ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN THỊ TÂM
CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU GIẤY
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC
Mã số: 5 10 02

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM

Hà Nội - 2003

4


Chƣơng 1
TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO QUẢN
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 1.1.
Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
17
1.1.1.
Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I

17
1.1.2.
Thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I

19
1.1.3.
Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
20
1.2.
Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
27
1.2.1.
Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu

Tình hình tài liệu lưu trữ hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III

34
1.4.
Nhận xét chung về tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia

37 Chƣơng 2
THỰC TRẠNG BẢO HIỂM TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

2.1.
Quan niệm về bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm
39
2.1.1.
Quan niệm về bảo hiểm
39
2.1.2.
Quan niệm về phông bảo hiểm
41
2.2.
Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lưu trữ
43
6
Lưu trữ Quốc gia
Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

3.1
Nhóm giải pháp về nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện chế độ,
chính sách vền bảo hiểm tài liệu
58
3.1.1.
Nội dung những vấn đề cần nghiên cứu, quy định để tiếp tục hoàn
thiện thể chế, chính sách về bảo hiểm tài liệu
59
3.1.2.
Các hình thức văn bản cần ban hành để quản lý, chỉ đạo công tác
bảo hiểm
59
3.2.
Giải pháp về tổ chức và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực
64
3.2.1.

3.4.2.1.
Tình hình ứng dụng công nghệ số hoá trên thế giới và khả năng
ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia 82
3.4.2.2.
Quy trình công nghệ
84
7
3.4.2.3.
Thiết bị, vật tư
85
3.4.3.
Giải pháp công nghệ micrôphim-số hoá
86

3.4.3.1.

Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim-số hoá trên thế giới và
khả năng ứng dụng công nghệ này vào việc bảo hiểm tài liệu ở
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
87

8

LỜI MỞ ĐẦU
1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài
Hiện tại, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước đang trực tiếp quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời
kỳ lịch sử khác nhau của dân tộc Việt Nam. Đại bộ phận tài liệu lưu trữ là bản
gốc, bản chính của tài liệu được khắc, được viết, được ghi trên nhiều vật mang
tin khác nhau như trên gỗ (tài liệu Mộc bản), trên giấy dó (tài liệu Hán-Nôm ),
trên giấy công nghiệp (tài liệu tiếng Pháp, tiếng Việt ), trên bản can, bản sao
ánh sáng (tài liệu kỹ thuật), trên phim, ảnh, băng, đĩa (tài liệu phim điện ảnh,
ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử) và được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau như chữ
Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt Có thể nói rằng tài liệu bảo quản tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia là rất đa dạng và phong phú cả về nội dung và
hình thức. Đây là một trong những nguồn sử liệu rất quan trọng, là di sản đặc
biệt của dân tộc, có giá trị rất lớn đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

là thiên tai bão lụt; do tác động của các sinh vật phá hoại; do hoả hoạn, chiến
tranh, khủng bố có thể xẩy ra bất cứ lúc nào và do nhu cầu sử dụng tài liệu lưu
trữ ngày một gia tăng. Việc tiếp cận, khai thác sử dụng thường xuyên đối với bản
gốc, bản chính tài liệu lưu trữ vốn đã xuống cấp sẽ dẫn tới nguy cơ tiềm tàng là
làm cho tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng và có thể dẫn tới huỷ hoại hoàn toàn.
Để góp phần từng bước tìm ra các giải pháp nhằm phòng ngừa và hạn chế
tối đa ảnh hưởng của những tác động của tự nhiên và con người đối với tài liệu
lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia nói riêng, chúng tôi chọn đề tài "Các giải pháp bảo hiểm tài liệu
giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” để nghiên cứu. Với tên gọi của đề tài
như đã nêu, chúng tôi đặt ra các mục tiêu cần phải giải quyết như sau:
10
Một là, nghiên cứu thực trạng tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Để đi tới giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi tập trung
nghiên cứu làm rõ lịch sử thành lập, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cũng như thẩm
quyền quản lý tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
Hai là, nghiên cứu tình hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Để giải quyết vấn đề này, trước hết chúng tôi sẽ tập trung làm
sáng tỏ khái niệm thế nào là bảo hiểm tài liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết
phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu và thực trạng của việc tiến hành lập bản sao
bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia hiện nay;
Ba là, đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia. Phần này được xác định là trọng tâm nghiên cứu của đề tài.
Nếu mục tiêu trên được giải quyết thì đề tài sẽ có ý nghĩa cơ bản như sau:
Thứ nhất, đề tài góp phần quan trọng vào việc xây dựng hệ thống lý luận
về bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam vì cho đến nay tất cả giáo trình bậc đại
học cũng như trung học mới chỉ đề cập đến công tác bảo quản tài liệu nói chung

ra đối với lưu trữ Việt Nam mà còn đối với tất cả lưu trữ trên thế giới vì sự cần
thiết phải bảo toàn thông tin của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích
nghiên cứu lâu dài của xã hội. Qua những chuyến đi thăm quan khảo sát ở một
số nước, qua trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp và qua tư liệu thu thập được chúng
tôi được biết có khá nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai thực hiện việc bảo
hiểm tài liệu lưu trữ một cách thành công. Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được pháp quy hoá cách đây trên 20 năm trong Pháp
lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nước thông qua ngày
31/11/1982 và một lần nữa lại được khẳng định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 nhưng trên thực tế
công tác bảo hiểm tài liệu mới bắt đầu được triển khai thực hiện và để triển khai
công việc này một cách có hiệu quả trước hết cần phải tiến hành nghiên cứu các
căn cứ khoa học. Tiếc thay, công tác nghiên cứu khoa học về việc bảo hiểm tài
12
liệu lưu trữ còn rất hạn chế. Cho tới thời điểm thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài
liệu lưu trữ quốc gia (06/9/2001), chỉ có một vài bài viết về vấn đề bảo hiểm
được đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, cụ thể như sau:
Trong bài viết "Những yêu cầu cơ bản về việc lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ quốc gia" đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, TS. Dương Văn Khảm
cũng mới chỉ đề cập đến sự cần thiết phải lập phông bảo hiểm và nêu lên yêu cầu
chung đối với việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Còn bảo hiểm những loại tài liệu
nào và bảo hiểm bằng công nghệ gì là tối ưu, là phù hợp với điều kiện của Việt
Nam thì chưa được tác giả đề cập 5.
Ngoài bài viết này, còn có bài viết "Giải pháp công nghệ trong việc bảo
hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản" của tác giả Lê Văn Năng và Nguyễn
Duy Phương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Trong bài viết, các tác giả đã
giới thiệu việc ứng dụng kỹ thuật Multimedia vào việc bảo hiểm và quản lý tài

hiểm nói chung vẫn còn nằm ở phía trước và cần phải được nghiên cứu đầy đủ
hơn.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Nguồn tư liệu phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu đề tài này là các ấn
phẩm như sách, báo, tạp chí ngoài nước viết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ do Lưu
trữ Quốc gia Singapore, Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức, Trung tâm bảo quản
tài liệu Đông Á biếu tặng hoặc do thu thập được trong chuyến đi khảo sát của
Đoàn cán bộ Cục Lưu trữ Nhà nước tại Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức và Lưu
trữ Liên bang Nga tháng 7 năm 2003. Những tư liệu này hiện bảo quản ở Thư
viện Trung tâm Nghiên cứu Khoa học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Ngoài ra, chúng tôi còn tham khảo các sách, tạp chí giới thiệu về tài liệu lưu trữ
hiện đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ nói chung và về bảo hiểm tài liệu
nói riêng; các trang thông tin về bảo hiểm tài liệu được giới thiệu trên mạng
14
Internet và đặc biệt là những văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành trong
thời gian gần đây về bảo hiểm tài liệu. Tất cả những tư liệu tham khảo đó đã
được thống kê cụ thể tại danh mục "Tài liệu tham khảo" sắp xếp ở phần cuối của
luận văn này. Đặt biệt, với chuyến đi nghiên cứu khảo sát về bảo hiểm tài liệu tại
Cộng hoà liên bang Đức và Liên bang Nga vừa qua, chúng tôi đã có dịp được
trao đổi với các bạn đồng nghiệp về những vấn đề có liên quan đến công tác bảo
hiểm tài liệu và được thăm quan thực tế các cơ sở chụp micrôphim để lập phông
bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Qua chuyến đi khảo sát đó, chúng tôi đã rút ra được
khá nhiều kinh nghiệm về việc bảo hiểm tài liệu của nước bạn và điều đó đã giúp
đỡ chúng tôi rất nhiều trong việc hoàn thành luận văn này.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi luôn đứng trên

bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở nước ngoài và đề xuất các giải pháp khả thi cho việc
bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam.
Thứ tư là phương pháp thử nghiệm và quan sát ứng dụng giải pháp công
nghệ trong thực tế. Từ kết quả thử nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ
micrôphim tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và từ kết quả triển khai ứng dụng
công nghệ số hoá tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cũng như từ kết quả quan
sát thực tiễn việc ứng dụng công nghệ số hoá tại Hãng Zeutchel (Cộng hoà liên
bang Đức) và tại Viện Lưu trữ khoa học kỹ thuật của Liên bang Nga đã cho phép
chúng tôi khái quát thành các quy trình công nghệ lập phông bảo hiểm tài liệu
lưu trữ. Đây là cơ sở quan trọng để có thể triển khai việc xây dựng định mức,
đơn giá thuê lao động thực hiện việc lập phông bảo hiểm tài liệu tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia.
6. Bố cục luận văn
Luận văn gồm tổng cộng 123 trang, ngoài lời mở đầu và kết luận, phần nội
dung luận văn được chia thành ba chương như sau:
Chương 1: Tình hình tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
16
Trong chương này, trước hết chúng tôi đi sâu nghiên cứu lịch sử hình
thành; chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý và sưu tầm thu thập tài liệu
của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Từ đó, chúng tôi phân tích thực trạng tài
liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang quản lý như số lượng tài liệu,
thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu. Cuối cùng, chúng tôi rút ra
những nhận xét chung về thực trạng tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia.
Chương 2: Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này tập trung trình bày các vấn đề như quan niệm về bảo hiểm tài
liệu và phông bảo hiểm; sự cần thiết phải tiến hành lập phông bảo hiểm tài liệu


Chƣơng 1
TÌNH HÌNH TÀI LIỆU HIỆN BẢO
QUẢN TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA

Hiện tại, trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có ba Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia. Đó là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đây là các lưu trữ lịch sử, có chức
năng bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiêu biểu qua các thời kỳ lịch
sử để phục vụ nhu cầu nghiên cứu của toàn xã hội.
1. 1. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia I
1.1.1. Lịch sử thành lập và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I
Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là Kho lưu trữ Hà Nội - một
trong năm Kho Lưu trữ ở xứ Đông Dương được thành lập theo Nghị định ngày
26/12/1918 của Toàn quyền Đông dương Albert Saraut. Sau Hiệp nghị Giơ-ne-
vơ năm 1954, thực dân Pháp rút khỏi Hà Nội, Bộ Tuyên truyền - tiền thân của
18
Bộ Văn hoá và Thông tin ngày nay đã được giao nhiệm vụ quản lý Kho Lưu trữ
Hà Nội.
Cùng với việc thành lập Cục Lưu trữ trên cơ sở Nghị định số 102/CP ngày
4/9/1962 của Hội đồng Chính phủ, Kho Lưu trữ Hà Nội đã được giao cho Cục
Lưu trữ thuộc Văn phòng Phủ Thủ tướng quản lý và được đổi tên là Kho Lưu trữ
Trung ương.
Cũng theo tinh thần Nghị định này, Kho Lưu trữ Trung ương có nhiệm vụ

máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Theo đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
là cơ quan trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng thu thập, bổ sung, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, gia đình dòng họ thuộc các thời kỳ lịch sử từ tháng Tám năm
1945 về trước 11, 44.

1.1.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Theo lý luận về lưu trữ học thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều là lưu trữ lịch sử. Theo khoản 6, Điều 2
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày
04/4/2001, thì "Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản
lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các lưu trữ hiện
hành (Lưu trữ cơ quan-TG ) và các nguồn tài liệu khác"15. Mỗi lưu trữ lịch sử
đều có một phạm vi thẩm quyền nhất định trong việc quản lý và sưu tầm, thu
thập tài liệu. "Thẩm quyền lưu trữ” được giải thích trong Từ điển Lưu trữ Việt
Nam là "quyền hạn, nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ của một lưu trữ cố định
(Lưu trữ lịch sử - TG) trong một khu vực hành chính lãnh thổ đối với các cơ
quan được xác định là nguồn nộp lưu. Thẩm quyền lưu trữ thường được pháp
quy hoá để bảo đảm việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có hiệu quả" 12,76 .
Theo các quy định hiện hành thì các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ
20
quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Do vậy, để tạo điều kiện
thuận lợi cho việc quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quốc gia bổ sung vào
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tránh sự chồng chéo trong việc sưu tầm, thu
thập tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hay nói một cách khác từ các
lưu trữ hiện hành thì thẩm quyền đó phải được pháp quy hoá. Trên cơ sở nghiên

Vua Đồng Khánh đã ra chỉ dụ thành lập Nha Kinh lược Bắc kỳ. Nha Kinh lược
Bắc Kỳ là cơ quan hành pháp cao nhất của Nhà nước phong kiến triều Nguyễn
đặt tại Bắc Kỳ, có nhiệm vụ thay mặt nhà Vua trực tiếp quản lý, điều hành và
giải quyết mọi công việc ở xứ Bắc Kỳ. Trong quá trình hoạt động của Nha Kinh
lược Bắc Kỳ từ 1886 đến1897 đã hình thành nên phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ.
Đây là phông tài liệu có số lượng trên 3.500 tập, được viết bằng chữ Hán-Nôm
trên giấy dó và có nội dụng phong phú phản ánh toàn bộ tình hình chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội ở Bắc Kỳ trong thời kỳ thực dân Pháp bắt đầu xây dựng chế
độ cai trị thuộc địa ở Bắc Kỳ. Các hình thức tài liệu chủ yếu trong phông gồm
chỉ, dụ, tấu, sớ, đơn từ và các công văn, giấy tờ trao đổi khác giữa Nha Kinh
lược Bắc Kỳ với triều đình Nhà Nguyễn, Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, Toàn quyền
Đông Dương và các cơ quan, tổ chức trực thuộc và với các tỉnh và các huyện ở
Bắc Kỳ Có thể nói rằng phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ thực sự là một trong
những nguồn sử liệu chữ viết quý, hiếm hiện còn lưu giữ được tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I. Tuy nhiên, tình trạng vật lý của tài liệu trong phông đã bị
xuống cấp do phải đưa ra khai thác sử dụng bản gốc. Trong tổng số 3.500 tập tài
liệu thuộc phông thì có tới gần 500 tập cần phải tiến hành tu bổ trong thời gian
tới. Để bảo quản an toàn phông tài liệu này thì việc tiến hành lập phông bảo
hiểm là hết sức cần thiết.
Thứ hai, phông huyện Thọ Xương
Huyện Thọ Xương là một trong hai huyện thuộc Phủ Hoài Đức thuộc Hà Nội
xưa. Huyện lỵ Thọ Xương vào thời kỳ đầu Nhà Nguyễn đóng ở đoạn giữa phố
Tôn Đức Thắng ngày nay. Tới năm Thiệu Trị thứ 2 (1842) huyện lỵ đã được dời
22
về khu vực phố Âú Triệu ngõ Huyện và ngõ Thọ Xương. Đất đai thuộc huyện
Thọ Xương bao gồm toàn bộ quận Hoàn Kiếm, quận Hai Bà Trưng và một phần
khu vực thuộc quận Đống Đa ngày nay. Với vị trí địa lý như vậy nên tài liệu

Châu bản hiện còn chỉ bằng 1/5 của ngày trước. Số tài liệu này được chuyển từ
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tại Thành phố Hồ Chí Minh ra Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I Hà Nội để quản lý vào năm 1991. Theo kết quả kiểm tra năm 1993
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thì số tài liệu bị hư hỏng rất đáng lo ngại. Số
tài liệu còn tốt chỉ chiếm 9,22%, còn 90,78% bị hư hỏng ở các mức độ khác
nhau, trong đó số bị bết dính nặng, đóng thành cục chiếm 5,29%; bị bết dính nhẹ,
mốc, mục nặng chiếm 9,77%; bị mốc và ố vàng chiếm 34,8%; bị mốc nhẹ chiếm
40,92% . Thực hiện Đề án "Cấp cứu tài liệu Châu bản", Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I đã tiến hành tu bổ toàn bộ tài liệu bị hư hỏng nhẹ, biên mục tài liệu Châu
bản và ứng dụng công nghệ số hoá đưa toàn văn Châu bản vào CD-ROM để
quản lý và phục vụ khai thác sử dụng. Khối tài liệu Châu bản được đánh giá là
khối tài liệu có giá trị đặc biệt để nghiên cứu lịch sử về mọi mặt của đời sống
chính trị - kinh tế - xã hội dưới Triều Nguyễn 9, VIII-XLIX.

Thứ năm, khối tài liệu địa bạ Triều Nguyễn
Khối tài liệu này hiện có khoảng 11.000 tập được viết trên giấy dó bằng
chữ Hán - Nôm. Như tên gọi, khối tài liệu này chỉ gồm các tài liệu có nội dung
liên quan đến đất đai và được hình thành dưới triều Nguyễn.
Thứ sáu, sưu tập tài liệu Hương Khê
Gọi là sưu tập tài liệu Hương Khê vì tài liệu này được phát hiện vào ngày
22/8/1984 tại nhà thờ họTrần, ở thôn Tâm Phúc, xã Hương Vĩnh, huyện Hương
Khê, tỉnh Hà Tĩnh. Tài liệu sau khi phát hiện là có giá trị đã được đưa về bảo
quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I theo văn bản số 1799/TCCB ngày
11/5/1977 của Phủ Thủ tướng. Sưu tập tài liệu có thời gian từ năm Vĩnh Tộ 1
(1619) đến năm Tự Đức thứ 11 (1858), bao gồm các văn bản, giấy tờ viết trên
24
giấy dó bằng chữ Hán - Nôm, phản ánh các mặt của đời sống chính trị, kinh tế,

nghiêm trọng. Mặc dù đã áp dụng một số biện pháp như bồi nền bản gốc, bản
chính và số hoá được một phần trong số đó để phục vụ khai thác sử dụng nhưng
để bảo vệ, bảo quản an toàn khối tài liệu Hán - Nôm nhất là gìn giữ cho được
những thông tin tài liệu trong mọi tình huống thì không thể không tiến hành việc
lập phông bảo biểm cho khối tài liệu này.
b) Khối tài liệu tiếng Pháp
Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Bắc Kỳ từ 1858 đến 1945
và Bắc Việt từ 1945 đến 1954. Vì được viết bằng chữ Pháp nên khối tài liệu này
còn được gọi là khối tài liệu tiếng Pháp. Đây là khối tài liệu có số lượng nhiều
nhất hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Khối tài liệu
này được tổ chức thành hai nhóm chính là nhóm tài liệu hành chính và nhóm tài
liệu kỹ thuật.
Nhóm tài liệu hành chính
Nhóm này gồm gần 50 phông, trong đó ở cấp Đông Dương có các phông
như Đô đốc và Thống đốc, Nha Nông- Lâm- Thương mại Đông Dương, Sở Địa
dư Đông Dương, Tổng Thanh tra Công chính Đông Dương, Sở Tiếp tế và Vận
tải biển Đông Dương, Nha Tài chính Đông Dương, Sở Kiểm tra Tài chính Đông
Dương, Nha Thương chính Đông Dương, Nha Trước bạ - Tài sản và Tem Đông
Dương, Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, Tổng Thanh tra Y tế Đông
Dương, Tổng hội Viên chức Đông Dương, Hạm đội Đông Dương, Công ty Hoả
xa Đông Dương- Vân Nam ; ở cấp kỳ có Sở Nông nghiệp Bắc Kỳ, Sở Địa
chính Bắc Kỳ, Sở Công chính Bắc Kỳ, Sở Học chính Bắc Kỳ, Sở Y tế Bắc Kỳ,
Sở Thú y Bắc Kỳ, Công ty Bông vải sợi Bắc Kỳ, Công ty Than Hòn Gai và ở
cấp tỉnh có Toà Đốc lý Hà Nội, Toà sứ Bắc Giang, Toà sứ Bắc Ninh, Toà sứ Hà
Đông, Toà sứ Hoà Bình, Toà sứ Lào Cai, Toà sứ Nam Định, Toà sứ Ninh Bình,
Toà sứ Phú Thọ, Toà sứ Thái Bình, Toà sứ Thanh Hóa, Toà sứ Tuyên Quang,


27
(nay là Phủ Chủ tịch), Phủ Thống sứ Bắc Kỳ, Toà sứ các tỉnh Bắc Kỳ, Sở Mật
thám, Toà Thượng thẩm Hà Nội, Nhà lao trung ương (Hoả lò), Nhà Hát lớn Hà
Nội, các bệnh viện như Bệnh viện Bạch Mai, Viện Pasteur Hà Nôị, Bệnh viện
Hải Phòng, Bệnh viện Nam Định ; 28 công trình thuỷ lợi tiêu biểu như hệ thống
thuỷ nông Sông Cầu, hệ thống thuỷ nông Liễn Sơn, hệ thống thuỷ nông Sơn Tây,
hệ thống thuỷ nông Hà Đông, hệ thống thuỷ nông tây Nam Định và Ngô Đồng,
hệ thống thuỷ nông An Dương-Kim Thành, hệ thống thuỷ nông Kẻ Sặt (Hưng
Yên), hệ thống thuỷ nông bắc, nam Thái Bình và 13 công trình giao thông
quan trọng như cầu Long Biên (cầu Doumer), cầu cống trên các quốc lộ ,các
công trình cảng như cảng Hải Phòng, cảng nước sâu ở vịnh Hạ Long ,các công
trình đường sắt như tuyến đường sắt Lạng Sơn-Sài Gòn, Hải Phòng-Lào Cai, Tân
Ấp-Thà Khẹt ,các sân bay như sân bay Bạch Mai, sân bay Gia Lâm, sân bay
Cát Bi
Phần lớn tài liệu thuộc nhóm này là tài liệu kỹ thuật như bản can, bản sao
in ánh sáng 6, 101-112
c) Khối tư liệu bổ trợ
Ngoài khối tài liệu hành chính và tài liệu kỹ thuật, Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I còn quản lý khối tư liệu rất có giá trị để bổ trợ cho tài liệu lưu trữ bao
gồm hơn 40.000 đầu sách, báo, tạp chí, niên giám thống kê, công báo Đông
Dương xuất bản chủ yếu bằng tiếng Pháp vào thời kỳ trước năm 1945.
1.2. Tình hình tài liệu tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia II
1.2.1. Lịch sử thành lập và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II
Tiền thân của Trung tâm lưu trữ quốc gia II là Kho Lưu trữ Trung ương II
thuộc Cục Lưu trữ đặt tại thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết
định số 252/BT ngày 9/11/1976 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ
tướng trên cơ sở Sở Lưu trữ thuộc Phủ Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời