Những hiểu biêt về kỹ năng hành chính văn phòng
Kỹ năng hành chính là khả năng của một người biết vận dụng kiến thức và
kinh nghiệm trong làm việc hành chính để có thể điều hành tốt của cơ quan, tổ chức
dựa trên cơ sở thành thục các kỹ thuật hành chính, nghiệp vụ kết hợp với công nghệ
hiện đại nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Hay kỹ năng hành chính là năng lực
hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về lĩnh vực hành chính được sử dụng để
giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong lĩnh vực hành chính.
Người làm công tác hành chính không những cần nắm rõ kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ mà còn phải có khả năng vận dụng các lý luận đó vào trong thực tiễn một
cách linh hoạt và có hiệu quả. Tùy theo từng cách tiếp cận khác nhau mà kỹ năng
hành chính được cụ thể thành nhiều kỹ năng khác nhau. Theo tôi để làm tốt caoong
tác văn phòng thì người làm công tác văn phòng nhất thiết cần phải có những kỳ
năng cơ bản hành chính cơ bản sau:
+ Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin: Thông tin là những dữ liệu được xử lý
và được sử dụng trong quá trình ra quyết định. Chính vì vậy, để quyết định của nhà
quản trị được đúng thì khâu thu thập và xử lý thông tin vô cùng quan trọng. Không
phải thong tin gì ta có được cũng chính xác và đầy đủ, vì vậy chúng ta cần biết
phân loại thông tin theo từng lĩnh vực, ý nghĩa, thời điểm hay tính quan trọng của
từng thông tin. Ngoài việc thu thập thông tin được đúng, đủ chính xác thì việc phân
tích, bảo quản các nguồn tin cũng rất quan trọng, có những loại thông tin chỉ được
phép cũng cấp cho thủ trưởng nhưng cũng có những nguồn tin được cùng cấp, chia
e cho mọi người.
+ Kỹ năng lập chương trình, kế hoạch: Đây là kỹ năng sắp xếp, bó trí các
công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo
thứ tự thời gian, nhắm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu
của tổ chức hoặc cá nhân. Việc lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục
tiêu tương lai, các phương tiện và biện pháp thích hợp để đạt mục tiêu đó. Đó là
khâu đầu tiên và trọng yếu trong toàn bộ hoạt động quản lý nhằm cụ thể hóa những
phương hướng, nhiệm vụ xây dựng và phát triển thành những mục tiêu cụ thể trong
từng thời gian và trong từng hoạt động cụ thể.
+ Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc: Đó là quá trình xác định những

nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta,
Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin… Đồng thời, lường mọi điều, tính đến mọi khả
năng với nhiều phương án, Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu như hãy gợi trí tò mò
hoặc cho họ thấy cái lợi,…giải quyết các tình huống bất ngờ thật khéo léo, tránh
gây hểu lầm, tránh lạc đề, quanh co…
+ Kỹ năng làm việc tập thể: Đây là môi trường ta có thể thu thấp rất nhiều
thông tin, kinh nghiệm, … Tuy nhiên, làm việc tập thể rất khó vì ai cũng cho rằng
mình đúng, nhưng người làm văn phòng phải biết cách xử lý nhanh, tập hợp đầy đủ
thông tin để mọi người cũng nhận thấy rằng ý kiến của họ được tôn trọng, việc đó
không đồng nghĩa với việc thông tin của tất cả mọi người đều được đưa vào
chương trình, kế hoạch mà thông tin của mọi người đã được xử lý.
+ Kỹ năng soạn thảo văn bản và quản lý tài liệu: Đây là công việc thường
xuyên của người làm văn phòng. Để nhà lãnh đạo có những quyết định đúng không
chỉ có thông tin đúng mà thể thức văn bản cũng phải đúng thể thức hiện hành, đúng
thẩm quyền ban hành văn bản. Căn cứ vào các thông tư, hướng dẫn hiện hành,
đồng thời trau dồi kiến thức hàng ngày để chuyên môn được vững. Ngoài ra, sau
khi có một văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền, nội dung chính xác thì việc
quản lý văn bản sau khi ban hành, những văn bản đến là vấn đề mà người làm văn
phòng nên lưu ý và nâng lên một bước chuyên nghiệp như khi lãnh đạo cần thì
không cần đến 3 phút ta có thể trình văn bàn mà lãnh đạo cần theo yêu cầu.
Một số khuyết điểm trong hội họp và các biện pháp khắc phục
STT Khuyết điểm Biện pháp khắc phục
1 Lý do cuộc họp
không rõ ràng, không
có chủ đề rõ rệt.
Phải xác định rõ ràng lý do tổ chức hội họp, xác định rõ
tổ chức họp về nội dung gì, lý do tại sao phải tổ chức họp,
nếu không tổ chức họp thì có được hay không? Phải tự
đặt câu hỏi đó để biết được lý do mình tổ chức và nội
dung tổ chức hội họp

này phụ thuộc rất nhiều quá trình bàn bạc vấn đề để đưa
ra được quyết định cụ thể nhất quyết phải tổng hợp được
vấn đề, tranh thủ các ý kiến thảo luận, góp ý để đưa ra kết
luận cụ thể không mơ hồ, không rõ ràng.
8 Tóm tắt vấn đề quá
trừu tượng
Tóm tắt vấn đề cụ thể, tập trung vào vấn đề cần đề cập.
Nếu vấn đề quá mơ hồ, trừu tượng sau buổi họp sẽ không
rút ra được vấn đề cần làm, cần xử lý.
9 Người chủ trì kém
năng lực
Người chủ trì cần phát huy năng lực chủ trì thông qua
hiểu biết, kinh nghiệm và trau dồi kiến thức hàng ngày.
10 Họp không đúng giờ Nếu đến họp đúng giờ cần có biện pháp nhắc nhở, xử lý
nếu cần.
11 Có quá nhiều tiếng
động bên ngoài
Bố trí phòng họp ở nơi yên tĩnh, không bị ảnh hưởng đến
những tiếng động bên ngoài
12 Không tạo được sự Tạo được sự quan tâm của các thành viên dự họp thông
quan tâm qua những lý lẽ thuyết phục, nội dung phù hợp và được
mọi người cùng quan tâm.
13 Không lường trước
được thời gian họp,
Không kết thúc đúng
giờ
Xác định được những vấn đề gì cần nói, cần trình bày, ấn
định rõ khoảng thời gian của từng phần để kết thúc đúng
giờ. Chủ động về thời gian.
14 Không sắp xếp thời

tập trung còn làm
việc riêng
Cần có sự nhắc nhở tôn trọng tổ chức, không được làm
việc riêng như đọc báo, nói chuyện riêng trong phòng
họp.
22 Không dân chủ Đã tổ chức họp để tranh thủ các ý kiến thì cần động viên,
phát huy tính dân chủ trong mỗi cuộc họp, không áp đặt
và kìm hãm phát biểu. Tuy nhiên dân chủ không đồng
nghĩa với tùy tiện và dân chủ quá trớn.
23 Âm thanh, thiết bị,
ánh sáng phòng họp
không tốt
Trang bị tốt âm thanh, thiết bị, tận dụng ánh sáng tốt.
Việc này phụ thuộc vào điều kiện của mỗi đơn vị, tổ
chức.
Chương trình hội nghị Tổng kết thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2013
và phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014.
(Hội nghị diễn ra 01 buổi sáng ngày 12/12/2013)
stt Thời gian Nội dung thực hiện Người thực hiện Người điều
hành
1 8h – 8h10 Ổn định tổ chức, tuyên bố
lý do, giới thiệu đại biểu
Văn phòng Văn phòng
2
8h10 – 8h40
Báo cáo tổng kết thực hiện
nhiệm vụ Kinh tế - Văn hóa
xã hội năm 2013 và phương
hướng thực hiện nhiệm vụ
KT – VHXH năm 2014

Bom Bo, ngày 08 tháng 12 năm 2013.
GIẤY MỜI
Hội nghị tổng kết thực hiện nhiệm vụ KT - VHXH năm 2013
và Phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014
UBND xã Bom Bo trân trọng kính mời: Đ/c Trương Quang Khoa – BT.ĐU xã Bom Bo
Tới dự hội nghị tổng kết thực hiện nhiệm vụ Kinh tế - Văn hóa xã hội năm 2013 và
phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014.
Thời gian: Vào lúc 8h ngày 12 tháng 12 năm 2013.
Địa điểm: Tại Hội trường ủy ban nhân dân xã Bom Bo.
Rất mong đồng chí sắp xếp thời gian đến dự để hội nghị tổng kết được long trọng hơn./.
Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
- Như kính gửi; CHỦ TỊCH
- Lưu: VT

Lê Văn Xinh