1
KỸ NĂNG VIẾT
NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT
-
Trình tự của thông tin trình bày.
-
Từ ngữ sử dụng.
-
Sự chính xác của văn phạm.
-
Ðối tượng nguời đọc.
-
Hình thức trình bày.
Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết.
- Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu
bởi thị giác.
VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán,
thiệp mời, thiệp chúc mừng…)
2
Văn bản 1.
Người gửi : Chiến
Gửi : Tú.
Cảm ơn về tập tài liệu PT và những thông tin. Tôi sẽ liếc qua
vụ này đêm nay và sẽ cho anh biết những kết quả tính toán
cuối cùng vào ngày mai. Ðược chứ ?
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Anh Chiến là kế toán trưởng gửi cho anh Tú trưởng phòng
marketing một bức thư có nội dung như sau :
Hãy nhận xét và sửa lại (nếu cần) văn bản này.
3
Văn bản 2

- Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì?
- Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào?
- Chất lượng, giá cả?
Việc trả lời các câu hỏi này dùng cho cả SP cạnh tranh khác và
trả lời câu hỏi: Sự khác nhau chính giữa chúng là gì?

Tìm hiểu người đọc thư
- Thư được gửi đến cho ai ? Cá nhân, nhóm, hay công ty ?
- Bạn muốn gì ở người đọc ? Điền vào phiếu thăm dò, mẫu đơn
đặt hàng hay mua hàng.
6
2. NỘI DUNG VIẾT THƯ
2.1. NỘI DUNG
- Người viết tin rằng sản phẩm hoặc dịch vụ là đáng quan tâm.
- Nêu đặc điểm nổi bật và lợi ích của sản phẩm.
- Giá cả được đề cập.
- Địa điểm bán hàng trọng tâm được xác định rõ.
- Hành động mà chúng ta mong muốn ở khách hàng.
- Phần đính kèm (nếu có).
2.2. TRÌNH BÀY
- Theo lối dẫn đề.
- Câu đầu tiên gây chú ý người đọc nhất.
- Giới thiệu điểm bán hàng trọng tâm.
- Giá cả chỉ giới thiệu khi đã trình bày những lợi ích về SP
- Cuối cùng ích lợi dành cho người đọc khi hành động. Ví dụ:
dịp này, mua hàng được khuyến mãi, trúng thưởng…
2.3. VĂN PHONG
Ngắn gọn, rõ ràng. Ý tưởng chặt chẽ, mạch lạc.
7
THỰC HÀNH


Tìm hiểu sản phẩm của bạn và các SP cạnh tranh khác.
- Đọc tất cả những tài liệu về sản phẩm.
- Dùng thử sản phẩm và so sánh nó với các sản phẩm khác.
- Quan sát những người mua và sử dụng SP hỏi ý kiến họ.
- Quan sát qui trình sản xuất.
- Sản phẩm mang lại lợi ích gì cho người sử dụng?
- Sản phẩm được làm từ nguyên vật liệu gì?
- Sản phẩm được sản xuất theo qui trình như thế nào?
- Chất lượng, giá cả?
Việc trả lời các câu hỏi này dùng cho cả SP cạnh tranh khác và
trả lời câu hỏi: Sự khác nhau chính giữa chúng là gì?

Tìm hiểu người KH
- Thông tin được gửi đến cho ai ? Cá nhân, nhóm, hay công ty ?
- Bạn muốn gì ở khách hàng ? Điền vào phiếu thăm dò, mẫu
đơn đặt hàng hay mua hàng…
10
2. NỘI DUNG VIẾT THƯ
2.1. NỘI DUNG
- Người viết tin rằng sản phẩm hoặc dịch vụ là đáng quan tâm.
- Nêu đặc điểm nổi bật và lợi ích của sản phẩm.
- Giá cả được đề cập.
- Địa điểm bán hàng trọng tâm được xác định rõ.
- Hành động mà chúng ta mong muốn ở khách hàng.
- Phần đính kèm (nếu có).
2.2. TRÌNH BÀY
- Theo lối dẫn đề.
- Câu đầu tiên gây chú ý người đọc nhất.
- Giới thiệu điểm bán hàng trọng tâm.

5. Điền vào biểu mẫu, báo cáo
6. Duy trì kỷ luật công bằng
7. Gặp gỡ các đồng nghiệp, KH
8. Đào tạo cho NV mới
9. GQVĐ nẩy sinh, các phàn nàn
13
Công việc quản lí Nói Viết ứng xử Nghe
1.Tạo lập mối quan hệ tốt trong
công việc
X
2.Hướng dẫn công việc cho NV X X
3. Điền vào biểu mẫu để báo cáo
công việc lên cấp trên
X X
4.Tiếp nhận kiến nghị từ NV về
các cách thức cải tiến PP làm việc
X X
5. Điền vào biểu mẫu, báo cáo X
6. Duy trì kỷ luật công bằng X
7. Gặp gỡ các đồng nghiệp, KH X X
8. Đào tạo cho NV mới X X X X
9. GQVĐ nẩy sinh, các phàn nàn X X
14
15
BÀI TẬP :
Chuẩn bị nội dung và dẫn chương trình trong 3
phút. Chọn một trong những chủ đề sau:
1. Lễ trao học bổng cho HS nghèo, vượt khó của công ty sữa
trong buổi khai giảng năm học mới.
2. Lễ khai trương đại lý độc quyền hãng mỹ phẩm A

- 2 người ngồi hai góc cuối
Khi bạn hướng mắt về những người này dường như toàn bộ cử
tọa sẽ được ánh mắt của bạn quan tâm.
18
4. Sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ một cách tự
nhiên. Tránh đứng im hoặc vung tay qúa nhiều.
5. Tránh các thói quen xấu: hắng giọng, ho khan, dùng
một số từ “được chứ?”, “phải không?” quá nhiều.
6. Sử dụng mẫu chuyện vui, hài hước sát với chủ đề.
7. Hãy trình bày phần mở đầu tốt tạo ấn tượng. Phần
kết thúc tốt để củng cố chủ đề bài nói.
8. Linh hoạt, chủ động điều chỉnh nội dung, có thể kết
thúc sớm tốt hơn là nói dài.
9. Ăn mặc lịch sự, phù hợp với hòan cảnh.
10. Xuất hiện trước công chúng một cách tự tin và tỏ ra
hứng thú với buổi nói chuyện
19
2. TÌM HIỂU NGƯỜI NGHE.

Cần quan tâm một số vấn đề:

Số lượng người nghe.

Đối tượng nghe là ai? Học vấn, nghề nghiệp, tuổi
tác… => phán đoán mức độ tinh tế

Thái độ họ thực sự quan tâm hay bị bắt buộc.

Không gian buổi nói chuyện. Khoảng cách xa,
gần giữa người nói và người nghe. Môi trường

I. CÁC KIỂU PHỎNG VẤN
Định nghĩa: Hai người gặp nhau, thảo luận về một điều gì
đó đều có thể gọi là một cuộc phỏng vấn (đàm thoại).
Ví dụ: người bán và người mua; bác sĩ và bệnh nhân; cấp
trên và cấp dưới trao đổi với nhau…
Các kiểu phỏng vấn có thể chia:
•
PV để thu thập thông tin.
•
PV xin việc làm.
•
PV nhân viên.
•
PV bán hàng hay thuyết phục.
KỸ NĂNG PHỎNG VẤN VÀ TRẢ LỜI PV
23
PHỎNG VẤN ĐỂ BÁN HÀNG HAY ĐỂ THUYẾT PHỤC
- Phỏng vấn để bán hàng có thể là thuyết phục: chấp nhận,
thay đổi và bác bỏ các lập luận, lí lẽ của người khác qua
trao đổi. Nếu thuyết phục chiến thắng đồng nghĩa với việc
bán được hàng.
Một số điểm cần lưu ý:
- Hãy chú ý lắng nghe để nhận ra sự khác biệt hoặc sự bất
bình trong ý kiến của người đối diện.
- Đề cập lại điểm bất đồng theo ngôn ngữ của bạn để làm bớt
mức độ gay gắt hơn, khi đó đối tác có thể phân tích lại lời
phát biểu của KH.
- Sử dụng các sự kiện, sự việc làm bằng chứng phải mang tính
xác thực làm căn cứ để hiểu rõ hơn những hiểu lầm do diễn
đạt.

2. NGƯỜI ĐƯỢC PHỎNG VẤN.
Cũng có bốn bước tương tự như trên:

Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn
- Mục đích cuộc phỏng vấn với bản thân.
- Tìm hiểu chính bản thân mình và người phỏng vấn.
- Ăn mặc phù hợp.

Cuộc trao đổi trực tiếp. Lắng nghe tốt, Biết cách trả lời
hoặc đặt câu hỏi.

Đánh giá cuộc phỏng vấn

Các giải pháp hành động.