mềm
quản lý thư viện khác nhau, dữ liệu đã nhập đầy đủ, bây giờ nhập lại ư? Với
một thư viện có số đầu sách lớn như thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi có
12022 cuốn sách đã nhập vào Chương trình quản lý thư viện do cán bộ thư
viện thiết kế; bây giờ biên mục lại quả là mất rất nhiều thời gian (để có được
dữ liệu 12022 cuốn sách thì thủ thư đã phải làm việc vất vả từ rất nhiều năm
nay). Trong lúc đó Vemis_Library chỉ cho phép chuyển dữ liệu từ Excel qua
được mấy trường dữ liệu (cột) như: Ngày vào sổ, Số phiếu, Nhan đề, Số
lượng, Giá tiền, Thành tiền, còn lại ta phải Biên mục để bảo toàn tính thống
nhất của dữ liệu. Nhìn vào bảng nhập liệu ta thấy rất nhiều cột mô tả, rắm rối.
13
Vậy, tôi trao đổi cùng các thầy cô đồng nghiệp thư viện cách Copy dữ liệu

liệu đã có Vào Edit Copy.
Bước 5. Mở lại SLQ Server 2005.
+ Chọn dbo.library_nhap_an_pham (click phải chuột để mở bảng), rồi kéo
thanh trượt xuống cuối bảng nhấn trái chuột chọn dòng có các chữ Null (lúc
16
nào dòng Null ngả màu xanh là được),  vào Edit chọn Paste  dữ liệu đã
được chuyển vào SLQ Server Management Studio Express.
+ Tiếp tục làm như trên cho 2 dbo còn lại là:
dbo.library_dang_ky_ca_biet, dbo.library_danh_muc; thế là xong! Sau đó ta
khởi động Phân hệ Library để sửa chữa lại dữ liệu cho hoàn chỉnh.
Hình dưới: Dòng Null đã ngả sang xanh nhạt (đã chọn).
V. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ THƯ
VIỆN
- Vemis là bộ phần mềm trọn gói gồm 7 phân hệ, dữ liệu được đồng bộ
hóa, chạy ổn định, khả năng tổng hợp cao, hoàn thiện cây thư mục từ Bộ đến
cấp cơ sở. Việc triển khai áp dụng cho toàn ngành là rất thiết thực.
- Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT ngày 13/02/2012 của Bộ GD&ĐT về
việc triển khai sử dụng thống nhất hệ thống phần mềm quản lý trường học
trong các trường phổ thông; Kế hoạch số 223/KH-SGDĐT ngày 20/02/2012
của Sở GD&ĐT Đồng Nai về kế hoạch triển khai hệ thống Vemis trong năm
2012 của ngành GD&ĐT Đồng Nai, thể hiện sự quyết tâm chỉ đạo thống nhất,
cần thiết, quan tâm sâu sắc tới việc áp dụng Vemis trong ngành của cấp trên.
- Trong các phân hệ, tôi thấy Phân hệ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Pmis là sử dụng thành công nhất, hiện tại Pmis đã có phiên bản mới Version
3.4.9. Vậy thì tại sao ta lại không sử dụng Phân hệ Library vào quản lý thư
17
viện, trong lúc đó nhiều trường còn loay hoay tìm phần mềm cho thư viện,
các phần mềm đã có trước đây đều không đáp ứng cho công viện quản lý của
thủ thư.
- Phân hệ quản lý thư viện Library, qua việc cài đặt và một năm sử dụng,