Báo cáo, lưu hồ sơ
1
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG
KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS DẦU KHÍ VIỆT
NAM (PSL)
1.Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không:
2.1 Sơ đồ về quy trình giao nhận:
Sơ đồ Quy trình:
Tìm kiếm khách hàng, bàn thảo ký kết hợp đồng
Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu hàng hóa, kiểm tra chứng từ
Tạo hồ sơ tiếp nhận, số tiếp nhận
Lên tờ khai hải quan
(Khai hải quan điện tử)
Đăng ký kiểm tra
chất lượng (nếu có)
Lấy lệnh giao
hàng (D/O)
Đăng ký tờ khai
Chuẩn bị phương tiện vận tài
Kiểm tra hồ sơ/ kiểm hoá
(nếu phân luồng vàng/ đỏ)
Làm thủ tục thông quan vàlấy hàng
tại kho TCS– Giao hàng
2
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không
2.2 Quy trình công việc, cách thức :
Trong sơ đồ quy trình, các hoạt động giao nhận gồm: Tìm kiếm khách hàng, bàn thảo
ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bộ
chứng từ, lên tờ khai, khai báo hải quan, chuẩn bị phương tiện vận tải, giao hàng tại
kho/cảng, lưu hồ sơ, hoàn tất hợp đồng, thanh lý. Trong đó, dựa trên quan sát, phân
tích thực tế thì lên tờ khai, đăng ký tờ khai, chuẩn bị phương tiện vận tải và giao hàng

chi phí liên quan đến phí kiểm hóa, phí D/O, phí cược container, phí lưu bãi và các phí
phát sinh khác. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các khoán phí này đều được PSL
ứng trước cho khách hàng và nhận hóa đơn để thanh toán lại với khách hàng. Mức giá
PSL đưa ra tùy vào loại hàng hóa, kích thước và khoảng cách quãng đường vận chuyển
từ cảng đến kho riêng của khách hàng.
Với lô hàng đi kèm báo cáo này, khách hàng của công ty là công ty IDEMITSU
OIL & GAS CO LTD. là một công ty lớn, có uy tín trong lĩnh vực dầu khí, đã ký kết
hợp đồng đại lý hải quan với công ty. Công ty đã thực hiện giao nhận nhiều lô hàng
thành công, an toàn và hiệu quả cho IDEMITSU OIL & GAS CO LTD. trong thời gian
dài.
2.2.2 Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu hàng hóa, kiểm tra chứng từ:
4
Người quản lý lập phiếu theo dõi và ghi nhận những thông tin cơ bản của một lô
hàng như: Tên khách hàng, ngày nhận yêu cầu, số AWB/BL, số kiện, số kg để đốc thúc
công việc và kiểm tra khi cần thiết. Phiếu theo dõi sẽ được ghi chép, cập nhật liên tục
trong quá trình tiến hành các bước trong việc khai báo xuất khẩu hàng hóa. Nhằm tránh
những vấn đề tranh chấp sau này, cùng với Phiếu theo dõi, người quản lý sẽ lập một bộ
lưu gồm những chứng từ đã nhận và Thư yêu cầu dịch vụ.
Bộ lưu và Phiếu theo dõi sẽ được chuyển đến nhân viên phụ trách để tiến hành công
việc.
Trong quá trình thực hiện giao nhận một lô hàng, có rất nhiều chứng từ mà
người giao nhận không những phải biết mà cần phải nắm rõ để có thể tiến hành nhanh
chóng và chính xác không bị hải quan trả hồ sơ khi kiểm tra. Đây là một yêu cầu nhằm
góp phần thúc đẩy quá trình làm thủ tục đựoc nhanh chóng và dễ dàng, nâng cao chất
lượng dịch vụ mà công ty cung cấp.
Khi có lô hàng mới cần giao nhận, IDEMITSU OIL & GAS CO LTD. sẽ gửi bộ
chứng từ bản scan cho công ty PSL để làm cơ sở cho việc tiến hành thủ tục hải quan,
bao gồm:
- Thư yêu cầu dịch vụ
- Hợp đồng thương mại

của công ty sẽ tiến hành lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
2.2.3 Tạo hồ sơ tiếp nhận, số tiếp nhận:
Sau khi nhân viên tổ chứng từ kiểm tra thông tin từ khách hàng cung cấp đã đầy
đủ và chính xác, nhân viên tiếp nhận yêu cầu sẽ lập hồ sơ, số tiếp nhận để theo dõi tiến
trình thực hiện khai báo lô hàng.
Cụ thể đối với lô hàng nhập khẩu đính kèm trong báo cáo, nhân viên tổ chứng từ
phụ trách tiếp nhận và khai hải quan cho lô hàng này sẽ lập phiếu theo dõi như hình
sau:
6
Hình 2.2: Phiếu theo dõi xuất nhập khẩu.
 Trong đó:
− Số dịch vụ: là số ký hiệu ở mục 33 trong tờ khai để dễ dàng cho việc tìm kiếm
hồ sơ của tờ khai sau khi đã khai hải quan.
− Số “0001”: Số tiếp nhận hồ sơ, được lưu trong bảng excel theo dõi đơn hàng của
mỗi nhân viên
− Loại dịch vụ: loại hình dịch vụ yêu cầu cung cấp – NDK: Nhập dầu khí
− Tên Công ty: Công ty yêu cầu cung cấp dịch vụ
− Số hợp đồng: Số hợp đồng mua bán hàng hóa (Số PO)
− AWB/BOL: số vận đơn hàng không hay đường biển
− Kiện/trọng lượng: Thể hiện số kiện, số kg hàng hóa nhập khẩu.
− Nơi nhận hàng: Cảng, kho hàng đến.
− Nơi giao hàng: Địa điểm giao hàng theo yêu cầu của khách hàng.
− Tờ khai hải quan số: Số tờ khai
− Diễn biến dịch vụ: thể hiện các mốc thời gian thực hiện từ khi tiếp nhận yêu cầu
nhập khẩu một lô hàng cho đến khi giao hàng kết thúc.
Ngoài phiếu theo dõi phía ngoài của một bộ hồ sơ, để tiện cho việc theo dõi và
lưu thông tin chung. Tổ chừng từ sẽ có một file excel lưu trữ chung để lưu các thông
tin của một yêu cầu dịch vụ gồm các thông tin cơ bản như: số tiếp nhận, ngày nhận
chứng từ, số shipment, số vận đơn, loại hình vận tải, số kiện, số kg, công ty ký tờ khai,
tên khách hàng, số tờ khai, ghi chú thực hiện, người phụ trách.

dịch vụ logistic cho các nhà thầu và công ty trong ngành Dầu khí nên mục này
9
chọn loại hình có mã NKD02.
- Mục 6 - Giấy phép (nếu có): Đối với ngành Dầu khí, đây là giấy phép để sử
dụng Danh mục miễn thuế. IDEMITSU OIL & GAS CO LTD. có số giấy phép
là 402/2014 được cấp ngày 30/12/2013.
- Mục 7 - Hợp đồng: Căn cứ vào Hợp đồng để biết số và ngày Hợp đồng. Hợp
đồng số BD1- DC-014 ngày 15-07-2014.
- Mục 8 - Hóa đơn thương mại: Căn cứ vào Hóa đơn để có số và ngày phát hành
Hóa đơn. Hóa đơn số 2817028 phát hành ngày 04/04/2014.
- Các mục 9 - Phương tiện vận tải; mục 10 - Vận tải đơn; mục 12 - Cảng, địa
điểm xếp hàng; mục 13 - Cảng, địa điểm dở hàng đều bị ẩn đi do có phần “Vận
tải đơn” để khai chi tiết hơn về các thông tin trên.
- Mục 11 - Nước xuất khẩu: Mục này căn cứ vào Hợp đồng để khai: PA-
PANAMA.
- Mục 14 - Điều kiện giao hàng: Căn cứ vào Hợp đồng, đôi khi trên Hóa đơn
cũng thể hiện thông tin này: DAT.
- Mục 15 - Đồng tiền thanh toán: Thông tin này đều được thể hiện rất rõ trên
Hợp đồng và Hóa đơn: USD – Đô-la Mỹ.
- Mục 16 - Phương thức thanh toán: Thông tin này thường được thể hiện trên
Hợp đồng: TT (Telegraphic transfer – Chuyển tiền bằng điện)
 Trọng lượng (kg): Tại mục này cần điền thông tin cả về trọng lượng tịnh (Net
weight - N) và trọng lượng cả bì (Gross weight – G). Tuy nhiên, nhân viên chỉ
cần điền trọng lượng hàng sau khi đã được đóng gói và bao kiện nên trọng
lượng tịnh và trọng lượng cả bì là như nhau. Thông tin này có thể lấy từ AWB
hoặc Packing List. Trường hợp trên những chứng từ trên ghi trọng lượng với
đơn vị tính khác kilogram (kg) thì nhân viên Tổ chứng từ phải tự quy đổi. Trọng
lượng lô hàng này là 5 kgs.
 Vận tải đơn: Tất cả thông tin ở phần này đều lấy trên AWB
o Loại vận đơn: Đường không.

13
Mã HS: sau khi xác định được tên hàng, nhân viên sẽ áp mã HS cho lô hàng bàng
cách sử dụng Biểu thuế hàng hóa xuất – nhập khẩu năm 2014. Việc xác định chính xác
mã số hàng hóa đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng đến số tiền thuế mà nhà
nhập khẩu phải nộp. Ngoài ra, nếu khai báo không chính xác thì doanh nghiệp có thể bị
truy cứu trách nhiệm trước pháp luật cũng như có thể mất quyền ưu tiên sau này. Mã HS
áp cho lô hàng này là: 84714300. Xuất xứ hàng hóa căn cứ vào hợp đồng hoặc hóa đơn.
Tình trạng hàng hóa, hàng hóa mà các chủ thầu nhập về để đầu tư đều là hàng mới.
Số lượng, đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ, trị giá tính thuế, những
thông tin này được thể hiện chi tiết trên Hóa đơn.
Bước 4: Nhập các chứng từ kèm theo của tờ khai: Vận tải đơn, hợp đồng và hóa đơn
thương mại.
Hình 2.8: Giao diện chứng từ kèm theo của tờ khai điện tử
Ở ô “Đề xuất khác của doanh nghiệp” có ghi chú nội dung sau :
“HHNK được miễn thuế NK theo khoản 11, điều 101, mục 3, phần V, TT128/2013/TT-
BTC hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo điểm 17 điều 4 chưong I thông tư
065/2013/TT-BTC ngày 17/05/2013.
14
Vật tư, thiết bị dùng cho ngành dầu khí theo danh mục miễn thuế số 114/2014 ngày
30/12/2013 của chi cục Hải quan TP HCM/ Chi cục Hải quan quản lí hàng đầu tư Tp.Hồ
Chí Minh
Tổng số tiền được miễn: 0 VNDSố bill: 4831132153
Tổng giá trị hàng hóa: 2500 USD”.
Vì mặt hàng Công IDEMITSU OIL & GAS CO LTD. nhập khẩu là các mặt hàng
thuộc Danh mục hàng hóa đầu tư miễn thuế nhập khẩu của ngành Dầu khí và không
thuộc mặt hàng chịu sự khống chế của thông tư số 04/2012/TT-BKHĐT ngày 13/08/2012
của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành danh mục máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế,
phương tiện vận tải chuyên dùng, nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm trong nước đã sản
xuất được. Đồng thời, lô hàng là đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng theo thông tư
065/2013/TT-BCT ban hành ngày 17/05/2013 hướng dẫn về thuế GTGT. Vì thế, nhân

4.Phiếu đăng kí tờ khai kiểm tra hàng nhập khẩu(nếu có): 01 bản chính.
5.Giấy giới thiệu: 01 bản chính.
6.Hợp đồng: 1 bản sao
7.Hóa đơn thương mại: 1 bản chính.
8.Phiếu đóng gói hàng hóa.
9.Bảng kê chi tiết: 1 bản chính
17
10.Vận tải đơn (Airway B/L): 1 bản chính
11.Hợp đồng đại lý thủ tục Hải quan: 1 bản sao
12.Giấy ủy quyền quản lý và sử dụng Danh mục miễn thuế: 1 bản sao.
13.Công văn miễn thuế: 1 bản chính.
Do lô hàng này được miễn thuế nên không có Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa
nhập khẩu.
Bộ chứng từ được trình cho Giám đốc hay Phó giám đốc ký xác nhận vào trên Tờ
khai (mục 33) và những chứng từ sao y khác. Sau đó, nhân viên Tổ chứng từ sẽ tập hợp
tất cả bộ chứng từ của các lô hàng đã khai trong ngày rồi mang đến Cục Hải quan TP.
HCM (Số 02 Hàm Nghi, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM) tiến hành thông quan.
Tại đây, quy trình thông quan lô hàng trên như sau:
Nhân viên đến bàn thu phí và thuế để đóng tiền. Lệ phí Hải quan hiện tại là 20.000
VND. Hải quan sau khi thu tiền sẽ giao cho nhân viên hai liên: một liên màu tím và một
liên màu đỏ. Nhân viên sẽ giữ lại liên màu đỏ để về thanh toán với công ty và đưa liên
màu tím cho Hải quan để lấy Tờ khai. Biên lai đóng lệ phí Hải quan là một lọai giấy tờ
không thể thiếu khi nhận Tờ khai.
Tiếp theo, nhân viên Tổ chứng từ nộp bộ chứng từ đến Hải quan tại bàn “Đăng ký
đầu tư và loại hình khác”. Hải quan kiểm tra bộ chứng từ, so sánh Tờ khai mà nhân viên
Tổ chứng từ mang đến và những thông tin đã truyền qua mạng. Các chứng từ đầy đủ và
hợp lệ, cán bộ Hải quan lập “Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy” rồi đóng đấu vào
mục 12 của chứng từ này rồi đóng dấu thông quan vào mục 32 và mục 38 của Tờ khai.
Hải quan giữ lại toàn bộ chứng từ chỉ trả lại cho nhân viên Tờ khai (1 bản chính), Phiếu
ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy (1 bản chính)