1
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ ĐÁT
NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÁC BIỆN PHÁP
KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY TẠI
CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
MÃ SỐ : 51002

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÁC BIỆN PHÁP
KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
MÃ SỐ : 51002

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

Hà Nội, 2003

TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 51
3.1. Các biện pháp phòng ngừa nguy cơ huỷ hoại tài liệu lưu trữ 52

5
3.1.1 Sử dụng giấy, mực có độ bền cao: 52
3.1.2. Xây dựng kho tàng thích hợp cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ: 54
3.1.3. Đầu tư trang thiết bị bảo quản phù hợp: 58
3.1.4 Tạo môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu: 59
3.1.5. Chuyển dạng tài liệu 65
3.2 Các biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ: 67
3.2.1 Khử trùng tài liệu: 67
3.2.2 Khử axít cho tài liệu lưu trữ: 73
3.2.3 Tu bổ tài liệu bị hư hỏng: 78
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85
TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

không được bao nhiêu. Theo báo cáo của Cục Lưu trữ Nhà nước, hiện nay các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia đang bảo quản khoảng 30km tài liệu có ý nghĩa quốc gia 9, 13. Chính vì vậy mà
số tài liệu này cần phải được bảo quản một cách tốt nhất. Muốn vậy, trước hết phải tổ chức và
thực hiện mọi biện pháp để loại trừ và hạn chế các nguyên nhân, yếu tố làm mất mát, hư hỏng
tài liệu. Nhiệm vụ này rất cấp bách, bởi lẽ hiện có vô vàn nguyên nhân, yếu tố có thể làm mất
mát, hư hỏng tài liệu.

5
Nguyên nhân đầu tiên làm cho công tác bảo quản ở nước ta trở nên phức tạp, khó khăn
là nước ta nằm ở vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm luôn luôn quá cao. Khí
hậu nóng ẩm không những gây hại trực tiếp cho tài liệu mà còn là môi trường lý tưởng cho
nấm mốc và các loài sinh vật hại tài liệu phát triển nhanh chóng. Thêm vào đó thiên tai, lũ lụt
đe doạ thường xuyên càng gây khó khăn cho việc bảo quản an toàn tài liệu.
Nguyên nhân tiếp theo là ngay từ thời dựng nước dân tộc ta đã luôn phải đấu tranh với
thù trong giặc ngoài. Để bảo đảm an toàn cho tài liệu, trong những năm chiến tranh chúng ta
phải đưa tài liệu đi sơ tán nhiều lần. Một thời gian dài tài liệu phải đưa vào bảo quản trong các
hang núi ẩm ướt, hoặc các kho tạm với nhiệt độ và độ ẩm không thích hợp. Kết quả là tài liệu
lưu trữ bị xuống cấp nghiêm trọng.
Và một nguyên nhân tiếp theo làm cho tài liệu bị hư hỏng ở mức độ nghiêm trọng như
hiện nay là do điều kiện kinh tế của đất nước trong những năm trước đây còn nhiều khó khăn
nên sự đầu tư về sức người sức của cho công tác lưu trữ nói chung và cho công tác bảo quản
nói riêng còn chưa thoả đáng.
Cuối cùng phải kể đến nguyên nhân là do nhận thức chưa được đầy đủ về tầm quan
trọng của công tác bảo quản nên việc nghiên cứu áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản
chưa được thực hiện một cách có hệ thống và chưa đồng bộ.
Tất cả các điều đó đã dẫn đến sự thật là so với chiều dài lịch sử xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc ta, số lượng tài liệu lưu trữ mà chúng ta hiện có là quá ít ỏi. Và điều đáng lưu ý là mức
độ hư hỏng của những tài liệu vốn ít ỏi đó lại rất nghiêm trọng. Điều này đã được các cấp, các
ngành ở nước ta nhận thức rõ, cho nên những năm gần đây công tác lưu trữ được Nhà nước
giành cho sự quan tâm thoả đáng. Hàng nghìn tỷ đồng đã được đầu tư cho việc xây dựng kho

1- Đề tài sẽ góp phần làm giàu lý luận của khoa học lưu trữ, đặc biệt là trong lĩnh vực
bảo quản.
2- Đề tài sẽ góp phần cung cấp cơ sở khoa học - thực tiễn để cơ quan quản lý nhà nước
về văn thư và lưu trữ hoàn thiện thêm một bước các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về bảo quản
tài liệu lưu trữ và đặc biệt là quyết định chính sách đầu tư, góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư
của ngành.
3- Kết quả nghiên cứu đề tài này sẽ đáp ứng được một phần yêu cầu thực tế cấp bách
đang đặt ra cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trong việc thực hiện các nội dung công việc
liên quan đến đảm bảo sự vẹn toàn tài liệu lưu trữ.
2. Phạm vi của đề tài:

7
Với tên gọi "Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia", đề tài chỉ tập trung khảo sát, nghiên cứu các biện pháp kỹ
thuật để bảo quản tài liệu trên vật mang tin bằng giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Mức độ nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu ứng dụng. Sở dĩ đề tài được giới hạn phạm
vi nghiên cứu như trên là vì:
- Tài liệu lưu trữ rất đa dạng về loại hình và phong phú về vật mang tin. Mỗi loại hình
tài liệu có phương pháp chế tác, cấu trúc vật liệu và có yêu cầu bảo quản khác nhau.
- Hiện nay tài liệu lưu trữ đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chủ yếu là
tài liệu giấy.
- Việc ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn mỗi loại hình tài liệu đòi
hỏi phải có sự nghiên cứu riêng phù hợp với các đặc điểm vật lý của chúng và đặc biệt là phải
có sự đầu tư tài chính rất lớn để mua sắm trang thiết bị chuyên dùng. Nhằm nâng cao hiệu quả
đầu tư và sử dụng trang thiết bị một cách hợp lý cần nghiên cứu đồng bộ tình hình tài liệu
cũng như thực trạng bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để đề xuất các biện pháp
ứng dụng cho phù hợp với thực tế.
- Do thời gian hạn chế cũng là một lý do để trước mắt chúng tôi chỉ tập trung vào việc
nghiên cứu kỹ thuật bảo quản tài liệu giấy. Từ kết quả nghiên cứu của đề tài này chúng tôi sẽ
mở rộng phạm vi nghiên cứu đối với các loại hình tài liệu khác.

công tác bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" của Trịnh
Thị Lan năm 2000, Khoá luận "Tìm hiểu công tác tu bổ phục chế tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I và III" của Lê Văn Hoà năm 2001. Nhìn chung các Khoá luận này mới chỉ dừng lại
ở mức độ tìm hiểu, đánh giá, nhận xét trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở Hà Nội.
Ngoài các công trình trên, trong tạp chí Lưu trữ Việt Nam đã có một số bài viết của các
tác giả đề cập tới một số vấn đề liên quan tới nội dung của luận văn. Trong các bài viết đó,
đáng chú ý là các bài: "Chế độ và biện pháp xử lý nhiệt, ẩm để bảo quản tài liệu lưu trữ bằng
giấy" của tác giả Vũ Hữu Vân đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 1 năm 1979"; "30 năm
công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I" của tác giả Nguyễn Cảnh
Đương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3.1992; "Ảnh hưởng ô nhiễm môi trường trong
việc bảo quản tài liệu lưu trữ" của Nguyễn Thị Phương Hoa đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam số 4.1992; "Hội thảo Quốc tế về triển vọng sử dụng giấy bền lâu trong lưu trữ và thư

9
viện" do Việt Trí tổng thuật đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4.1994;"Sự ảnh hưởng của
môi trường đến tài liệu giấy" của tác giả Lê Nguyên Ngọc đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam
số 3.1996; "Giới thiệu quy trình tu sửa phục chế tài liệu lưu trữ của Nhật Bản" của tác giả
Phạm Thị Huệ đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2.1999.
Ngoài ra, một số bài viết khác cũng liên quan ít nhiều tới nội dung của luận văn như:
"Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới đất nước" của TS Phan Đình Nham;
hoặc bài "Công tác bảo quản ở Viện Nghiên cứu Hán - Nôm và định hướng phát triển công tác
bảo quản ở Việt Nam" của tác giả Chu Tuyết Lan in trong Kỷ yếu Hội thảo Bảo quản tài liệu
quý hiếm trong hệ thống thư viện công cộng và bài "Giới thiệu một số kinh nghiệm bảo quản
và tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I - Hà Nội" của Lê Nguyên
Ngọc tại lớp tập huấn về chuyên đề bảo quản năm 2000.
Qua các công trình và các bài viết của các tác giả đi trước, luận văn của chúng tôi có
thể tham khảo và kế thừa được khá nhiều ý kiến nhận định, đánh giá, kiến nghị, đề xuất. Tuy
nhiên các công trình, bài viết trên chỉ giải quyết từng vấn đề cụ thể. Chính vì vậy việc nghiên
cứu về lĩnh vực bảo quản một cách toàn diện để từ đó đề xuất hệ thống những biện pháp kỹ

các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Nội dung của chương này giúp người đọc có được cái nhìn
tổng quát về thực trạng tài liệu trên mọi phương diện, từ đó thấy được tính cấp bách và sự cần
thiết phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu.
Chương 2: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này đi sâu nghiên cứu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ bằng giấy
tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, trong đó tập trung chủ yếu vào các nguyên nhân hoá học,
sinh học, lý học. Cũng trong chương này chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu các biện pháp bảo
quản tài liệu mà các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã áp dụng, để từ đó có cơ sở đề xuất các
biện pháp thích hợp.
Chương 3: Các biện pháp kỹ thuật bảo quản và khả năng ứng dụng tại các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia.
Đây là chương cơ bản của luận văn, trong chương này chúng tôi tập trung trình bày các
biện pháp phòng ngừa và biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ, phân tích ưu,

11
nhược điểm của từng biện pháp và đề xuất khả năng ứng dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia.
Ngoài ra luận văn còn có thêm phần phụ lục để làm rõ thêm những vấn đề đã được
trình bày trong các chương trên.
Trong quá trình hoàn thành luận văn, chúng tôi gặp không ít khó khăn. Nhiều vấn đề
của nội dung luận văn liên quan đến các lĩnh vực sinh học, hoá học hoặc các vấn đề kỹ thuật
mà trình độ của bản thân về các lĩnh vực này còn nhiều hạn chế. Thêm vào đó nhiều tư liệu
bằng tiếng nước ngoài nên việc khai thác tư liệu cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian. Đồng thời
chúng tôi cũng có một số thuận lợi như bản thân đã có một số năm công tác trực tiếp trong
lĩnh vực bảo quản tài liệu nên ít nhiều đã tích luỹ được chút ít kinh nghiệm. Đặc biệt là chúng
tôi đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ rất tận tình của các thầy cô giáo, của cơ quan và các
bạn đồng nghiệp. Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới TS Nguyễn Cảnh
Đương, người đã tận tình chỉ dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Tôi
xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ, hướng dẫn, khuyến khích, động viên của các
thầy giáo, cô giáo trong khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học

Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế, tài liệu lưu trữ đã góp phần không
nhỏ giúp cho việc hoạch định chủ trương, đường lối chiến lược kinh tế, cũng như quy hoạch
các vùng kinh tế được sát thực và có cơ sở khoa học.
Trên phương diện văn hoá, qua tài liệu lưu trữ chúng ta có thể tìm thấy nhiều nét đặc
thù của một nền văn hoá dân tộc được bảo tồn và truyền lại trên nhiều góc độ qua nhiều thời
kỳ lịch sử khác nhau. Có thể thấy không những ở nội dung tài liệu mà ngay chính bản thân các
vật liệu làm nên tài liệu cũng thể hiện sự phát triển và giao lưu văn hoá của dân tộc Việt Nam
với thế giới bên ngoài.
Tài liệu lưu trữ phần lớn là bản gốc, bản chính của văn bản, chứa nhiều bí mật quốc
gia, vì vậy bất cứ cơ quan nào trong khi thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình đều cần đến tài
liệu lưu trữ. Những tài liệu này sẽ cung cấp thông tin cần thiết và đáng tin cậy cho việc nghiên
cứu tình hình, đề ra các quyết định quản lý một cách chính xác, khoa học. Chính vì vậy, ngay
từ khi mới được thành lập các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã trở thành địa chỉ quen thuộc của
các nhà nghiên cứu, các cơ quan, tổ chức và mọi người dân.
1.1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý:

13
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, tiền thân là Kho Lưu trữ Trung ương của Đông Dương
thuộc Pháp, được thành lập theo Nghị định ngày 26 tháng 12 năm 1918 của Toàn quyền Đông
Dương để bảo quản tài liệu của Phủ Toàn quyền Đông Dương, các công sở và cơ quan trực
thuộc Phủ Toàn quyền Đông Dương, Phủ Thống sứ Bắc Kỳ và các tỉnh của Bắc Kỳ, các cơ
quan tổ chức đã giải thể có giá trị thuần túy về mặt lịch sử 40, 213 - 214 . Sau Cách mạng
tháng Tám năm 1945, Kho Lưu trữ này được giao cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý. Từ năm
1955, Kho Lưu trữ này lại chịu sự quản lý của Bộ Văn hóa. Đến năm 1962 với sự thành lập
Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng bằng Nghị định số 102/CP ngày 04 tháng 9 năm 1962, Kho
Lưu trữ này được bàn giao cho Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng với tên gọi là Kho Lưu trữ
Trung ương. Năm 1984, khi Nghị định số 34/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức
năng, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước được ban hành, Kho Lưu trữ
Trung ương được đổi tên là Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương. Ngày 06 tháng 9 năm 1988,
thực hiện Quyết định số 223/CT ngày 08 - 8 – 1988 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về các

So với bề dày lịch sử tồn tại của chế độ phong kiến Việt Nam thì tài liệu lưu trữ được
của thời kỳ này còn lại quá ít, nhưng nội dung tài liệu phản ánh tương đối đầy đủ các mặt hoạt
động chính trị, kinh tế, văn hoá, tôn giáo của xã hội phong kiến Việt Nam. Do nội dung phong
phú nên nhiều tài liệu trong khối này như khối Châu bản đã từng được sử dụng là nguồn sử
liệu chính để biên soạn các bộ chính sử lớn như Đại Nam thực lục chính biên, Khâm định Việt
sử thông giám cương mục, Đại Nam liệt truyện…
Không những chỉ chứa đựng tiềm năng thông tin phong phú, khối tài liệu Hán - Nôm
còn là nguồn tư liệu để nghiên cứu về thể thức văn bản của Nhà nước phong kiến Việt Nam. Ở
đây có văn bản do Vua ban hành như Chiếu, Chỉ, Dụ… có văn bản do các Bộ, Viện, Phủ, Nha
cũng như các cơ quan hành chính ở Trung ương và địa phương hoặc các cá nhân tạo lập như
Tấu, Sớ, Trình, Biểu… Những tài liệu này là nguồn sử liệu chữ viết vô cùng quan trọng để
nghiên cứu về lịch sử Việt Nam thời phong kiến, vì vậy nó phải được bảo quản một cách tốt
nhất để có thể sử dụng và phát huy tài sản quí báu đó một cách hiệu quả nhất.
2- Khối tài liệu tiếng Pháp:
Khối tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của thực
dân Pháp ở Đông Dương và Bắc Kỳ từ năm 1858 đến năm 1945. Đây là khối tài liệu lớn nhất
trong số tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý với hơn 5000 mét giá 41, 34. Tài
liệu được viết, in, đánh máy bằng tiếng Pháp trên nhiều chất liệu giấy khác nhau, trong đó chủ

15
yếu là giấy công nghiệp. Toàn bộ khối tài liệu tiếng Pháp được phân loại thành 2 nhóm: Tài
liệu hành chính và tài liệu kỹ thuật.
- Tài liệu hành chính: gồm gần 50 phông tài liệu của các cơ quan thuộc bộ máy cai trị
của thực dân Pháp ở Đông dương và Bắc kỳ 27, 15 - 16.
Cụ thể là:
Ở cấp Đông Dương: có các phông tài liệu của các cơ quan quản lý hành chính của
Đông Dương như: phông Phủ Toàn quyền Đông Dương, phông Đô đốc và Thống đốc phông
của các cơ quan chuyên môn như: phông Sở Tài chính Đông Dương, phông Nha Nông lâm
Thương mại Đông Dương, phông Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương
Ở cấp kỳ, tỉnh: cũng có các phông của các cơ quan quản lý hành chính như phông

Phông Sở Thanh tra Lao động Bắc Việt 1949 – 1953
Phông Sở Học chính Bắc Việt
Phông Nha Y tế Bắc Việt 1949 – 1954
Sưu tập tài liệu của Sở Thông tin Tuyên truyền 1947 – 1954
Sưu tập tài liệu Văn phòng Bảo Đại Hà Nội 1948 – 1953
Sưu tập tài liệu Văn phòng Bảo Đại Đà Lạt 1945 – 1956 27, 7
Các phông và sưu tập tài liệu này có số lượng tài liệu không lớn, một phần vì thời gian
tồn tại tương đối ngắn, một phần bị thất thoát do di chuyển nhiều lần. Phần lớn tài liệu của các
phông này chưa được phân loại chỉnh lý, nên khả năng khai thác sử dụng còn hạn chế. Tài
liệu của các phông này được viết, in, đánh máy bằng cả tiếng Việt và tiếng Pháp trên giấy
công nghiệp là chủ yếu.
Ngoài các khối tài liệu lưu trữ đã được giới thiệu như trên hiện nay Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I còn quản lý một khối tư liệu lịch sử gồm sách, báo, tạp chí, công báo xuất bản
trước năm 1945. Trong đó đặc biệt có giá trị là khối sách Hán - Nôm với khoảng 600 đầu sách
gồm trên dưới 1.400 tập. Phần lớn sách được in ấn xuất bản dưới triều Nguyễn. Sách Hán -
Nôm đề cập đến nhiều lĩnh vực như văn học, lịch sử, chính trị, kinh tế, triết học, giáo dục.
Trong khối tư liệu này có một số sách đặc biệt quý hiếm như sách do vua chúa sáng tác và
được chép tay, các bộ chính sử…14, 202
Bên cạnh đó trong khối sách và tư liệu bằng tiếng Pháp có bộ niên giám Đông Dương.
Sách này đề cập đến rất nhiều vấn đề liên quan tới các xứ ở Đông Dương như về tổ chức bộ

17
máy Nhà nước, tổ chức kinh tế, thông tin về nhân sự, địa chí… Những tư liệu này có giá trị bổ
trợ rất tích cực cho tài liệu lưu trữ. Nó cần được bảo quản và quan tâm chăm sóc như tài liệu
lưu trữ.
1.1.2 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý:
Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là Kho Lưu trữ Trung ương II đặt tại
thành phố Hồ Chí Minh được thành lập bởi Quyết định số 252/BT ngày 29.11.1976 của Bộ
trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng trên cơ sở Sở lưu trữ thuộc Phủ Chủ tịch
Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam 38, hs 361 Khi mới thành lập

2- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chính
quyền tay sai của thực dân Pháp ở Trung Kỳ và Nam Kỳ từ năm 1945 – 1954: Khối tài
liệu này gồm có 6 phông, số lượng tài liệu của từng phông cũng không lớn. Phông có số lượng
tài liệu lớn nhất trong nhóm phông này là phông Tòa Đại biểu Nam phần (1945 – 1954) với
300 mét giá gồm 41.402 hồ sơ 50, 30, các phông khác chỉ còn lại vài chục mét tài liệu.
3- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Trung ương của Chính phủ Việt Nam Cộng hòa ở miền Nam Việt Nam và của một số cơ
quan Mỹ hoạt động ở miền Nam Việt Nam thời kỳ từ năm 1954 – 1975: Khối tài liệu này
còn được gọi là tài liệu Mỹ – Ngụy. Khối tài liệu này có khoảng 40 phông và bộ sưu tập, trong
đó có những phông rất quan trọng như phông Phủ Tổng thống đệ nhất cộng hòa (1954 –
1963), Phủ Tổng thống đệ nhị cộng hòa, Phông Phủ Thủ tướng Việt Nam cộng hòa (1965 –
1975) và các phông của các cơ quan chuyên môn như phông Bộ Nông nghiệp với 106 mét tài
liệu, phông Bộ Tài chính (1948 – 1975) với 612 mét tài liệu, phông Bộ Thương mại và tiếp tế
với 210 mét tài liệu, phông Bộ Giao thông Công chính (1945 – 1975) với 600 mét tài liệu
Bên cạnh đó trong khối phông tài liệu Mỹ – Ngụy còn có phông cơ quan phát triển quốc tế
Hoa Kỳ (United States Agency for International Development) với 110 mét tài liệu và một số
phông các công ty tư bản 50
Đây là những tài liệu gốc phản ánh rất sinh động và tương đối đầy đủ các mặt của đời
sống xã hội như tình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, quân sự, ngoại giao của chế độ Việt Nam
cộng hòa. Những phông tài liệu này cũng phản ánh rất chân thực tinh thần đấu tranh anh dũng
của đồng bào miền Nam trong cuộc đấu tranh thống nhất đất nước.
4- Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
trung ương Cách mạng ở miền Nam Việt Nam từ trước đến nay.
Khối tài liệu này còn được gọi là khối tài liệu Cách mạng. Hiện tại khối tài liệu này
mới có 6 phông, nhưng cùng với thời gian số lượng tài liệu của khối này sẽ liên tục được bổ

19
sung, vì theo quy định tại Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23.02.2001 của Cục Lưu trữ Nhà
nước tất cả các cơ quan Trung ương đóng trụ sở trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Trị trở vào phía
Nam sẽ nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.

ương thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam:
Khối tài liệu này hiện có gần 150 phông. Cùng với thời gian khối tài liệu này liên tục
được bổ sung từ các nguồn nộp lưu theo thời hạn do Nhà nước quy định. Đây là tài liệu do các
cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế, xã hội sản sinh ra, trong đó có nhiều phông rất
quan trọng, có ý nghĩa về nhiều mặt như phông Phủ Thủ Tướng (1945 – 1985) với 240 mét tài
liêu, phông Quốc hội (1945 – 1990) với 105 mét tài liệu, phông Bộ Nội Vụ (1945 – 1970) với
96 mét tài liệu, phông Bộ Lao động (1946 - 1970) với 36 mét tài liệu, phông Ủy ban Kế hoạch
Nhà nước (1955 - 1990) với 360 mét tài liệu, phông Bộ Giáo dục (1945 – 1981) với 48 mét tài
liệu
Hiện nay các phông này đã được chỉnh lý ở nhiều mức độ hoàn chỉnh khác nhau, có
thể phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng vào các mục đích nghiên cứu lịch sử cũng như
nghiên cứu đề xuất các chính sách hiện hành của Đảng và Nhà nước và phục vụ các nhu cầu
quyền lợi hợp pháp của công dân. Trong khối tài liệu này có thể nghiên cứu về chủ trương,
đường lối, chính sách lớn của Đảng, nhà nước như cải cách ruộng đất, khôi phục và phát triển
nền kinh tế, xoá nạn mù chữ, phát triển nền giáo dục cũng như các chính sách xã hội ưu việt
của Nhà nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Được hình thành từ sau năm 1945 đến nay, tài liệu
này được tạo lập bằng rất nhiều loại giấy, mực. Từ năm 1945 – 1954 tài liệu chủ yếu được
viết, in, đánh máy trên giấy dó và các loại giấy sản xuất bằng phương pháp thủ công. Sau năm
1960 tài liệu chủ yếu được đánh máy, in trên giấy công nghiệp nhập từ Liên Xô, Trung Quốc
Và sau những năm 1975 tài liệu được tạo lập bằng giấy do Việt Nam sản xuất như giấy Bãi
Bằng, giấy Đồng Nai v.v Khối tài liệu này không những phản ánh sinh động các mặt của đời
sống xã hội mà bản thân tài liệu còn phản ánh phần nào trình độ kỹ thuật, công nghệ của đất
nước ta.
2- Khối tài liệu của UBHC các Khu, Liên khu và các cơ quan chuyên môn trực
thuộc:
Khối tài liệu này hiện có 73 phông với hơn 400 mét tài liệu có thời gian từ năm 1948 –
1975. Đây là khối tài liệu do các cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương sản sinh ra trong một
giai đoạn lịch sử nhất định. Nó có giá trị nghiên cứu lịch sử cũng như phong tục tập quán, đời
sống văn hóa tinh thần và các mặt của đời sống xã hội của các dân tộc trên đất Việt Nam. Hiện

trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, công trình nhà máy thủy điện Hòa Bình, công trình nhà
máy nhiệt điện Phả Lại, công trình cầu Thăng Long, cầu Chương Dương, cầu Bến Thủy, cầu
Sông Gianh, công trình đường dây Bắc – Nam 500KV Cũng trong khối tài liệu khoa học kỹ

22
thuật do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý còn có khối tài liệu địa giới hành chính từ cấp
xã (phường) đến cấp tỉnh (thành phố) trực thuộc trung ương của 61 tỉnh, thành phố trong cả
nước. Những tài liệu này không chỉ có ý nghĩa lịch sử mà còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn.
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III liên tục phục vụ các tài liệu này cho nhu cầu sửa
chữa, cải tạo, nâng cấp, mở rộng các công trình.
Bên cạnh 4 khối tài liệu nêu trên, hiện tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn quản lý
một khối tư liệu gồm sách, báo, công báo, tạp chí … để bổ trợ cho tài liệu lưu trữ.
Ngoài các khối tài liệu và tư liệu đã được giới thiệu ở trên, hiện tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III còn quản lý một khối lượng tương đối lớn tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Đây là
những loại hình tài liệu được chế tác trên các vật mang tin khác không thuộc phạm vi nghiên
cứu của đề tài nên chúng tôi không đi sâu giới thiệu.
Qua phần trình bày trên có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chứa tiềm năng thông tin vô cùng phong phú. Những tài liệu này
có ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và đối với mỗi công dân nói riêng, vì vậy
nó phải được bảo quản một cách tốt nhất để phục vụ cho mọi nhu cầu của xã hội.
1.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia:
Trải qua bao thăng trầm của lịch sử, bao khắc nghiệt của thời gian, đến nay các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chỉ còn lưu trữ được gần
30.000 mét tài liệu có ý nghĩa toàn quốc thuộc các thời kỳ lịch sử khác nhau. Đến nay nhiều
tài liệu trong khối di sản nhỏ bé này đã không thể chống chọi lại sự tàn phá của thời gian và
đang ở trạng thái hư hỏng rất đáng lo ngại. Những số liệu sau đây sẽ thể hiện thực trạng hư
hỏng tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
1.2.1 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I:

tài liệu được in, đánh máy trên giấy công nghiệp, chỉ một số ít tài liệu được viết in trên giấy dó
và các loại giấy khác. Do bản chất của giấy công nghiệp là bị lão hoá nhanh cùng với thời
gian, nên đến nay phần lớn tài liệu tiếng Pháp đã bị giòn, ố vàng. Thêm vào đó mực được
dùng để in, đánh máy tài liệu này cũng là loại mực có chứa a xít, nên nhiều tài liệu đã bị rách
thủng ở chính phần có nét chữ, đặc biệt là những tài liệu được đánh máy bằng máy cơ thì phần
rách thủng càng trầm trọng hơn. Năm 1999 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tiến hành khảo sát
tình trạng vật lý của 6 phông trong khối tài liệu này, cụ thể là các phông Toàn quyền Đông

24
Dương, Thống sứ Bắc Kỳ, Tòa sứ Hà Đông, Tòa sứ Nam Định, Tòa thị chính Hà Nội và Sở
Địa dư Đông Dương. Theo báo cáo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I về kết quả khảo sát cho
thấy tình trạng vật lý của tài liệu hành chính tiếng Pháp như sau:
- Tài liệu bị rách, thủng chiếm 1%
- Tài liệu bị giòn, gẫy, rách mép chiếm 2%
- Tài liệu bị mốc chiếm 43%
- Tài liệu bị axít chiếm 95% [49, 3]
Như vậy gần như toàn bộ tài liệu tiếng Pháp đã bị axít, trong đó tài liệu có độ PH thấp
nhất là 4,5 và cao nhất là 5,4
Đối với khối tài liệu bản đồ tình trạng vật lý còn đáng báo động hơn, kết quả khảo sát
cho thấy:
- Tài liệu bị rách chiếm 37%
- Tài liệu bị giòn, gẫy chiếm 20 %
- Tài liệu bị mốc chiếm 43%
- Tài liệu bị axít chiếm 100% [49, 4]
Nhiều tấm bản đồ bị axít ở mức rất nặng, tài liệu đã ngả màu vàng. Kết quả đo độ PH
cho thấy tài liệu có độ PH thấp nhất là 3,9 và cao nhất là 6,3 [49,13]
Qua kết quả khảo sát trên cho thấy vấn đề khử nấm mốc và khử axít cho tài liệu là rất
cấp bách để ngăn chặn sự tiếp tục hư hỏng của tài liệu. Đồng thời việc tu bổ, sửa chữa những
tài liệu bị rách là việc cần thực hiện để duy trì tình trạng vật lý của tài liệu.
1.2.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ